2 Administración de la oficina de PI

Al examinar diversos modelos de organización y administración de las oficinas de PI, se sondeó a los entrevistados sobre la función y el nombramiento del director de la oficina de PI, la situación institucional y jurídica de las oficinas de PI, su mandato y el alcance de sus responsabilidades, el grado de autonomía administrativa y el planteamiento de la prestación de servicios.

2.1 La función del director de la oficina de PI

En muchos países, el director de la oficina de PI es el funcionario público de mayor rango responsable de la administración de los derechos de propiedad intelectual. Como tal, suele ser un alto cargo, que depende del alto funcionario o jefe de un ministerio, en algunos casos de un ministro, o incluso directamente del jefe del Gobierno.

Una función polifacética, entre política y administrativa

Las personas entrevistadas destacaron que el director de la oficina de PI desempeña una función polifacética. Esto implica un equilibrio entre los aspectos jurídicos, administrativos, estratégicos y diplomáticos para fomentar la innovación, proteger los derechos de PI y contribuir al desarrollo económico a escala nacional.

El director de la oficina de PI abarca las funciones de política de PI y administración. A menudo, los altos funcionarios de su Gobierno solicitan a esta persona asesoramiento estratégico sobre cuestiones relacionadas con la PI. Si bien el director de la oficina de PI es un funcionario público, debe mantener cierta autonomía y ejercer sus poderes libre de interferencias indebidas y de conformidad con sus obligaciones estatutarias en virtud de las leyes y actos pertinentes del país.

El director de la oficina de PI mantiene relaciones permanentes con las principales partes interesadas de la comunidad jurídica y empresarial, así como con otros actores del ecosistema creativo y de innovación. Tiene responsabilidades de representación internacional en nombre de su país, especialmente en la OMPI, y pueden formar parte de delegaciones nacionales en otros foros internacionales. También mantiene relaciones con otros directores de oficinas de PI y participa en proyectos y actividades de colaboración, especialmente en su región del mundo.

El director de la oficina de PI es también el administrador principal, que gestiona los recursos financieros y la contratación y formación de personal cualificado, y toma decisiones estratégicas para mejorar la eficacia operativa, incluidos los procedimientos y directrices para la tramitación y concesión de derechos de PI oportunos y de calidad. Los directores de las oficinas de PI también se preocupan por mejorar la calidad de los servicios a los clientes, en particular los servicios en línea y digitales.

Relación de subordinación y proceso de nombramiento

El proceso de nombramiento para el cargo de director de una oficina de PI depende de los sistemas jurídicos, administrativos y políticos vigentes. Del mismo modo, el nivel del puesto y su relación jerárquica suelen ajustarse a las normas y costumbres de la función pública de ese país. No obstante, la importancia del cargo dentro de la estructura gubernamental y la decisión sobre quién dirige la oficina de PI pueden ser una señal de la importancia que el Gobierno concede a las cuestiones de PI.

En la mayoría de los casos, el director de la oficina de PI depende del Ministerio de Comercio, del Ministerio de Industria o de Innovación, del Ministerio de Justicia o Asuntos Jurídicos o del Ministerio de Ciencia y Tecnología o Investigación y Desarrollo, dependiendo de cómo haya organizado el Gobierno su jerarquía administrativa. En algunos casos, el director de la oficina de PI depende directamente de una oficina de mayor nivel, como el Gabinete o la oficina del primer ministro, especialmente si la PI se considera una prioridad nacional de primer orden.

Normalmente, el nombramiento se basa en las cualificaciones, la experiencia profesional y las credenciales del candidato en el ámbito de la PI. En ocasiones, el nombramiento del director de la oficina de PI implica la consulta con las partes interesadas pertinentes, como las asociaciones industriales, los expertos jurídicos y las instituciones académicas. Muchos países han establecido límites fijos de duración del mandato del director de la oficina de PI (véase el Cuadro 5).

En algunos países, el director de la oficina de PI es nombrado por una autoridad gubernamental, como el presidente, el primer ministro o un ministro competente. Por ejemplo, en Alemania, el presidente de la DPMA es un alto cargo de la Administración Pública, propuesto por el Ministerio de Justicia y nombrado por el presidente de la República Federal. El nombramiento puede requerir la aprobación del órgano legislativo o de otros órganos responsables. A menudo, el proceso implica nominaciones, entrevistas y evaluaciones para garantizar que la persona candidata posee las cualificaciones, la experiencia y los conocimientos necesarios en materia de PI. En los países en los que la función pública interviene en los nombramientos, el director de la oficina de PI podría ser seleccionado mediante un proceso competitivo basado en el mérito y las cualificaciones.

Algunos países han creado comisiones u organismos independientes encargados de los nombramientos para cargos de alto nivel en el Gobierno (por ejemplo, Estonia). En algunos países, los nombramientos para cargos de alto nivel se aprueban a nivel de Gabinete (por ejemplo, en la India). Estas comisiones garantizan un proceso de selección transparente e imparcial. Las comisiones pueden examinar las solicitudes, realizar entrevistas y formular recomendaciones a la autoridad gubernamental competente.

Para garantizar la competencia y la profesionalidad, algunos países recurren a comités de selección compuestos por especialistas en PI y ámbitos afines. Algunos países también llevan a cabo el proceso de contratación con la ayuda de un proveedor de servicios de contratación profesional (por ejemplo, la OAPI). A menudo, el puesto de director de la oficina de PI se anuncia públicamente, invitando a las personas cualificadas a presentar su candidatura (como en el caso de Colombia). Este planteamiento pretende atraer a un grupo diverso de candidatos y fomentar la transparencia en el proceso de selección.

2.2 Mandato y alcance de las funciones de la oficina de PI

El mandato de muchas oficinas nacionales de PI consiste en fomentar la innovación, la creatividad y el desarrollo económico proporcionando un marco para la protección y la gestión de los derechos de PI dentro de una jurisdicción específica. Aunque las funciones básicas siguen siendo las mismas, las características específicas y el énfasis de cada función pueden variar en función del ordenamiento jurídico del país, las prioridades económicas y la evolución del panorama político. El mandato de las oficinas de PI suele estar recogido en una declaración de objetivos.

En la muestra de nuestro estudio se observaron dos tipos generales de mandatos (véase el Cuadro 6): uno con una ambición económica y social más amplia y otro que se centra en el funcionamiento óptimo de los servicios de PI.

El tipo de mandato más amplio contempla el sistema nacional de PI en su conjunto (por ejemplo, en el caso de Colombia y Chile) y tiene como objetivo facilitar el desarrollo económico y social y la competitividad nacional del país (por ejemplo, la Arabia Saudita). A veces, el mandato también expresa un apoyo general a la creatividad y la innovación, incluido el fomento del respeto por la PI (por ejemplo, en el caso de la India).

Las oficinas de PI con una misión amplia llevan a cabo actividades que van más allá de sus funciones principales. En ocasiones esto incluye el desarrollo y la defensa de políticas, así como la asistencia técnica y el fortalecimiento de capacidades. Pueden ofrecer sesiones educativas y de formación, o servicios de consulta y orientación para particulares, empresas e inventores, en particular en sectores que hacen un uso intensivo de la PI. Otros servicios pueden incluir servicios de búsqueda e información sobre PI, suministro de bases de datos y otros estudios de análisis e investigación.

Las oficinas que tienen un mandato más operativo desempeñan sus funciones básicas centrándose en prestar servicios eficaces y eficientes a sus clientes. Esto puede incluir la concesión y el registro de derechos de PI, el examen y la evaluación (por ejemplo, informes de búsqueda de patentes), y el suministro de información y documentación sobre PI. Las actividades de sensibilización pública y educativas, así como la colaboración internacional, también forman parte de las funciones básicas de la mayoría de las oficinas de PI. En el mandato de algunas oficinas de PI también se abordan los intereses de los usuarios del sistema de PI, como los titulares de derechos y los inventores (por ejemplo, Botswana y Egipto).

Dependiendo de su mandato, algunas son responsables de la observancia, mientras que otras desempeñan una función de apoyo. La responsabilidad de la política o administración de derecho de autor puede formar parte del mandato de la oficina de PI o recaer en la oficina de derecho de autor.

Muchas oficinas de PI se encargan de procedimientos administrativos de revisión y oposición (antes y después de la concesión) y de mecanismos de solución de controversias. Dada la experiencia que acumulan las oficinas de PI en asuntos de PI, los procedimientos administrativos suelen ser eficaces y discretos. En algunos países puede resultar difícil encontrar jueces con los conocimientos pertinentes en materia de PI, a menos que existan divisiones judiciales especializadas (como el Tribunal Regional de Düsseldorf en Alemania) o tribunales especializados (como el Tribunal Federal de Patentes de Suiza).

Además, las oficinas de PI desempeñan un papel fundamental en la promoción y realización de programas de educación y formación en materia de PI, a menudo en colaboración con otras partes interesadas del ecosistema creativo y de innovación. Organizan talleres, seminarios y sesiones de formación para empresarios, innovadores, investigadores y pymes con el fin de mejorar su conocimiento de la PI, incluidos temas como la solicitud de patentes, el registro de marcas y la protección del derecho de autor. Colaboran con agencias de innovación, oficinas de transferencia de tecnología y otras partes interesadas para fomentar la transferencia eficaz de conocimientos y tecnología de los centros de investigación al sector privado.

Varias oficinas de PI (por ejemplo, Colombia, Estonia, Alemania y Egipto) ofrecen programas específicos para pymes y empresas emergentes, o para la comunidad científica y de investigación universitaria (por ejemplo, Azerbaiyán). Las oficinas de PI también ofrecen programas dirigidos a grupos infrarrepresentados, como mujeres y minorías (por ejemplo, Chile). Varias oficinas disponen de una función de investigación económica (por ejemplo, el Canadá o Azerbaiyán), a veces dirigida por un economista jefe, que elabora estudios, análisis de tendencias y previsiones.

2.3 Modelos de autonomía administrativa

La autonomía administrativa y la legislación por la que se rige la oficina de PI son dos aspectos distintos pero estrechamente relacionados del funcionamiento de una oficina de PI.

La legislación hace referencia a las leyes, los reglamentos y el marco jurídico que definen la autoridad, las funciones y las competencias de la oficina de PI. Establece las normas y procedimientos para la protección y administración de derechos de PI. Define los derechos concedidos a los titulares de PI, los procesos de solicitud y registro, los mecanismos de observancia y las responsabilidades de la oficina de PI.

La autonomía administrativa se refiere al grado de independencia que tiene la oficina de PI para gestionar sus operaciones y recursos cotidianos. Es algo que suele venir determinado por el marco jurídico, pero también depende de la estructura, las políticas y las prácticas de la Administración Pública del país.

Los parámetros clave que examinamos incluyen el grado de autonomía administrativa, la situación jurídica de la oficina, el origen de su presupuesto operativo y el grado de control sobre los ingresos y gastos (incluida la fijación de tasas), así como su capacidad y flexibilidad para contratar personal.

El Cuadro 7 resume las conclusiones de las 12 organizaciones entrevistadas.

Modelos de autonomía administrativa 

En líneas generales, el grado de autonomía administrativa de una oficina de PI varía de un país a otro, aunque es difícil juzgarlo en términos absolutos.

Varias de las oficinas de PI de la muestra del estudio tienen el rango de organismo gubernamental nacional. En la mayoría de los casos, estas agencias están vinculadas o subordinadas a un ministerio, como ocurre en Estonia, Alemania y Filipinas. Algunas están directamente vinculadas o afiliadas al primer ministro, como en la Arabia Saudita y como se prevé en la nueva autoridad nacional de PI de Egipto (EGIPA). En Botswana, la CIPA es una organización paraestatal (organismo estatutario). La Oficina de PI del Canadá es un organismo operativo especial con funciones cuasi judiciales. El INAPI en Chile tiene el carácter de organismo público descentralizado bajo la supervisión del presidente a través del ministro de Economía. En la República de Azerbaiyán, la Agencia de Propiedad Intelectual, subordinada al presidente del país, es una entidad de derecho público con tres entidades jurídicas independientes: el centro de examen de patentes y marcas, el centro de observancia de los derechos de PI y el centro de comercialización y transferencia de tecnologías, así como la Biblioteca científico-técnica republicana.

Independientemente del grado de autonomía administrativa, las oficinas de PI deben, por lo general, adherirse a las normas, políticas y prácticas de la Administración Pública, y seguir siendo responsables ante su Gobierno de sus actividades, rendimiento y uso de los recursos.

Autonomía financiera

Un parámetro clave que estudiamos es la autonomía financiera. En un extremo del espectro, algunas oficinas de PI pueden describirse como organismos autosuficientes. Las oficinas de PI de este tipo financian sus operaciones íntegramente con las tasas que recaudan y no reciben ningún presupuesto adicional del Gobierno. Tienen autoridad para utilizar sus ingresos para financiar sus operaciones, programas especiales e inversiones a largo plazo, como la modernización de sistemas. Pueden contratar a tantos empleados como lo permitan sus ingresos y su situación financiera (normalmente sujeto a las normas y aprobaciones gubernamentales en materia de personal). Por supuesto, este grado de autonomía conlleva riesgos, en caso de que se produzca una recesión económica y disminuyan los ingresos o se realicen grandes inversiones inesperadas que superen la capacidad financiera de la oficina.

Entre las oficinas de esta categoría se encuentra la de Filipinas, ya que la IPOPHL es una agencia autosuficiente que depende únicamente de sus propios ingresos para sufragar sus gastos de funcionamiento. Tiene plena autonomía para gestionar los ingresos generados por las tasas.

La OAPI, agencia regional para 17 Estados miembros de África Occidental, se financia íntegramente con los ingresos por tasas, aunque su presupuesto debe ser aprobado por el Consejo de Ministros. Sus gastos de explotación se cubren con las tasas, que se determinan a largo plazo y cuya estructura se somete a la junta directiva y, en última instancia, es adoptada por el Consejo de Ministros. la OAPI financia las actividades de promoción de la PI de las estructuras institucionales de sus Estados miembros con las tasas recaudadas.

En el Canadá, la CIPO es un organismo operativo especial, con autoridad para generar ingresos y gastarlos en su totalidad. Funciona con arreglo a una autoridad de fondo rotatorio a lo largo de un ciclo empresarial plurianual, lo que le permite acumular un superávit o incurrir en déficit en un año concreto. Puede dotar tantos puestos como necesite siempre que disponga de fondos para pagar los salarios y cumpla las normas de contratación del Gobierno.

En la Arabia Saudita, la SAIP se considera una entidad gubernamental con independencia financiera y administrativa. Financia sus operaciones mediante asignaciones del presupuesto del Estado y tiene autonomía en sus gastos. La SAIP debe conseguir que su presupuesto sea aprobado por su junta directiva y presentado al Ministerio de Hacienda. Según la Ley 163 de 2023, la nueva autoridad nacional egipcia de PI, la EGIPA, no recibirá ninguna asignación financiera del Ministerio de Finanzas egipcio; en su lugar, la financiación dependerá de los recursos obtenidos de los servicios prestados por la agencia y de las tasas recaudadas por el registro de solicitudes de PI.

Algunas oficinas de PI funcionan con un grado de autonomía que les permite utilizar una parte de los ingresos recaudados para cubrir sus gastos de funcionamiento. Es lo que suele denominarse “recuperación de costos”. La oficina de PI puede tener que proporcionar un determinado nivel de ingresos al Gobierno, mientras que retiene la cantidad restante para cubrir sus gastos. Este planteamiento puede ser adecuado para las oficinas de PI de las economías menos desarrolladas, donde los gobiernos en general disponen de recursos más limitados para financiar funciones gubernamentales clave. Sin embargo, se basa en el supuesto de que los ingresos de las oficinas de PI sean superiores a las necesidades de recursos para prestar servicios de PI oportunos y de calidad, lo que no siempre es cierto.

En la mayoría de los países, las oficinas de PI reciben un presupuesto anual directo del Ministerio de Hacienda o el Tesoro Nacional o a través del ministerio competente, con cargo al cual deben sufragar todos los gastos. Los ingresos procedentes de las tasas relativas a la PI se remiten al presupuesto general del Estado. Es el caso, por ejemplo, de Estonia, la India, Alemania y Egipto.

Es posible que la oficina de PI tenga que obtener la aprobación de su propuesta de plan presupuestario y, como parte del proceso presupuestario, solicitar al ministerio competente o al Tesoro Nacional fondos adicionales para financiar nuevas iniciativas, realizar inversiones en nuevas tecnologías o contratar personal adicional.

Determinación y gestión de las tasas relativas a la PI

La determinación y gestión de las tasas relativas a la PI es un elemento importante de la autonomía administrativa, pero también de la gobernanza de la PI. En principio, la capacidad de fijar los niveles de las tasas ofrece más flexibilidad para ajustarlas a fin de cubrir los aumentos de los costos. Sin embargo, la mayoría de las oficinas de PI no tienen autonomía para fijar el nivel de las tasas con independencia del ministerio correspondiente y deben recibir la aprobación de otros organismos gubernamentales y, en ocasiones, también de las asambleas legislativas.

Desde una perspectiva de gobernanza más amplia, la fijación de tasas conlleva delicados compromisos. Además de generar ingresos que financian las operaciones de las oficinas de PI, las tasas tienen importantes funciones reguladoras. Si las tasas son demasiado elevadas, pueden disuadir a los innovadores de utilizar el sistema de PI, especialmente a las pequeñas y medianas empresas. Si se fijan a un nivel demasiado bajo, podrían fomentar las solicitudes de PI especulativas o de baja calidad que pueden sobrecargar las oficinas de PI y socavar el sistema de PI en general. Las tasas de renovación contribuyen a garantizar que los registros de PI solo contengan la PI comercialmente relevante. Ha surgido un importante corpus de literatura económica que orienta sobre la mejor manera de combinar las funciones recaudatoria y reguladora de las tasas y ofrece pruebas empíricas sobre cómo afectan los distintos niveles de tasas al comportamiento de los solicitantes de PI (véanse de Rassenfosse y van Pottelsberghe, 2011, y Thumm, 2023).

Contratación y personal

Un aspecto relacionado con la autonomía se refiere a la contratación y promoción del personal.

Muchas oficinas de PI gozan de plena autonomía para la contratación de personal, como por ejemplo Botswana, Estonia, Alemania y otros países entrevistados. Las limitaciones tienen que ver con la dotación de personal, que puede venir determinada por el ministerio competente o el Tesoro Nacional y, por supuesto, con el presupuesto asignado y el nivel de recursos financieros de la oficina de PI. Las que tienen más autonomía financiera suelen poder contratar con más libertad para cubrir las necesidades o hacer frente a los repuntes de la demanda, reducir los retrasos o invertir recursos humanos adicionales en determinadas actividades prioritarias.

A pesar de su grado de autonomía en materia de contratación, todas las oficinas de PI se enfrentan a desafíos a la hora de contratar a los especialistas necesarios; en particular, en las funciones de examen, pero también a la hora de contratar a profesionales con formación diversa, como especialistas jurídicos y especialistas en tecnología e industria. Una preocupación común entre los directores de las oficinas de PI es la formación, el desarrollo de competencias y el fortalecimiento de capacidades en este ámbito. El intercambio de conocimientos y la colaboración entre las oficinas de PI, el acceso a los programas de aprendizaje y desarrollo de competencias de la Academia de la OMPI y las asociaciones con instituciones de enseñanza locales y nacionales son algunas maneras de colmar las lagunas de competencias en las oficinas de PI

2.4 Estrategias de mejora del servicio

Una preocupación común de los directores de las oficinas de PI entrevistados es mejorar la calidad, la eficacia y la eficiencia de los servicios, así como introducir instrumentos de trabajo modernos y soluciones tecnológicas avanzadas para prestar un mejor apoyo a sus empleados y clientes. Señalaron que la oficina de PI opera en un mercado nacional y mundial en el que la rapidez y la facilidad de servicio se han generalizado y los modelos de servicio centrados en el cliente se han convertido en la norma. Cada vez más, las empresas mundiales utilizan múltiples formas de PI en diversos países, lo que exige a las oficinas de PI armonizar las prácticas, los procedimientos y las plataformas tecnológicas con otras jurisdicciones.

Las oficinas nacionales de PI suelen dar prioridad a la implantación de soluciones tecnológicas avanzadas para la tramitación de solicitudes, la gestión de documentos y el intercambio de datos. Un ejemplo es el uso de la IA y el aprendizaje automático para ayudar en los procesos de búsqueda y examen. Las oficinas de PI pueden emplear sistemas automatizados para la tramitación de documentos, el cálculo de tasas y las notificaciones, y mejorar los procesos de examen utilizando bases de datos y herramientas de búsqueda especializadas con el fin de agilizar las búsquedas del estado de la técnica y el examen de las solicitudes. Esto suele incluir la aplicación de medidas de control de calidad para garantizar la coherencia y precisión de los resultados de los exámenes. La garantía de calidad implica la realización de auditorías y revisiones periódicas para garantizar el cumplimiento de las normas de calidad.

Además, las oficinas de PI ofrecen servicios digitales, interfaces fáciles de utilizar y guías informativas para ayudar a los solicitantes a navegar por el sistema de PI. Los servicios de PI también pueden mejorarse colaborando con otras oficinas de PI y organizaciones internacionales para compartir las mejores prácticas y armonizar los procedimientos, y asociándose con instituciones de investigación, asociaciones industriales y profesionales del derecho para mejorar la sensibilización y la educación en materia de PI.

Aunque las oficinas de PI de todo el mundo se enfrentan a desafíos comunes, los países en desarrollo suelen tener que hacer frente a retos extraordinarios asociados a la escasez de recursos, la limitada infraestructura tecnológica y los distintos grados de sensibilización sobre la PI. Para abordar estos retos y contribuir al desarrollo de un ecosistema de innovación sólido, las oficinas de PI de los países en desarrollo pueden centrarse en mejorar servicios específicos. Es posible que se enfrenten a desafíos en lo que respecta a las capacidades y la experiencia en el ámbito de los recursos humanos. La escasez de oportunidades y recursos de formación puede afectar a la calidad y eficacia del examen y la administración de la PI, mientras que la escasez de recursos financieros puede obstaculizar su capacidad para invertir en modernización, programas de formación e iniciativas de divulgación pública. La debilidad de los mecanismos de observancia y la escasez de recursos para combatir la falsificación y la piratería son problemas comunes en los países en desarrollo.

Un objetivo importante para muchas oficinas de PI es la reducción de los tiempos de examen, que a menudo se ve facilitada por el uso de herramientas de datos generales, a veces asistidas por IA. En algunos países, la IA se utiliza con fines de traducción y clasificación; por ejemplo, la DPMA la utiliza para la traducción y clasificación de patentes emitidas en Asia. IPOPHL en Filipinas y CIPA en Botswana están introduciendo las solicitudes y el pago en línea. En el Canadá, la CIPO ha puesto en marcha un sistema de concesión electrónica para expedir patentes totalmente electrónicas. Las mejoras de los procesos se apoyan en la introducción de la gestión de la calidad; por ejemplo, en las oficinas de PI de Filipinas y la Arabia Saudita. Estonia, Chile, el Canadá y otros países han pasado por el proceso de certificación de gestión de calidad ISO 9001.

Además, muchas oficinas de PI dan ahora a sus empleados la oportunidad de trabajar desde casa con herramientas de trabajo eficaces y seguras. Se han introducido contratos complementarios basados en incentivos para los empleados del INAPI en Chile. Muchas oficinas han puesto en marcha medidas para mejorar la productividad de sus empleados, basadas en un análisis de los indicadores de calidad y en la mejora de los procesos.

Las oficinas de PI utilizan tecnologías de mejora de la eficiencia para pasar de un funcionamiento interno parcialmente basado en papel a sistemas de administración de la PI en línea sin papel en su transición hacia la automatización total de los procesos y los servicios de PI basados en el conocimiento, como se ejemplifica en el “modelo de oficina de PI inteligente” presentado por Prihastomo et al. (2019; véase la figura 2). Se espera que la implantación de estas tecnologías aumente la productividad de los examinadores y, en última instancia, reduzca la demanda de contratación de más personal.

De cara al futuro, se espera que la cartera de servicios que ofrecen las oficinas de PI siga evolucionando para responder a las principales prioridades y retos de su país y del sistema mundial de PI. Varios directores de oficinas de PI mencionaron que la mejora de la calidad, la puntualidad y la eficiencia del examen y la tramitación de los derechos de PI sigue siendo una prioridad absoluta, al igual que la contratación y la retención de personal cualificado, la transición continua hacia las nuevas tecnologías y los servicios digitales, la mejora de la transparencia y el acceso a los datos, y el suministro de divulgación e información de PI a los innovadores, creadores, pymes y otros colectivos de su país.

Figura 2. Modelo de oficina de PI inteligenteFuente: Prihastomo et. al, 2019.