Réunions virtuelles et hybrides de l’OMPI

Les réunions de l’OMPI peuvent se tenir sous une forme physique, virtuelle ou hybride. Une plateforme de conférence virtuelle multilingue en nuage est utilisée pour permettre aux délégués de tous les pays de participer à distance et de manière interactive aux réunions officielles de l’OMPI.

Lors d’une réunion virtuelle, seuls le président, le secrétariat de la réunion, d’autres fonctionnaires essentiels de l’OMPI et les interprètes sont physiquement présents dans la salle de conférence de l’OMPI. Tous les délégués se connectent à la réunion à distance au moyen de la plateforme de conférence virtuelle.

Lors d’une réunion organisée selon une formule hybride, certains délégués sont présents physiquement tandis que d’autres se connectent en ligne. Un nombre limité de délégués sont physiquement présents sur place en plus du président, de l’équipe de l’OMPI et des interprètes. Tous les autres délégués participent à distance par l’intermédiaire de la plateforme de conférence virtuelle. Les flux audiovisuels provenant de la plateforme et de la salle de conférence sont intégrés et affichés en temps réel dans l’environnement physique aussi bien que dans l’environnement virtuel.

L’invitation (convocation), la procédure d’accréditation et l'enregistrement des délégués aux réunions virtuelles et hybrides de l’OMPI sont effectués selon notre système d’enregistrement habituel.

Vous devrez préciser sur le formulaire d’enregistrement si vous serez physiquement présent à la réunion ou si vous y participerez à distance.

À la clôture de l’enregistrement, chaque délégué participant à distance reçoit un message électronique avec des instructions, un lien vers l’espace de réunion et un code d’accès. Lorsqu’il se connecte à la plateforme, il reçoit un code d’authentification unique sur son téléphone portable ou par courrier électronique, qu’il devra saisir pour participer à la réunion (ce code remplace le badge remis aux délégués à leur arrivée à une réunion physique).

Veuillez respecter le délai d’enregistrement indiqué dans la circulaire d’invitation afin de laisser du temps pour le processus technique d’authentification à deux facteurs et les séances d’accompagnement personnalisé proposées avant à la réunion.

Pour les réunions proposant une interprétation complète, la plateforme Interprefy peut accueillir jusqu’à 3000 participants au total, dont 450 prendront la parole (mode “participation active”).

Les participants passifs (qui ne souhaitent pas prendre la parole) pourront suivre les délibérations et accéder aux discussions en ligne (“Event chat”), mais ne pourront pas demander la parole ni accéder aux fonctions de discussion privée (“Private chat”). Leur nom figurera néanmoins sur la liste officielle des participants de la réunion.

Oui. La diffusion en direct sur le Web est proposée de la manière habituelle, et elle est désormais disponible en six langues. Les enregistrements des réunions virtuelles et hybrides peuvent également être visionnés à la demande. La diffusion en direct sur le Web offre aux délégués ne souhaitant pas prendre la parole un moyen simple de suivre les délibérations en temps réel sans avoir à s’enregistrer ni à se soumettre aux procédures d’authentification prévues pour la plateforme virtuelle. (Le nom des personnes suivant une réunion uniquement à distance sur le Web figure sur la liste finale des participants).

Enregistrement Diffusion sur le Web

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(Photo: OMPI/Berrod)

Prochaines réunions et documents

Les prochaines réunions des principaux comités et organes de l’OMPI doivent se tenir selon une formule hybride:

  • Un nombre limité de délégués seront physiquement présents sur place, conformément aux mesures de santé et de sécurité prises par l’OMPI compte tenu de la COVID-19.
  • Tous les autres délégués participeront à distance par l’intermédiaire de la plateforme Interprefy, ou suivront les délibérations grâce à la diffusion sur le Web;
  • Le président, l’équipe de l’OMPI chargée de la réunion et les interprètes seront présents sur place dans la salle de conférence de l’OMPI.

Comment utiliser la plateforme de conférence virtuelle Interprefy?

La plateforme Interprefy permet aux délégués de participer à distance et de manière interactive aux réunions officielles de l’OMPI. Elle propose une interprétation dans les six langues officielles des Nations Unies, ainsi que des fonctions standard pour demander et donner la parole, partager son écran et s’envoyer des messages écrits (“chat”).

Le Guide d’utilisation d’Interprefy à l’intention des délégués de l’OMPI PDF, Interprefy user-guide contient des instructions simples et détaillées pour se connecter à une réunion, demander la parole (pour les participants actifs) et utiliser d’autres fonctions clés. Il propose également des astuces pour résoudre les pannes et problèmes identifiés.

  • Connexion Internet : bande passante minimale de 4 Mbps recommandée
  • Navigateur recommandé : Google Chrome, Firefox ou Edge (éviter d’utiliser Internet Explorer ou Safari)
  • Casque audio et Webcam (pour les participants actifs) : l’utilisation d’un casque audio permet d’éviter les échos. Branchez votre casque avant de commencer.
  • Conditions optimales : Installez-vous-dans un environnement calme, sans bruit de fond, avec un bon éclairage. Désactivez votre micro jusqu’à ce que vous preniez la parole.
  • Appareil : utilisez un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable. Si nécessaire – en raison de problèmes liés à l’Internet à certains endroits – une assistance supplémentaire peut être demandée pour se connecter depuis un appareil portable.
  • Test de connectivité
Interprefy dashboard overview

Test de connectivité

(Cliquer pour agrandir)