Les représentants des Etats Membres devront être munis de lettres de créance et, pour la signature du Traité sur les interprétations et exécutions audiovisuelles, de pleins pouvoirs (voir l'article 6 du projet de règlement intérieur modifié de la Conférence diplomatique). Ces pleins pouvoirs devront être signés par le Chef de l'État, le Chef du Gouvernement ou le Ministre des affaires étrangères.
Les représentants des organisations intergouvernementales et non-gouvernementales devront être munis de lettres de désignation (voir l'article 7 du projet de règlement intérieur modifié de la conférence diplomatique). Ces lettres de désignation devront être signées par le chef du secrétariat de l'Organisation qu'ils représentent.
Les champs accompagnés de la mention (obligatoire) doivent être remplis. Plus d'informations sur cette réunion.
Le photographe de l'OMPI sera présent au cours de la manifestation pour prendre des photographies des participants. Les photographies pourront être publiées sur la page Flickr, le site Web et les réseaux sociaux de l'OMPI ainsi que sur d'autres ressources numériques (telles que Wikipédia) sous la licence Creative Commons appropriée. Les participants qui ne souhaitent pas être photographiés peuvent l'indiquer au photographe durant la manifestation ou à l'avance, par écrit, à l'adresse photos@wipo.int.