常问问题:产权组织虚拟会议和混合会议

在虚拟会议中,只有主席、会议秘书处、产权组织其他必要工作人员和口译员出现在产权组织会议厅现场。所有代表都使用虚拟会议平台远程连接到会议。

在混合会议中,部分代表现场参与,部分代表在线参与。除主席、产权组织团队和口译员外,现场还有数量有限的代表在场。所有其他代表则通过虚拟会议平台远程参与。来自平台和会议室的视听资料经过整合,在实体和虚拟会议环境中实时显示。

产权组织虚拟会议和混合会议的邀请(召集)和认证过程以及代表注册继续通过我们通常的注册系统正常进行。

注册表要求您注明是出席现场会议还是参加远程会议。

注册结束后,每个远程参会的代表会收到一封包含参会说明、会议空间链接和访问令牌的电子邮件。代表连接到平台时,会通过手机或电子邮件收到唯一的验证码,这是加入会议所必需的(相当于在到达会议现场时出示胸卡)。

请遵守邀请通函中规定的注册截止日期,以留出时间进行技术性的双因素身份验证过程和会前个人指导。

对于全面提供口译的会议,Interprefy平台最多可容纳3,000位参会者,其中包括450位被指定为有发言权限的参会者(“主动参与”模式)。

被动(不发言的)参会者将能够跟踪会议进程并访问“事件聊天”,但无法请求发言,也无法访问私聊功能。但是,其名称将会出现在会议的正式参会人员名单上。

双因素身份验证过程可以代替实体胸卡,以检查和授权每个人对在线会议的访问:

  • 对照参会者在注册表中提供的电子邮箱,对电子邮箱地址进行验证;
  • 参会者通过手机或电子邮件收到一次性的唯一验证码,用以加入会议。

是的。现在以六种语言如常提供实况网播。虚拟会议和混合会议的录像也可以通过视频点播获得。实况网播为不发言的参会者提供了一种简便的替代方法,使其无需注册或通过虚拟平台的验证程序,也可以从外部实时跟踪会议进程。(仅通过网播跟踪会议的人员的名称也会出现在最终发布的参会人员名单上。)

典型的实体会议安排(每天两段,每段三小时,午休时间延长,持续若干天)不适合来自世界各地的参会者远程参与的完全虚拟会议。

为适应不同时区,产权组织虚拟会议一般将在日内瓦时间下午1时至3时举行(相当于北美东部时间上午8时至10时;亚洲远东时间晚上9时至11时)。

加入会议时,所有代表的麦克风被统一静音。

主席将邀请代表按照通常的顺序请求发言,即:(i)地区集团协调员;(ii)成员国代表团;(iii)观察员组织。

当主席邀请发言时,上述相应类别的参会者单击“举手”按钮即可请求发言。秘书处团队帮助主席跟踪发言请求队列(包括在混合会议中协调远程和现场发言请求)。麦克风操作员按照主席宣布的顺序打开被指定发言人的麦克风。

可以。为了节省时间,鼓励各代表团提交书面发言,这些发言将成为会议正式记录的一部分。如果代表团希望口头发言,鼓励其提前提供文本副本,以帮助口译员,并且以防出现连接问题。

代表团还可以提交预先录制的视频发言,视频将在会议期间进行广播,代替现场发言。

该平台提供文字私聊和全体聊天(或“事件聊天”)功能。

在正式的产权组织委员会会议中,代表不应使用事件聊天功能代替口头发言或提出一般性意见或问题。一般情况下,该功能仅在出于技术或实际需要的情况下,由秘书处、麦克风操作员或口译员用于与所有参会者进行交流。

对于正式委员会中的代表而言,该功能的唯一用途通常是提出程序问题,因为仅举手功能无法将程序问题与发言请求区分开来。

间私聊、与秘书处团队沟通,或者向技术支持发送消息(通过“主持人聊天”)。

在会议开始之前,将联系所有远程参加虚拟会议或混合会议的注册代表,以进行单独的技术连接测试以及有关如何使用该平台的小型指导。

同时提供简要的分步用户指南 PDF, User guide remote participation platform

在会前和会议期间,将提供服务台“热线电话”,以帮助解决任何技术问题。

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