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Supervision interne : Questions fréquemment posées

Mandat de la DSI en matière d’enquête

Une enquête vise à réunir et à examiner les éléments de preuve disponibles à charge et à décharge, c’est-à-dire les éléments de preuve qui, en établissant les faits, confirment ou réfutent une allégation ou qui contribuent à identifier les auteurs de la faute ou de l’acte répréhensible. Les conclusions de l’enquête sont déterminées par un processus de rassemblement et d’analyse d’informations impartial, objectif et indépendant, qui repose uniquement sur des faits et des éléments de preuve étayés.

La DSI enquête sur les allégations de faute ou d’autres actes répréhensibles commis par des membres du personnel de l’OMPI. Elle peut également enquêter sur des actes répréhensibles commis par d’autres personnes, parties ou entités, qui sont considérés comme portant préjudice à l’OMPI.

Les allégations faisant l’objet d’une enquête peuvent prendre les formes suivantes, mais sans s’y limiter :

  • Abus de pouvoir
  • Abus de privilèges et d’immunités
  • Conflit d’intérêts
  • Corruption
  • Discrimination
  • Fraude, notamment en relation avec des prestations ou la passation de marchés
  • Harcèlement, notamment sexuel
  • Représailles contre les plaignants et les personnes qui coopèrent à une enquête
  • Exploitation et sévices sexuels
  • Non-respect des règlements de l’OMPI
  • Gaspillage
  • Tout autre non-respect des normes de conduite devant être observées par les fonctionnaires internationaux

La DSI n’enquête pas sur les allégations qui ne constituent pas une faute ou un acte répréhensible mais révèlent plutôt des problèmes de gestion, des conflits liés au travail, des désaccords ou des problèmes de relations interpersonnelles.

Le fait pour un membre du personnel de l’OMPI de ne se conformer pas aux dispositions du Statut et Règlement du personnel de l’OMPI, aux normes de conduite requises des fonctionnaires internationaux ou à toute autre obligation incombant au personnel de l’OMPI.

Tout acte ou comportement qui est susceptible de contrevenir aux lois, règles ou règlements en vigueur et qui est considéré comme portant préjudice à l’OMPI.

Oui, la directrice ou le directeur de la DSI bénéficie d’une totale indépendance fonctionnelle et opérationnelle par rapport à la direction et prend conseil auprès de l’Organe consultatif indépendant de surveillance de l’OMPI (OCIS).

La directrice ou le directeur de la DSI et les personnes désignées pour enquêter doivent i) exercer leurs fonctions en toute indépendance vis-à-vis des membres du personnel de l’OMPI responsables d’activités opérationnelles ou participant à celles-ci et des membres du personnel susceptibles de faire l’objet d’enquêtes, et ii) travailler à l’abri des pressions inopportunes et de la crainte de représailles.

La directrice ou le directeur de la DSI rend compte de toute atteinte importante à l’indépendance et à l’objectivité, y compris des conflits d’intérêts, pour permettre à l’Organe consultatif indépendant de surveillance de les examiner comme il se doit. La directrice ou le directeur de la DSI confirme au moins une fois par an à l’OCIS l’indépendance de la division vis-à-vis de l’Organisation.

Oui. Les allégations de faute dirigées contre des fonctionnaires de l’OMPI occupant des fonctions de vice-directeur général et de sous-directeur général sont communiquées à la directrice ou au directeur de la DSI qui, dans les meilleurs délais, mais au plus tard dans un délai d’un mois, en informe la Directrice ou le Directeur général et la présidente ou le président du Comité de coordination.

Les allégations de faute dirigées contre la Directrice ou le Directeur général sont notifiées à la directrice ou au directeur de la DSI qui en informe immédiatement les présidentes ou présidents de l’Assemblée générale et du Comité de coordination et demande l’avis de l’OCIS sur la manière de procéder.

L’OCIS donne un avis à la directrice ou au directeur de la DSI sur la question de savoir s’il convient de procéder à une évaluation préliminaire ou de faire en sorte qu’une évaluation préliminaire soit menée par une instance extérieure indépendante chargée de mener l’enquête. À la lumière des résultats de l’évaluation préliminaire, l’OCIS fait une recommandation aux présidentes ou présidents de l’Assemblée générale et du Comité de coordination sur la question de savoir s’il convient de demander à la directrice ou au directeur de la DSI de clore l’affaire ou de soumettre la question à une instance extérieure indépendante chargée de mener l’enquête.

Lorsque les allégations de faute concernent les fonctionnaires ou d’autres catégories de personnel de la Division de la supervision interne, la directrice ou le directeur de la division demande l’avis de l’OCIS sur la manière de procéder.

Les allégations de faute concernant la directrice ou le directeur de la DSI sont communiquées à la Directrice ou au Directeur général, qui en informe dans les meilleurs délais, mais au plus tard dans un délai d’un mois, la présidente ou le président du Comité de coordination et demande l’avis de l’OCIS sur la manière de procéder. L’OCIS procède à une évaluation préliminaire ou en organise une. À la lumière de ses résultats, il fait une recommandation à la Directrice ou au Directeur général et à la présidente ou au président du Comité de coordination, pour déterminer s’il convient de clore l’affaire ou de soumettre la question à une instance extérieure indépendante chargée de mener l’enquête. Dans le cas où le renvoi de la question est recommandé, la recommandation inclut le mandat proposé pour l’enquête et une proposition concernant une instance compétente pour la mener. Aucune procédure d’enquête sur des allégations à l’encontre de la directrice ou du directeur de la DSI ou de titulaires précédents ne peut être engagée sans l’accord de l’OCIS.

Oui, la directrice ou le directeur de la DSI peut engager une entité ou un enquêteur externe pour enquêter sur des allégations concernant le personnel de l’OMPI, d’autres personnes, des parties ou des entités.

Lors de la sélection d’une entité d’enquête externe ou d’une personne appropriée pour effectuer le travail d’enquête, la DSI s’assurera, notamment, que l’entité d’enquête externe ou la personne chargée de l’enquête a) est dûment qualifiée et expérimentée pour enquêter sur les allégations examinées, avec une attention particulière pour les cas d’inconduite sexuelle; et b) n’a pas de conflit d’intérêts perçu ou réel.

Les enquêtrices ou enquêteurs externes désignés respectent la confidentialité.

Dénonciation

Oui, le personnel de l’OMPI a le devoir de dénoncer tout acte répréhensible potentiel au sein de l’OMPI, à condition qu’il existe un motif raisonnable de soupçonner qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être.

Une exception à cette obligation s’applique aux victimes présumées de discrimination, de harcèlement, y compris de harcèlement sexuel, d’abus de pouvoir, d’exploitation sexuelle et d’abus sexuel. Cette exception ne s’étend toutefois pas au personnel de l’OMPI qui est témoin de ladite faute.

Les allégations peuvent être portées à l’attention de la directrice ou du directeur de la DSI :

  1. au moyen de la plateforme SpeakUp®;
  2. par écrit, y compris par courrier électronique adressé au service d’assistance de la DSI;
  3. en personne; ou
  4. par téléphone au +41 (0)22 338 8001.

Les plaignants qui dénoncent à la DSI une faute ou un acte répréhensible présumé doivent fournir autant de détails que possible, par exemple :

  1. nom de l’auteur présumé de la faute ou de l’acte répréhensible;
  2. dates, lieux et description de la faute ou de l’acte répréhensible présumé;
  3. noms des témoins, le cas échéant;
  4. toute autre information pertinente, y compris des pièces, le cas échéant.

Oui, les allégations peuvent être soumises à la DSI de manière anonyme.

Dans ce cas, il est particulièrement important de fournir des informations suffisantes sur le fondement d’une allégation, faute de quoi la DSI pourrait ne pas être en mesure de traiter le dossier.

Non, il n’y a pas de date limite ni de délai pour soumettre des allégations de faute ou d’autres actes répréhensibles à la DSI. Cependant, le temps qui passe peut affecter la capacité de la DSI à rassembler des informations et des preuves pertinentes, essentielles à l’enquête.

Sauf si la plainte a été reçue de sources anonymes en dehors de la plateforme SpeakUp, un accusé de réception est adressé par écrit à la plaignante ou au plaignant dans un délai de 10 jours ouvrables, y compris lorsqu’une dénonciation a été faite oralement. Dans ce dernier cas, une note au dossier sera rédigée, reprenant le contenu de la plainte orale, et sera communiquée à la plaignante ou au plaignant afin d’en confirmer l’exactitude.

Après réception d’une plainte, la DSI procède à une évaluation préliminaire des informations reçues avant d’ouvrir une enquête complète.

Oui. Si le dossier n’est pas clos dans les six mois suivant la réception du signalement de l’acte répréhensible présumé, la directrice ou le directeur de la DSI informe la plaignante ou le plaignant par écrit de l’état d’avancement du dossier, s’il existe un canal de communication avec cette personne. En l’absence d’une telle notification, la plaignante ou le plaignant peut informer la Directrice ou le Directeur général ou la présidente ou le président du Comité de coordination.

Si, à l’issue de l’évaluation préliminaire, la directrice ou le directeur de la DSI décide de ne pas ouvrir d’enquête complète, la plaignante ou le plaignant est avisé par écrit et, si elle ou il est également une victime de la faute ou de l’acte répréhensible allégué, elle ou il est informé en des termes généraux des motifs du classement de l’affaire.

Lorsque les allégations portent sur des cas de discrimination ou de harcèlement, la directrice ou le directeur de la DSI soumet le formulaire d’évaluation préliminaire ou le rapport à la Directrice ou au Directeur général, avec copie à la directrice ou au directeur du DGRH.

Oui, les informations et les preuves obtenues par la DSI au cours d’une enquête sont soumises à une obligation de confidentialité.

Le non-respect de la confidentialité dans le cadre d’une enquête peut constituer une faute passible d’une procédure disciplinaire en vertu du Statut et Règlement du personnel.

La directrice ou le directeur de la DSI et les personnes désignées pour enquêter protègent les informations recueillies durant une enquête contre toute divulgation non autorisée. La DSI est toutefois autorisée à utiliser ces renseignements dans la mesure où ils sont nécessaires pour les besoins légitimes de l’enquête ou de l’Organisation. Elle peut divulguer des informations à certaines personnes si cela est nécessaire pour mener à bien l’enquête, ainsi qu’à une partie concernée qui a besoin d’en disposer, par exemple, dans le cadre de procédures administratives, disciplinaires ou judiciaires.

La DSI préserve le caractère confidentiel de l’identité de la plaignante ou du plaignant et ne la divulgue qu’aux seules personnes qui en ont un besoin légitime pour l’enquête ou toute procédure ultérieure.

Non, aucune des parties impliquées dans une enquête de la DSI ne doit communiquer d’informations en rapport avec l’enquête, y compris le fait qu’une enquête est conduite, à quiconque, sauf à sa conseillère ou son conseiller juridique, le cas échéant, à la médiatrice ou au médiateur, à la cheffe ou au chef du Bureau de la déontologie, ou à la conseillère ou au conseiller du personnel. Une personne peut informer sa supérieure ou son supérieur hiérarchique qu’elle sera entendue par la DSI de manière à être autorisée à s’absenter pour cause d’enquête, mais ne peut lui communiquer aucun renseignement se rapportant à l’enquête.

Oui. L’OMPI garantit le droit de tous les membres du personnel de communiquer confidentiellement avec la DSI et de lui fournir des informations sans subir de représailles.

Une mesure de représailles prise à l’encontre d’un membre du personnel pour avoir dénoncé une faute ou un autre acte répréhensible présumé ou pour avoir coopéré à une enquête de la DSI constitue une faute, passible d’une procédure disciplinaire ou d’une autre action à l’encontre de la personne responsable.

Il est établi ce qui suit :

  1. Avec le consentement de la personne à l’origine d’une allégation, la DSI informe le Bureau de la déontologie des signalements reçus concernant des actes répréhensibles présumés dont elle considère qu’ils comportent un risque de représailles pour un membre du personnel;
  2. Si le Bureau de la déontologie a conclu qu’il existait une présomption de représailles ou de menace de représailles, la DSI doit agir conformément au Manuel de procédure en matière d’enquête, à la Politique en matière d’enquêtes et à la Charte de la supervision interne. La DSI s’efforce d’achever son enquête et de présenter son rapport dans un délai de 120 jours civils; et
  3. La DSI doit transmettre le rapport d’enquête final au Bureau de la déontologie pour qu’il prenne une décision.

Oui. Les personnes qui ont une raison de penser qu’elles font l’objet de mesures de représailles ou qui craignent d’en faire l’objet pour avoir collaboré à une activité de supervision ou signalé une faute doivent déposer une plainte écrite auprès du Bureau de la déontologie, dès que possible et dans tous les cas dans un délai de six mois suivant la date de l’acte de représailles allégué (ou la date du dernier acte de représailles en cas d’actes répétés).

Oui, les représailles pour des raisons autres que la dénonciation d’une faute ou la coopération à une enquête de la DSI peuvent constituer une faute, à savoir un abus de pouvoir, qui relève du mandat d’enquête de la DSI.

Non. Au cours de l’enquête, la personne qui en fait l’objet et d’autres participants à l’enquête ne sont pas autorisés à avoir un représentant légal agissant en leur nom.

Enquête

Lorsqu’elle reçoit des allégations de faute ou d’autres actes répréhensibles potentiels, la DSI procède à une évaluation préliminaire des informations afin de déterminer si les allégations relèvent de son mandat, si elles sont crédibles, vérifiables et importantes ou si d’autres solutions informelles peuvent être envisagées.

Sur la base de cette évaluation préliminaire, la directrice ou le directeur de la DSI peut décider de clore le dossier sans procéder à une enquête approfondie, d’ouvrir une enquête approfondie, de différer l’enquête dans le temps ou de renvoyer le dossier, en vue d’une décision, à une autre instance de l’OMPI.

Si une enquête approfondie est ouverte, la directrice ou le directeur de la DSI informe par écrit la personne concernée, c’est-à-dire la personne dont la conduite est en cours d’examen pour allégation de faute ou d’un autre acte répréhensible, qu’elle fait l’objet d’une enquête. Au cours de l’enquête complète, la DSI recueille des preuves pour confirmer ou réfuter les allégations. Les conclusions sont consignées dans un rapport d’enquête, qui peut servir de base à une procédure disciplinaire.

Le but de l’évaluation préliminaire est de déterminer :

  1. si le comportement allégué, pour autant qu’il soit établi, constitue une faute ou un autre acte répréhensible;
  2. si l’allégation est substantielle;
  3. si l’allégation est vérifiable;
  4. si des informations crédibles indiquent qu’une faute ou un acte répréhensible présumé a éventuellement été commis;
  5. s’il existe des moyens plus appropriés et moins formels d’intervention, par exemple une action de la hiérarchie ou du DGRH, ou dans le cadre du système de justice interne.

Au cours de l’évaluation préliminaire, la DSI examine généralement la plainte et tout autre élément de preuve fourni par la plaignante ou le plaignant, détermine les normes juridiques applicables, recherche des informations et des éléments de preuve supplémentaires auprès de la plaignante ou du plaignant et d’autres sources, extrait les documents pertinents des systèmes de l’OMPI et analyse le dossier en vue de déterminer s’il est justifié de procéder à une enquête complète.

Sur la base des résultats de cette évaluation préliminaire, la directrice ou le directeur de la DSI peut prendre l’une des décisions suivantes :

  1. ne pas donner suite et classer le dossier;
  2. transmettre les informations, en vue d’une décision, à une autre instance de l’OMPI;
  3. retarder la poursuite de l’enquête pendant une période déterminée, en attendant d’éclaircir des faits fondamentaux;
  4. ordonner la conduite d’une enquête complète.

La décision de la directrice ou du directeur de la DSI est motivée.

Le résultat de l’évaluation préliminaire, qui détermine si la conduite présumée constitue une faute ou un acte répréhensible et si elle est importante, vérifiable et crédible, est consigné dans un rapport d’évaluation préliminaire.

Lorsque, sur la base des résultats de l’évaluation préliminaire, la directrice ou le directeur de la DSI décide de transmettre les informations, en vue d’une décision, à une autre instance de l’OMPI, les résultats de l’évaluation préliminaire sont consignés dans un formulaire d’évaluation préliminaire, qui est une version abrégée d’un rapport d’évaluation préliminaire.

Lorsque les allégations portent sur des cas de discrimination ou de harcèlement, la directrice ou le directeur de la DSI soumet le formulaire d’évaluation préliminaire ou le rapport à la Directrice ou au Directeur général, avec copie à la directrice ou au directeur du DGRH.

Si, à l’issue de l’évaluation préliminaire, la directrice ou le directeur de la DSI décide de ne pas ouvrir d’enquête complète, la plaignante ou le plaignant est avisé par écrit.

Une fois l’évaluation préliminaire terminée et si la directrice ou le directeur de la DSI estime qu’une enquête complète est justifiée, la DSI mènera des actions d’enquête afin d’établir les faits et de recueillir des preuves pour confirmer ou réfuter les allégations formulées, identifier les auteurs et établir les circonstances particulières, afin de permettre à l’autorité compétente de déterminer s’il existe des preuves suffisantes pour entamer une procédure disciplinaire.

Les activités d’enquête incluent l’audition de témoins, l’analyse de documents, l’analyse technico-légale de données électroniques, la collecte d’informations à partir de sources libres et les vérifications dans les bureaux.

Le résultat d’une enquête complète sera consigné dans un rapport d’enquête, qui sera transmis à l’autorité compétente concernée pour qu’elle prenne les mesures appropriées, y compris, mais sans s’y limiter, l’ouverture d’une procédure disciplinaire.

La plaignante ou le plaignant est informé de la fin de l’enquête. Si le dossier n’est pas clos dans les six mois suivant la réception de la plainte, la directrice ou le directeur de la DSI informe la plaignante ou le plaignant par écrit de l’état d’avancement du dossier, s’il existe un canal de communication avec cette personne.

La durée d’une enquête peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment :

  • la complexité du dossier
  • la gravité des allégations
  • le nombre de personnes visées par l’enquête et de victimes concernées
  • l’étendue et la nature des preuves disponibles
  • le nombre et la disponibilité des témoins
  • le nombre et la priorité des dossiers simultanés gérés par la DSI

Les auditions visent l’obtention du témoignage de personnes qui ont effectivement assisté à un événement ou qui ont une connaissance directe ou indirecte d’un élément susceptible d’être utile pour l’enquête.

Les auditions peuvent être menées en présentiel, par vidéoconférence ou par toute autre méthode appropriée et peuvent faire l’objet d’un enregistrement audio ou vidéo.

Toutes les personnes participant à l’enquête sont tenues de signer un accord de confidentialité avant de participer à une audition autorisée par la DSI.

L’ensemble du personnel de l’OMPI est tenu de coopérer sans réserve à l’enquête et de répondre pleinement et sincèrement aux demandes d’information.

Durant l’audition, la personne objet de l’enquête est informée des détails des allégations et des preuves à l’appui. Elle a la possibilité de répondre en produisant des éléments de preuve à sa décharge.

La personne objet de l’enquête et la victime présumée d’une inconduite sexuelle peuvent être accompagnées lors de l’audition par un tiers, qui aura un rôle d’observateur. Si d’autres personnes entendues en justifient la nécessité, la présence d’une observatrice ou d’un observateur peut être autorisée, à la discrétion de la directrice ou du directeur de la DSI.

L’observatrice ou l’observateur s’engage à respecter la confidentialité de l’enquête et ne doit pas avoir de lien avec les faits sous enquête.

La présence d’une observatrice ou d’un observateur ne dégage pas la personne objet de l’enquête de l’obligation de répondre personnellement des faits sous enquête et l’observatrice ou observateur n’a pas le droit de répondre au nom de la personne entendue ou d’intervenir d’une autre manière dans la procédure d’audition.

Oui, toutes les informations créées, conservées ou traitées à l’aide des systèmes de TIC de l’OMPI sont la propriété de l’OMPI, et la DSI a le pouvoir d’accéder à distance à toutes ressources et données informatiques sans en avoir informé au préalable l’utilisatrice ou l’utilisateur autorisé, dans le cadre d’enquêtes dûment autorisées.

Il s’agit notamment d’accéder à un compte de courrier électronique d’une utilisatrice ou d’un utilisateur de l’OMPI ou à son journal, au réseau ou à un dispositif local de stockage des fichiers ou à des appareils informatiques délivrés par l’OMPI (notamment – mais pas exclusivement – un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un téléphone portable) ou de les saisir.

Si la directrice ou le directeur de la DSI décide d’ouvrir une enquête complète, la personne objet de l’enquête doit être informée de cet accès et des éléments de preuve ainsi obtenus.

Non, la DSI n’a pas le pouvoir d’accéder aux appareils personnels des membres du personnel de l’OMPI ou de les saisir.

Oui, l’ensemble du personnel de l’OMPI est tenu de coopérer sans réserve à l’enquête et de répondre pleinement et sincèrement aux demandes d’information.

Tout refus de coopérer avec la DSI dans le cadre de ses activités d’enquête, y compris le refus de participer à une audition, ainsi que toute manifestation d’hostilité pendant une audition est immédiatement noté et enregistré. Un défaut de coopération ou un refus de participer à une audition peuvent être considérés comme une faute.

Oui. Bien que la DSI n’ait pas le pouvoir de prononcer des mesures provisoires, la directrice ou le directeur de la DSI peut, à tout moment de la procédure d’enquête, recommander à la directrice ou au directeur du DRGH des mesures provisoires ou correctives pour protéger le personnel de l’OMPI ou les intérêts de l’OMPI.

Il peut notamment s’agir de recommander que la personne objet de l’enquête soit suspendue de ses fonctions dans les cas suivants :

  1. il existe un risque que la personne objet de l’enquête détruise, dissimule ou modifie des éléments de preuve ou entrave d’une manière quelconque le cours de l’enquête;
  2. la sécurité ou la sûreté d’autres membres du personnel ou de l’OMPI est menacée;
  3. la personne objet de l’enquête n’est pas en mesure de continuer à assumer ses fonctions efficacement du fait de l’enquête en cours et de la nature de ces fonctions.

Non, la DSI ne prend pas de mesures disciplinaires. L’objectif d’une enquête est de vérifier tous les faits de l’espèce afin de permettre à l’autorité compétente de déterminer s’il existe des preuves suffisantes pour engager une procédure disciplinaire. La procédure d’enquête vise à établir les faits et ne constitue pas une mesure répressive.

Le résultat d’une enquête complète est consigné dans un rapport d’enquête, qui est transmis à l’autorité compétente concernée pour qu’elle prenne les mesures appropriées, y compris des mesures disciplinaires.

Lorsque la personne objet de l’enquête est un membre du personnel, la directrice ou le directeur du DGRH peut, sur la base des conclusions de l’enquête de la DSI, engager une procédure disciplinaire à l’encontre d’un membre du personnel de l’OMPI, conformément au Statut et Règlement du personnel de l’OMPI.