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Code No. C 371/08 of April 12, 2000, on the Good Administrative Behavior in the Community Plant Variety Office, European Union (EU)

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Details Details Year of Version 2000 Dates Entry into force: April 13, 2000 Adopted: April 12, 2000 Type of Text Implementing Rules/Regulations Subject Matter Plant Variety Protection, IP Regulatory Body

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Main Text(s) Related Text(s)
Main text(s) Main text(s) Spanish Código N° C 371/08 de 12 de abril de 2000 sobre buen conducta administrativa de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales         French Code n° C 371/08 du 12 avril 2000 concernant la bonne conduite administrative à l'Office communautaire des variétés végétales         English Code No. C 371/08 of April 12, 2000, on the Good Administrative Behavior in the Community Plant Variety Office        

C 371/14 EN Official Journal of the European Communities 23.12.2000

COMMUNITY PLANT VARIETY OFFICE

CODE OF GOOD ADMINISTRATIVE BEHAVIOUR IN THE COMMUNITY PLANT VARIETY OFFICE

(2000/C 371/08)

THE ADMINISTRATIVE COUNCIL OF THE COMMUNITY PLANT VARIETY OFFICE,

In exercise of the powers conferred on it by Article 36(1)(d) of Council Regulation (EC) No 2100/94 on Community plant variety rights,

Having regard to the own initiative inquiry of the European Ombudsman into the existence and public accessibility in the different Community institutions and bodies of a code of good administrative behaviour for officials in their relations with the public,

Whereas the Amsterdam Treaty has explicitly introduced the concept of openness into the Treaty on European Union, by stating that it marks a new stage in the process of creating an ever close union in which decisions are taken as openly as possible and as closely as possible to the citizen;

Whereas such a code is useful both for officials, as it will inform them in detail of the rules to be followed in dealing with the public, and for the public as it will provide them with information on the standard of conduct they are entitled to expect in dealings with the Office;

Considering therefore that it is desirable to establish a code governing the principles of good administrative behaviour which officials should respect in their relations with the public and to make the code widely available to the public,

HEREBY ESTABLISHES THE FOLLOWING RULES ON WORKING METHODS OF THE OFFICE Š

Article 1

General provision

In their relations with the public, the staff of the Community Plant Variety Office (‚the Office™) shall respect the principles which are laid down in these rules and which constitute the code of good administrative behaviour, hereafter referred to as ‚the Code™.

Article 2

Personal scope of application

1. The code shall apply to all officials and other servants to whom the Staff Regulations and the conditions of service of other agents apply, in their relations with the public. Hereafter the term ‚official™ refers to both officials and other servants.

2. The Office shall take the necessary measures to ensure that the provisions set out is this code also apply to other persons working for it, such as persons employed under private law contracts, experts on secondment from national civil services and trainees.

3. ‚The public™ refers to natural and legal persons, whether or not they reside or have their registered office in the EU.

Article 3

Material scope of application

1. This code contains the general principles of good admin- istrative behaviour which apply to all relations of the Office's officials with the public, unless they are governed by specific provisions.

2. The principles set out in this code do not apply to relations between the Office and its officials, which are governed by the Staff Regulations.

Article 4

Lawfulness

An official shall act according to law and apply the rules and procedures laid down in Community legislation. In particular, he shall take care that decisions which affect the rights or interests of individuals have a basis in law and that their content complies with the law.

Article 5

Absence of discrimination

1. In dealing with requests from the public and in taking decisions, an official shall ensure that the principle of equality of treatment is respected. Members of the public who are in the same situation shall be treated to a similar manner.

2. If any difference in treatment is made, this must be justified by the objective relevant features of the particular case.

3. In particular, an official shall avoid any unjustified discrimination between members of the public based on nationality, sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation.

23.12.2000 EN Official Journal of the European Communities C 371/15

Article 6

Proportionality

1. When taking decisions, an official shall ensure that the measures taken are proportional to the aim pursued. In particular, he shall avoid restricting the rights of members of the public or imposing charges on them when those restrictions or charges are not reasonable in relation to the purpose of the action pursued.

2. When taking decisions, an official shall strike a fair balance between the interests of private persons and the general public interest.

Article 7

Absence and misuse of power

Powers shall be exercised solely for the purposes for which they have been conferred by the relevant provisions. In particular, an official shall avoid using powers for purposes which have no basis in law or which are not motivated by any public interest.

Article 8

Impartiality and independence

1. An official shall be impartial and independent. He shall abstain from any arbitrary action adversely affecting members of the public, as well as from any preferential treatment on any grounds whatsoever.

2. An official shall not be guided by any outside influences of whatever kind, including political influences, or by personal interests.

3. An official shall abstain from being involved in the taking of a decision on a matter concerning his own interests, or those of his family, relatives, friends or acquaintances.

Article 9

Objectivity

When taking decisions, an official shall take into consideration all relevant factors and give each of them its proper weight in the decision and shall exclude any irrelevant element from consideration.

Article 10

Legitimate expectations and consistency

1. An official shall respect the legitimate and reasonable expectations that members of the public have in the light of how the Office has acted in the past.

2. An official shall be consistent in his own administrative behaviour as well as with the administrative action of the

Office. He shall follow the Office's normal administrative practices unless there are legitimate grounds for departing from them in an individual case.

Article 11

Fairness

An official shall act fairly and reasonably.

Article 12

Courtesy

1. An official shall be service minded, correct, courteous and accessible in relations with the public.

2. If an official is not responsible for a given matter, he shall direct an interested member of the public to the appropriate official.

3. If an error occurs which negatively affects the rights or interests of a member of the public, an official shall apologise.

Article 13

Reply to letters in the language of the correspondent

An official shall use his best endeavours to ensure that any member of the public who writes to the Office in one of the official languages of the Community receives a reply in the same language.

Article 14

Acknowledgement of receipt and indication of competent official

1. Each letter or complaint to the Office shall receive an acknowledgement within two weeks of receipt, or a substantive reply if such is possible within that period. In any event a substantive reply shall be sent within two months of such receipt.

2. The acknowledgement or reply shall indicate the name and telephone number of the official dealing with the matter and the service to which he belongs.

3. No acknowledgement or reply need be sent in cases where letters or complaints are frivolous or vexatious because of their excessive number or their repetitive or pointless character.

Article 15

Obligation to transfer to competent service

If a letter or complaint to the Office is addressed or transmitted to a unit or official which is not competent to deal with it, the file shall be transferred to the competent service of the Office, which shall proceed in accordance with Article 14.

C 371/16 EN Official Journal of the European Communities 23.12.2000

Article 16

Right to be heard and to make statements

1. In a case where the rights or interests of a member of the public are involved, an official shall ensure that, at every stage of the decision-making procedure, the rights of defence are respected.

2. In a case where a decision affecting his rights or interests will be taken, every member of the public shall have the right to submit written comments and, where necessary, to present oral observations before the decision is taken.

Article 17

Reasonable time limit for taking decisions

1. An official shall ensure that a decision on every request or complaint to the Office is taken within a reasonable time limit, without delay and in any event no later than two months after the date of receipt.

2. If a request or complaint to the Office cannot, because of the complexity of the matters which it raises, be decided upon within the abovementioned time limit, the author thereof shall be so informed as soon as possible and a definitive decision shall be issued as soon as practicable.

Article 18

Duty to state the grounds of decisions

1. Every decision of the Office which may adversely affect the rights or interests of a private person shall state the grounds on which it is based by stating clearly the relevant facts and the legal basis of the decision.

2. An official shall avoid taking a decision based on brief or vague grounds, or which do not contain individual reasoning.

3. If it is not possible, because of the large number of persons concerned by similar decisions, to communicate in detail the grounds of the decision and where standard replies are therefore made, an official shall subsequently provide indi- vidual reasoning to a person who so requests.

Article 19

Indication of the possibilities of appeal

1. A decision of the Office which may adversely affect the rights or interests of a private person shall contain an indi- cation of any right of appeal against the decision. In particular, it shall indicate the nature of the remedies, the bodies before which it can be exercised and the time limit for exercising it.

2. A decision shall also refer to the possibility of judicial review and complaints of maladministration to the Ombudsman under Articles 230 and 195 respectively of the Treaty establishing the European Community.

Article 20

Notification of the decision

1. An official shall ensure that a decision which affects the rights or interests of a private person is notified to that person in writing as soon as possible after the decision has been taken.

2. An official shall abstain from communicating the decision to others until the person concerned has been notified.

Article 21

Data protection

1. An official who deals with personal data concerning a member of the public shall respect the principles laid down in Directive 95/46/EC on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and the free movement of such data.

2. In particular, an official shall avoid processing personal data for non-legitimate purposes or the transmission of such data to non-authorised persons.

Article 22

Requests for information

1. When he has responsibility for the matter concerned, an official shall provide members of the public with the information they request.

2. If an oral request is too complicated or comprehensive to deal with, an official may require the person concerned to formulate his request in writing.

3. If, because of its confidentiality, an official cannot disclose the information requested, he shall indicate the reasons in accordance with Article 18 above.

4. Further to requests for information on matters for which he has no responsibility, an official shall direct the inquirer to the competent person, giving his name and telephone number. Further to requests for information concerning another Community institution or body, he shall direct the inquirer to that institution or body.

Article 23

Requests for public access to documents

1. Further to requests for access to documents of the Office, an official shall give access to these documents in accordance with the legislation governing the Office and the decision of the Administrative Council of the Office on public access to documents.

2. If an official cannot comply with an oral request for access to documents, the member of public may be required to formulate it in writing.

23.12.2000 EN Official Journal of the European Communities C 371/17

Article 24

Keeping of adequate records

The Office shall keep adequate records of its incoming and outgoing mail, of documents received and of measures taken.

Article 25

Public access to the code

1. The Office shall take the necessary measures to ensure that the code enjoys the widest possible publicity among members of the public. In particular, the Office shall ensure the availability of a leaflet called ‚Good administrative behaviour in the Community Plant Variety Office™ which will contain the code.

2. The Office shall provide a copy of the code to any member of the public who requests it.

Article 26

Right to complain to the European Ombudsman

Any failure of an official to comply with the principles set out in the code may be the subject of a complaint to the European

Ombudsman in accordance with Article 195 of the Treaty establishing the European Community and the Statute of the Ombudsman (1).

Article 27

Revision

These rules shall be reviewed after two years of operation. In preparation for the review, towards the end of 2001 the President of the Office shall report to the Administrative Council on the implementation of the rules to that point.

Article 28

Entry into force

These rules shall come into force on 13 April 2000 and shall be published in the Official Journal of the European Communities.

Date: 12 April 2000.

Chairman of the Administrative Council

Louis VAN EYLEN

(1) Decision of the European Parliament on the Regulations and General Conditions governing the performance of the Ombudsman's duties (OJ L 113, 4.5.1994, p. 15).

C 371/14 ES Diario Oficial de las Comunidades Europeas 23.12.2000

OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES

CÓDIGO DE BUENA CONDUCTA ADMINISTRATIVA DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VA- RIEDADES VEGETALES

(2000/C 371/08)

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES,

En el ejercicio de las facultades que se le confieren en virtud de la letra d) del apartado 1 del artículo 36 del Reglamento (CE) no 2100/94 del Consejo, relativo a la protección comunitaria de las obtenciones vegetales,

Vista la investigación de oficio del Defensor del Pueblo Europeo sobre la existencia y el acceso pœblico, en las distintas institu- ciones y organismos comunitarios, a un Código de buena con- ducta administrativa de los funcionarios en sus relaciones con el pœblico,

Considerando que el Tratado de Amsterdam ha introducido explícitamente el concepto de apertura en el Tratado de la Unión Europea, al afirmar que marca una nueva etapa en el proceso creador de una unión cada vez más estrecha en la cual las decisiones serán tomadas de la manera más abierta y pró- xima a los ciudadanos que sea posible,

Considerando que tal Código resultará œtil tanto para los agen- tes, en la medida en que les informará de manera detallada sobre las normas que deben seguir en el marco de su relación con el pœblico, como para los ciudadanos, en tanto les facilitará información sobre el tipo de conducta que tienen derecho a esperar en su trato con las administraciones comunitarias,

Considerando, pues, que resulta conveniente establecer un Có- digo que rija los principios de buena conducta administrativa que los funcionarios deben respetar en sus relaciones con el pœblico, y que este Código sea accesible al pœblico,

FIJA, MEDIANTE EL PRESENTE DOCUMENTO, LAS NORMAS SI- GUIENTES SOBRE LOS MÉTODOS DE TRABAJO DE LA OFICINA:

Artículo 1

Disposición general

En sus relaciones con el pœblico, el personal de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales («la Oficina») respetará los principios establecidos en estas normas, que constituyen el Código de buena conducta administrativa, en adelante deno- minado «el Código».

Artículo 2

Ámbito de aplicación personal

1. El Código será aplicable a todos los funcionarios y otros agentes para los que rigen el Estatuto y el régimen aplicable a otros agentes de las Comunidades Europeas, en sus relaciones con el pœblico. En lo sucesivo, el término «funcionario» se refiere tanto a los funcionarios como a los otros agentes.

2. La Oficina adoptará las medidas necesarias para garanti- zar que las disposiciones establecidas en el presente Código se apliquen también a otras personas que trabajan para ella, tales como personas contratadas bajo la modalidad de contratos de Derecho privado, expertos de administraciones nacionales en comisión de servicios y becarios.

3. El término «pœblico» se refiere a personas físicas y jurídi- cas, independientemente de que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro o no.

Artículo 3

Ámbito de aplicación material

1. El presente Código contiene los principios generales de buena conducta administrativa aplicables a todas las relaciones de los funcionarios de la Oficina con el pœblico, salvo que existan disposiciones específicas para las mismas.

2. Los principios establecidos en el presente Código no son aplicables a las relaciones de la Oficina con sus funcionarios. Dichas relaciones se rigen por lo estipulado en el Estatuto.

Artículo 4

Legalidad

El funcionario actuará de conformidad con la legislación y aplicará las normas y procedimientos establecidos en la legis- lación comunitaria. En particular, el funcionario velará por que las decisiones que afecten a los derechos o intereses de los ciudadanos estén basadas en la ley y por que su contenido cumpla la legislación.

Artículo 5

Ausencia de discriminación

1. Al tramitar las solicitudes del pœblico y al adoptar deci- siones, el funcionario garantizará el respeto del principio de igualdad de trato. Los miembros del pœblico que se encuentren en la misma situación serán tratados de una manera similar.

2. De producirse alguna diferencia de trato, habrá de estar justificada por las características pertinentes objetivas del caso en concreto.

3. En particular, el funcionario evitará toda discriminación injustificada entre miembros del pœblico por motivos de nacio- nalidad, sexo, raza u origen étnico, religión o creencias, disca- pacidad, edad u orientación sexual.

23.12.2000 ES Diario Oficial de las Comunidades Europeas C 371/15

Artículo 6

Proporcionalidad

1. Al adoptar decisiones, el funcionario garantizará que las medidas adoptadas sean proporcionales al objetivo que se per- sigue. En particular, el funcionario evitará restringir los dere- chos de los miembros del pœblico o imponerles cargas cuando estas restricciones o cargas no sean razonables con respecto al objetivo perseguido.

2. Al adoptar decisiones, el funcionario observará un justo equilibrio entre los intereses de las personas privadas y el interés pœblico general.

Artículo 7

Ausencia de abuso de poder

Los poderes se ejercerán œnicamente con la finalidad para la que han sido otorgados por las disposiciones pertinentes. En particular, el funcionario evitará utilizar dichos poderes para objetivos que no posean fundamento legal o que no estén motivados por un interés pœblico.

Artículo 8

Imparcialidad e independencia

1. El funcionario será imparcial e independiente. El funcio- nario se abstendrá de toda acción arbitraria que afecte adver- samente a los miembros del pœblico, así como de cualquier trato preferente por cualesquiera motivos.

2. El funcionario no se guiará por influencias exteriores de índole alguna, incluidas las influencias políticas, ni por intere- ses personales.

3. El funcionario se abstendrá de ser involucrado en la adopción de una decisión sobre un asunto que afecte a sus propios intereses o a los de su familia, parientes, amigos o conocidos.

Artículo 9

Objetividad

Al adoptar decisiones, el funcionario tendrá en cuenta los fac- tores relevantes y otorgará a cada uno de los mismos la ade- cuada importancia respecto a la decisión, excluyendo de su consideración todo elemento irrelevante.

Artículo 10

Legítimas expectativas y coherencia

1. El funcionario respetará las legítimas y razonables expec- tativas de los miembros del pœblico a la luz de la actuación de la Oficina en el pasado.

2. El funcionario será coherente en su propia práctica ad- ministrativa, así como con la actuación administrativa de la Oficina. El funcionario seguirá las prácticas administrativas nor-

males de la Oficina, salvo que existan razones fundadas para apartarse de tales prácticas en un caso individual.

Artículo 11

Equidad

El funcionario actuará de manera equitativa y razonable.

Artículo 12

Cortesía

1. El funcionario será diligente, correcto, cortés y accesible en sus relaciones con el pœblico.

2. En caso de que el funcionario no tenga competencias para tramitar el asunto de que se trate, dirigirá al miembro del pœblico interesado al funcionario adecuado para dicho asunto.

3. De producirse un error que afecte negativamente a los derechos o intereses de un miembro del pœblico, el funcionario presentará sus excusas.

Artículo 13

Respuesta a cartas en la lengua del remitente

El funcionario hará todo lo posible por garantizar que cual- quier miembro del pœblico que se dirija por escrito a la Oficina en una de las lenguas comunitarias reciba una respuesta en esa misma lengua.

Artículo 14

Acuse de recibo e indicación del funcionario competente

1. Toda carta o reclamación dirigida a la Oficina será objeto de un acuse de recibo en el plazo de dos semanas o será respondida de forma pertinente si es posible enviar una con- testación en ese período. En todo caso, se remitirá contestación pertinente a cualquier carta en un plazo de dos meses a partir de la fecha de recepción.

2. En el acuse de recibo o en la contestación, deberá indi- carse el nombre y nœmero de teléfono del funcionario encar- gado del asunto de que se trate, así como el servicio al que se encuentre adscrito.

3. No será necesario enviar acuse de recibo ni respuesta en aquellos casos en los que las cartas o reclamaciones resulten inoportunas o impertinentes por su nœmero excesivo o su carácter repetitivo o absurdo.

Artículo 15

Obligación de remisión al servicio competente

En caso de que se dirija o transmita una carta o reclamación a una unidad o a un funcionario de la Oficina que no sean competentes para tramitarla, el expediente en cuestión será remitido al servicio competente de la Oficina, en donde se procederá de acuerdo con lo estipulado en el artículo 14.

C 371/16 ES Diario Oficial de las Comunidades Europeas 23.12.2000

Artículo 16

Derecho a ser oído y a hacer observaciones

1. En aquellos casos que incumban a los derechos o intere- ses de un miembro del pœblico, el funcionario garantizará que, en todas las fases del proceso de toma de decisiones, se respe- ten los derechos a la defensa.

2. En aquellos casos en los que deba adoptarse una decisión que afecte a los derechos o intereses de cualquier miembro del pœblico, éste tendrá derecho a presentar comentarios por es- crito y, en caso necesario, a exponer observaciones orales, con anterioridad a la adopción de la decisión.

Artículo 17

Plazo razonable para la adopción de decisiones

1. El funcionario garantizará que una decisión sobre toda solicitud o reclamación dirigida a la Oficina se adopte en un plazo razonable, sin demora y, en todo caso, en un plazo de dos meses a partir de la fecha de recepción.

2. Si, debido a la complejidad de los asuntos de que se trate, no fuera posible decidir sobre una solicitud o reclamación en el plazo de tiempo antes mencionado, se informará de ello al remitente con prontitud y se le enviará una decisión definitiva lo antes posible.

Artículo 18

Deber de indicar los motivos de las decisiones

1. Toda decisión de la Oficina que pueda afectar adversa- mente a los derechos o intereses de una persona privada deberá indicar los motivos en los que esté basada, exponiendo con claridad los hechos pertinentes y el fundamento jurídico de la decisión.

2. El funcionario evitará adoptar decisiones basadas en mo- tivos insuficientes o vagos o que no contengan un razona- miento individual.

3. Si, debido al gran nœmero de personas afectadas por similares decisiones, no fuera posible comunicar de forma de- tallada los motivos de la decisión y se remitieran respuestas normalizadas, el funcionario enviará ulteriormente el razona- miento individual a la persona que lo solicite.

Artículo 19

Indicación de las posibilidades de apelación

1. Cualquier decisión de la Oficina que pueda afectar adver- samente a los derechos e intereses de una persona particular contendrá una indicación de las posibilidades de apelación contra tal decisión. En particular, indicará la naturaleza de los recursos, los organismos ante los que puedan presentarse y los plazos en los que deban ejercerse.

2. Asimismo, se mencionarán en la decisión las posibilida- des de emprender recursos judiciales y presentar reclamaciones ante el Defensor del Pueblo Europeo, en virtud de los artículos 230 y 195 respectivamente del Tratado constitutivo de la Co- munidad Europea.

Artículo 20

Notificación de la decisión

1. El funcionario garantizará que cualquier decisión que afecte a los derechos o intereses de una persona privada sea notificada a esa persona por escrito, tan pronto como sea posible una vez adoptada la decisión.

2. El funcionario se abstendrá de comunicar la decisión a otros antes de que haya sido informada la persona afectada.

Artículo 21

Protección de datos

1. El funcionario que maneje datos personales referentes a un miembro del pœblico respetará los principios establecidos en la Directiva 95/46/CE relativa a la protección de las perso- nas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

2. En particular, el funcionario evitará el tratamiento de datos personales con fines no justificados o la transmisión de tales datos a personas no autorizadas.

Artículo 22

Solicitudes de información

1. El funcionario, cuando sea de su competencia el asunto de que se trate, facilitará a los miembros del pœblico la infor- mación que soliciten.

2. Si resultara demasiado complicado o general el tramitar una solicitud oral, el funcionario pedirá a la persona afectada que formule su solicitud por escrito.

3. Si, por motivos de confidencialidad, el funcionario no pudiera revelar la información que se le solicita, indicará las razones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 18 anterior.

4. En caso de solicitudes de información sobre cuestiones para las que no tenga competencias, el funcionario remitirá a la persona que presente la solicitud a la persona competente, indicándole su nombre y nœmero de teléfono. En caso de so- licitudes de información que afecten a otra institución u orga- nismo comunitario, el funcionario dirigirá al peticionario a dicha institución u organismo.

Artículo 23

Solicitudes de acceso pœblico a documentos

1. En el caso de solicitudes de acceso a documentos de la Oficina, el funcionario facilitará acceso a dichos documentos de conformidad con la legislación que rige la Oficina y con la Decisión del Consejo de administración de la Oficina sobre el acceso pœblico a los documentos.

2. Si el funcionario no puede satisfacer una petición oral de acceso a documentos, indicará al miembro del pœblico que la formule por escrito.

23.12.2000 ES Diario Oficial de las Comunidades Europeas C 371/17

Artículo 24

Mantenimiento de archivos adecuados

La Oficina mantendrá archivos adecuados de su corresponden- cia de entrada y de salida, de los documentos que reciba y de las medidas que adopte.

Artículo 25

Acceso pœblico al Código

1. La Oficina adoptará las medidas necesarias para garanti- zar que el presente Código reciba la más amplia publicidad posible entre los miembros del pœblico. En concreto, garanti- zará la difusión de un folleto titulado «Código de buena con- ducta administrativa de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales», que contendrá el Código.

2. La Oficina facilitará copia del presente Código a cualquier miembro del pœblico que lo solicite.

Artículo 26

Derecho a reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo

Cualquier incumplimiento por parte de un funcionario de los principios establecidos en el presente Código podrá ser objeto

de una reclamación al Defensor del Pueblo Europeo, de con- formidad con el artículo 195 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y el estatuto del Defensor del Pueblo Eu- ropeo (1).

Artículo 27

Revisión

Las normas aquí establecidas se revisarán transcurrido un plazo de dos aæos a partir de su entrada en vigor. Para preparar dicha revisión, a finales de 2001 el Presidente de la Oficina remitirá al Consejo de administración un informe sobre la aplicación de estas normas hasta ese momento.

Artículo 28

Entrada en vigor

Estas normas entrarán en vigor el 13 de abril de 2000 y serán publicadas en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Hecho el 12 de abril de 2000.

El Presidente del Consejo de administración

Louis VAN EYLEN

(1) Decisión del Parlamento Europeo sobre el estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus fun- ciones (DO L 113 de 4.5.1994, p. 15).

C 371/14 FR Journal officiel des Communautés européennes 23.12.2000

OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES

CODE DE BONNE CONDUITE ADMINISTRATIVE À L'OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES

(2000/C 371/08)

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L'OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES,

en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par l'article 36, paragraphe 1, point d), du règlement (CE) no 2100/94 du Conseil sur la protection communautaire des obtentions végé- tales,

vu l'enquête d'initiative menée par le Médiateur européen sur l'existence et l'accessibilité du public, dans les institutions et organes communautaires, d'un code de bonne conduite admi- nistrative destiné aux fonctionnaires dans le cadre de leurs relations avec le public,

considérant que le traité d'Amsterdam a explicitement introduit le concept d'ouverture dans le traité sur l'Union européenne en indiquant que celui-ci marque une nouvelle étape dans le processus de création d'une union sans cesse plus étroite dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d'ouverture et le plus près possible des citoyens,

considérant qu'un tel code est utile à la fois pour les fonction- naires, du fait qu'il les informe d'une manière détaillée des règles qu'ils doivent respecter dans leurs relations avec le public, et pour les citoyens, du fait qu'il leur fournit des rensei- gnements sur le type de conduite qu'ils sont en droit d'attendre dans le cadre de leurs contacts avec l'Office,

considérant qu'il est dès lors souhaitable d'établir un code régis- sant les principes de bonne conduite administrative que les fonctionnaires doivent respecter dans leurs relations avec le public et de diffuser largement ce code auprès du public,

INSTAURE PAR LA PRÉSENTE LES RÈGLES SUIVANTES SUR LES MÉTHODES DE TRAVAIL DE L'OFFICE:

Article premier

Disposition générale

Dans ses relations avec le public, le personnel de l'Office communautaire des variétés végétales respecte les principes énoncés dans la présente décision qui consituent le code de bonne conduite administrative, ci-après dénommé «le code».

Article 2

Champ d'application personnel

1. Le code s'applique à tous les fonctionnaires et autres agents soumis au statut et au régime applicable aux autres agents, dans leurs relations avec le public. Ci-après, le terme

«fonctionnaire» s'applique aux fonctionnaires et aux autres agents.

2. L'Office prend les mesures nécessaires pour veiller à ce que les dispositions inscrites dans ce code s'appliquent égale- ment aux autres personnes qu'il emploie, comme celles qui travaillent sous contrat de droit privé, les experts détachés des administrations publiques nationales et les stagiaires.

3. On entend par «le public» les personnes physiques ou morales, ayant ou non leur résidence ou leur siège social dans l'Union européenne.

Article 3

Champ d'application matériel

1. Le code contient les principes généraux de bonne conduite administrative qui s'appliquent à toutes les relations des fonctionnaires de l'Office avec le public, sauf lorsque celles-ci sont régies par des dispositions spécifiques.

2. Les principes établis dans ce code ne s'appliquent pas aux relations entre l'Office et les membres de son personnel qui sont régies par le statut du personnel.

Article 4

Légitimité

Le fonctionnaire agit conformément au droit et applique les règles et procédures prévues par la législation communautaire. Il veille notamment à ce que les décisions qui affectent les droits ou les intérêts des personnes aient une base juridique et à ce que leur contenu soit conforme au droit.

Article 5

Absence de discrimination

1. Dans le traitement des demandes émanant du public et dans la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que le principe d'égalité de traitement soit respecté. Les membres du public se trouvant dans la même situation sont traités de la même manière.

2. Toute différence de traitement doit être dßment justifiée par les caractéristiques objectives propres au cas examiné.

3. Le fonctionnaire évite notamment toute discrimination injustifiée entre les membres du public qui serait fondée sur la nationalité, le sexe, l'origine raciale ou ethnique, la religion ou la croyance, le handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.

23.12.2000 FR Journal officiel des Communautés européennes C 371/15

Article 6

Proportionnalité

1. Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que les mesures prises soient proportionnelles à l'objectif pour- suivi. Il évite notamment de restreindre les droits des citoyens ou de leur imposer des contraintes lorsque ces restrictions ou ces contraintes sont disproportionnées par rapport à l'objectif de l'action engagée.

2. Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire établit un juste équilibre entre les intérêts privés des personnes et l'intérêt public général.

Article 7

Absence d'abus de pouvoir

Les pouvoirs ne sont exercés que pour les buts pour lesquels ils ont été conférés par les dispositions pertinentes. Le fonction- naire évite notamment d'user de ces pouvoirs à des fins qui n'ont pas de base juridique ou qui ne sont pas motivées par un intérêt public.

Article 8

Impartialité et indépendance

1. Le fonctionnaire est impartial et indépendant. Il s'abstient de toute action arbitaire qui lèse les membres du public ainsi que de tout traitement préférentiel pour quelque raison que ce soit.

2. Le fonctionnaire se soustrait à toute influence extérieure, y compris politique, et n'obéit à aucun intérêt personnel.

3. Le fonctionnaire s'abstient de participer à la prise de décision portant sur une affaire concernant ses propres intérêts, ceux de sa famille, de parents, d'amis et de connaissances.

Article 9

Objectivité

Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire tient compte de tous les facteurs pertinents et les pondère comme il se doit dans la décision, en excluant tout élément non pertinent.

Article 10

Confiance légitime et cohérence

1. Le fonctionnaire répond aux attentes légitimes et raison- nables des membres du public et se conforme aux pratiques habituelles de l'Office.

2. Le fonctionnaire est cohérent dans sa propre conduite administrative ainsi qu'avec l'action administrative de l'Office. Il se conforme aux pratiques administratives habituelles de

l'Office, sauf s'il est légitimement amené à s'écarter de ces pratiques dans un cas particulier.

Article 11

Équité

Le fonctionnaire agit de manière équitable et raisonnable.

Article 12

Courtoisie

1. Le fonctionnaire est consciencieux, correct, courtois et abordable dans ses relations avec le public.

2. Lorsqu'un fonctionnaire n'est pas compétent pour traiter une question particulière, il oriente le membre du public inté- ressé vers le fonctionnaire adéquat.

3. Il présente des excuses en cas d'erreur portant préjudice aux droits ou aux intérêts d'un membre du public.

Article 13

Réponse aux lettres dans la langue du citoyen

Le fonctionnaire veille à ce que tout membre du public qui écrit à l'Office dans l'une des langues officielles de la Commu- nauté reçoive une réponse dans la même langue.

Article 14

Accusé de réception et indication du fonctionnaire responsable

1. Toute lettre ou requête adressée à l'Office fait l'objet d'un accusé de réception dans un délai de deux semaines à compter de la date de réception voire d'une réponse complète si cela est possible au cours de cette période. Dans tous les cas, une réponse complète doit être fournie dans un délai de deux mois à compter de la réception du courrier.

2. L'accusé de réception ou la lettre de réponse indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire qui traite le dossier et le service dont il dépend.

3. L'envoi d'un accusé de réception ou d'une réponse n'est pas nécessaire lorsque les lettres ou les requêtes sont sans fondement ou jugées inappropriées en raison de leur nombre excessif ou lorsqu'elles revêtent un caractère répétitif ou inutile.

Article 15

Obligation de transmission vers le service compétent

Si une lettre ou une requête destinée à l'Office est adressée ou transmise à une unité ou à un fonctionnaire non compétent(e), en la matière, le dossier est transféré au service compétent de l'Office, qui doit se conformer à l'article 14.

C 371/16 FR Journal officiel des Communautés européennes 23.12.2000

Article 16

Droit d'être entendu et de faire des observations

1. Dans le cas oø les droits ou les intérêts d'un membre du public sont en jeu, le fonctionnaire veille à ce que les droits de défense soient respectés à chaque étape de la procédure de prise de décision.

2. Dans les cas oø une décision affectant ses droits ou ses intérêts doit être prise, tout membre du public a le droit de soumettre des observations écrites, et si nécessaire, de présenter des observations orales avant que la décision soit adoptée.

Article 17

Délai raisonnable pour la prise de décision

1. Le fonctionnaire veille à ce qu'une décision relative à toute demande ou plainte adressée à l'Office soit prise dans un délai raisonnable, sans retard, et dans tous les cas, au plus tard deux mois après la date de réception.

2. Si en raison de la complexité de la demande ou de la requête, l'Office ne peut statuer dans le délai susmentionné, le fonctionnaire ou autre agent en informe l'auteur le plus tôt possible et l'informe de la décision définitive dans les meilleurs délais.

Article 18

Obligation de motiver les décisions

1. Toute décision de l'Office pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit indiquer les raisons sur lesquelles elle se fonde en précisant les faits perti- nents et la base juridique de la décision.

2. Le fonctionnaire évite de prendre des décisions qui repo- sent sur des motifs brefs ou imprécis ou qui ne contiennent pas de raisonnement individuel.

3. S'il est impossible, en raison du grand nombre de personnes concernées par des décisions similaires, de commu- niquer de manière détaillée les motifs de la décision, et lorsque une réponse standard est donc apportée, un fonctionnaire doit fournir ultérieurement une réponse motivée individuelle à toute personne qui en fait la demande.

Article 19

Indication des voies de recours

1. Une décision de l'Office pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit contenir une indication des voies de recours possibles en vue d'attaquer cette décision. Elle doit notamment indiquer la nature des recours, les organes qui peuvent être saisis ainsi que les délais applicables à l'introduction d'un recours.

2. Une décision doit également mentionner la possibilité de demander un contrôle de légalité et de déposer une requête pour mauvaise administration auprès du Médiateur, conformé- ment aux articles 230 et 195 respectivement, du traité insti- tuant les Communautés européennes.

Article 20

Notification de la décision

1. Le fonctionnaire veille à ce que toute décision affectant les droits ou les intérêts d'une personne privée lui soit notifiée par écrit dans les plus brefs délais faisant suite à la prise de déci- sion.

2. Le fonctionnaire s'abstient de communiquer la décision à d'autres individus tant que la personne concernée n'en a pas été informée.

Article 21

Protection des données

1. Le fonctionnaire qui traite les données personnelles concernant un membre du public respecte les principes énoncés dans la directive 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

2. La fonctionnaire évite notamment de traiter des données personnelles à des fins non légitimes ou de les transmettre à des tiers non autorisés.

Article 22

Demandes de renseignements

1. Lorsqu'il est compétent pour l'affaire en cause, le fonc- tionnaire fournit aux membres du public les renseignements qu'ils demandent.

2. Si une demande orale est trop compliquée ou complexe à traiter, le fonctionnaire peut demander à la personne concernée de formuler sa requête par écrit.

3. Si, en raison de son caractère confidentiel, le fonction- naire n'est pas autorisé à divulguer les renseignements demandés, il l'indique conformément à l'article 18 susmen- tionné.

4. Suite aux demandes de renseignements sur des questions pour lesquelles il n'est pas compétent, le fonctionnaire oriente le demandeur vers la personne compétente et indique ses nom et numéro de téléphone. Suite aux demandes de renseigne- ments concernant une autre institution ou un autre organe communautaire, le fonctionnaire oriente le demandeur vers cette institution ou cet organe.

Article 23

Demande d'accès public aux documents

1. Suite aux demandes d'accès aux documents de l'Office, le fonctionnaire autorise l'accès à ceux-ci conformément à la législation applicable à l'Office et à la décision du conseil d'administration de l'Office sur l'accès du public aux docu- ments.

2. Si le fonctionnaire ne peut donner suite à une demande orale d'accès à des documents, il demande à la personne inté- ressée de formuler sa demande par écrit.

23.12.2000 FR Journal officiel des Communautés européennes C 371/17

Article 24

Tenue d'un registre

L'Office tient à jour un registre du courrier «entrée» et «sortie», des documents reçus et des mesures prises.

Article 25

Accès du public au code

1. L'Office prend les mesures nécessaires pour que le code soit diffusé le plus largement possible parmi les membres du public. Il veille notamment à ce que la brochure «Bonne conduite administrative à l'Office communautaire des variétés végétales» qui contient le code, soit disponible.

2. L'Office fournit un exemplaire de ce code à tout membre du public qui en fait la demande.

Article 26

Droit de déposer une plainte auprès du Médiateur européen

Tout manquement d'un fonctionnaire à se conformer aux prin- cipes énoncés dans le présent code peut faire l'objet d'une

plainte auprès du Médiateur européen conformément à l'article 195 du traité instituant la Communauté européenne et au statut du Médiateur européen (1).

Article 27

Révision

Le présent règlement fera l'objet d'un réexamen à l'issue d'une période de deux ans. En vue du réexamen qui aura lieu à la fin de l'année 2001, le président de l'Office présentera au conseil d'administration un compte rendu sur la mise en œuvre de ce règlement jusqu'à cette date.

Article 28

Entrée en vigueur

Ces règles entrent en vigueur le 13 avril 2000 et sont publiées au Journal officiel des Communautés européennes.

Date: 12 avril 2000.

Président du conseil d'administration

Louis VAN EYLEN

(1) Décision du Parlement européen du 9 mars 1994 sur les disposi- tions et les conditions générales qui régissent l'exercice des fonc- tions du Médiateur (JO L 113 du 4.5.1994, p. 15).


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WIPO Lex No. EU254