Service de dépôt électronique du système de Madrid : certification simplifiée pour une meilleure expérience client

Nous avons introduit un certain nombre d’améliorations et de nouvelles fonctionnalités dans le service de dépôt électronique du système de Madrid, qui constitue le canal privilégié de l’OMPI et le plus efficace pour recevoir des demandes d’enregistrement international de marques.

Les nouveautés

1. “Déclaration d’intention d’utiliser la marque” (formulaire MM18) par voie électronique pour désigner les États-Unis d’Amérique

Avec le service de dépôt électronique du système de Madrid, les déposants qui désignent les États-Unis d’Amérique seront désormais automatiquement invités à remplir et à envoyer la “déclaration d’intention d’utiliser la marque” obligatoire (formulaire électronique MM18), ce qui simplifie encore la procédure de demande internationale et réduit le risque d’erreurs.

Le formulaire électronique MM18 est requis en cas de désignation des États-Unis d’Amérique.  Il ne sera désormais plus possible aux déposants de poursuivre la procédure sans avoir soumis ce formulaire.

ne demande internationale désignant les États-Unis d’Amérique doit aussi comporter une déclaration officielle attestant que le déposant a de bonne foi l’intention d’utiliser la marque dans des activités commerciales et en relation avec les produits ou services indiqués.  Pour satisfaire à cette exigence, les déposants doivent soumettre le formulaire MM18 du système de Madrid en même temps que le formulaire MM2 (demande internationale).  Le fait de ne pas produire ce formulaire supplémentaire entraîne le signalement d’une “irrégularité” par l’OMPI, ce qui retarde la procédure d’enregistrement et renchérit le coût pour les déposants.  Le service de dépôt électronique du système de Madrid intègre automatiquement le formulaire MM18 dans chaque demande internationale désignant les États-Unis d’Amérique.

Pour en savoir plus sur l’exigence d’intention d’utilisation pour les États-Unis d’Amérique, veuillez consulter la Base de données des profils des membres.

2. Système de paiement de l’OMPI

Les nouvelles améliorations contribuent à offrir une plateforme de paiement plus stable et plus solide, assurant de meilleurs mécanismes de traitement des taxes et émoluments.  Les offices peuvent continuer de bénéficier d’options de paiement personnalisables pour leurs déposants, qui ont le choix entre payer par carte de crédit, par virement bancaire ou via le compte courant de l’OMPI.

Le tout nouveau système de paiement de l’OMPI

3. Indication automatique de la “date de réception”

Les offices ont dorénavant la possibilité d’indiquer automatiquement la “date de réception” de la demande internationale, en se fondant sur la date et l’heure à laquelle la demande est reçue par le service de dépôt électronique.  Cette mention automatique de la date et de l’heure apparaîtra également sur l’interface du déposant.

4. Notification électronique du délai pour répondre à une irrégularité

Les offices peuvent notifier aux déposants le délai pour répondre à une notification d’irrégularité grâce à une toute nouvelle configuration personnalisable.

5.  Extension de la liste de produits et services

Par défaut, tous les déposants auront désormais la possibilité d’ajouter des termes ou des classes à leur liste de produits et services dans une demande internationale.

Pourquoi un dépôt électronique?  Les avantages des demandes internationales par voie électronique

Le service de dépôt électronique du système de Madrid réduit les temps de traitement des demandes et les irrégularités pour les offices et offre aux déposants une alternative pratique et plus rapide aux formulaires papier.  C’est pourquoi l’OMPI recommande de privilégier l’utilisation du dépôt électronique pour les demandes internationales.

Les principaux avantages du dépôt électronique sont les suivants :

  1. Une meilleure qualité des données, une certification plus facile– le service de dépôt électronique peut être configuré pour récupérer les données auprès du registre national des marques d’un office ou dans une collection internationale comme TMview ou la Base de données mondiale sur les marques de l’OMPI.  Il suffit aux déposants de saisir le numéro de la demande ou de l’enregistrement associé à une marque de base, et toutes les données en rapport sont automatiquement importées.  Les offices reçoivent ainsi une série de données apurées sur les marques, identique à celle relative à la marque de base, ce qui simplifie la procédure de certification et la rend plus efficace.
  2. Moins d’irrégularités le dépôt électronique garantit que les déposants ne fournissent que les informations requises (en fonction des offices qui sont désignés et des spécificités de la marque de base);  aucun champ non pertinent pour une demande particulière n’apparaîtra, simplifiant ainsi la procédure de demande pour les utilisateurs.

    De même, une demande qui ne contiendrait pas toutes les indications requises (par exemple, la taxe pour une marque en couleur ou le formulaire MM18 supplémentaire) ne pourra pas être soumise, ce qui minimise le risque d’irrégularités et permet aux déposants d’économiser du temps et de l’argent.
  3. Interface personnalisable disponible dans toutes les langues  l’interface du service de dépôt électronique peut être traduite gratuitement dans la langue de travail d’un office;  de plus, pour les offices nationaux ou régionaux dont la langue nationale de dépôt n’est pas une langue officielle du système de Madrid (anglais, français ou espagnol), le module de dépôt électronique offre aux déposants un accès intégré à GoogleTranslate, au Gestionnaire de produits et services du système de Madrid et à TMclass pour les aider dans la traduction et la validation du classement de la liste importée de produits et services.

Qu’est-ce que le service de dépôt électronique selon le système de Madrid?

Conçu en interne en ayant à l’esprit les besoins des offices de propriété intellectuelle, le service de dépôt électronique est l’interface du système de Madrid qui permet le dépôt électronique des demandes internationales.  Ce service remplace le formulaire MM2 sur papier pour les offices participants.  Il comprend deux modules, un destiné aux utilisateurs (déposants) et un autre, personnalisable, destiné aux offices d’origine.

L’interface de dépôt électronique destinée aux déposants

Grâce au service de dépôt électronique du système de Madrid, les données de la marque de base d’un déposant – y compris la liste des produits et services! – sont automatiquement importées par voie électronique à partir de la base de données sur les marques choisie par l’office.  Ces données sont ensuite intégrées dans la demande internationale du déposant.  Les offices peuvent dès lors certifier la demande sur la base de la soumission par voie électronique et la transmettre directement à l’OMPI.

Le service de dépôt électronique est une plateforme de dépôt des demandes et de communication sans papier.  L’OMPI utilise ce service pour signaler les irrégularités aux offices participants.  Ceux-ci peuvent, de leur côté, suivre et transmettre ces informations directement aux utilisateurs/déposants de manière sécurisée, par l’intermédiaire de la plateforme de dépôt électronique.

Le service de dépôt électronique du système de Madrid comprend des services gratuits d’authentification de l’utilisateur, de traduction et d’assistance technique.  Ces services sont offerts à tous les offices nationaux et régionaux de propriété intellectuelle intéressés.

Comment participer

Mettre en place un service de dépôt électronique pour votre office est simple et totalement gratuit.  L’OMPI fournira l’appui technique tout au long de la phase initiale d’évaluation et déterminera de quelle façon le service de dépôt électronique peut être intégré dans votre système informatique actuel.

Un système d’essai personnalisé est prévu à l’issue de l’évaluation initiale, afin que vous puissiez tester le service avant de le proposer aux déposants.  Qui plus est, si vous participez déjà à TMview, les données de vos marques sont déjà disponibles et vous n’êtes plus qu’à quelques pas de la transition vers le dépôt électronique!

Pour en savoir plus sur le service de dépôt électronique du système de Madrid ou pour demander une version d’essai, prenez contact avec Peter Baker, chef du projet relatif aux logiciels d’application pour la Division des systèmes informatiques de Madrid.

Vous êtes propriétaire d’une marque?  Prenez contact avec votre office d’origine dès aujourd’hui pour recommander le service de dépôt électronique du système de Madrid!

Pour en savoir plus