C 371/14 ES Diario Oficial de las Comunidades Europeas 23.12.2000
OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES
CÓDIGO DE BUENA CONDUCTA ADMINISTRATIVA DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VA- RIEDADES VEGETALES
(2000/C 371/08)
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES,
En el ejercicio de las facultades que se le confieren en virtud de la letra d) del apartado 1 del artículo 36 del Reglamento (CE) no 2100/94 del Consejo, relativo a la protección comunitaria de las obtenciones vegetales,
Vista la investigación de oficio del Defensor del Pueblo Europeo sobre la existencia y el acceso pœblico, en las distintas institu- ciones y organismos comunitarios, a un Código de buena con- ducta administrativa de los funcionarios en sus relaciones con el pœblico,
Considerando que el Tratado de Amsterdam ha introducido explícitamente el concepto de apertura en el Tratado de la Unión Europea, al afirmar que marca una nueva etapa en el proceso creador de una unión cada vez más estrecha en la cual las decisiones serán tomadas de la manera más abierta y pró- xima a los ciudadanos que sea posible,
Considerando que tal Código resultará œtil tanto para los agen- tes, en la medida en que les informará de manera detallada sobre las normas que deben seguir en el marco de su relación con el pœblico, como para los ciudadanos, en tanto les facilitará información sobre el tipo de conducta que tienen derecho a esperar en su trato con las administraciones comunitarias,
Considerando, pues, que resulta conveniente establecer un Có- digo que rija los principios de buena conducta administrativa que los funcionarios deben respetar en sus relaciones con el pœblico, y que este Código sea accesible al pœblico,
FIJA, MEDIANTE EL PRESENTE DOCUMENTO, LAS NORMAS SI- GUIENTES SOBRE LOS MÉTODOS DE TRABAJO DE LA OFICINA:
Artículo 1
Disposición general
En sus relaciones con el pœblico, el personal de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales («la Oficina») respetará los principios establecidos en estas normas, que constituyen el Código de buena conducta administrativa, en adelante deno- minado «el Código».
Artículo 2
Ámbito de aplicación personal
1. El Código será aplicable a todos los funcionarios y otros agentes para los que rigen el Estatuto y el régimen aplicable a otros agentes de las Comunidades Europeas, en sus relaciones con el pœblico. En lo sucesivo, el término «funcionario» se refiere tanto a los funcionarios como a los otros agentes.
2. La Oficina adoptará las medidas necesarias para garanti- zar que las disposiciones establecidas en el presente Código se apliquen también a otras personas que trabajan para ella, tales como personas contratadas bajo la modalidad de contratos de Derecho privado, expertos de administraciones nacionales en comisión de servicios y becarios.
3. El término «pœblico» se refiere a personas físicas y jurídi- cas, independientemente de que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro o no.
Artículo 3
Ámbito de aplicación material
1. El presente Código contiene los principios generales de buena conducta administrativa aplicables a todas las relaciones de los funcionarios de la Oficina con el pœblico, salvo que existan disposiciones específicas para las mismas.
2. Los principios establecidos en el presente Código no son aplicables a las relaciones de la Oficina con sus funcionarios. Dichas relaciones se rigen por lo estipulado en el Estatuto.
Artículo 4
Legalidad
El funcionario actuará de conformidad con la legislación y aplicará las normas y procedimientos establecidos en la legis- lación comunitaria. En particular, el funcionario velará por que las decisiones que afecten a los derechos o intereses de los ciudadanos estén basadas en la ley y por que su contenido cumpla la legislación.
Artículo 5
Ausencia de discriminación
1. Al tramitar las solicitudes del pœblico y al adoptar deci- siones, el funcionario garantizará el respeto del principio de igualdad de trato. Los miembros del pœblico que se encuentren en la misma situación serán tratados de una manera similar.
2. De producirse alguna diferencia de trato, habrá de estar justificada por las características pertinentes objetivas del caso en concreto.
3. En particular, el funcionario evitará toda discriminación injustificada entre miembros del pœblico por motivos de nacio- nalidad, sexo, raza u origen étnico, religión o creencias, disca- pacidad, edad u orientación sexual.
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Artículo 6
Proporcionalidad
1. Al adoptar decisiones, el funcionario garantizará que las medidas adoptadas sean proporcionales al objetivo que se per- sigue. En particular, el funcionario evitará restringir los dere- chos de los miembros del pœblico o imponerles cargas cuando estas restricciones o cargas no sean razonables con respecto al objetivo perseguido.
2. Al adoptar decisiones, el funcionario observará un justo equilibrio entre los intereses de las personas privadas y el interés pœblico general.
Artículo 7
Ausencia de abuso de poder
Los poderes se ejercerán œnicamente con la finalidad para la que han sido otorgados por las disposiciones pertinentes. En particular, el funcionario evitará utilizar dichos poderes para objetivos que no posean fundamento legal o que no estén motivados por un interés pœblico.
Artículo 8
Imparcialidad e independencia
1. El funcionario será imparcial e independiente. El funcio- nario se abstendrá de toda acción arbitraria que afecte adver- samente a los miembros del pœblico, así como de cualquier trato preferente por cualesquiera motivos.
2. El funcionario no se guiará por influencias exteriores de índole alguna, incluidas las influencias políticas, ni por intere- ses personales.
3. El funcionario se abstendrá de ser involucrado en la adopción de una decisión sobre un asunto que afecte a sus propios intereses o a los de su familia, parientes, amigos o conocidos.
Artículo 9
Objetividad
Al adoptar decisiones, el funcionario tendrá en cuenta los fac- tores relevantes y otorgará a cada uno de los mismos la ade- cuada importancia respecto a la decisión, excluyendo de su consideración todo elemento irrelevante.
Artículo 10
Legítimas expectativas y coherencia
1. El funcionario respetará las legítimas y razonables expec- tativas de los miembros del pœblico a la luz de la actuación de la Oficina en el pasado.
2. El funcionario será coherente en su propia práctica ad- ministrativa, así como con la actuación administrativa de la Oficina. El funcionario seguirá las prácticas administrativas nor-
males de la Oficina, salvo que existan razones fundadas para apartarse de tales prácticas en un caso individual.
Artículo 11
Equidad
El funcionario actuará de manera equitativa y razonable.
Artículo 12
Cortesía
1. El funcionario será diligente, correcto, cortés y accesible en sus relaciones con el pœblico.
2. En caso de que el funcionario no tenga competencias para tramitar el asunto de que se trate, dirigirá al miembro del pœblico interesado al funcionario adecuado para dicho asunto.
3. De producirse un error que afecte negativamente a los derechos o intereses de un miembro del pœblico, el funcionario presentará sus excusas.
Artículo 13
Respuesta a cartas en la lengua del remitente
El funcionario hará todo lo posible por garantizar que cual- quier miembro del pœblico que se dirija por escrito a la Oficina en una de las lenguas comunitarias reciba una respuesta en esa misma lengua.
Artículo 14
Acuse de recibo e indicación del funcionario competente
1. Toda carta o reclamación dirigida a la Oficina será objeto de un acuse de recibo en el plazo de dos semanas o será respondida de forma pertinente si es posible enviar una con- testación en ese período. En todo caso, se remitirá contestación pertinente a cualquier carta en un plazo de dos meses a partir de la fecha de recepción.
2. En el acuse de recibo o en la contestación, deberá indi- carse el nombre y nœmero de teléfono del funcionario encar- gado del asunto de que se trate, así como el servicio al que se encuentre adscrito.
3. No será necesario enviar acuse de recibo ni respuesta en aquellos casos en los que las cartas o reclamaciones resulten inoportunas o impertinentes por su nœmero excesivo o su carácter repetitivo o absurdo.
Artículo 15
Obligación de remisión al servicio competente
En caso de que se dirija o transmita una carta o reclamación a una unidad o a un funcionario de la Oficina que no sean competentes para tramitarla, el expediente en cuestión será remitido al servicio competente de la Oficina, en donde se procederá de acuerdo con lo estipulado en el artículo 14.
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Artículo 16
Derecho a ser oído y a hacer observaciones
1. En aquellos casos que incumban a los derechos o intere- ses de un miembro del pœblico, el funcionario garantizará que, en todas las fases del proceso de toma de decisiones, se respe- ten los derechos a la defensa.
2. En aquellos casos en los que deba adoptarse una decisión que afecte a los derechos o intereses de cualquier miembro del pœblico, éste tendrá derecho a presentar comentarios por es- crito y, en caso necesario, a exponer observaciones orales, con anterioridad a la adopción de la decisión.
Artículo 17
Plazo razonable para la adopción de decisiones
1. El funcionario garantizará que una decisión sobre toda solicitud o reclamación dirigida a la Oficina se adopte en un plazo razonable, sin demora y, en todo caso, en un plazo de dos meses a partir de la fecha de recepción.
2. Si, debido a la complejidad de los asuntos de que se trate, no fuera posible decidir sobre una solicitud o reclamación en el plazo de tiempo antes mencionado, se informará de ello al remitente con prontitud y se le enviará una decisión definitiva lo antes posible.
Artículo 18
Deber de indicar los motivos de las decisiones
1. Toda decisión de la Oficina que pueda afectar adversa- mente a los derechos o intereses de una persona privada deberá indicar los motivos en los que esté basada, exponiendo con claridad los hechos pertinentes y el fundamento jurídico de la decisión.
2. El funcionario evitará adoptar decisiones basadas en mo- tivos insuficientes o vagos o que no contengan un razona- miento individual.
3. Si, debido al gran nœmero de personas afectadas por similares decisiones, no fuera posible comunicar de forma de- tallada los motivos de la decisión y se remitieran respuestas normalizadas, el funcionario enviará ulteriormente el razona- miento individual a la persona que lo solicite.
Artículo 19
Indicación de las posibilidades de apelación
1. Cualquier decisión de la Oficina que pueda afectar adver- samente a los derechos e intereses de una persona particular contendrá una indicación de las posibilidades de apelación contra tal decisión. En particular, indicará la naturaleza de los recursos, los organismos ante los que puedan presentarse y los plazos en los que deban ejercerse.
2. Asimismo, se mencionarán en la decisión las posibilida- des de emprender recursos judiciales y presentar reclamaciones ante el Defensor del Pueblo Europeo, en virtud de los artículos 230 y 195 respectivamente del Tratado constitutivo de la Co- munidad Europea.
Artículo 20
Notificación de la decisión
1. El funcionario garantizará que cualquier decisión que afecte a los derechos o intereses de una persona privada sea notificada a esa persona por escrito, tan pronto como sea posible una vez adoptada la decisión.
2. El funcionario se abstendrá de comunicar la decisión a otros antes de que haya sido informada la persona afectada.
Artículo 21
Protección de datos
1. El funcionario que maneje datos personales referentes a un miembro del pœblico respetará los principios establecidos en la Directiva 95/46/CE relativa a la protección de las perso- nas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
2. En particular, el funcionario evitará el tratamiento de datos personales con fines no justificados o la transmisión de tales datos a personas no autorizadas.
Artículo 22
Solicitudes de información
1. El funcionario, cuando sea de su competencia el asunto de que se trate, facilitará a los miembros del pœblico la infor- mación que soliciten.
2. Si resultara demasiado complicado o general el tramitar una solicitud oral, el funcionario pedirá a la persona afectada que formule su solicitud por escrito.
3. Si, por motivos de confidencialidad, el funcionario no pudiera revelar la información que se le solicita, indicará las razones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 18 anterior.
4. En caso de solicitudes de información sobre cuestiones para las que no tenga competencias, el funcionario remitirá a la persona que presente la solicitud a la persona competente, indicándole su nombre y nœmero de teléfono. En caso de so- licitudes de información que afecten a otra institución u orga- nismo comunitario, el funcionario dirigirá al peticionario a dicha institución u organismo.
Artículo 23
Solicitudes de acceso pœblico a documentos
1. En el caso de solicitudes de acceso a documentos de la Oficina, el funcionario facilitará acceso a dichos documentos de conformidad con la legislación que rige la Oficina y con la Decisión del Consejo de administración de la Oficina sobre el acceso pœblico a los documentos.
2. Si el funcionario no puede satisfacer una petición oral de acceso a documentos, indicará al miembro del pœblico que la formule por escrito.
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Artículo 24
Mantenimiento de archivos adecuados
La Oficina mantendrá archivos adecuados de su corresponden- cia de entrada y de salida, de los documentos que reciba y de las medidas que adopte.
Artículo 25
Acceso pœblico al Código
1. La Oficina adoptará las medidas necesarias para garanti- zar que el presente Código reciba la más amplia publicidad posible entre los miembros del pœblico. En concreto, garanti- zará la difusión de un folleto titulado «Código de buena con- ducta administrativa de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales», que contendrá el Código.
2. La Oficina facilitará copia del presente Código a cualquier miembro del pœblico que lo solicite.
Artículo 26
Derecho a reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo
Cualquier incumplimiento por parte de un funcionario de los principios establecidos en el presente Código podrá ser objeto
de una reclamación al Defensor del Pueblo Europeo, de con- formidad con el artículo 195 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y el estatuto del Defensor del Pueblo Eu- ropeo (1).
Artículo 27
Revisión
Las normas aquí establecidas se revisarán transcurrido un plazo de dos aæos a partir de su entrada en vigor. Para preparar dicha revisión, a finales de 2001 el Presidente de la Oficina remitirá al Consejo de administración un informe sobre la aplicación de estas normas hasta ese momento.
Artículo 28
Entrada en vigor
Estas normas entrarán en vigor el 13 de abril de 2000 y serán publicadas en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
Hecho el 12 de abril de 2000.
El Presidente del Consejo de administración
Louis VAN EYLEN
(1) Decisión del Parlamento Europeo sobre el estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus fun- ciones (DO L 113 de 4.5.1994, p. 15).