Supervisión interna: preguntas frecuentes

Sí, el director de la DSI goza de plena independencia funcional y operativa con respecto a la Dirección de la Organización y recibe asesoramiento de la Comisión Consultiva Independiente de Supervisión (CCIS) de la OMPI.

El director de la DSI y los investigadores designados tienen la obligación de i) desempeñar sus funciones con independencia del personal de la OMPI que interviene en las actividades operativas y del personal de la OMPI susceptible de ser objeto de investigación; y ii) mantenerse al margen de toda influencia indebida, sin tener que temer represalias.

El director de la DSI informará de todo menoscabo significativo de la independencia y la objetividad, incluidos los conflictos de interés, para que sean debidamente considerados por la CCIS. El director de la DSI deberá confirmar a la CCIS, al menos una vez por año, la independencia de la DSI dentro de la Organización.

Sí. Las denuncias de faltas de conducta contra el personal de la OMPI en las categorías de director general adjunto y subdirector general deberán dirigirse al director de la DSI, quien informará al director general y al presidente del Comité de Coordinación lo antes posible, pero en el plazo de un mes a más tardar.

Las denuncias de falta de conducta contra el director general deberán dirigirse al director de la DSI quien informará inmediatamente a los presidentes de la Asamblea General y del Comité de Coordinación y pedirá asesoramiento a la CCIS sobre el modo de proceder.

La CCIS dará asesoramiento al director de la DSI acerca de si procede llevar a cabo una evaluación preliminar o disponer lo necesario para que una entidad de investigación independiente y externa lleve a cabo dicha evaluación. Sobre la base de los resultados de la evaluación preliminar, la CCIS formulará una recomendación a los presidentes de la Asamblea General y del Comité de Coordinación acerca de si procede solicitar al director de la DSI que cierre el caso o que remita la cuestión a una entidad de investigación independiente y externa para que la investigue.

Cuando las denuncias de falta de conducta afecten a funcionarios o demás personal de la DSI, el director de la DSI solicitará asesoramiento a la CCIS sobre el modo de proceder.

Las denuncias de falta de conducta contra el director de la DSI deberán dirigirse al director general quien, lo antes posible, pero en el plazo de un mes a más tardar, informará al presidente del Comité de Coordinación y solicitará asesoramiento a la CCIS sobre el modo de proceder. La CCIS llevará a cabo una evaluación preliminar o dispondrá lo necesario para que se lleve a cabo dicha evaluación. Sobre la base de los resultados de la evaluación preliminar, la CCIS formulará una recomendación al director general y al presidente del Comité de Coordinación sobre si procede cerrar el caso o remitir la cuestión a una entidad de investigación independiente y externa para que la investigue. Si se recomienda remitir el caso, se recomendará también el mandato propuesto de la investigación y se propondrá una entidad de investigación que sea idónea. No se dará inicio a ningún procedimiento de investigación de denuncias contra el director de la DSI o los anteriores titulares sin el acuerdo de la CCIS.

Sí, el director de la DSI puede contratar a una entidad externa o un investigador externo para que investigue las denuncias relativas al personal de la OMPI, otras personas, partes o entidades.

Al seleccionar una entidad de investigación o un investigador externos idóneos para llevar a cabo el trabajo de investigación, la DSI se asegurará, entre otras cosas, de que dicha entidad o dicho investigador a) estén debidamente cualificados y tengan experiencia para investigar las denuncias objeto de examen, prestando especial atención a los casos de conducta sexual indebida; y b) no tenga ningún conflicto de intereses, ni aparente ni real.

Los investigadores externos designados deberán mantener la confidencialidad.

Sí, el personal de la OMPI tiene el deber de denunciar posibles irregularidades en la OMPI, siempre que haya una causa razonable para sospechar que se ha producido o está a punto de producirse una irregularidad.

Una excepción a este deber corresponde en el caso de presuntas víctimas de discriminación, hostigamiento, incluido el hostigamiento sexual, abuso de autoridad, explotación sexual y abuso sexual. Sin embargo, la excepción no se extiende al personal de la OMPI que sea testigo de esa falta de conducta.

Las demandas pueden presentarse ante el director de la DSI:

1. por medio de la plataforma Speakup;
2. por escrito, por ejemplo, por correo e dirigido al buzón de atención específico de la DSI;
3. en persona; o
4. por teléfono (+41 (0)22 338 8001).

Los demandantes que denuncien ante la DSI presuntas faltas de conducta o irregularidades deben proporcionar tantos detalles como sea posible, por ejemplo:

1. nombre de la persona que se presume cometió el acto;
2. fechas, lugares y descripción de la presunta falta de conducta o irregularidad;
3. nombres de testigos, de haberlos;
4. toda otra información pertinente, incluyendo prueba documental, de haberla.

Sí, las represalias por motivos ajenos a la denuncia de una falta de conducta o a la cooperación con una investigación de la DSI pueden constituir una falta de conducta, por ejemplo, abuso de autoridad, que entra dentro del mandato de investigación de la DSI.

No, durante el proceso de investigación, el sujeto de una investigación y otros participantes en la investigación no tienen derecho a contar con un representante legal que actúe en su nombre.

Tras recibir una denuncia de una posible falta de conducta u otra irregularidad, la DSI lleva a cabo una evaluación preliminar de la información para determinar si las denuncias caen dentro de su mandato, si son creíbles, verificables, sustanciales o si existen otros medios informales de resolución.

Sobre la base de la evaluación preliminar, el director de la DSI puede decidir cerrar el asunto sin realizar una investigación completa, iniciar una investigación completa, aplazar la investigación o remitir el asunto a otra instancia de la OMPI para su resolución.

Si se inicia una investigación completa, el director de la DSI se dirige por escrito al sujeto, es decir, a la persona cuya conducta se está examinando por presunta falta de conducta u otra irregularidad, para notificarle que está siendo investigado. Durante la investigación completa, la DSI recopila pruebas para corroborar o refutar las denuncias. Las conclusiones se registran en un informe de investigación, que puede ser la base de un procedimiento disciplinario.

El propósito de una evaluación preliminar es determinar si:

1. el supuesto comportamiento, si se demuestra, constituiría una falta de conducta u otra irregularidad;
2. la denuncia es sustancial;
3. la denuncia es verificable;
4. existe información creíble que indica que es posible que se haya producido la presunta falta de conducta u otra irregularidad;
5. existen medios de intervención más adecuados o menos formales, por ejemplo, resolución por los supervisores directos o el director del DGRRHH o en el marco del sistema de justicia interna.

Durante la evaluación preliminar, por lo general, la DSI revisa la demanda y cualquier otra prueba proporcionada por el demandante, determina las normas jurídicas aplicables, solicita más información y pruebas al demandante y a otras fuentes, extrae los registros pertinentes de los sistemas de la OMPI y analiza el caso para determinar si se justifica llevar a cabo una investigación completa.

En función del resultado de la evaluación preliminar, el director de la DSI puede decidir:

1. no tomar más medidas y cerrar el asunto;
2. remitir la información para resolución del caso a otra instancia de la OMPI;
3. aplazar la investigación durante un período de tiempo específico a la espera de que se aclaren los hechos clave;
4. ordenar que se lleve a cabo una investigación completa.

La decisión del director de la DSI queda documentada.

El resultado de una evaluación preliminar que determine si el comportamiento denunciado constituiría una falta de conducta o una irregularidad y si es sustancial, verificable y creíble se registrará en un informe de evaluación preliminar.

Cuando, basándose en el resultado de la evaluación preliminar, el director de la DSI decida remitir la información a otra instancia de la OMPI para su resolución, el resultado de la evaluación preliminar se registrará en un formulario de evaluación preliminar, que es una versión abreviada del informe de evaluación preliminar.

Cuando las denuncias se refieran a discriminación u hostigamiento, el director de la DSI presenta el formulario o el informe de evaluación preliminar al director general, con copia al director del DGRRHH.

Si el director de la DSI decide no abrir una investigación completa a partir del resultado de la evaluación preliminar, se notificará ese hecho por escrito al denunciante.

Una vez completada la evaluación preliminar y si el director de la DSI determina que se justifica llevar a cabo una investigación completa, la DSI tomará medidas de investigación para establecer los hechos y recopilar pruebas que corroboren o refuten las acusaciones formuladas, identificar a los autores y establecer las circunstancias pertinentes, con el fin de permitir que la autoridad competente determine si existen pruebas suficientes para iniciar un procedimiento disciplinario.

Las actividades de investigación incluyen entrevistas a testigos, análisis de documentos, análisis forense de datos electrónicos, recopilación de información de fuentes abiertas e inspección de oficinas.

El resultado de una investigación completa se registrará en un informe de investigación, que se enviará a la autoridad competente que corresponda para que tome las medidas oportunas, entre otras, la iniciación de procedimientos disciplinarios.

El demandante será informado de la finalización de la investigación. Si el caso no se resuelve en un plazo de seis meses a partir de la recepción de la demanda, el director de la DSI notificará por escrito al demandante acerca de la situación del asunto, siempre que exista un canal de comunicación con el demandante.

La duración de una investigación puede variar significativamente, en función de varios factores, entre ellos:

• la complejidad del caso
• la seriedad de la denuncia
• el número de sujetos y víctimas
• el alcance y la naturaleza de las pruebas disponibles
• el número y la disponibilidad de testigos
• el número y la prioridad de casos que esté tratando simultáneamente la DSI

El propósito de las entrevistas es obtener el testimonio de personas que realmente vieron un suceso o que tienen conocimiento directo o indirecto de cualquier elemento pertinente a la investigación.

Las entrevistas pueden realizarse en persona, por videoconferencia o por cualquier otro método adecuado, y pueden grabarse en audio o video.

Todos los participantes en la investigación deberán firmar un juramento de confidencialidad antes de participar en una entrevista autorizada por la DSI.

Todo el personal de la OMPI debe cooperar sin reservas con una investigación y responder de forma completa y veraz a las solicitudes de información.

Durante la entrevista, se proporcionarán al sujeto los detalles de las acusaciones y se le mostrarán las pruebas que las respaldan. Se le ofrecerá la oportunidad de responder y de proporcionar pruebas que las refuten.

El sujeto y la presunta víctima de conducta sexual indebida pueden ir a la entrevista acompañados por un tercero, que actuará como observador. Si otros entrevistados justifican la necesidad de la presencia de un observador, esta podrá ser autorizada según el criterio del director de la DSI.

El observador se compromete a respetar la confidencialidad de la investigación y no estará relacionado con el asunto investigado.

La presencia de un observador no eximirá al sujeto de la obligación de responder personalmente en el asunto que se investiga y el observador no tiene derecho a responder en nombre del entrevistado ni a intervenir de otro modo en el proceso de la entrevista.

YSí, toda la información creada, almacenada o tratada utilizando los sistemas de TIC de la OMPI es propiedad de la OMPI, y la DSI está autorizada a acceder a distancia a todos los recursos y datos de TIC, sin informar previamente al usuario autorizado, en apoyo de investigaciones debidamente autorizadas.

Esto incluye acceder a la cuenta de correo-e de la OMPI del usuario o tomar control de ella, acceder a los archivos almacenados en la red o en el dispositivo, a los dispositivos informáticos facilitados por la OMPI (por ejemplo, computadora de escritorio o portátil o teléfono móvil) o confiscarlos.

Si el director de la DSI decide iniciar una investigación completa, se informará al sujeto de dicho acceso y de las pruebas obtenidas.

No, la DSI no está facultada a acceder a los dispositivos personales del personal de la OMPI ni a confiscarlos.

Sí, todo el personal de la OMPI debe cooperar sin reservas con una investigación y responder de forma completa y veraz a las solicitudes de información.

La negativa a cooperar con la DSI en el contexto de sus actividades de investigación, incluida la negativa a participar en una entrevista, así como cualquier muestra de hostilidad durante una entrevista, se anotarán en el momento y quedarán registradas. La falta de cooperación o la negativa a participar en una entrevista pueden considerarse como falta de conducta.

Sí. Aunque la DSI no está facultada a dictar medidas provisionales, en cualquier etapa del proceso de investigación, el director de la DSI puede recomendar al director del DGRRHH la toma de medidas provisionales o de reparación para proteger al personal de la OMPI o los intereses de la OMPI.

Ello puede incluir recomendar que el sujeto de la investigación sea suspendido de sus funciones cuando:

1. exista el riesgo de que el sujeto pueda destruir, ocultar o manipular de cualquier otro modo las pruebas, o interferir de cualquier modo en la investigación;
2. exista una posible amenaza para la seguridad o la protección de otros miembros del personal de la OMPI o para la OMPI;
3. el sujeto no pueda seguir desempeñando sus funciones con eficacia a la luz de la investigación en curso y la naturaleza de esas funciones.

No. La DSI no impone medidas disciplinarias. El propósito de una investigación es establecer todos los hechos pertinentes para que la autoridad competente pueda determinar si existen pruebas suficientes para iniciar un procedimiento disciplinario. El propósito de las medidas de investigación es establecer los hechos; no se trata de una actividad punitiva.

El resultado de una investigación completa se registra en un informe de investigación, que se envía a la autoridad competente que corresponda para que tome las medidas oportunas, entre otras, procedimientos disciplinarios.

Cuando el sujeto de la investigación sea un miembro del personal, el director del DGRRHH podrá, basándose en las conclusiones de la investigación de la DSI, iniciar procedimientos disciplinarios contra un miembro del personal de la OMPI de conformidad con el Estatuto y Reglamento del Personal de la OMPI.