الرقابة الداخلية: الأسئلة الشائعة

نعم، يتمتع مدير شعبة الرقابة الداخلية باستقلال وظيفي وتشغيلي كامل عن الإدارة، ويتلقى المشورة من لجنة الويبو الاستشارية المستقلة للرقابة.

ومدير شعبة الرقابة الداخلية والمُحققون المعيَّنون مُلزَمون: "1" بأداء واجباتهم بشكل مستقل عن موظفي الويبو المشاركين في الأنشطة التشغيلية وعن موظفي الويبو الذي قد يخضعون للتحقيقات؛ "2" وبأن يكونوا بمنأى عن أي تأثير غير لائق أو عن الخوف من الانتقام.

ويجب على مدير شعبة الرقابة الداخلية الإبلاغ عن أي عائق جوهري يخل باستقلاليته وموضوعيته، بما في ذلك تضارب المصالح، لكي تنظر فيه اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة. ويجب أن يؤكّد مدير الشعبة لتلك اللجنة، مرّة في السنة على الأقلّ، الاستقلالية التنظيمية للشعبة.

نعم. في حال توجيه ادعاءات سوء السلوك لموظفي الويبو على مستويي نائب المدير العام ومساعد المدير العام، يُرفع الأمر إلى مدير شعبة الرقابة الداخلية الذي يقوم، في أقرب فرصة ممكنة وفي أجل لا يتجاوز شهراً، بإبلاغ المدير العام ورئيس لجنة التنسيق.

وفي حال توجيه ادعاءات سوء سلوك للمدير العام، يُرفع الأمر إلى مدير شعبة الرقابة الداخلية الذي يقوم فوراً بإبلاغ رئيسَي الجمعية العامة ولجنة التنسيق والتماس مشورة اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة في التصرف الواجب.

وتشير اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة على مدير شعبة الرقابة الداخلية بإجراء تقييم أولي أو الترتيب لأن يجري كيان محقق خارجي مستقل ذلك التقييم الأولي. واستناداً إلى نتائج التقييم الأولي، تقدم اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة توصية إلى رئيسَي الجمعية العامة ولجنة التنسيق بأن يطلبا من مدير شعبة الرقابة الداخلية إغلاق القضية أو إحالتها إلى كيان خارجي مستقل للتحقيق فيها.

يلتمس مدير شعبة الرقابة الداخلية مشورة اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة بشأن التصرف الواجب في ادعاءات سوء السلوك المتعلقة بموظفي الشعبة وغيرهم من العاملين فيها.

وفي حال توجيه ادعاءات سوء سلوك لمدير شعبة الرقابة الداخلية، يُرفع الأمر إلى المدير العام الذي يقوم، في أقرب فرصة ممكنة وفي أجل لا يتجاوز شهراً، بإبلاغ رئيس لجنة التنسيق والتماس مشورة اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة في التصرف الواجب. ويتعين على اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة أن تُجري تقييماً أولياً أو ترتب لإجرائه. واستناداً إلى نتائج التقييم، تقدم اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة توصيةً إلى المدير العام ورئيس لجنة التنسيق بشأن ما إذا كان يتعين إغلاق القضية أو إحالة المسألة إلى كيان خارجي مستقل للتحقيق فيها. وإذا أوصت بالإحالة، فيجب أن تحتوي التوصية على اختصاصات التحقيق المقترحة وعلى واقتراح بكيان محقق ملائم. ولا يجوز اتخاذ أي إجراءات تحقيق في أي ادعاءات موجَّهة إلى مدير شعبة الرقابة الداخلية أو المديرين السابقين للشعبة دون موافقة اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة.

نعم، يجوز لمدير شعبة الرقابة الداخلية أن يستعين بكيان أو مُحقِّق خارجي للتحقيق في الادعاءات المتعلقة بالعاملين في الويبو أو غيرهم من الأشخاص أو الأطراف أو الكيانات.

وعند اختيار مُحقِّق أو كيان تحقيق خارجي مناسب للقيام بأعمال التحقيق، ستضمن شعبة الرقابة الداخلية، من ضمن ما تضمن، أن يكون المُحقِّق أو كيان التحقيق الخارجي (أ) مؤهَّلاً ومتمرساً كما ينبغي للتحقيق في الادعاءات المنظور فيها، مع إيلاء اعتبار خاص لحالات سوء السلوك الجنسي؛ (ب) وألا يكون لديه تضارب مصالح متصور أو فعلي.

ويجب أن يلتزم المحققون الخارجيون المعينون بمراعاة السرية.

نعم، يقع على عاتق العاملين في الويبو واجب الإبلاغ عن أي مخالفة محتملة في الويبو، بشرط وجود سبب معقول للاشتباه في أن المخالفة قد وقعت أو على وشك الوقوع.

ويُستثنى من واجب الإبلاغ الضحايا المزعومون للتمييز والتحرش، بما في ذلك التحرش الجنسي وإساءة استعمال السلطة والاستغلال الجنسي والاعتداء الجنسي. إلا أن هذا الاستثناء لا يشمل العاملين في الويبو الذين يشهدون سوء السلوك المذكور.

يمكن عرض الادعاءات على مدير شعبة الرقابة الداخلية:

1. باستخدام منصة Speakup؛
2. أو في صيغة مكتوبة، ومن ذلك إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى صندوق بريد الخط الساخن التابع لشعبة الرقابة الداخلية؛
3. أو تقديمها وجهاً لوجه؛
4. أو عبر الهاتف (+41 (0)22 338 8001).

ينبغي لمقدمي الشكاوى الذين يُبلغون شعبة الرقابة الداخلية عن سوء سلوك مزعوم أو مخالفة مزعومة أن يقدموا أكبر قدر ممكن من التفاصيل، مثل:

1. اسم الجاني المزعوم؛
2. وصف السلوك السيئ أو المخالفة المزعومة، وتاريخ (أو تواريخ) حدوثها، ومكان (أو أماكن) حدوثها؛
3. أسماء الشهود، إن وجدوا؛
4. أي معلومات أخرى ذات صلة، ومنها الأدلة المستندية، إذا كانت متاحة.

نعم، فالانتقام لأسباب أخرى غير الإبلاغ عن سوء السلوك أو التعاون مع تحقيق تجريه شعبة الرقابة الداخلية قد يُعدّ سلوكاً سيئاً، ألا وهو إساءة استعمال السلطة، وهو من الأمور التي يجب أن تحقق فيها شعبة الرقابة الداخلية.

لا، لا يحق للخاضعين للتحقيق وغيرهم من المشاركين فيه أن يستعينوا بممثل قانوني ينوب عنهم، في أثناء عملية التحقيق.

فور تلقي ادعاءات سوء السلوك المحتمل أو غيره من المخالفات المحتملة، تُجري شعبة الرقابة الداخلية تقييماً أولياً للمعلومات لتُحدِّد هل الادعاءات تندرج ضمن الولاية المنوطة بالشعبة أم لا، و/أو هل الادعاءات جوهرية وقابلة للتحقق منها وتصديقها أم لا، و/أو هل توجد وسائل أخرى غير رسمية لتسوية الأمر أم لا.

وبناءً على التقييم الأولي، يجوز لمدير شعبة الرقابة الداخلية أن يقرر إغلاق المسألة دون إجراء تحقيق كامل، أو الشروع في إجراء تحقيق كامل، أو إرجاء التحقيق إلى وقت لاحق، أو إحالة المسألة للبت فيها لدى جهة أخرى في الويبو.

وفي حالة الشروع في إجراء تحقيق كامل، يرسل مدير شعبة الرقابة الداخلية إخطاراً مكتوباً إلى الشخص المعني، أي الفرد الذي يخضع سلوكه للتحقيق بسبب سوء السلوك المزعوم أو المخالفة الأخرى المزعومة، لإبلاغه بخضوعه للتحقيق. وفي أثناء التحقيق الكامل، تجمع شعبة الرقابة الداخلية الأدلة لإثبات الادعاءات أو دحضها. وتُسجَّل النتائج في تقرير التحقيق، الذي قد تستند إليه الإجراءات التأديبية.

يهدف التقييم الأولي إلى تحديد ما يلي:

1. هل السلوك المزعوم، إذا ثبتت صحته، سيُعدّ سوء سلوك أو مخالفة أخرى أم لا؛
2. هل الادعاء جوهري أم لا؛
3. هل الادعاء يمكن التحقق منه أم لا؛
4. هل توجد معلومات موثوقة تشير إلى أن سوء السلوك المزعوم أو المخالفة المزعومة ربما تكون قد حدثت؛
5. هل توجد وسائل تدخُّل أنسب أو أقل اتساماً بالطابع الرسمي، مثل تدخُّل المدير المباشر أو إدارة الموارد البشرية، أو التدخُّل في إطار نظام العدالة الداخلية أم لا.

وخلال التقييم الأولي، عادةً ما تستعرض شعبة الرقابة الداخلية الشكوى وأي أدلة أخرى يقدمها صاحب الشكوى، ثم تُحدِّد المعايير القانونية الواجبة التطبيق، وتسعى إلى الحصول على مزيد من المعلومات والأدلة من صاحب الشكوى ومن مصادر أخرى، وتستخرج السجلات ذات الصلة من أنظمة الويبو، وتُحلِّل القضية لتُحدِّد هل يوجد ما يبرر إجراء تحقيق كامل أم لا.

بناءً على حصيلة التقييم الأولي، يجوز لمدير شعبة الرقابة الداخلية أن يقرر ما يلي:

1. عدم اتخاذ أي إجراء آخر وإغلاق المسألة؛
2. إحالة المعلومات إلى جهة أخرى داخل الويبو للبت في الأمر؛
3. تأجيل مواصلة التحقيق لفترة زمنية محددة ريثما يتضح مزيد من الحقائق الأساسية؛
4. الأمر بإجراء تحقيق كامل.

ويُوثَّق قرار مدير شعبة الرقابة الداخلية.

وسوف تُسجَّل في تقرير التقييم الأولي حصيلة التقييم الأولي الذي يُحدِّد هل السلوك المزعوم يعد سوء سلوك أو مخالفة أم لا، وهل السلوك المزعوم جوهري وقابل للتحقق منه وتصديقه أم لا.

وحينما يُقرر مدير شعبة الرقابة الداخلية، بناءً على حصيلة التقييم الأولي، إحالة المعلومات إلى جهة أخرى داخل الويبو للبت فيها، تُسجَّل حصيلة التقييم الأولي في استمارة التقييم الأولي، وهي شكل مختصر لتقرير التقييم الأولي.

وإذا كانت الادعاءات تتعلق بالتمييز أو التحرش أو كليهما معاً، يرسل مدير شعبة الرقابة الداخلية استمارة التقييم الأولي أو تقرير ذلك التقييم إلى المدير العام، مع إرسال نسخة إلى مدير إدارة الموارد البشرية.

وإذا قرر مدير شعبة الرقابة الداخلية عدم فتح تحقيق كامل بناءً على حصيلة التقييم الأولي، فسوف يتلقى مُقدم الشكوى إخطاراً مكتوباً بذلك.

فور انتهاء التقييم الأولي، وإذا قرر مدير شعبة الرقابة الداخلية أن هناك ما يبرر إجراء تحقيق كامل، سوف تتخذ الشعبةُ إجراءات التحقيق لإثبات الوقائع وجمع الأدلة التي تُثبت أو تدحض الادعاءات المقدمة، وتحديد الجناة، وتقييم الظروف ذات الصلة، من أجل تمكين السلطة المختصة من أن تقرر هل توجد أدلة كافية لاتخاذ إجراء تأديبي أم لا.

وتشمل أنشطة التحقيق: استجواب الشهود، وتحليل الوثائق، والتحليل الجنائي للبيانات الإلكترونية، وجمع المعلومات من مصادر مفتوحة، وعمليات البحث في المكاتب.

سوف تُسجَّل حصيلة التحقيق الكامل في تقرير التحقيق الذي يُرفَع إلى السلطة المختصة لاتخاذ الإجراءات المناسبة، ومنها، على سبيل المثال لا الحصر، اتخاذ إجراءات تأديبية.

وسيجري إبلاغ مقدم الشكوى بانتهاء التحقيق. وإذا لم تُحسَم القضية في غضون ستة أشهر من تلقي الشكوى، يرسل مدير شعبة الرقابة الداخلية إخطاراً مكتوباً بحالة القضية إلى مُقدم الشكوى، بشرط وجود قناة اتصال معه.

قد تختلف مدة التحقيق اختلافاً كبيراً بناءً على عدة عوامل، منها:

• مدى تعقُّد القضية
• خطورة الادعاءات
• عدد الخاضعين للتحقيق والضحايا
• مدى الأدلة المتاحة وطبيعتها
• عدد الشهود وإمكانية حضورهم
• عدد القضايا التي تُحقِّق فيها شعبة الرقابة الداخلية في الوقت نفسه، ودرجة أولوية تلك القضايا

تهدف الاستجوابات إلى الحصول على المعلومات التي يتذكرها الأفراد الذين شاهدوا حدثاً ما بأنفسهم أو الذين لديهم معرفة مباشرة أو غير مباشرة بأي شيء ذي صلة بالتحقيق.

وقد تُجرى الاستجوابات وجهاً لوجه أو عبر الفيديو أو بأي طريقة أخرى مناسبة، ويجوز تسجيلها بالصوت أو بالفيديو.

ويُطلَب من جميع المشاركين في التحقيق أن يوقعوا على يمين الحفاظ على السرية قبل مشاركتهم في أي استجواب مُصرَّح به من شعبة الرقابة الداخلية.

ويجب على جميع موظفي الويبو أن يتعاونوا دون تَحفُّظ مع أي تحقيق، وأن يستجيبوا لطلبات الحصول على المعلومات استجابةً كاملة وصادقة.

وفي أثناء الاستجواب، ستُقدَّم إلى الشخص الخاضع للتحقيق تفاصيل الادعاءات وستُعرَض عليه الأدلة الداعمة لها. وستُتاح له فرصة للرد وتقديم الأدلة المضادة.

يجوز للشخص الخاضع للتحقيق والضحية المزعومة لسوء السلوك الجنسي أن يرافقهما في استجوابهما طرف آخر بصفته مراقباً. وإذا قدَّم مُستجوَبون آخرون ما يُبرر الحاجة إلى حضور مراقب، جاز السماح بذلك وفقاً لتقدير مدير شعبة الرقابة الداخلية.

ويتعهد المراقب بأن يلتزم بسرية التحقيق، ولا يجوز أن تكون له صلة بالمسألة التي يجري التحقيق فيها.

كما أن حضور المراقب لن يعفي الشخص الخاضع للتحقيق من وجوب الرد شخصياً في المسألة التي يجري التحقيق فيها، ولا يحق للمراقب أن يرد نيابةً عن الشخص المُستجوَب أو أن يتدخل بأي شكل آخر في عملية الاستجواب.

نعم، فجميع المعلومات التي تُنشأ و/أو تُخزَّن و/أو تُعالَج باستخدام أنظمة الويبو لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات مِلكٌ للويبو، وتتمتع شعبة الرقابة الداخلية بسلطة الاطلاع على جميع موارد تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والبيانات عن بُعد، دون أن تُبلِغ أولاً المستخدم المخول، لدعم التحقيقات المُصرَّح بها حسب الأصول.

ويشمل ذلك الاطلاع على ما يلي و/أو مصادرته: حساب البريد الإلكتروني لمستخدم الويبو و/أو دفتر يومياته، والملفات المخزنة على الشبكة و/أو الملفات المحلية، وأجهزة تكنولوجيا المعلومات المُقدَّمة من الويبو (ومنها على سبيل المثال لا الحصر الحاسوب المكتبي و/أو الحاسوب المحمول أو الهاتف المحمول).

وإذا قرر مدير شعبة الرقابة الداخلية إجراء تحقيق كامل، فسوف يجري إبلاغ الشخص الخاضع للتحقيق بالاطلاع على ذلك وبالأدلة التي حُصل عليها منه.

لا، ليس لشعبة الرقابة الداخلية سلطة الاطلاع على الأجهزة الشخصية لموظفي الويبو أو مصادرتها.

نعم، يجب على جميع موظفي الويبو أن يتعاونوا دون تَحفُّظ مع أي تحقيق، وأن يستجيبوا لطلبات الحصول على المعلومات استجابةً كاملة وصادقة.

وفي حالة رفض التعاون مع شعبة الرقابة الداخلية في سياق أنشطة التحقيق التي تجريها، بما في ذلك رفض المشاركة في الاستجواب، وكذلك إظهار أي علامة من العلامات العدائية في أثناء الاستجواب، سوف يُدوَّن ويُسجَّل ذلك في حينه. كما أن عدم التعاون أو رفض المشاركة في الاستجواب قد يدخلان في فئة سوء السلوك.

نعم. رغم أن شعبة الرقابة الداخلية لا تتمتع بسلطة إصدار تدابير مؤقتة، يجوز لمدير الشعبة، في أي مرحلة من مراحل عملية التحقيق، أن يوصي مديرَ إدارة الموارد البشرية باتخاذ تدابير مؤقتة أو إجراءات تصحيحية لحماية موظفي الويبو أو مصالحها أو كليهما.

وقد يشمل ذلك التوصية بوقف الشخص الخاضع للتحقيق عن العمل مؤقتاً في الحالات التالية:

1. إذا كان من المحتمل أن يستطيع الخاضع للتحقيق إتلاف الأدلة أو إخفاءها أو التلاعب بها بطريقة أخرى أو التدخل بأي شكل من الأشكال في التحقيق؛
2. إذا كان هناك تهديد محتمل لأمن و/أو سلامة موظفي الويبو الآخرين و/أو للويبو؛
3. إذا كان الخاضع للتحقيق لا يستطيع الاستمرار في أداء وظائفه بفعالية في ضوء التحقيق الجاري ونظراً لطبيعة تلك الوظائف.

لا، لا تتخذ شعبة الرقابة الداخلية إجراءات تأديبية. فالغرض من التحقيق هو التأكد من جميع الوقائع ذات الصلة من أجل تمكين السلطة المختصة من أن تقرر هل توجد أدلة كافية لاتخاذ إجراء تأديبي أم لا. ويهدف إجراء التحقيق إلى إثبات الحقائق، وليس اتخاذ إجراء عقابي.

وتُسجَّل حصيلة التحقيق الكامل في تقرير التحقيق الذي يُرفَع إلى السلطة المختصة لاتخاذ الإجراءات المناسبة، ومنها الإجراءات التأديبية.

وإذا كان الخاضع للتحقيق أحد الموظفين، جاز لمدير إدارة الموارد البشرية، بناءً على نتائج تحقيق شعبة الرقابة الداخلية، أن يتخذ إجراءات تأديبية ضد الموظف بما يتماشى مع نظام موظفي الويبو ولائحته.