Questions fréquemment posées : Réunions virtuelles et hybrides de l’OMPI

Lors d’une réunion virtuelle, tous les délégués se connectent à la réunion à distance au moyen de la plateforme de conférence virtuelle.

Lors d’une réunion organisée selon une formule hybride, soit les délégués sont physiquement présents à la réunion, soit ils participent à distance par l’intermédiaire de la plateforme de conférence virtuelle. Les flux audiovisuels (provenant de la plateforme et de la salle de conférence) sont intégrés et affichés en temps réel dans l’environnement physique aussi bien que dans l’environnement virtuel.

L’invitation (convocation), la procédure d’accréditation et l’enregistrement des délégués aux réunions virtuelles et hybrides de l’OMPI sont effectués selon notre système d’enregistrement habituel.

Vous devrez préciser sur le formulaire d’enregistrement si vous serez physiquement présent à la réunion ou si vous y participerez à distance.

À la clôture de l’enregistrement, chaque délégué participant à distance reçoit un message électronique avec des instructions, un lien vers l’espace de réunion et un code d’accès.

Lorsqu’il se connecte à la plateforme, il reçoit un code d’authentification unique sur son téléphone portable ou par courrier électronique, qu’il devra saisir pour participer à la réunion (ce code est l’équivalent du badge utilisé par les délégués pour l’accès aux réunions physiques). Veuillez respecter le délai d’enregistrement indiqué dans la circulaire d’invitation afin de laisser du temps pour le processus technique d’authentification à deux facteurs et les séances d’accompagnement personnalisé proposées avant la réunion.

Pour les réunions proposant une interprétation complète, la plateforme Interprefy peut accueillir jusqu’à 3000 participants au total, dont 450 seront désignés pour prendre la parole (mode “participation active”).

Les participants passifs (qui ne souhaitent pas prendre la parole) pourront suivre les délibérations et accéder aux discussions en ligne (“Event chat”), mais ne pourront pas demander la parole ni accéder aux fonctions de discussion privée (“Private chat”). Leur nom figurera néanmoins sur la liste officielle des participants de la réunion.

En lieu et place du badge, il existe un processus d’authentification à deux facteurs permettant de contrôler et d’autoriser l’accès de chaque personne à la réunion en ligne :

• l’adresse électronique est vérifiée par rapport à celle indiquée par le participant sur le formulaire d’enregistrement;
• le participant reçoit un code d’authentification à usage unique sur son téléphone portable ou par courrier électronique afin de participer à la réunion.

Oui. La diffusion en direct sur le Web continue d’être proposée, et elle est désormais disponible en six langues. Les enregistrements des réunions virtuelles et hybrides peuvent également être visionnés à la demande. La diffusion en direct sur le Web offre aux délégués ne souhaitant pas prendre la parole un moyen simple de suivre les délibérations en temps réel sans avoir à s’enregistrer ni à se soumettre aux procédures d’authentification prévues pour la plateforme virtuelle. (Le nom des personnes suivant une réunion uniquement sur le Web figure sur la liste finale des participants).

L’horaire type des réunions physiques (deux blocs de trois heures par jour sur plusieurs jours, avec une longue pause déjeuner) ne convient pas aux réunions entièrement virtuelles organisées pour des participants à distance du monde entier.

Afin de tenir compte des différents fuseaux horaires, les réunions virtuelles de l’OMPI se tiendront généralement de 13 heures à 15 heures, heure de Genève (soit l’équivalent de 8 heures à 10 heures pour l’Est des États-Unis d’Amérique, et de 21 heures à 23 heures pour l’Asie de l’Est).

Tous les microphones des délégués sont désactivés au début de la réunion.

Le président invitera les délégués à demander la parole dans l’ordre habituel, à savoir : i) les coordonnateurs des groupes régionaux; ii) les délégations des États membres; iii) les organisations observatrices.

Sur invitation du président, les participants de la catégorie concernée utiliseront la fonction “Raise hand” (“Lever la main”) pour demander la parole. L’équipe du secrétariat aide le président à suivre la liste des demandes de prise de parole (y compris en coordonnant les demandes à distance et les demandes des délégués présents en cas de réunion hybride). Le responsable du microphone active les microphones des intervenants désignés dans l’ordre annoncé par le président.

Oui. Dans un souci de gestion du temps, les délégations sont encouragées à soumettre des déclarations écrites, qui feront partie des documents officiels de la session. Si elles souhaitent faire une déclaration orale, elles sont encouragées à transmettre à l’avance une copie de leur texte afin d’aider les interprètes, et en cas de problème de connexion.

Les délégations peuvent également soumettre une déclaration vidéo préenregistrée, qui sera diffusée au cours de la réunion et remplacera l’intervention en direct.

La plateforme permet les discussions privées (“Private chat”) ou les discussions en ligne avec plusieurs personnes (“Event chat”).

Dans le cadre de la séance formelle d’un comité de l’OMPI, la fonction “Event chat” ne doit pas être utilisée par les délégués en lieu et place d’une intervention orale, ni pour exprimer des observations d’ordre général ou poser des questions.

Cette fonction ne sera généralement utilisée que par le secrétariat, le responsable du microphone ou les interprètes pour des communications à l’intention de tous les participants, si nécessaire pour des raisons techniques ou pratiques. La seule utilisation par un délégué, dans le cadre d’une séance formelle, vise généralement à présenter une motion d’ordre, puisque la fonction “Raised hand” ne permet pas à elle seule de distinguer une motion d’ordre d’une demande de parole.

La fonction de discussion privée private chat est accessible aux délégués à distance désignés pour prendre la parole (mode “participation active”). Elle peut être utilisée pour les messages privés entre participants, pour la communication avec l’équipe du secrétariat ou pour s’adresser au personnel chargé de l’assistance technique (via la fonction “moderator chat”).

Tous les délégués inscrits pour participer à distance à une réunion virtuelle ou hybride seront contactés avant la réunion pour un test individuel de connectivité et une brève séance d’appui sur l’utilisation de la plateforme. Ils recevront également un guide d’utilisation simple et détaillé./p>

Ils recevront également un guide d’utilisation simple et détaillé .

Des permanences téléphoniques sont prévues pour toute assistance technique avant et pendant la réunion.