Las siguientes indicaciones tienen por objeto garantizar que los ficheros de referencia proporcionados a la Oficina Internacional se ajusten a la Norma ST.37 de la OMPI y sean homogéneos en todas las Oficinas. Este documento se basa en las preguntas planteadas a la Oficina Internacional desde la puesta en marcha en 2019 del portal de ficheros de referencia. Este portal está disponible en: https://www.wipo.int/standards/es/authority_file.html
La Oficina Internacional comprueba la validez de todos los ficheros de referencia presentados por las Oficinas con respecto a la Norma ST.37 de la OMPI. El portal de ficheros de referencia se actualiza al menos una vez al año, en marzo.
El primer paso a la hora de preparar el fichero de referencia es consultar la Norma ST.37 de la OMPI. Se ofrecen recomendaciones para los ficheros de referencia que se facilitan en formato de texto o en formato XML conforme al esquema (Norma ST.37, Anexo III) o al DTD (Norma ST.37, Anexo IV). Cabe destacar que los ficheros de referencia que no se ajusten a la Norma ST.37 no se publicarán en el portal de la OMPI.
Se recomienda que las Oficinas proporcionen el fichero de referencia conforme a la última versión de la Norma ST.37, que puede encontrarse en la página de normas técnicas de la OMPI. No obstante, si es necesario, el fichero de referencia puede proporcionarse conforme a cualquier versión de la Norma ST.37.
La Oficina Internacional revisará los ficheros de referencia (y sus actualizaciones) presentados por las Oficinas antes de publicarlos en el portal. Si hay algún problema con el fichero de referencia proporcionado, la OMPI se pondrá en contacto con la Oficina para examinar los cambios que sean necesarios. Una vez que el fichero de referencia sea conforme, se publicará en el próximo periodo de publicación. Normalmente hay dos actualizaciones al año, siendo la primera en marzo.
El fichero de referencia conforme a la Norma ST.37 requiere cuatro elementos obligatorios por cada publicación de patente, tal como se define en el párrafo 8 de la norma: código alfabético de dos letras identificativo de la Oficina, número de publicación, código de tipo y fecha de publicación. No obstante, se recomienda encarecidamente que también se facilite la información de identificación de la solicitud definida en el párrafo 9.c) de la norma, si está disponible, ya que esa información resulta útil para los usuarios del fichero de referencia.
Aunque no es obligatorio, se recomienda encarecidamente que las Oficinas proporcionen un fichero de definiciones además del fichero de referencia. El fichero de definiciones ofrece información útil sobre el periodo comprendido y los códigos de excepciones, en caso de que se utilicen. El fichero de definiciones puede proporcionarse (o alojarse) en varios formatos, entre ellos texto o HTML. Se recomienda que las Oficinas proporcionen tantos metadatos como sea posible en este fichero.
El fichero de definiciones puede incluir la siguiente información:
Las Oficinas tienen varias opciones para proporcionar las fechas de publicación y de presentación de las patentes. A fin de que todas las Oficinas proporcionen estas fechas de manera homogénea, se recomienda que:
Los códigos INID se definen en la Norma ST.9 de la OMPI .
Aunque el número de solicitud puede facilitarse opcionalmente, en algunos casos están disponibles algunos de los campos pertinentes, si bien no todos, y es posible que las Oficinas deseen facilitar esos datos. Si no está disponible el campo de número de solicitud, especificado en el párrafo 9, se recomienda que para la instancia XML se utilice la cadena siguiente: "No se localiza el número de solicitud". Esto servirá para identificar las entradas para las que existía un número de solicitud que no se ha podido localizar.
El formato de texto es el medio más sencillo para proporcionar información sobre la publicación de patentes en el fichero de referencia conforme a la Norma ST.37. En el Anexo II de la Norma ST.37 de la OMPI se indica cómo preparar el fichero de referencia en este formato. Los siguientes consejos se dirigen a las Oficinas que proporcionen el fichero de referencia en formato TXT:
Se recomienda utilizar la última versión del esquema aplanado de la Norma ST.37 de la OMPI, disponible en el Anexo III de esta norma.
No hay ninguna recomendación específica para el uso del esquema ST.37, aparte de las observaciones generales sobre las instancias XML compatibles con la Norma ST.37, que se explican en la sección sobre el uso del formato DTD.
Se recomienda utilizar la última versión del formato DTD de la Norma ST.37 de la OMPI, disponible en el Anexo IV de esta norma.
Los siguientes consejos se dirigen a las Oficinas que proporcionen el fichero de referencia XML conforme al formato DTD de la Norma ST.37. Se ofrecen las siguientes descripciones de los componentes específicos del formato DTD: