أسئلة متكرّرة: اجتماعات الويبو الافتراضية والهجينة

في الاجتماع الافتراضي، يقوم كل المندوبين بربط الاتصال بالاجتماع عن بعد باستخدام منصة المؤتمرات الافتراضية.

أأما في الاجتماع الهجين، تكون المشاركة مختلطة، أي يحضر المندوبون شخصياً في الموقع أو يشاركون عن بعد عبر منصة الاجتماعات الافتراضية. وتُدمج التدفقات السمعية البصرية الواردة (من المنصة وقاعة الاجتماعات على حد سواء) وتُبثّ في الوقت المناسب في البيئة الخاصة بكل من الاجتماعين الحضوري والافتراضي.

إجراءات دعوة المندوبين وتفويضهم وتسجيلهم لحضور اجتماعات الويبو الافتراضية والهجينة تتواصل كالعادة من خلال نظامنا المعتاد للتسجيل.

وفي استمارة التسجيل، يُطلب منكم بيان ما إذا كنتم ستحضرون الاجتماع شخصياً أو تشاركون عن بعد.

وبعد غلق باب التسجيل، يستلم كل مندوب يشارك عن بعد رسالة إلكترونية تشتمل على تعليمات للنفاذ ورابط إلى مجال الاجتماع ورمز مميّز للنفاذ. وعندما يقوم بربط الاتصال مع المنصة، سيستلم رمز مصادقة مميّز عبر الهاتف المحمول أو البريد الإلكتروني، وسيكون من الضروري إدخاله للتمكّن من النفاذ إلى الاجتماع (وذلك يضاهي بطاقة الدخول التي يجب إظهارها عند الوصول شخصياً لحضور اجتماع).

الرجاء الالتزام بموعد التسجيل المبيّن في الدعوة المُعمّمة لإتاحة الوقت الكافي للقيام بالإجراءات التقنية الخاصة بالمصادقة ذات العاملين وإجراء الدورات الإرشادية السابقة للاجتماع.

فيما يخص الاجتماعات التي تُوفر فيها خدمة الترجمة الفورية الكاملة، يمكن لمنصة Interprefy استيعاب ما يصل مجموعه إلى 3,000 مشارك، بما في ذلك 450 مشاركاً ممن لهم دور المتحدث (صيغة "المشاركة النشطة").

أما المشاركون الساكنون (غير المتحدثين) فسيكون بإمكانهم متابعة وقائع الاجتماع والنفاذ إلى "الدردشة العامة"، ولكن لن يتسنى لهم طلب الكلمة ولا النفاذ إلى وظائف الدردشة الخاصة. غير أن أسماءهم ستظهر على القائمة الرسمية للمشاركين في الاجتماع.

بدلاً من إظهار بطاقة الدخول شخصياً، توجد عملية مصادقة ذات عاملين للتحقق من هوية كل شخص والتصريح له بالنفاذ إلى الاجتماع الإلكتروني.

• يتم التحقّق من عنوان البريد الإلكتروني بمقارنته مع البريد الإلكتروني الذي قدمه المشارك في استمارة التسجيل؛
• يستلم المشارك رمز مصادقة مميّز ووحيد الاستخدام عبر الهاتف المحمول أو البريد الإلكتروني من أجل النفاذ إلى الاجتماع.

نعم، يُوفر البث الشبكي المباشر كالعادة، وهو الآن متاح بست لغات. كما تُتاح تسجيلات الاجتماعات الافتراضية والهجينة في إطار خدمة الفيديو حسب الطلب. ويوفر البث الشبكي المباشر وسيلة بديلة سهلة للمشاركين غير المتحدثين لمتابعة وقائع الاجتماع في الوقت المناسب من الخارج دون الاضطرار إلى التسجيل أو المرور بإجراءات المصادقة الخاصة بالمنصة الافتراضية. (أسماء الأشخاص الذين يتابعون اجتماعاً عبر البث الشبكي فقط لا تظهر على قائمة المشاركين النهائية المنشورة.)

لا يتناسب الجدول الزمني المطبق عادة على الاجتماعات الحضورية (شطران يومياً يستغرق كل منهما ثلاث ساعات طيلة عدة أيام، مع تخصيص فترة غداء مطوّلة) مع الاجتماعات المعقودة افتراضياً بالكامل والتي يحضرها عن بعد مشاركون من كل أنحاء العالم.

وللتوافق مع مختلف المناطق الزمنية، ستُعقد اجتماعات الويبو الافتراضية عموماً من الساعة 1 إلى الساعة 3 بعد الظهر بتوقيت جنيف (مما يعادل الساعة 8 إلى الساعة 10 صباحاً بالتوقيت الشرقي في أمريكا الشمالية؛ والساعة 9 إلى الساعة 11 مساءً في أقصى شرق آسيا).

تُكتم ميكروفونات جميع المندوبين بشكل مركزي عند انضمامهم إلى الاجتماع.

وسيدعو الرئيس المندوبين إلى طلب الكلمة بالترتيب المعتاد، أي "1" منسقي المجموعات الإقليمية؛ "2" وفود الدول الأعضاء؛ "3" المنظمات المراقبة.

وعند دعوة الرئيس المشاركين إلى أخذ الكلمة، سيقوم هؤلاء، كل حسب فئته، بالضغط على زر "رفع اليد" (raise-hand) لطلب الكلمة. ويساعد فريق الأمانة الرئيس على متابعة تسلسل طلبات أخذ الكلمة (بما في ذلك تنسيق طلبات أخذ الكلمة عن بعد وفي الموقع في اجتماع هجين). ويفتح مشغّل الميكروفونات ميكروفونات المتحدثين المعيّنين بالترتيب الذي أعلن عنه الرئيس.

نعم. لربح الوقت، يُشجّع المندوبون على تقديم بيانات كتابية تُدرج في السجلات الرسمية للدورة. وإذا رغبوا في الإدلاء ببيان شفهي، فينبغي لهم تقديم نسخة من النص مسبقاً لمساعدة المترجمين الفوريين، وفي حال ظهور مشاكل في ربط الاتصال.

وبإمكان المندوبين أيضاً تقديم بيانات فيديوية مسجلة مسبقاً لتُبث خلال الاجتماع، عوضاً عن المداخلة المباشرة.

تتيح المنصة إمكانية إجراء دردشة كتابية خاصة ودردشة كتابية مع الجميع (أو "دردشة عامة").

وفي اجتماع لإحدى لجان الويبو الرسمية، لا ينبغي للمندوبين استخدام وظيفة الدردشة العامة عوضاً عن المداخلة الشفهية، أو استخدامها لتقديم تعليقات أو طرح أسئلة. فسيقتصر استخدامها عموماً على الأمانة أو مشغّل الميكروفونات أو المترجمين الفوريين لتوجيه تبليغات إلى كل المشاركين إن اقتضت الحاجة لأسباب تقنية أو عملية.

والاستخدام الوحيد الممكن من قبل المندوبين في اجتماع إحدى اللجان الرسمية هو عموما من أجل إثارة نقطة نظام، ذلك أنه لا يمكن التمييز في وظيفة رفع اليد وحدها بين نقطة النظام وطلب أخذ الكلمة.

وتُتاح الدردشة الخاصة للمندوبين المشاركين عن بعد ممن لهم دور المتحدث (صيغة "المشاركة النشطة"). ويجوز استخدامها لتبادل رسائل خاصة بين المشاركين، وللتواصل مع فريق الأمانة، أو توجيه رسائل إلى خدمة المساعدة التقنية (عبر "منسق الدردشة").

سيتم الاتصال بكل المندوبين المسجلين للمشاركة عن بعد في اجتماع افتراضي أو هجين قبل انعقاد الاجتماع بغرض إجراء اختبار فردي لإمكانية ربط الاتصال وإجراء دورة إرشادية عن كيفية استخدام المنصة.

ويُتاح دليل بسيط يبيّن كيفية استخدام المنصة خطوة خطوة .

كما تُتاح خطوط للاتصال المباشر مع مكتب المساعدة لطلب تسوية أية مشاكل تقنية قبل الاجتماع وخلاله.