Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta
12.11.1999/1030
Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä
toukokuuta 1999 annetun lain (621/1999) 18 ja 36 §:n nojalla:
1 luku
Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen
1 §
Selvitykset hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi
Viranomaisen on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 18 §:n 1
momentin 4 kohdassa tarkoitettujen toimenpiteiden suunnittelua ja toteuttamista varten
arkistolaissa (831/1994) tarkoitettua arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen
selvitettävä ja arvioitava asiakirjansa ja tietojärjestelmänsä sekä niihin talletettujen tietojen
merkitys samoin kuin asiakirja ja tietohallintonsa. Toimenpiteiden tarvetta arvioitaessa on
kiinnitettävä huomiota siihen, kuinka toteutetaan
1) oikeus saada tietoja viranomaisten julkisista asiakirjoista;
2) velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoja sekä antaa tietoja keskeneräisistä asioista;
3) henkilötietojen, erityisesti arkaluonteisten tietojen, suojaaminen;
4) salassa pidettäviksi säädettyjen tietojen suojaaminen;
5) tietojen käyttötarkoituksia koskevat rajoitukset;
6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten
yhteistyössä;
7) tietojen laatu erityisesti käytettäessä niitä yksilöitä ja yhteisöjä koskevan päätöksenteon
pohjana tai oikeuksien ja velvollisuuksien osoittajina.
Hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi on lisäksi selvitettävä ja arvioitava tietojen
saatavuuteen, käytettävyyteen, laatuun ja suojaan sekä tietojärjestelmien turvallisuuteen
vaikuttavat uhat sekä niiden vähentämiseksi ja poistamiseksi käytettävissä olevat keinot ja
niiden kustannukset sekä muut vaikutukset.
Viranomaisen on 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen selvitysten perusteella arvioitava ja
toteutettava tarvittavat toimenpiteet hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi.
2 § (1.7.2010/681)
2 § on kumottu A:lla 1.7.2010/681, joka tulee voimaan 1.10.2010. Aiempi sanamuoto kuuluu:
2 §
Erityissuojattavan tietoaineiston luokitus
Salassa pidettävät asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot sekä sellaiset asiakirjat ja niihin
sisältyvät tiedot, joiden luovuttamista on muutoin lailla rajoitettu taikka joihin sisältyviä
tietoja saa lain mukaan käyttää vain määrättyyn tarkoitukseen (erityissuojattava
tietoaineisto), voidaan luokitella, jollei viranomaisen hallinnonalan erityistarpeista muuta
johdu, kolmeen eri luokkaan sen mukaan, minkälaisia käsittely, suojaus ja muita
tietoturvallisuusvaatimuksia on tietoaineistoja luotaessa, muutettaessa, käytettäessä,
luovutettaessa, siirrettäessä, arkistoitaessa, hävitettäessä tai muutoin käsiteltäessä
noudatettava.
Ensimmäiseen erityissuojattavan tietoaineiston luokkaan kuuluviksi voidaan luokitella
tietoaineistot, jos tiedon oikeudeton paljastuminen ja käyttö aiheuttaisi vakavaa vahinkoa
viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 1, 2, 5 sekä 8–11
kohdassa tarkoitetuille yleisille eduille.
Toiseen erityissuojattavan tietoaineiston luokkaan kuuluviksi voidaan luokitella tietoaineistot,
jos tiedon oikeudeton paljastuminen ja käyttö loukkaisi merkittävästi niitä etuja, joiden vuoksi
rajoitukset on säädetty.
Kolmanteen erityissuojattavan tietoaineiston luokkaan kuuluviksi voidaan luokitella
tietoaineistot, jos tiedon oikeudeton paljastuminen ja käyttö vaarantaisi viranomaisen
toimintaedellytyksiä taikka liike ja ammattisalaisuuksia tai henkilötietojen suojaa.
3 § (1.7.2010/681)
3 § on kumottu A:lla 1.7.2010/681, joka tulee voimaan 1.10.2010. Aiempi sanamuoto kuuluu:
3 §
Erityissuojattavaa tietoaineistoa koskevat yleiset tietoturvallisuustoimenpiteet
Erityissuojattavaa tietoaineistoa käsiteltäessä on toteutettava luokitusta vastaavat
asianmukaiset toimenpiteet siten, että
1) tietoaineistojen tietojenkäsittely ja säilytystilat ovat riittävästi valvottuja ja suojattuja;
2) tietojärjestelmiin pääsy on valvottua sekä luvaton tunkeutuminen niihin estetään
käytettävissä olevin keinoin;
3) tietoaineistoja käyttävät, muuttavat ja muutoin käsittelevät vain ne, joiden tehtäviin asian
käsittely kuuluu ja että käyttöoikeudet rajataan muutoinkin asianmukaisesti ja käyttöä
valvotaan riittävästi;
4) tietoja aineistosta luovuttavat vain ne, joiden tehtäväksi siitä huolehtiminen kuuluu;
5) tietoverkoissa siirrettävä tieto salataan tarpeen mukaan.
Toimenpiteistä aiheutuvien kustannusten vaikutusten huomioon ottamisesta säädetään
viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n 1 momentin 4 kohdassa.
4 §
Ohjeet, valvonta ja seuranta
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n 1 momentin 5 kohdassa
tarkoitettuja toimenpiteitä suunniteltaessa on erityisesti pidettävä huolta siitä, että:
1) määritellään asiakirjan antamista koskeva päätösvalta;
2) annetaan riittävät ohjeet asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta sekä asiakirjojen,
tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta eri
käsittelyvaiheissa;
3) keskeneräisiä asioita kuvaavat ja niitä koskevan tiedonantovelvollisuuden toteuttamiseksi
laaditut luettelot ja asiakirjat pidetään ajan tasalla.
Ohjeiden ja toimenpiteiden toteutumista on tarpeellisessa laajuudessa valvottava sekä
arvioitava sopivin väliajoin niiden toimivuutta ja muutostarpeita sekä ryhdyttävä
toimenpiteisiin havaittujen puutteiden korjaamiseksi.
2 luku
Tiedonsaantioikeuksien toteuttaminen ja edistäminen
5 §
Asiakirjarekisterit
Viranomaisella tulee olla sillä käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tiedot siitä, mitä
diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asiakirjahallinnon rekistereitä (asiakirjarekisterit)
viranomaisella on tai miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista voidaan muuten löytää.
Viranomaisen tulee huolehtia, että asiakirjarekisterien väliset suhteet selvitetään ja että
käsiteltävä asia, mikäli mahdollista, kirjataan vain kerran ja että asiakirjarekisterien avulla
voidaan täyttää arkistolain nojalla annetut määräykset asiakirjojen rekisteröinnistä ja
luetteloinnista.
6 §
Asiakirjarekisteriin merkittävät tiedot
Asiakirjarekisteriin on tehtävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista
merkinnät:
1) asian vireille saattajasta, asiakirjan saapumispäivästä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen
laatima, sen laatimispäivästä, sekä asian laadusta;
2) suoritetuista välitoimenpiteistä, kuten toimituksista sekä selvitys ja lausuntopyynnöistä ja
niitä koskevista asiakirjoista;
3) asian lopputoimenpiteistä ja niitä koskevista asiakirjoista.
Asiakirjarekisteriä suunniteltaessa ja laadittaessa on pidettävä huolta siitä, että
asiakirjarekisteristä voidaan vaivatta antaa tieto siihen tehdyistä julkisista merkinnöistä.
Arkistoluettelon ja tuomioistuimen diaarin ja muun asiakirjarekisterin osalta noudatetaan,
mitä niistä erikseen säädetään ja määrätään.
7 §
Asiakirjarekisterien saatavilla pitäminen
Asiakirjarekisterit sekä arkistolain 8 §:ssä tarkoitettu arkistonmuodostussuunnitelma on
pidettävä yleisön saatavilla viranomaisen kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä.
Käytössä oleva diaarikaava ja muut asiakirjojen luokitteluperusteet on liitettävä
asiakirjarekisterin yhteyteen.
8 §
Selosteet tietojärjestelmistä
Viranomaisen on laadittava ylläpitämistään tietojärjestelmistä seloste, josta ilmenee
tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot. Seloste on pidettävä yleisön
saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä, jollei salassapitosäännöksistä muuta
johdu. Seloste voidaan sisällyttää myös osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Henkilörekisteristä laadittavasta rekisteriselosteesta on voimassa, mitä siitä erikseen
säädetään.
2 a luku (23.5.2002/380)
Valtionhallinnon viestintä
8 a § (23.5.2002/380)
Valtionhallinnon viranomaisten viestinnän tarkoitus
Valtion hallintoviranomaisten ja muiden valtion virastojen ja laitosten sekä tuomioistuinten ja
muiden lainkäyttöviranomaisten (valtionhallinnon viranomainen) tiedotuksen,
julkaisutoiminnan ja muun viestinnän tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta sekä tuottaa ja
jakaa tietoa, joka luo yksilöille ja yhteisöille edellytyksiä muodostaa mahdollisimman
totuudenmukainen kuva viranomaisten toiminnasta, vaikuttaa hallintoviranomaisissa
valmisteilla oleviin yleisesti merkittäviin asioihin sekä valvoa omia etujaan ja oikeuksiaan.
Valtionhallinnon viranomaisten viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa on otettava
huomioon viestinnän merkitys viranomaiselle säädettyjen tehtävien tehokkaassa hoitamisessa
sekä viranomaisen ja kansalais ja etujärjestöjen välisessä yhteistyössä.
8 b § (23.5.2002/380)
Viestinnän suunnittelu
Valtionhallinnon viranomaisen on sille säädetyt tehtävät ja 1 §:ssä tarkoitetut selvitykset
huomioon ottaen arvioitava ja suunniteltava toimenpiteet viranomaisten toiminnan
julkisuudesta annetun lain 19 ja 20 §:ssä tarkoitettujen velvoitteiden toteuttamiseksi
(viestintäsuunnitelma).
Viestintäsuunnitelmaa laadittaessa on otettava erityisesti huomioon, miten:
1) voidaan turvata yksilöiden ja yhteisöjen mahdollisuudet saada tietoja vireillä olevista
yleisesti merkittävistä asioista sekä esittää käsityksensä niistä asian käsittelyn eri vaiheissa;
2) viranomaisen antamiin palveluihin ja käsittelemiin asioihin liittyvä yleinen neuvonta
voidaan toteuttaa siten, että sillä saavutetaan mahdollisimman hyvin palveluihin oikeutetut ja
muut tiedon tarvitsijat;
3) huolehditaan ruotsinkielisen väestön tiedon saannista yksilön henkeä, terveyttä ja
turvallisuutta koskevissa asioissa sekä oikeuksien toteuttamiseksi;
4) eri väestöryhmien, kansalaisjärjestöjen, yhteisöjen ja tiedotusvälineiden viranomaisen
toimintaan kohdistuvista erityisistä tiedontarpeista huolehditaan;
5) viestintää voidaan toteuttaa yhteistyössä muiden viranomaisten ja yksityisten yhteisöjen
kanssa;
6) viestinnän seuranta järjestetään.
Viestintäsuunnitelma on tarkistettava riittävän usein.
8 c § (23.5.2002/380)
Viestinnän järjestäminen
Viranomaisen on huolehdittava siitä, että viestinnän edellytykset on turvattu avoimuuden
toteuttamiseksi viranomaisen toiminnassa. Tässä tarkoituksessa on erityisesti pidettävä huolta
siitä, että:
1) tiedotusta hoitavien tiedonsaanti vireille tulevista ja ratkaistavista sekä muista viestintää
edellyttävistä asioista riittävän aikaisessa vaiheessa on turvattu;
2) viestintätehtäviä hoitavien välinen yhteistoiminta on asianmukaisesti järjestetty;
3) esittely ja valmistelutehtävissä toimiville virkamiehille on annettu tarpeellista koulutusta
ja ohjeita viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistumisesta.
3 luku
Erinäiset säännökset
9 §
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä joulukuuta 1999.
10 § (23.5.2002/380)
Siirtymäsäännökset
Edellä 5 §:ssä tarkoitetut asiakirjarekisterit ja 8 §:ssä tarkoitetut selosteet tietojärjestelmistä on
laadittava viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2000, 1 §:ssä tarkoitetut selvitykset viimeistään
30 päivänä marraskuuta 2001 sekä 8 b §:ssä tarkoitettu viestintäsuunnitelma viimeistään 31
päivänä toukokuuta 2003. Ennen 1 päivänä joulukuuta 1999 käyttöön otetut tietojärjestelmät
sekä niitä koskevat tietoturvallisuusjärjestelyt ja ohjeet on saatettava tämän asetuksen
mukaisiksi viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2004.
Muutossäädösten voimaantulo ja soveltaminen:
23.5.2002/380:
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä kesäkuuta 2002.
Ennen tämän asetuksen voimaantuloa voidaan ryhtyä asetuksen täytäntöönpanon
edellyttämiin toimenpiteisiin.
1.7.2010/681:
_________________________
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä lokakuuta 2010.
Tällä asetuksella kumotaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä
tiedonhallintatavasta 12 päivänä marraskuuta 1999 annetun asetuksen (1030/1999) 2 ja 3 §.
Siirtymäsäännökset
Asiakirjoja, jotka on luokiteltu ennen asetuksen voimaantuloa, käsitellään asetuksessa
säädettyjen vastaavaa suojaustasoa koskevien vaatimusten mukaisesti, jollei ole ilmeistä, että
luokitukselle ei asetuksen mukaan enää ole perusteita.
Mitä 10 §:n 3 momentissa säädetään luokituksen muuttamisesta tai poistamisesta tehtävästä
merkinnästä, sovelletaan ennen asetuksen voimaantuloa tehtyyn luokitukseen vain, jos
luokiteltu asiakirja luovutetaan ulkopuoliselle.
Viranomaisen tietojenkäsittely on saatettava vastaamaan asetuksen 5 §:ssä säädettyjä
perustason tietoturvallisuusvaatimuksia kolmen vuoden kuluessa asetuksen voimaantulosta.
Viranomaisen on saatettava luokiteltujen asiakirjojen käsittely vastaamaan 4 luvussa
säädettyjä vaatimuksia viiden vuoden kuluessa siitä, kun viranomainen on päättänyt luokitella
asiakirjansa.
Valtionhallinnon viranomaisen asetuksen voimaan tullessa käytössä olevien toimitilojen on
täytettävä asetuksessa säädetyt vaatimukset tilojen turvallisuudelle viiden vuoden kuluessa
asetuksen voimaantulosta. Sama koskee toimitiloja, jotka on otettu käyttöön ennen kuin on
kulunut kaksi vuotta asetuksen voimaantulosta.