2. Управление ведомством ИС

Чтобы изучить различные модели организации и повседневного управления в ведомствах ИС, участникам исследования задавали вопросы о роли руководителя ведомства и порядке его назначения, об организационном и юридическом статусе ведомств, их задачах, мандате и сфере ответственности, об уровне административной автономии и применяемых подходах к предоставлению услуг ведомств.

2.1. Роль руководителя ведомства ИС

Во многих странах руководитель ведомства ИС является самым высокопоставленным государственным служащим, отвечающим за администрирование прав ИС. Он обычно занимает должность высокого уровня, подчиняясь старшему должностному лицу или главе министерства, в некоторых случаях министру или даже непосредственно главе правительства.

Это многоплановая роль, сочетающая в себе административные и политические функции.

Наши респонденты подчеркнули, что у главы ведомства ИС – многоплановая роль. Она заключается в обеспечении баланса между юридическими, административными, стратегическими и дипломатическими аспектами деятельности ведомства с целью стимулирования инноваций, защиты прав ИС и содействия экономическому развитию на национальном уровне.

В деятельности главы ведомства ИС сочетаются административные и политические функции. К нему часто обращаются за стратегическими советами по вопросам ИС высокопоставленные должностные лица правительства. Хотя руководитель ведомства ИС является государственным служащим, он должен сохранять определенную независимость и осуществлять свои полномочия без необоснованного постороннего вмешательства и в соответствии со своими юридическими обязательствами, предусмотренными соответствующими законами и нормативными актами страны.

Глава ведомства ИС поддерживает постоянную связь с ключевыми заинтересованными сторонами в правовых и деловых кругах, а также с другими участниками инновационной и творческой экосистемы. Он представляет свою страну на международном уровне, прежде всего в рамках ВОИС, и может входить в состав национальных делегаций на других международных форумах. Он также поддерживает связь с другими руководителями ведомств ИС и участвует в совместных проектах и мероприятиях, особенно в своем регионе мира.

Глава ведомства ИС также является главным администратором, управляющим финансовыми ресурсами, нанимающим и обучающим квалифицированный персонал, а также принимающим стратегические решения для повышения эффективности деятельности ведомства, в том числе процедур и правил, направленных на своевременную и качественную обработку заявок и предоставление прав ИС. Руководители ведомств ИС также занимаются вопросами повышения качества обслуживания клиентов, особенно в режиме онлайн и в цифровом формате.

Порядок подчинения и процесс назначения

Процесс назначения на должность руководителя ведомства ИС зависит от существующей в стране правовой, административной и политической системы. Соответственно, и уровень этой должности, и порядок подчинения часто обусловлены правилами и обычаями государственной службы в данной стране. Однако по тому, насколько важна эта должность в правительственном аппарате и как принимается решение о назначении руководителя ведомства ИС, можно судить о значении, которое правительство придает вопросам ИС.

В зависимости от того, как организована административная иерархия в рамках правительства, руководитель ведомства ИС обычно подчинен министерству торговли или коммерции, министерству промышленности или инноваций, министерству юстиции или правовых вопросов, министерству науки и техники или исследований и разработок. В некоторых случаях руководитель ведомства ИС подчинен непосредственно вышестоящему ведомству, например кабинету министров или канцелярии премьер-министра, особенно если развитие сферы ИС входит в число главных национальных приоритетов.

Как правило, при назначении учитываются квалификация кандидата, его профессиональный опыт и послужной список в области ИС. Иногда при назначении руководителя ведомства ИС проводятся консультации с соответствующими заинтересованными сторонами, такими как промышленные ассоциации, эксперты в области права и научные круги. Во многих странах установлены предельные сроки полномочий для руководителя ведомства ИС (см. таблицу 5). 

В некоторых странах глава ведомства ИС назначается государственным органом, например президентом, премьер-министром или соответствующим министром. Например, в Германии президент ВГПТЗ – это высокопоставленный государственный служащий, кандидатура которого выдвигается министерством юстиции, а назначение утверждается президентом Федеративной Республики. Для его назначения может потребоваться одобрение законодательного органа или других ответственных государственных органов. Часто процесс назначения включает в себя выдвижение кандидатур, собеседования и оценку, чтобы убедиться, что кандидат обладает необходимой квалификацией, опытом и специальными знаниями в области ИС. В странах, где в назначении участвует государственная гражданская служба, руководитель ведомства ИС может отбираться на конкурсной основе с учетом заслуг и квалификации.

В некоторых странах, например, в Эстонии, созданы независимые комиссии или органы, отвечающие за назначения на высокие должности в правительстве. В некоторых странах назначения на высокие должности утверждаются на уровне кабинета министров (например, в Индии). Такие комиссии обеспечивают прозрачный и беспристрастный процесс отбора. Комиссии могут рассматривать заявления, проводить собеседования и давать рекомендации соответствующему правительственному органу.

Для обеспечения компетентности и профессионализма кандидатов некоторые страны используют отборочные комиссии, состоящие из экспертов в области ИС и смежных областях. В некоторых странах для найма руководителя ведомства ИС привлекается профессиональный поставщик услуг по набору персонала (например, АОИС). Часто о вакантной должности руководителя ведомства ИС делается публичное объявление, в котором квалифицированные лица приглашаются подавать заявки (как, например, в Колумбии). Цель такого подхода – привлечение разнообразных кандидатов и обеспечение прозрачности процесса отбора.

2.2. Мандат и круг функций ведомства ИС

Мандат многих национальных ведомств ИС заключается в поощрении инноваций, творчества и экономического развития путем создания системы охраны и управления правами ИС в конкретной юрисдикции. Хотя основные функции остаются неизменными, конкретные детали и значение каждой функции могут меняться в зависимости от правовой системы страны, ее экономических приоритетов и меняющегося политического ландшафта. Мандат ведомств ИС обычно отражен в программном заявлении.

В странах, изученных в нашем исследовании, были выявлены два общих типа мандатов (см. таблицу 6): один из них ориентирован на достижение более широких экономических и общественных целей, а другой – на оптимальное функционирование служб ИС.

В более широком мандате национальная система ИС рассматривается как единое целое (например, в случае Колумбии и Чили) и целью деятельности ведомства ИС считается содействие экономическому и социальному развитию и национальной конкурентоспособности страны (например, в Саудовской Аравии). Иногда в мандате также выражается общая поддержка творчества и инноваций, включая воспитание уважения к ИС (например, в случае Индии).

Ведомства ИС с более широкой миссией осуществляют виды деятельности, выходящие за рамки их основных функций. В них могут входить разработка политики и информационно-пропагандистская деятельность, а также оказание технической помощи и укрепление потенциала. Такие ведомства могут предлагать образовательные и учебные программы, а также консультации и рекомендации для частных лиц, предприятий и изобретателей, особенно в секторах, интенсивно использующих ИС. Кроме того, это могут быть поисково-информационные услуги в сфере ИС, предоставление баз данных, а также проведение аналитической работы и исследований.

Ведомства, у которых более узкий операционный мандат, выполняют основные функции, ориентированные на предоставление эффективных и действенных услуг своим клиентам. Они могут включать предоставление и регистрацию прав ИС, экспертизу и оценку (например, отчеты о патентном поиске), а также предоставление информации и документации в области ИС. В основные функции большинства ведомств ИС также входят информационно-просветительская деятельность и международное сотрудничество. Мандаты некоторых ведомств ИС также охватывают интересы пользователей системы ИС, таких как правообладатели и изобретатели (например, в Ботсване и Египте).

В зависимости от мандата, некоторые ведомства занимаются обеспечением соблюдения прав ИС, в то время как другие играют вспомогательную роль. Ответственность за политику и администрирование в области авторского права может входить в мандат ведомства ИС или может возлагаться на ведомство по авторскому праву.

Многие ведомства ИС предлагают процедуры административного пересмотра решений и административного возражения (до и после получения патента) и механизмы разрешения споров. Учитывая коллективный опыт ведомств ИС в вопросах ИС, такое административное разбирательство, как правило, оказывается эффективным и благоразумным. В странах, в которых нет специализированных судебных подразделений (например, региональный суд Дюссельдорфа в Германии) или специализированных судов (например, Федеральный патентный суд в Швейцарии), может быть трудно найти судей, обладающих соответствующим опытом в области ИС.

Кроме того, ведомства ИС играют важную роль в популяризации и осуществлении программ обучения и подготовки кадров в области ИС, часто в партнерстве с другими заинтересованными участниками инновационной и творческой экосистемы. Они организуют мастер-классы, семинары и тренинги для предпринимателей, новаторов, исследователей и МСП, чтобы расширить их знания об ИС, включая такие темы, как подача заявок на патенты, регистрация товарных знаков и охрана авторских прав. Они сотрудничают с инновационными организациями, бюро по передаче технологий и другими заинтересованными сторонами, чтобы способствовать эффективной передаче знаний и технологий от исследовательских организаций в промышленность.

Некоторые ведомства ИС (например, в Германии, Египте, Колумбии и Эстонии) предлагают специальные программы для МСП и стартапов, а также для университетского научно-исследовательского сообщества (например, в Азербайджане). Ведомства ИС также предлагают программы, ориентированные на такие недопредставленные группы, как женщины и меньшинства (например, в Чили). В функции некоторых ведомств входят экономические исследования (например, в Канаде и Азербайджане), иногда под руководством главного экономиста, и они занимаются научными исследованиями, анализом тенденций и прогнозированием.

2.3. Модели административной автономии

Два разных, но тесно связанных между собой аспекта функционирования ведомства ИС – это административная автономия ведомства и законодательство, регулирующее его деятельность.

Законодательство включает законы, нормативные акты и нормативно-правовую базу, определяющие пределы власти, функции и полномочия ведомства ИС. Оно устанавливает правила и процедуры охраны прав ИС и управления ими. В нем определяются права, предоставляемые владельцам объектов ИС, процедуры подачи заявок и регистрации прав, механизмы обеспечения соблюдения этих прав и обязанности ведомства ИС.

Административная автономия означает степень независимости ведомства ИС в управлении своей текущей деятельностью и ресурсами. Она часто определяется нормативно-правовой базой, но зависит также от структуры, политики и практики государственного управления в стране.

Ключевые параметры, которые мы изучали, включают степень административной автономии, правовой статус ведомства, источник его операционного бюджета и степень контроля над доходами и расходами (включая установление пошлин), а также его возможности и гибкость при найме персонала.

В таблице 7 представлены результаты опроса 12 организаций.

Административная автономия 

В целом, уровень административной автономии ведомств ИС в разных странах различен, хотя оценить его в абсолютных показателях сложно.

У ряда ведомств ИС в изученной выборке есть статус национального правительственного агентства. В большинстве случаев такие ведомства связаны с министерством или подчинены ему, как, например, в Эстонии, Германии и на Филиппинах. Некоторые из них прямо подчинены премьер-министру или зависимы от него, как в Саудовской Аравии и как предусмотрено в отношении нового национального ведомства ИС в Египте (EAIP). CIPA в Ботсване является установленной законом полугосударственной организацией. Ведомство ИС Канады – это специальное операционное агентство с некоторыми квазисудебными функциями. У INAPI в Чили статус децентрализованного государственного учреждения, подотчетного президенту через министра экономики. Агентство по интеллектуальной собственности Азербайджанской Республики подчинено президенту страны и является единым субъектом публичного права, в состав которого входят три самостоятельных юридических лица: центр экспертизы патентов и товарных знаков, центр по обеспечению соблюдения прав интеллектуальной собственности и центр коммерциализации и трансфера технологий вместе с Республиканской научно-технической библиотекой.

Каков бы ни был уровень административной автономии того или иного ведомства ИС, все они, как правило, должны соблюдать нормы, политику и практику общей системы государственного управления и несут ответственность перед правительством за свои действия, качество работы и использование ресурсов.

Финансовая независимость

Один из ключевых параметров автономии, который мы оценивали, – это финансовая независимость. На одном конце спектра находятся ведомства ИС, которые можно назвать учреждениями, работающими на основе самофинансирования. Такие типы ведомств ИС финансируют свою деятельность исключительно за счет собираемых ими пошлин и не получают дополнительных средств из государственного бюджета. Они имеют право использовать получаемые доходы для финансирования своей деятельности, специальных программ и долгосрочных инвестиций, например, для модернизации рабочих систем. Они могут нанимать столько сотрудников, сколько позволяют их доходы и финансовое положение (обычно при условии соблюдения государственных норм и согласования штатного расписания). Разумеется, подобный уровень финансовой независимости неотделим от рисков в случае спада в экономике и вызванного им снижения доходов или же внезапной необходимости в незапланированных больших вложениях средств, превышающих финансовые возможности ведомства.

К этой категории относится ведомство IPOPHL на Филиппинах, поскольку оно является самоокупаемым учреждением, финансирующим операционные расходы только за счет своих доходов. Оно совершенно независимо управляет своими доходами, полученными от пошлин.

АОИС, региональное агентство, включающее 17 государств-членов в Западной Африке, полностью финансируется за счет поступлений от пошлин, хотя его бюджет должен утверждаться Советом министров. Его операционные расходы покрываются за счет пошлин, размер которых определяется в долгосрочной перспективе, а структура пошлин выносится на рассмотрение Совета директоров и потом утверждается Советом министров. За счет собранных пошлин АОИС финансирует деятельность по продвижению ИС, осуществляемую институциональными структурами своих государств-членов.

CIPO в Канаде – это специальное операционное агентство, имеющее право получать доходы и полностью их расходовать. Получаемые им средства аккумулируются в виде автоматически возобновляемого («револьверного») фонда в рамках многолетнего делового цикла, что позволяет ему в любой конкретный год работать с профицитом или с дефицитом. В штате ведомства может быть столько должностей, сколько необходимо, при условии, что у ведомства есть средства для выплаты зарплаты и он соблюдает государственные правила найма персонала.

SAIP в Саудовской Аравии считается государственной организацией, пользующейся финансовой и административной независимостью. Ведомство финансирует свою деятельность за счет ассигнований из государственного бюджета , но независимо в своих расходах. Бюджет SAIP должен быть утвержден Советом директоров и представлен в министерство финансов. Новое египетское национальное ведомство ИС (EAIP) не должно, согласно Закону 163 от 2023 года, получать никаких финансовых ассигнований от министерства финансов Египта. Финансирование его деятельности должно будет зависеть от объема средств, полученных за предоставляемые ведомством услуги, и пошлин, взимаемых за регистрацию заявок на охрану объектов ИС.

Некоторым ведомствам ИС предоставлен такой уровень финансовой независимости, который позволяет им использовать часть собранных доходов для покрытия своих операционных расходов. Такую схему часто называют «возмещением расходов». При такой схеме ведомство ИС может быть обязано обеспечить определенный уровень доходов для правительства, а оставшуюся сумму оставляет себе для покрытия своих расходов. Этот подход может быть удобен для ведомств ИС в странах с менее развитой экономикой, где правительства в целом более ограничены в ресурсах, необходимых для финансирования ключевых государственных функций. Однако он основывается на предположении, что доходы ведомства ИС превышают его потребности в ресурсах, требующихся для предоставления качественных и своевременных услуг ИС, которое не всегда оправдывается.

В большинстве стран ведомству ИС непосредственно от министерства финансов или казначейства или через вышестоящее министерство выделяется годовой бюджет, из которого оно должно покрывать все свои расходы. Доходы от пошлин, взимаемых за предоставляемые услуги в области ИС, отправляются в общий бюджет правительства. Так обстоит дело, например, в Эстонии, Индии, Германии и Египте.

Ведомству ИС может быть также нужно получать одобрение предлагаемого плана своего бюджета, а с просьбой о выделении дополнительных средств для финансирования новых инициатив, инвестиций в новые технологии или найма дополнительного персонала обращаться в вышестоящее министерство или казначейство в рамках бюджетного процесса.

Установление пошлин в области ИС и управление ими

Установление и регулирование пошлин за пользование ИС является одним из важных элементов как административной автономии,так и управления ИС. В принципе, возможность устанавливать уровень пошлин обеспечивает большую гибкость, поскольку позволяет корректировать величину пошлин для покрытия роста расходов. Однако большинство ведомств ИС не могут сами устанавливать размер пошлин независимо от соответствующего министерства и должны получать одобрение от других государственных ведомств, а иногда и от законодательных органов.

С более широкой управленческой точки зрения, определение размера пошлин предполагает достижение достаточно сложного компромисса. Пошлины не только служат источником доходов, которые идут на финансирование деятельности ведомств ИС, но и выполняют важные регуляторные функции. Слишком высокие пошлины могут отбить у новаторов, особенно у малых и средних компаний, желание пользоваться системой ИС. Если же пошлины слишком малы, это может содействовать подаче спекулятивных или низкокачественных заявок на права ИС, обработка которых перегрузит ведомства ИС и может разрушить систему ИС в целом. Взимание пошлин за продление срока действия регистрации помогает обеспечить, чтобы в реестрах оставались только коммерчески актуальные объекты ИС. Опубликовано значительное количество экономических исследований, в которых даются рекомендации об оптимальном сочетании этих двух функций пошлин – получения дохода и регулирования, а также приводятся эмпирические данные о том, как различные уровни пошлин влияют на поведение заявителей на получение прав ИС (см. de Rassenfosse and van Pottelsberghe, 2011, и Thumm, 2023).

Наем персонала и подбор кадров

Один из элементов автономии – это независимость при найме и продвижении по службе сотрудников ведомства.

Ведомства ИС во многих странах обладают полной независимостью в вопросах найма персонала, например, так обстоит дело в Ботсване, Эстонии, Германии и других странах, представителей которых мы опросили. Ограничения связаны с численностью персонала, который может определяться головным министерством или казначейством, и, конечно, с выделенным бюджетом и уровнем финансовых ресурсов ведомства ИС. Те ведомства, которые обладают большей финансовой независимостью, как правило, могут более свободно нанимать сотрудников для удовлетворения текущих потребностей или растущего спроса на свои услуги, для сокращения отставания в работе или инвестирования дополнительных людских ресурсов в определенные приоритетные виды деятельности.

Все ведомства ИС, какой бы независимостью в вопросах найма они ни пользовались, сталкиваются с проблемами, связанными с поиском обладающих необходимыми знаниями специалистов, особенно для проведения экспертизы заявок, а также для найма профессионалов с разнообразным опытом работы, например юристов и специалистов в области технологии и промышленности. Важной задачей для всех руководителей ведомств ИС является обучение сотрудников, повышение их квалификации и укрепление потенциала. Основные способы восполнить пробелы в квалификации сотрудников ведомств ИС – это обмен знаниями и сотрудничество между ведомствами ИС, доступ к программам обучения и повышения квалификации Академии ВОИС, а также партнерские отношения с местными и национальными учебными заведениями.

2.4. Стратегии повышения качества предоставляемых услуг

Общая задача опрошенных нами руководителей ведомств ИС – повышение качества, эффективности и результативности предоставляемых услуг, а также внедрение современных рабочих инструментов и передовых технологических решений для более качественной поддержки своих сотрудников и клиентов. Они отмечали, что ведомства ИС работают на национальном и глобальном рынке, где общепринята скорость и простота обслуживания, а нормой стали модели обслуживания, ориентированные на клиента. Глобальные корпорации все чаще используют различные формы ИС в разных странах, что требует от ведомств ИС согласования своих практик, процедур и технологических платформ с принятыми в других юрисдикциях.

Национальные ведомства ИС, как правило, уделяют первостепенное внимание внедрению передовых технологических решений для обработки заявок, управления документооборотом и обмена данными. Одним из примеров является использование искусственного интеллекта и машинного обучения для помощи в проведении поиска и экспертизы. Ведомства ИС могут использовать автоматизированные системы для обработки документов, расчета пошлин и рассылки уведомлений, а также совершенствовать процедуры экспертизы путем использования специализированных поисковых баз данных и инструментов для ускорения поиска известного уровня техники и экспертизы заявок. Обычно при этом внедряются также меры контроля качества для обеспечения последовательности и точности результатов экспертизы. Частью контроля качества является проведение регулярных аудитов и проверок для обеспечения соблюдения стандартов качества.

Кроме того, ведомства ИС предоставляют цифровые услуги, разрабатывают удобные для пользователей интерфейсы и информационные руководства, помогающие заявителям ориентироваться в системе ИС. Предоставляемые в области ИС услуги можно также улучшить путем сотрудничества с другими ведомствами ИС и международными организациями для обмена передовым опытом и гармонизации процедур, а также путем налаживания партнерских отношений с научно-исследовательскими учреждениями, отраслевыми ассоциациями и специалистами в области права для повышения осведомленности и образования в сфере ИС.

Хотя перед ведомствами ИС во всем мире стоят общие задачи, развивающиеся страны часто сталкиваются с уникальными проблемами, обусловленными нехваткой ресурсов, ограниченной технологической инфраструктурой и разным уровнем осведомленности в области ИС. Для решения этих задач и содействия развитию надежной инновационной экосистемы ведомства ИС в развивающихся странах могут сосредоточиться на совершенствовании конкретных услуг. Они могут столкнуться с проблемами, связанными с недостаточностью кадрового потенциала и знаний сотрудников. Ограниченные возможности и ресурсы для обучения могут повлиять на качество и эффективность экспертизы и администрирования ИС, а ограниченные финансовые ресурсы могут помешать им инвестировать в модернизацию, программы обучения и инициативы по работе с общественностью. Общими проблемами для развивающихся стран являются слабые механизмы правоприменения и ограниченные ресурсы для борьбы с контрафакцией и пиратством.

Одной из важных задач многих ведомств ИС является сокращение сроков проведения экспертизы, чему часто способствует использование инструментов общих данных, иногда с помощью ИИ. В некоторых странах ИИ используется для целей перевода и классификации; например, ВГПТЗ использует его для перевода и классификации патентов, выданных в Азии. Ведомства IPOPHL на Филиппинах и CIPA в Ботсване внедряют системы онлайновой подачи заявок и оплаты пошлин. Ведомство CIPO в Канаде внедрило систему выдачи полностью электронных патентов. Совершенствование рабочих процессов сопровождается внедрением систем управления качеством; например, в ведомствах ИС на Филиппинах и в Саудовской Аравии. Ведомства в Эстонии, Чили, Канаде и других странах прошли сертификацию управления качеством по стандарту ISO 9001.

Кроме того, многие ведомства ИС теперь предоставляют своим сотрудникам возможность работать из дома, используя эффективные и безопасные инструменты удаленной работы. Кроме того, для сотрудников ведомства INAPI в Чили были введены контракты, основанные на стимулах. Во многих ведомствах были приняты меры по повышению производительности труда сотрудников на основе анализа показателей качества и совершенствования процессов.

Ведомства ИС используют технологии, повышающие эффективность работы, чтобы перейти от использования внутренней документации частично на основе бумажных носителей к безбумажным онлайн-системам администрирования ИС, продвигаясь к полной автоматизации рабочих процессов и предоставлению основанных на знаниях услуг ИС, как показано в модели «умного ведомства ИС», описанной Prihastomo et al. (2019; см. диаграмму 2). Ожидается, что внедрение этих технологий повысит производительность труда сотрудников, проводящих экспертизу, и в итоге снизит потребность в найме дополнительного персонала.

В перспективе ожидается, что портфель услуг, предлагаемых ведомствами ИС, будет продолжать развиваться, чтобы соответствовать основным приоритетам и задачам, стоящим перед их странами и глобальной системой ИС. Ряд руководителей ведомств ИС отметили, что повышение качества, своевременности и эффективности экспертизы и обработки прав ИС остается одним из главных приоритетов, равно как и набор и удержание квалифицированного персонала, постоянный переход на новые технологии и цифровые услуги, повышение прозрачности данных и расширение доступа к ним, а также осуществление информационно-разъяснительной работы и предоставление информации в области ИС новаторам, авторам, МСП и другим лицам в их странах.

Диаграмма 2. Модель «умного ведомства ИС» Источник: Prihastomo et al., 2019.