Regulamin Mediacji Światowej Organizacji Własności Intelektualnej

(a) W przypadku braku Umowy o mediację, strona, która chce zaproponować poddanie sporu mediacji, składa do Centrum pisemny wniosek o mediację. Jednocześnie strona wysyła kopię wniosku o mediację do drugiej strony sporu. Wniosek o mediację zawiera dane wyszczególnione w Artykule 3(b)(i) oraz (iii) Regulaminu. Centrum może udzielić stronom wsparcia w rozpatrzeniu wniosku o mediację.

(b) Na wniosek strony, Centrum może powołać osobę bezstronną, która zapewni stronom wsparcie w rozpatrzeniu wniosku o mediację. Za zgodą stron, osoba bezstronna powołana przez Centrum może także pełnić rolę mediatora w sporze. Artykuły 15-18 stosuje się odpowiednio.

Za datę rozpoczęcia mediacji uznaje się datę wpłynięcia do Centrum wniosku o mediację.

Centrum niezwłocznie zawiadamia strony na piśmie o wpłynięciu wniosku o mediację oraz o dacie rozpoczęcia mediacji.

(a) O ile strony nie dokonały między sobą ustaleń co do powołania mediatora lub nie zdecydowały się na powołanie mediatora w innym trybie, procedura powołania mediatora przebiega następująco:

(i) Centrum przesyła każdej ze stron identyczną listę kandydatów. Lista zawiera zazwyczaj nazwiska co najmniej trzech kandydatów w kolejności alfabetycznej. Do listy dołącza się opis kwalifikacji każdego z kandydatów. W przypadku, gdy strony uzgodniły określone kwalifikacje, jakie powinien posiadać mediator, lista zawiera nazwiska kandydatów spełniających te kwalifikacje.

(ii) Każda ze stron ma prawo usunąć z listy kandydata lub kandydatów, co do którego/których powołaniu się sprzeciwia, a pozostałych kandydatów numeruje w kolejności własnych preferencji.

(iii) Każda ze stron odsyła skorygowaną w powyższy sposób listę kandydatów do Centrum w ciągu siedmiu dni od daty jej otrzymania. Uznaje się, że strona która nie zwróciła oznaczonej listy w wyznaczonym terminie, wyraziła zgodę na wszystkich kandydatów znajdujących się na liście.

(iv) Niezwłocznie po otrzymaniu list od każdej ze stron, a w przypadku ich braku po upływie terminu określonego w poprzednim paragrafie, Centrum, biorąc pod uwagę preferencje i zastrzeżenia stron, powołuje osobę z listy na mediatora.

(v) Jeżeli listy, które zostały zwrócone, nie wskazują osoby, która jest akceptowalna jako mediator dla obu stron, Centrum jest upoważnione do wyznaczenia mediatora. Centrum jest również upoważnione do wyznaczenia mediatora, jeżeli dana osoba nie jest w stanie lub nie chce przyjąć zaproszenia Centrum do pełnienia funkcji mediatora lub jeżeli istnieją inne powody uniemożliwiające tej osobie pełnienie funkcji mediatora, a na listach nie ma osoby, która jest akceptowalna jako mediator dla obu stron.

(b) Niezależnie od procedury opisanej w ust. (a), Centrum zastrzega sobie prawo do powołania mediatora w innym trybie w przypadku uznania, że procedura opisana powyżej nie powinna mieć zastosowania w danej sprawie.

(c) Niezależnie od procedury opisanej w ust. (a), Centrum jest upoważnione do wyznaczenia mediatora w innym trybie w przypadku uznania, że procedura opisana powyżej nie powinna mieć zastosowania w danej sprawie.

Mediator jest neutralny, bezstronny i niezależny.

(a) Strony mogą powołać przedstawicieli, którzy będą występowali w ich imieniu lub wskazać osoby, które będą towarzyszyć im podczas spotkań z mediatorem.

(b) Niezwłocznie po powołaniu mediatora, strona przekazuje drugiej stronie, mediatorowi oraz Centrum nazwiska i adresy przedstawicieli stron upoważnionych do występowania w imieniu strony, lub nazwiska i funkcje osób, które będą brały udział w spotkaniach z mediatorem w imieniu strony.

Mediacja prowadzona jest w sposób uzgodniony przez strony, w tym w formie spotkań telefonicznych, wideokonferencji lub z wykorzystaniem narzędzi online. Jeżeli i w zakresie, w jakim strony nie dokonały takiego uzgodnienia, mediator, zgodnie z niniejszym Regulaminem, określa sposób prowadzenia mediacji.

Każda ze stron w dobrej wierze współpracuje z mediatorem w celu jak najszybszego przeprowadzenia mediacji.

Mediator ma prawo przeprowadzać indywidualne spotkania i prowadzić rozmowy osobno z każdą ze stron, pod warunkiem, że wszelkie informacje przekazane przez stronę podczas takich spotkań i rozmów nie zostaną ujawnione drugiej stronie bez wyraźnej zgody strony przekazującej takie informacje.

(a) Niezwłocznie po swoim powołaniu i po konsultacji ze stronami, mediator wyznacza stronom terminy na przedstawienie przez stronę mediatorowi oraz drugiej stronie oświadczenia na temat zarysu sytuacji spornej, własnych roszczeń, przedmiotu sporu, a także aktualnej sytuacji. Strona dołącza także inne informacje i materiały, jakie uzna za niezbędne do przedstawienia w toczącym się sporze, a w szczególności takie informacje i materiały, które pozwolą na zidentyfikowanie istotnych kwestii spornych.

(b) Mediator może w dowolnym momencie mediacji zasugerować stronie dostarczenie dodatkowych informacji lub materiałów, które mediator uzna za przydatne.

(c) Każda ze stron ma prawo przedstawienia mediatorowi do jego wyłącznego wglądu dodatkowych informacji i materiałów w formie pisemnej, jeśli uzna, że mają one charakter poufny. Mediator nie może ujawniać takich informacji lub materiałów drugiej stronie bez pisemnej zgody strony przedstawiającej takie informacje lub materiały.

(a) Mediator wspiera rozwiązanie kwestii spornych pomiędzy stronami w dowolny sposób, który mediator uzna za właściwy, ale nie jest uprawniony to narzucania stronom rozstrzygnięcia.

(b) W przypadku, gdy zdaniem mediatora rozwiązanie pewnych kwestii spornych nie będzie możliwe w drodze mediacji, mediator może zaproponować stronom do rozważenia procedury lub środki, które jego zdaniem mają największą szansę przyczynić się do najbardziej efektywnego oraz najmniej kosztownego rozwiązania, mając na uwadze okoliczności sporu oraz relacje biznesowe pomiędzy stronami. Mediator może zasugerować w szczególności:

(i) rozstrzygnięcie jednej lub wielu kwestii spornych w ramach postępowanie eksperckiego;
(ii) arbitraż;
(iii) przedstawienie przez strony swoich ostatecznych propozycji ugody oraz, w przypadku nierozwiązania sporu w drodze mediacji, arbitraż przeprowadzany na podstawie tych ostatecznych propozycji, zgodnie z procedurą arbitrażową; sąd arbitrażowy ma wówczas za zadanie wskazać, która z tych ostatecznych propozycji będzie wiążąca.

Spotkania mediatora ze stronami nie mogą być nagrywane.

Wszystkie osoby biorące udział w mediacji (a w szczególności: mediator, strony, ich przedstawiciele i doradcy, niezależni biegli i wszelkie inne osoby obecne na spotkaniach stron z mediatorem) zobowiązane są do zachowania poufności. Ujawnianie osobom postronnym informacji dotyczących mediacji, lub uzyskanych w toku mediacji, jest niedozwolone, o ile strony i mediator nie postanowiły inaczej. Wszystkie osoby biorące udział w mediacji podpisują zobowiązanie o zachowaniu poufności przed rozpoczęciem mediacji.

O ile strony nie postanowiły inaczej, wszystkie osoby biorące udział w mediacji muszą po jej zakończeniu zwrócić stronie/stronom wszelkie dokumenty i inne materiały uzyskane od stron(y), nie zachowując przy tym żadnych ich kopii. Notatki dotyczące spotkań stron z mediatorem należy zniszczyć z chwilą zakończenia mediacji.

O ile strony nie postanowiły inaczej, mediator i strony nie mogą  przedstawiać jako dowodu lub w jakikolwiek inny sposób w sądowym postępowaniu sądowym lub postępowaniu arbitrażowym żadnej z poniższych kwestii:

(i) wyrażone przez stronę w trakcie mediacji poglądy lub propozycje dotyczące ewentualnego rozwiązania sporu;
(ii) oświadczenia lub przyznania się strony w toku mediacji;
(iii) propozycje lub poglądy mediatora;
(iv) fakt wyrażenia przez stronę gotowości przyjęcia lub odrzucenia propozycji mediatora lub drugiej strony w sprawie rozwiązania sporu
(v) jakiejkolwiek ugody zawartej pomiędzy stronami, z wyjątkiem zakresu niezbędnego w związku z powództwem o wykonanie takiej ugody lub w innym zakresie wymaganym przez prawo.

Mediację zostaje zakończona:

(i) poprzez podpisanie przez strony ugody obejmującej niektóre lub wszystkie kwestie sporne między stronami;
(ii) decyzją mediatora, jeżeli w jego ocenie dalsze wysiłki mediacyjne prawdopodobnie nie doprowadzą do rozwiązania sporu; lub
(iii) w drodze pisemnego oświadczenia strony złożonego w dowolnym czasie.

(a) Po zakończeniu mediacji mediator niezwłocznie przesyła Centrum pisemne zawiadomienie o zakończeniu mediacji ze wskazaniem daty zakończenia oraz z informacją o tym, czy mediacja zakończyła się ugodą, a jeśli tak to czy ugoda była pełna czy częściowa. Kopię zawiadomienia skierowanego do Centrum mediator przesyła także stronom.

(b) Centrum zachowa zawiadomienie mediatora w poufności i nie będzie, z wyjątkiem zakresu niezbędnego w związku z powództwem o wykonanie ugody lub w inny sposób wymagany przez prawo, ujawniać ani istnienia, ani wyniku mediacji jakiejkolwiek osobie bez pisemnej zgody stron.

(c) Centrum może jednak zawrzeć informacje dotyczące mediacji w formie zbiorczych danych statystycznych publikowanych przez Centrum, pod warunkiem, że informacje takie nie ujawniają tożsamości stron ani nie umożliwiają identyfikacji szczególnych okoliczności sporu.

Mediator nie może występować w jakimkolwiek charakterze innym niż w charakterze mediatora we wszelkich toczących się lub przyszłych postępowaniach sądowych, arbitrażowych lub innych dotyczących istoty sporu, o ile nie zobowiązał go do tego sąd lub nie upoważniły go do tego strony w formie pisemnej.

(a) Wniosek o mediację podlega opłacie administracyjnej należnej Centrum, której wysokość ustalana jest zgodnie z tabelą opłat obowiązującą w dniu złożenia wniosku o mediację wykazem opłat.

(b) Opłata administracyjna nie podlega zwrotowi.

(c) Centrum nie podejmuje żadnych działań w związku z otrzymanym wnioskiem o mediację do momentu uiszczenia opłaty administracyjnej.

(d) W przypadku nieuiszczenia opłaty administracyjnej przez stronę składającą wniosek w ciągu 15 dni od dnia otrzymania od Centrum pisemnego wezwania, wniosek o mediację uważa się za wycofany.

(a) W porozumieniu z mediatorem i stronami, Centrum ustala wysokość honorarium mediatora, walutę, w jakiej będzie ono wypłacone, a także sposób i termin płatności.

(b) O ile strony i mediator nie postanowiły inaczej, wysokość honorarium oblicza się na podstawie stawki godzinowej, lub w stosownych przypadkach, stawki dziennej określonej w tabeli opłat obowiązującej w dniu złożenia wniosku o mediację, przy uwzględnieniu wartości przedmiotu sporu, zawiłość kwestii spornych oraz wszelkich innych okoliczności sprawy.

(a) W momencie powołania mediatora, Centrum może zobowiązać każdą ze stron do wpłacenia zaliczki na poczet kosztów mediacji, a w szczególności na poczet szacowanego honorarium mediatora oraz innych wydatków związanych z prowadzeniem mediacji. Wysokość zaliczki wpłacana przez każdą ze stron jest równa. Centrum ustala wysokość zaliczki.

(b) Centrum może zobowiązać strony do wpłacenia dodatkowej zaliczki.

(c) W przypadku niewpłacenia wymaganej zaliczki przez stronę w ciągu 15 dni od dnia otrzymania od Centrum ponownego pisemnego wezwania, mediację uznaje się za zakończoną. W takim wypadku Centrum zawiadamia strony i mediatora na piśmie o dacie zakończenia mediacji.

(d) Po zakończeniu mediacji Centrum przedstawia stronom rozliczenie wpłaconej zaliczki i na jego podstawie dokonuje zwrotu niewykorzystanych środków lub zobowiązuje strony do wpłacenia należnych kwot.

O ile strony nie postanowiły inaczej, opłata administracyjna, honorarium mediatora i wszelkie inne koszty mediacji, w tym w szczególności koszty podróży poniesione przez mediatora, wszelkie wydatki związanie z uzyskaniem opinii eksperta, są ponoszone w równych częściach przez strony.

Z wyłączeniem przypadków umyślnego działania, mediator, WIPO i Centrum nie ponoszą odpowiedzialności wobec żadnej ze stron za jakiekolwiek działanie lub zaniechanie w związku z mediacją przeprowadzoną zgodnie z niniejszym Regulaminem.

Strony oraz mediator (w momencie przyjęcia powołania) zgadzają się, że wszelkie oświadczenia lub komentarze, pisemne lub ustne, złożone lub wykorzystane przez ich przedstawicielu w ramach przygotowań do mediacji lub w jej trakcie, nie mogą stanowić podstawy do wszczęcia postępowania o zniesławienie, pomówienie, oszczerstwo lub innych powiązanych skarg, a niniejszy artykuł może stanowićprzeszkodę dla takiego postępowania.

Strony wyrażają zgodę, że w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, bieg okresu przedawnienia, wynikającego z obowiązujących przepisów o przedawnieniu lub innych przepisów, zostaje zawieszony w odniesieniu do sporu będącego przedmiotem mediacji. Bieg terminu przedawnienia zostaje zawieszony od dnia rozpoczęcia mediacji do dnia zakończenia mediacji.