ИС для бизнеса: основные этапы​​​​​

Рост: интеграция ИС в бизнес-решения

На этом этапе:
Учитесь принимать стратегические бизнес-решения по мере того, как ваш бизнес укрепляется, и вы готовитесь к его расширению. В этом разделе анализируются критически важные аспекты стратегии в области ИС, которые помогут вашей компании на этом этапе развития бизнеса.

Основные моменты

  • Когда характер вашего бизнеса изменился, проанализируйте свою стратегию в области ИС, чтобы убедиться в том, что она все еще соответствует вашим коммерческим целям.

  • Подумайте об изменениях, которые могут происходить по мере построения портфеля ИС. Изменения в бизнес-моделях могут сделать вашу ИС более или менее ценной.

  • По мере изменения характера вашего бизнеса подумайте о возможности создания новой ИС, обеспечивающей конкурентные преимущества или повышающей ценность бизнеса.

  • Регулярно анализируйте ваши активы ИС. Прекратите платить за активы, которые более не представляют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.

  • Ваша ИС может представлять ценность для других и быть источником дохода. Рассмотрите возможность ее продажи или лицензирования.

  • Если другая сторона заявила, что вы используете ее ИС без разрешения, отнеситесь к этому серьезно. Проанализируйте претензию и решите, что делать дальше.

Расширение бизнеса

По мере расширения бизнеса четко разъясняйте новым членам коллектива, чем владеет компания, и что необходимо делать каждому, чтобы компания сохранила свое конкурентное преимущество.
a. Соображения в отношении собственности на активы ИС
Право собственности на ИС часто начинается с ее изобретателя или создателя. Даже если кто-то создает ИС от вашего имени, например в рамках найма или соглашения, по закону эта ИС не может принадлежать вам.
Как и любые активы, эти права могут быть переданы в порядке переуступки. Во многих странах переуступка должна быть зарегистрирована в соответствующем органе.
Интеллектуальная собственность и трудовые договоры
Именно поэтому компании обычно требуют, чтобы сотрудники передавали им свои права ИС (ПИС) в соответствии с заключаемыми в ними трудовыми договорами.
Убедитесь в том, что на практике в договорах, заключенных с существующими и заключаемых с новыми работниками, четко прописано следующее:
  • Четкое разграничение между тем, чем владеет компания, и тем, что может принадлежать сотрудникам.
  • Сотрудник в письменной форме соглашается передать права на созданную им ИС даже после ухода из компании.
  • Что происходит с созданной ИС в случае увольнения или прекращения действия трудового договора.
  • Любые исключения, о которых вы договорились с сотрудником.
Передача прав ИС, созданной подрядчиками
В контрактах должно быть четко указано, чем владеет ваша компания и какая ИС сохраняется за подрядчиком. Это особенно важно для временных работников, которые вряд ли останутся в компании по мере ее роста.
Защита конфиденциальной информации от увольняющихся работников
Напомните сотруднику или подрядчику об их обязательствах. Если возможно, проведите инвентаризацию ИС, с которой сотрудник имел дело или в создании которой он участвовал. Попросите его подтвердить в письменной форме, что ваша компания владеет этими правами. Этот документ можно будет использовать впоследствии, если вам нужно будет доказать, что вы владеете чем-то, а сотрудник недоступен или отказывается помочь.
b. Обеспечение безопасности конфиденциальной информации вашей компании

policy

Занимаясь предпринимательской деятельностью, установите четкий порядок и правила обеспечения безопасности вашей компании и вашей ИС.

check_box

Определите, какая информация является конфиденциальной.

check_box

Регулярно проводите учет активов, в том числе ИС и всего, что составляет коммерческую тайну.

check_box

Потребуйте от сотрудников и подрядчиков не разглашать эту информацию даже после того, как они прекратят сотрудничать с компанией.

check_box

Не разглашайте конфиденциальную информацию других лиц, например бывших сотрудников.

shield

Некоторая информация, составляющая коммерческую тайну, является чрезвычайно ценной для вашей компании. К такой информации относятся:

  • Исходный код.

  • Списки клиентов или поставщиков.

  • Финансовая информация и бизнес-планы.

  • Формулы и рецепты.

  • Технологические процессы и ноу-хау.

  • Маркетинговые данные и планы маркетинга.

С этой целью проведение аудита ИС может оказаться полезным для того, чтобы определить все то, что является конфиденциальным и нуждается в защите. После того, как определено, какие активы являются конфиденциальными, потребуйте от сотрудников и подрядчиков не разглашать эту информацию даже после того, как они прекратят сотрудничать с компанией.

Expanding the team

As you expand, be clear with new team members about what the company owns and the steps each person needs to take to keep your competitive advantage safe.

a. Considerations on IP ownership

IP ownership often starts with its inventor or creator. Even if someone creates IP on your behalf, e.g. through employment or a contractual agreement, you may not legally own it.

Like any property, these rights can be transferred through an assignment. In many countries, an assignment must be registered with the relevant authority.

Intellectual Property and Employment Agreements

This is why companies usually require employees to assign their IP rights (IPRs) as part of their employment contracts.

In practice, make sure that current and new employees have clear contractual terms that outline:

  • Clear distinction between what the company owns, and what may be owned by employees

  • The employee's agreement to assign rights to IP they create, in writing, even after they leave the company

  • In case of resignation or termination, what happens to the IP created

  • Any exceptions you agree on with the employee

Assigning IP Ownership when created by Contractors

Contracts need to be clear about what your company owns and what IP the contractor keeps. This is especially important for temporary staff, who are unlikely to stick around as the company grows.

Protecting confidential information from departing employees

Remind the employee or contractor of their obligations. If possible, do an inventory of IP that the employee interacted with or helped create. Ask them to put in writing that your company owns these rights. This document can be used later, if you need to prove you own something and the person is unavailable or unwilling to help.

b. Keeping your company’s confidential information safe

policy

As you conduct your business, establish clear structures

and policies to keep your company and IP safe.

check_box

Identify what is confidential

check_box

Keep an up-to-date inventory that includes both IP and trade secrets

check_box

Require employees and contractors not to disclose it, even after they leave the company

check_box

Do not share confidential information of others, like former employees

shield

Some trade secrets are highly valuable to your

company, such as:

  • Source code

  • Customer or supplier lists

  • Financial information and business planning

  • Formulae and recipes

  • Process know-how

  • Marketing data and planning

For this purpose, conducting an IP audit might be helpful in identifying the full suite of what is confidential and needs further protecting. Once confidential assets have been identified, require employees and contractors not to disclose it, even after they leave the company.

Подумать, прежде чем делиться конфиденциальной информацией

Вам может понадобиться помощь, чтобы реализовать идею, например создать свой бренд, произвести свой продукт, распространять и продавать его.
Прежде чем делиться информацией, позаботьтесь о том, чтобы сохранить конкурентное преимущество вашей компании.
a. Заключить соглашения о неразглашении информации
Соглашениe о неразглашении информации — это краткий документ, в котором объясняется, что сообщаемая информация является конфиденциальной, и оговаривается, что с ней можно делать.
Чтобы обезопасить свою компанию, составьте шаблон соглашения о неразглашении информации для своего бизнеса и сделайте его частью корпоративной культуры при общении с кем-либо за пределами вашего бизнеса.

speaker_notes_off

Шаблон должен включать следующие основные компоненты:

check_box

Чем вы делитесь и почему?

check_box

Как можно использовать эту информацию?

check_box

Как долго она будет оставаться секретной?

check_box

Что произойдет, если информация станет общедоступной?

check_box

Что произойдет, если соглашение о неразглашении информации будет нарушено?

check_box

Будет ли что-либо возвращено или уничтожено после окончания действия соглашения?

Think before you share confidential information

You may need help from outside the company to realize your vision, e.g. to build your brand, manufacture your product, distribute and sell it.

Before sharing take steps to keep your company’s competitive advantage safe.

a. Execute non-disclosure agreements (NDAs)

Non-disclosure agreements (NDAs) are short documents that explain the information shared is confidential and what you can do with it.

It's a standard business practice to execute NDAs and is considered a sign of seriousness of your endeavor

To keep your company safe, develop an NDA template for your business and make it part of corporate culture when talking to anyone outside your business.

speaker_notes_off

The template should include the following key components:

check_box

What are you sharing and why?

check_box

How can the information be used?

check_box

How long will it be a secret?

check_box

What happens if the information becomes public?

check_box

What happens if the NDA is broken?

check_box

Will anything be returned or destroyed after the agreement ends?

Обеспечить безопасность ИС, работая с поставщиками

Письменно оформите свои коммерческие отношения с поставщиками и включите элементы, которые вам потребуются для ведения вашего бизнеса сегодня и по мере вашего роста, в том числе указав следующее:
a. Уточните, чем вы будете владеть в рамках этих отношений
В зависимости от отношений поставщик может согласиться предоставить вам права на то, что разрабатывается или производится. Если вы владеете этим, убедитесь, что ваше право собственности оформлено четко и в письменной форме.
b. Если вы не владеете этим, четко определите, как вы сможете использовать это в будущем
Если вы не планируете владеть всем, что создается или разрабатывается, подумайте, как вы можете использовать это в будущем. Можно ли использовать это для других продуктов или предложений? Есть ли какие-либо ограничения? Что произойдет, если ваша компания сменит владельца?
c. Запрашивайте физические или цифровые копии того, что создано
Для ведения вашего бизнеса вам могут понадобиться документы, исходный код, модели, формулы, которые создает ваш партнер.
d. Что является конфиденциальным и как может быть использована любая информация, которую вы предоставляете
Когда вы заключаете соглашение с поставщиком, уточните, чтó является конфиденциальным, даже если вы уже заключили соглашение о неразглашении информации. Это может не касаться ваших нынешних отношений.
Работая с поставщиками, старайтесь на давать преимуществ конкурентам. Подумайте о том, чтобы запретить им использовать то, что они создали для вас, в отношениях с третьей стороной.
e. Может ли поставщик использовать интеллектуальную собственность третьих лиц в рамках контракта?
Поставщику может понадобиться ИС третьих лиц или он захочет использовать ее для исполнения контракта. Например, разработчик программного обеспечения может сделать сторонний программный пакет частью мобильного приложения.
Если вы согласны на использование ИС третьих лиц, попросите поставщика сообщить вам об этом. Убедитесь, что вас устраивают условия лицензии на использование ИС третьих лиц, и проверьте, может ли такая лицензия быть передана кому-то другому, если вы продаете часть своего бизнеса или весь бизнес целиком.
f. Уточните, что произойдет, если кто-то обвинит вас в использовании их ИС без разрешения
В некоторых случаях поставщику может быть целесообразно защищать вас, если кто-то утверждает, что вы используете его ИС. Например, если вы покупаете у поставщика набор микросхем, который является частью производимой вами машины, и используете его в соответствии с указаниями поставщика, имеет смысл возложить на него ответственность за такого рода претензии.
g. Действия, предпринимаемые по истечении срока действия контракта
Четко оговорите, что произойдет по истечении срока действия контракта или в случае, если поставщик не выполнил его условия. В частности, укажите, какая документация вам нужна или что должно быть уничтожено или возвращено.

Keeping your IP safe while working with suppliers

Put your commercial arrangements with suppliers in writing and include the elements you’ll need to run your business today and as you grow, including:

a. Clarify what you will own from the relationship

Depending on the relationship, the supplier may be willing to give you rights to what is developed or produced. If you own it, make sure that your ownership is clear and in writing.

b. If you don’t own it be clear about how you can use in the future

If you do not plan to own all of what gets created or developed, understand how you can use it in the future. Can you use it on other products or offerings? Are there any limitations? What happens if your company changes ownership?

c. Ask for physical or digital copies of what’s created

You might need documents, source code, models, formulas that your partner creates to run your business.

d. What’s confidential and how any information you provide can be used

When you finalize a supplier arrangement, clarify what’s confidential, even if you already executed an NDA. It may not cover your current relationship.

When working with suppliers, avoid giving your competitors an advantage. Consider preventing them from using what they create for you with a third party.

e. Can the supplier use third-party IP as part of the contract?

The supplier might need or want to use someone else’s IP to complete the contract. For example, a software developer may include a third party software package as part of a mobile app.

If you agree to using third party IP, ask the supplier to tell you about it. Ensure that you are comfortable with the license terms associated with the third-party IP and consider whether these terms allow for transferability in the event of selling some or all of your business.

f. Clarify what happens if someone accuses you of using their IP without permission

In some cases, it can be appropriate for a supplier to defend you if someone else claims that you are using their IP. For example, if you buy a chipset from a supplier that goes in your machine and you use it as directed by the supplier, it may make sense to make them responsible for these types of claims.

g. Steps that happen when a contract ends

Be clear what happens at the end of the contract or if the supplier fails to deliver. This includes what documentation you need or what should be destroyed or returned.

Налаживание успешных партнерских отношений с использованием вашей ИС

В чем заключаются преимущества партнерских отношений?
  • Получить доступ к тому, что нужно вашему бизнесу, — знаниям, технологиям и т.п. — и развивать все это.
  • Снизить затраты на НИОКР и распределить риски.
  • Выйти на новые рынки и расширить бизнес.
Подумайте, как вы будете использовать ИС на всех этапах вашего партнерства:
  • Вашим лучшим активом может быть ваша ИС.
  • Вам может понадобиться доступ к ИС, принадлежащей партнерам.

Благодаря эффективным партнерским отношениям может создаваться новая ИС

Характер собственности и права собственности могут быть разными, в зависимости от того, что было создано, и от характера ИС,

Примеры:

handshake

Бренд принадлежит партнерству.

group_add

Для одного партнера это означает повышение эффективности производства.

diversity_3

Для другого партнера это означает повышение качества продукта.

Заключенное вами соглашение о деловом партнерстве должно включать четко сформулированные термины и в нем должно быть оговорено следующее:
  • Кто решает, что нужно охранять.
  • Кто контролирует какие процессы.
  • Кто за что платит.
  • Какая ИС предоставляется, кто может ее использовать и на каких условиях.
  • Кто получает ИС и другие активы, принадлежащие партнерству, при его ликвидации.
  • Как обеспечивается конфиденциальность.
  • Как урегулируются споры, для разрешения которых вы можете обратиться в Центр ВОИС по арбитражу и посредничеству (ЦАП), который предлагает эффективные с точки зрения затрат времени и средств различные варианты альтернативного урегулирования споров (АУС).

Setting up a successful business partnership with your IP

What are the benefits of business partnerships?

  • Access and develop things your business needs: knowledge, technology, etc.

  • Reduce R&D costs and share risks

  • Enter new markets and scale-up your business

Think about how you will use IP at all stages of your partnership:

  • Your best asset to contribute may be your IP

  • You may need access to IP owned by the partners

A good partnership may create new IP

Ownership and rights may vary based on what’s created and the nature of the IP

Examples:

handshake

Brand belongs to the partnership

group_add

Manufacturing improvements belong to one partner

diversity_3

Product improvements belong to another partner

Your business partnership agreement should include clear IP terms and cover:

  • Who decides what to protect

  • Who oversees what process

  • Who pays for what

  • What IP is contributed, who can use it and on what terms

  • Who gets partnership-owned IP and other assets when it’s dissolved

  • How to maintain confidentiality

  • How to resolve disputes, you can refer to WIPO’s Arbitration and Mediation Center (AMC) which offers time- and cost-efficient alternative dispute resolution (ADR) options.

Информация об ИС как средство информационно-аналитического обеспечения

Хотите узнать больше о своем рынке, конкурентах и потенциальных партнерах? Информация, содержащаяся в специализированных базах данных по ИС, может быть даже более полезной, чем вы думаете.
a. Сбор и анализ информации о конкурентах
Последняя информация о регистрациях может дать более полное представление о ситуации, чем другие источники.
b. Возможности для бизнеса
Найдите технологию, которой еще нет на рынке, и получите к ней доступ.
c. Поиск партнеров
Вам нужен партнер? Ищите его среди тех, у кого есть зарегистрированная ИС, дополняющая вашу ИС.
С кем сотрудничать? Ищите возможности для регистрации ИС совместно с несколькими сторонами (например, с изобретателями или владельцами).
d. Тенденции развития технологий
Недавние заявки на регистрацию ИС показывают, как развиваются технологии.
e. Включение компонентов
Вы можете использовать ИС третьей стороны для дальнейшего совершенствования своего продукта.
f. Потенциальные активы
Если нет зарегистрированной ИС, вы можете обеспечить ее охрану (или она еще не является общедоступной, либо рынок может не считать ее ценной).

IP information as a source of business intelligence

Want to know more about your market, competitors, and potential partners? Information contained in specialized IP databases reveal more than you think.

a. Competitive Intel

Recent registrations can give a clearer picture than other sources.

b. Business Opportunities

Find technology that is not on the market yet and get access to it.

c. Find Partners

Want a partner? Look for entities with complementary IP registrations.

Who’s working together? Look for IP registrations with multiple parties (e.g. inventors or owners).

d. Technology Trends

Recent IP filings show how a field is developing.

e. Component Incorporation

You may want to use third party IP to further develop your products.

f. Potential assets

If there is no registered IP, you may be able to protect it. (Or it may not be public yet, or the market may not view it as valuable).

Снижение рисков, связанных с ИС, по мере роста

a. Проверить, кому принадлежит ИС
Для того, чтобы наверняка добиться успеха, убедитесь в том, что вы не используете чужую ИС.

Использование чужой ИС без разрешения может дорого обойтись вашему бизнесу.

Может быть, придется:

block

прекратить использовать название вашего бизнеса или ваше предложение;

playlist_remove

убрать предложение с рынка;

credit_card_off

возместить ущерб.

Неведение – не оправдание!

Что нужно проверить, перед тем как использовать актив ИС?
  • Ищите название вашего бизнеса на рынках, на которых вы планируете продавать свой продукт, как в настоящее время, так и в будущем.
  • Проанализируйте все особенности вашего предложения по отдельности и в целом.
Как проверить права ИС?
  • Начните с самостоятельного поиска (по базам данных ВОИС)
  • Затем обратитесь к эксперту (юрисконсульту или ведомству ИС).
Что делать, если вы узнали о том, что актив интеллектуальной собственности уже используется?
  • Удалите охраняемый признак или создавайте свой продукт в обход того, что запатентовано.
  • Получите к нему доступ (например, получив лицензию или купив)
  • Воспользуйтесь юридической помощью, чтобы определить, относится ли ИС к вам или является недействительной.
  • Рассмотрите возможность использования нового названия или другого предложения.
b. Охрана вашей интеллектуальной собственности
Если вы не обнаружили никаких документов, подтверждающих интеллектуальную собственность на важный для вас актив, подумайте о том, как защитить этот актив при помощи прав ИС.
  • Обеспечьте охрану изобретения при помощи патентов, полезных моделей или коммерческой тайны.
  • Обеспечьте охрану своего творческого вклада, зарегистрировав авторские права, промышленный образец или товарный знак.
  • Защитите конфиденциальную информацию с помощью коммерческой тайны.
  • Обеспечьте охрану вашего фирменного наименования или логотипа, зарегистрировав товарный знак, авторские права или промышленный образец.
  • Обеспечьте охрану дизайна, зарегистрировав промышленный образец, авторские права или запатентовав его.

Mitigating IP risks as you grow

a. IP ownership check

Before you become successful, check if you might be using someone else’s IP.

Using someone else’s IP without permission can cost your business.

You might have to:

block

Stop using your name or offering

playlist_remove

Pull your offering from the market

credit_card_off

Pay damages

Ignorance is not a defense!

What should you check before using an IP asset?

  • Search for your name in the markets you plan to sell, both now and in the future

  • Consider each feature of your offering separately and as a whole How to carry out an IP check?

  • Start with your own search (WIPO databases)

  • Then work with an expert (legal counsel or IP office)

  • What to do if you find that an intellectual property is already in use?

  • Remove or design around the protected feature

  • Get access to it (e.g. license or buy it)

  • Use legal help to determine if the IP applies to you or may be invalid

  • Consider a new name or different offering

b. Protecting your intellectual property

If you don’t find any intellectual property records, and if it’s valuable, consider protecting your asset with IP

  • Protect an invention with patents, utility models or trade secrets

  • Protect your creative inputs with copyright, industrial designs and trademarks

  • Protect confidential information with trade secrets

  • Protect your brand name or logo with trademarks, copyright and industrial designs

  • Protect a design with industrial designs, copyrights and patents