République de Moldova : mise en place de nouveaux services en ligne concernant la propriété intellectuelle

Septembre 2015

Lilia Bolocan, directrice générale, et Vitale Rusanovschi, coordinateur spécialisé de la Division des technologies de l’information et de la transformation électronique, Office national de la propriété intellectuelle de la République de Moldova (AGEPI)

L’apparition d’outils numériques de plus en plus puissants transforme le mode de fonctionnement des entreprises.  L’Office national de la propriété intellectuelle de la République de Moldova (AGEPI) n’échappe pas à la règle.  Dans le cadre de la stratégie nationale baptisée “Moldova numérique 2020” adoptée en 2013, l’AGEPI progresse rapidement dans la numérisation de ses activités et dans les moyens mis en œuvre pour offrir aux utilisateurs des services plus efficaces et plus conviviaux.

Une stratégie nationale à l’ère de l’information

Grâce à son nouveau système de dépôt de demandes en ligne,
l’Office national de la propriété intellectuelle de la République de
Moldova (AGEPI) optimise sa qualité de service. 
(photo: Tatiana Nasirov, AGEPI)

En République de Moldova, le développement de la société de l’information est bien entamé.  S’agissant de la vitesse d’accès à l’Internet, le pays se classe parmi les 20 premiers au monde.  Un habitant sur deux utilise l’Internet et plus de 50% des foyers sont équipés d’un accès haut débit.  Parallèlement, les technologies de l’information et de la communication contribuent à hauteur de 8 à 10% à la croissance économique du pays.

En 2010, le gouvernement a créé un centre de services publics en ligne pour promouvoir et appuyer la modernisation et la transformation électronique des institutions publiques en vue d’une plus grande transparence, d’une plus grande efficacité et d’une plus grande informatisation de l’administration publique.  Dans ce contexte, et dans le sillage de l’OMPI, l’AGEPI met actuellement en place de nouveaux systèmes informatiques visant à faciliter l’enregistrement et la gestion des droits de propriété intellectuelle.

Début 2014, nous avons inauguré notre tout nouveau service électronique de dépôt de demandes en ligne.  Baptisé “e-AGEPI”, ce service permet aux déposants, aux titulaires de droits, à leurs représentants et à d’autres parties intéressées d’accéder à une solution efficace et économique pour déposer une demande de brevet ou d’enregistrement de marques ou de dessins ou modèles industriels.  Doté d’une interface Web conviviale, e-AGEPI prend en charge toutes sortes de fonctions liées au dépôt de demandes, depuis la rédaction et la vérification jusqu’au dépôt électronique et au règlement des taxes.

Le nouveau service en ligne, facile d’utilisation, de l’AGEPI

Le nouveau logiciel de l’AGEPI repose sur une interface utilisateur sécurisée, le “bureau personnel”, auquel les déposants peuvent accéder en créant un compte sur le site Web de l’AGEPI.  

Le système est conçu pour offrir un niveau très élevé de sécurité de l’information et pour réduire au maximum le temps nécessaire pour déposer une demande et les documents y afférents.

Pour enregistrer ses droits de propriété intellectuelle, le déposant commence par remplir le formulaire standard correspondant à la catégorie de propriété intellectuelle qui convient.  Enregistrées à l’ouverture du compte, les données à caractère personnel s’affichent automatiquement.  Le déposant est ensuite invité à saisir tous les autres renseignements utiles, suite à quoi le système vérifie que toutes les rubriques ont bien été complétées avant de soumettre la demande.  Un guide d’utilisation est disponible en trois langues : roumain, russe et anglais.

Une fois toutes les données correctement saisies, la demande est signée au moyen d’une signature numérique, d’une signature par téléphone portable ou d’une signature électronique propre au système avant d’être transmise à l’AGEPI, où elle est automatiquement consignée et référencée.  À ce stade, le déposant reçoit une notification par le biais de son “bureau personnel” ainsi qu’un message électronique contenant un accusé de réception de la demande, son numéro de référence et la date de dépôt.  Par la suite, toutes les communications en lien avec cette demande seront elles aussi envoyées par le biais du bureau personnel et confirmées par courrier électronique.

Dans le cadre de la stratégie nationale baptisée “Moldova numérique 2020” adoptée en 2013, l’AGEPI progresse rapidement dans la numérisation de ses activités et dans les moyens mis en œuvre pour offrir aux utilisateurs des services plus efficaces et plus conviviaux. (photo: Victoria Moccanu, AGEPI)

Le système est également connecté au service de paiement électronique du Gouvernement moldove, Mpay, ce qui signifie que les déposants peuvent effectuer leur règlement en toute sécurité par carte de crédit, service de banque en ligne ou même en liquide auprès d’un terminal de paiement ou d’un guichet bancaire.

Des avantages pour les déposants et pour l’AGEPI

Ce nouveau système offre une multitude d’avantages à nos utilisateurs.  Il leur permet de déposer des demandes en toute sécurité, d’entrer rapidement en communication avec nos services, d’accéder 24 heures sur 24 à des informations actualisées sur la situation de leur demande d’enregistrement, d’être immédiatement informés de tout fait nouveau et de pouvoir régler leurs taxes en ligne sans frais supplémentaires.

Les déposants ont d’ores et déjà adhéré à ce nouveau système et à ses avantages puisque 17,5% des 3491 demandes d’enregistrement de marques déposées entre le 1er janvier 2014 et le 31 mai 2015 ont été soumis en ligne, accompagnés de près de 400 documents connexes.

Cette mutation numérique présente également de nombreux avantages pour l’AGEPI.  Grâce au stockage de l’information sous forme numérique, nous sommes en mesure d’automatiser et d’optimiser nos procédures, d’où un service de meilleure qualité.  Les délais de procédure peuvent être pris en charge par le système et des alertes déclenchées à l’approche de dates butoirs;  la gestion des courriers et des documents peut elle aussi se faire de manière plus efficace et les comptes utilisateurs ainsi que les règlements peuvent être suivis et vérifiés.

Pour tirer pleinement profit de ces avantages, nous avons entamé en 2015 un nouveau projet sur la numérisation de notre flux d’information.  Tous nos documents sur support papier sont ainsi numérisés et téléchargés dans le but de créer des archives électroniques entièrement consultables.  Une fois le processus achevé, il sera également possible d’améliorer la gestion des procédures d’examen des demandes.  Notre objectif est de passer à un mode de gestion interne entièrement électronique.

Un avenir numérique sécurisé

Assurer la sécurité du système l’emporte sur toute autre considération.  L’enregistrement et la gestion des droits de propriété intellectuelle reposent sur de nombreuses informations sensibles et l’AGEPI a consenti à d’énormes investissements pour ne les rendre accessibles qu’aux seules personnes habilitées.  À la pointe de la technologie, notre solution en matière de gestion unifiée des menaces comprend un système de pare-feu et de prévention des intrusions de nouvelle génération pour se protéger contre les virus, les spams et d’autres types de menaces extérieures.

Nous procédons aussi quotidiennement à des sauvegardes progressives de données ainsi qu’à une sauvegarde complète tous les mois.  Parallèlement, des sauvegardes trimestrielles sur bande magnétique au format ouvert permettent de conserver une copie des dernières données sur un support durable.

Aux yeux de l’AGEPI, s’adapter à l’ère de l’information signifie évoluer non seulement sur le plan technologique mais aussi en termes de procédures économiques, financières et administratives.  Or, en faisant des technologies de l’information et de la communication une priorité, nous optimisons notre qualité de service.

Le Magazine de l’OMPI vise à faciliter la compréhension de la propriété intellectuelle et de l’action de l’OMPI parmi le grand public et n’est pas un document officiel de l’OMPI. Les désignations employées et la présentation des données qui figurent dans cette publication n’impliquent de la part de l’OMPI aucune prise de position quant au statut juridique des pays, territoires ou zones concernés ou de leurs autorités, ni quant au tracé de leurs frontières ou limites territoriales. Les opinions exprimées dans cette publication ne reflètent pas nécessairement celles des États membres ou du Secrétariat de l’OMPI. La mention d’entreprises particulières ou de produits de certains fabricants n’implique pas que l’OMPI les approuve ou les recommande de préférence à d’autres entreprises ou produits analogues qui ne sont pas mentionnés.