Entender qué significa
¿Qué se entiende por verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso (en adelante también "verificación y autorización para el uso de derechos" y "verificación y obtención de autorizaciones")?
Las producciones audiovisuales incorporan, adaptan y utilizan grandes cantidades de material ya existente y protegido por varias categorías de derechos. En la mayoría de los casos, el productor debe obtener permiso antes de utilizar esos derechos. Se considera que se ha obtenido la autorización para usar un derecho cuando un elemento del proyecto, como una canción, un cuadro, un producto, una revista o la imagen de una persona, ha sido correctamente identificado, evaluado según su uso específico y se han adquirido los permisos necesarios para su uso legítimo.
En última instancia, el productor audiovisual, como entidad o persona responsable de asumir los riesgos de la producción, es quien decide si es necesario obtener una autorización.
El proceso de verificación y autorización finaliza con el uso del contenido tras concluir que no se necesita licencia, con el uso del contenido conforme a la licencia obtenida, con su sustitución por otro contenido o con su eliminación por completo.
En resumen, la verificación y autorización se lleva a cabo con dos objetivos principales:
Reducir los riesgos legales que conlleva la producción y el contenido final, lo que incluye la contratación de seguros; y
garantizar la cadena de titularidad del contenido.
La cadena de titularidad es el historial ininterrumpido de la titularidad de los derechos de autor y otros derechos legales sobre la propiedad de la película. La cadena de titularidad es una condición indispensable para la comercialización de la película y todos los implicados en la explotación del contenido requieren que el productor la acredite expresamente ante los distribuidores, agentes de ventas, etcétera.
El proceso de verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso en los proyectos audiovisuales puede resumirse tal y como se muestra en el gráfico 1.
¿Por qué es importante ese proceso de verificación y obtención de autorizaciones?
Ese proceso tiene por objetivo mitigar los riesgos para el productor y todos aquellos que participen en la explotación del contenido audiovisual, como los distribuidores, financiadores, etcétera. El mayor riesgo para un productor es que el resultado de tantas horas de trabajo, inversión y esfuerzo colectivo nunca llegue al público, o lo haga solo de forma temporal, o que, si llega al público, haya que afrontar multas por alguna infracción, obtener retroactivamente los derechos necesarios para su distribución o incluso sufrir la retirada de esos derechos, con las correspondientes consecuencias económicas. Aun cuando la infracción no haya sido cometida directamente por el productor, sino por una distribuidora de otro país, el productor suele asumir la responsabilidad de ella en virtud de sus obligaciones contractuales.
En la industria audiovisual, este riesgo se intensifica debido a que los contenidos se distribuyen a escala global —en plataformas digitales, salas de cine, televisión, entre otros canales— y a que numerosos derechos de propiedad intelectual gozan de protección en múltiples territorios.
La protección de la PI es territorial, en el sentido de que cada país o territorio cuenta con su propia legislación en materia de PI. Para determinar si una película infringe derechos de terceros, se aplican las leyes del lugar donde ese derecho se explota, por ejemplo el país en el que la película o la serie se difunde al público, con algunas excepciones que conviene analizar caso por caso con un abogado especializado en Derecho del entretenimiento. Aunque las legislaciones nacionales presentan diferencias entre sí, se asemejan en general en bastantes aspectos, especialmente en lo relativo al nivel mínimo de protección.
¿Es el proceso de verificación y obtención de autorizaciones únicamente un requisito legal?
El proceso de verificación y obtención de autorizaciones parte de un aspecto legal que impacta en la planificación, el presupuesto, la distribución e incluso en las decisiones artísticas del proyecto. Por ejemplo, en un estudio de rodaje puede ser necesario incluir marcas registradas, ya sea por motivos artísticos —para aportar realismo al proyecto mediante objetos de uso cotidiano— o por razones comerciales, como la existencia de acuerdos con empresas para la aparición de sus productos. En otros casos, la producción de una película biográfica sobre una persona famosa solo será posible si se incorporan ciertos elementos esenciales, como sus canciones, los programas en los que haya participado o artículos de prensa relacionados.
Los productores deben determinar si pueden utilizar material protegido por derechos de PI en una producción audiovisual basándose en consideraciones legales, pero también en factores comerciales, financieros y de reputación. Las consideraciones relacionadas con la reputación son particularmente comunes en el género del crimen real.
¿A quién incumbe el proceso de verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso?
Un proyecto audiovisual es un esfuerzo colectivo. La persona responsable de coordinar los diversos elementos en un único producto que será distribuido y explotado para llegar al público, es el productor. El productor es titular de los derechos de autor sobre la obra audiovisual final (la película, el documental, la serie de televisión, etcétera). Como titular de los derechos de autor de la obra audiovisual y responsable de la ejecución del proyecto, el productor también asume la responsabilidad sobre los materiales empleados en la producción, garantizando su correcta procedencia mediante la cadena de titularidad. Dado que el productor asume la responsabilidad, también es quien debe mitigar los riesgos mediante la verificación y autorización correspondientes para el uso de los derechos.
Por consiguiente, el proceso de verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso es responsabilidad del productor, especialmente en las producciones independientes. Si dos o más productores colaboran en un mismo proyecto audiovisual, pueden acordar la atribución de responsabilidades de una determinada forma, pero los ordenamientos jurídicos suelen exigir que quienes cometan una infracción de la PI asuman la responsabilidad solidaria.
En el caso concreto de las obras por encargo y de las obras no independientes, la práctica habitual del sector establece que el productor actúe como coordinador del proceso de verificación y obtención de autorizaciones, de acuerdo con las condiciones fijadas por los financiadores (una plataforma, un canal de televisión, un estudio, etc.). El contrato entre el productor o productores y el financiador suele especificar claramente las responsabilidades y la obligación de proceder a la verificación y autorización para el uso de derechos.
En el caso concreto de las producciones por encargo, como las producciones originales de un canal o de una plataforma de streaming, la práctica habitual es que el contrato entre el agente financiador y el productor no solo disponga que la verificación de derechos y la obtención de las autorizaciones necesarias para su uso sea responsabilidad del productor, sino que también defina políticas y criterios para la toma de decisiones sobre riesgos, establecidos de antemano para todos los contenidos financiados por la empresa. En la mayoría de los casos, el proceso de verificación y obtención de autorizaciones es una condición previa para obtener luz verde para el proyecto. Esto se lleva a cabo mediante la presentación de un informe, elaborado por un experto jurídico.
¿Qué es un informe de verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso?
A estas alturas ya hemos comprendido que la verificación y autorización para el uso de derechos no solo es importante, sino fundamental para un proyecto audiovisual. Concretamente, ¿cómo se lleva a cabo ese informe?
El documento clave que servirá a los productores para estructurar su proceso de verificación y obtención de autorizaciones es, precisamente, ese informe, elaborado por un experto jurídico y en el que se identifican los elementos y materiales del proyecto que pueden suponer un riesgo en cuanto a la posibilidad de vulnerar los derechos de terceros. Tal y como se menciona más adelante en esta guía, ese documento puede y debe actualizarse a medida que se incorporen nuevos materiales, tanto en el guion como fuera de él, por ejemplo, en el calendario de rodaje, el storyboard, el rodaje de la escena en sí e incluso en la fase de posproducción.
Por consiguiente, dicho informe abarca un análisis del guion, pero también otros elementos, como el análisis plano por plano. Recoge una amplia gama de derechos de PI y derechos de la personalidad, tales como el análisis de marcas (marcas reales y ficticias), la verificación de datos (para documentales y obras inspiradas en hechos reales), los informes de títulos y los Informes de cadena de título y registro de autorizaciones presentadas. También se pueden adjuntar otros informes, dependiendo de los procedimientos de cada productora o entidad de financiación.
En resumen, ese informe funcionará como guía para los productores en los trámites de verificación y obtención de autorizaciones del proyecto, permitiéndoles supervisar las acciones posteriores, como la concesión de licencias de derechos de propiedad intelectual, la adopción de medidas para mitigar riesgos o la decisión de asumir el uso del material tal cual, sin contar con consentimiento. De este modo, el productor puede llevar a cabo las adaptaciones y medidas necesarias en otros ámbitos del proyecto, dejando de lado la parte legal, y centrándose en aspectos como los artísticos, de planificación, presupuestarios, etcétera.
¿Cómo proceder cuando el informe señala la necesidad de obtener autorizaciones
Un proyecto audiovisual bien estructurado tiene en cuenta los posibles riesgos que podrían obstaculizar su ejecución. La definición del nivel de riesgo que un proyecto puede asumir en materia de verificación de derechos y obtención de autorizaciones será uno de los factores que los productores deberán evaluar una vez que el primer informe de verificación y obtención de autorizaciones indique el material que representa un riesgo.
En esa etapa, el productor suele reunirse con el experto jurídico o el equipo de verificación y obtención de autorizaciones para comprender los riesgos indicados en el informe y adoptar una de las siguientes medidas:
Iniciar el proceso de obtención de licencias sobre el contenido.
Sustituir el elemento o contenido por otro distinto.
Utilizar el elemento o contenido de otra manera.
Continuar con el uso tal cual sin obtener la licencia.
En el caso de que se opte por solicitar una licencia para el proyecto audiovisual, el productor debe tener en cuenta que este proceso podría prolongarse más de lo esperado y llegar a durar varias semanas, meses o incluso años. Véase el gráfico 2 para un resumen del proceso de obtención de licencias a partir del informe de verificación y autorización para el uso de derechos.
¿Qué hacer si no es posible obtener la licencia de un derecho indicado en el informe de verificación y obtención de autorizaciones?
Dependiendo de la naturaleza del proyecto, puede ocurrir que, incluso durante la fase de desarrollo o producción, se identifique que ciertos derechos no pueden ser licenciados. En tal caso, cuanto antes el productor detecte que no podrá utilizar un derecho determinado, más sencillo será adaptar el proyecto en consecuencia.
Por ejemplo, supongamos que un proyecto presenta un personaje integrante de una banda tributo a los Beatles, y que el guion muestra al protagonista interpretando cinco canciones distintas a lo largo de la película, en escenarios o ensayos. La duración total de la música en esas escenas es de aproximadamente cinco minutos. Al mismo tiempo, supongamos que el presupuesto del proyecto es de 500 000 dólares EE.UU., con un 5 % para contenido musical. En resumen, el proyecto cuenta con 25 000 dólares para todos los derechos musicales, incluidas tres canciones de los Beatles. Desde el inicio está claro que estos derechos exceden el presupuesto, haciendo necesarias adaptaciones en el proyecto. Las adaptaciones deben realizarse lo antes posible, incluso antes de que el proyecto se presente a los financiadores.
En otros casos, los riesgos y la necesidad de adaptar el proyecto pueden no estar tan claros al principio. Por ejemplo, un guion en el que se mencione una estatua situada en una vía pública. Si no se puede obtener la autorización (del artista que creó la estatua), el productor podría acogerse a una excepción para las obras ubicadas de forma permanente en espacios públicos. Este análisis figuraría en el informe de autorización, tras evaluar de qué manera aparece la estatua en la escena o el guion y la legislación aplicable.
Aunque el tipo de derechos, los riesgos para la producción y el tiempo necesario para negociar una licencia dependen de diversos factores, el principal consejo que se puede dar a los productores es que inicien lo antes posible el proceso de verificación y autorización para el uso de derechos. Para ello, los propios productores podrían realizar una evaluación inicial con el fin de planificar mejor el proyecto audiovisual.
Factores a tener en cuenta en relación con el informe de verificación derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso
Una vez identificada la necesidad de obtener una autorización para el uso de determinados derechos, los productores podrán considerar los siguientes aspectos al decidir los pasos a seguir:
¿Qué riesgo conlleva el uso del contenido?
¿Puede plantearse el uso como una limitación o excepción?
¿Podría adaptarse la forma en que se utiliza el contenido para cumplir con una limitación o una excepción?
¿Cuánto tiempo llevaría obtener la licencia firmada? ¿Se ajusta al plan del proyecto?
¿Qué condiciones podrían imponerse que limitaran el uso previsto en el proyecto?
¿Cuánto costaría la licencia? ¿Se ajusta al plan del financiero?
Una vez obtenida la licencia, ¿tiene sentido utilizar el contenido en otras fases del proyecto?
¿Podría sustituirse? ¿Qué otro contenido podría utilizarse y qué implicaciones tendría para el proyecto? ¿Quién debe participar en esta decisión desde el punto de vista artístico?
¿Permiten las limitaciones y excepciones utilizar el contenido sin autorización?
En ocasiones, los contenidos pueden usarse legalmente sin previa autorización, pero estas circunstancias son excepcionales y conllevan riesgos importantes que los productores deben comprender. En la legislación de derecho de autor, esas circunstancias se denominan limitaciones y excepciones. Se trata de disposiciones normativas específicas —que suelen interpretarse de forma restrictiva— que permiten el uso de derechos de PI sin previo consentimiento de su titular.
Al igual que la protección, las limitaciones y excepciones también dependen del ordenamiento jurídico de cada territorio o país. En el sector audiovisual, el sistema nacional de limitaciones y excepciones más conocido es el de los Estados Unidos de América, denominado “doctrina del uso leal"
En algunos países, el análisis jurídico puede concluir que no existen excepciones aplicables al uso previsto, incrementando significativamente el riesgo del proyecto. Como se ha mencionado antes, la decisión respecto a ese riesgo dependerá del productor.
¿En qué momento hay que iniciar el proceso de verificación y autorización para el uso de derechos?
El proceso de verificación y obtención de autorizaciones influye en la planificación, la financiación y las decisiones artísticas de los proyectos. La experiencia demuestra que el análisis del guion en la fase de preproducción constituye la última oportunidad adecuada para iniciar el proceso de verificación y obtención de autorizaciones. Una de las principales preocupaciones del productor es que el tiempo entre el análisis del guion y la fase de producción resulte insuficiente para negociar y obtener las licencias necesarias. En algunos casos, la obtención de los derechos sobre una canción puede llevar mucho más de ocho semanas, desde la búsqueda de sus propietarios, pasando por la negociación de las condiciones del contrato, hasta la firma del mismo.
Los productores deben empezar a pensar en la verificación y autorización para el uso de derechos desde el primer momento en que comiencen a trabajar en un proyecto, pues cuanto mayor sea el rigor en la verificación y autorización antes de la fase de producción, menores serán las adaptaciones y los cambios necesarios durante esta.
Verificación y obtención de autorizaciones durante la fase de desarrollo
Es importante iniciar el proceso de verificación y obtención de autorizaciones desde la fase de desarrollo, ya que en esta etapa el material se analiza para identificar desde el principio los riesgos estratégicos del proyecto. Esto permite al productor tomar decisiones fundamentadas y adoptar medidas para mitigar los riesgos o tenerlos en cuenta a la hora de planificar y presupuestar el proyecto.
Cuando el productor se encuentra aún en la fase de presentación del proyecto a posibles socios y financiadores, verificar los derechos correspondientes y saber qué autorizaciones hay que obtener para su uso es un elemento importante en la evaluación de la viabilidad del proyecto. En esta etapa, las gestiones del productor pueden incluir la obtención de derechos de PI o derechos de la personalidad relacionados con la creación del proyecto propiamente dicho. Por ejemplo: derechos sobre biografías, novelas de ficción, cómics, obras de no ficción (como artículos periodísticos), obras teatrales, películas (adaptaciones o nuevas versiones), conceptos y autorizaciones de presentación, con el fin de evitar litigios.
En esta fase, es posible que el productor no cuente aún con los recursos necesarios para obtener los derechos previamente identificados como esenciales ni para formalizar los contratos de licencia, y en esos casos, podría recurrir a «contratos de opción», que establecen las condiciones de una futura licencia, otorgando al productor la opción de formalizar o no el acuerdo negociado durante un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, los contratos de opción sobre obras literarias pueden otorgar a un productor derechos exclusivos para adaptar una novela a una película o una serie de televisión. Una vez vencido el contrato de opción, el productor ya no podrá adaptar la obra a menos que firme una prórroga o un nuevo contrato con el titular de los derechos.
En otros casos, una primera actividad de verificación y autorización para el uso de derechos puede indicar al productor que el uso de un contenido o de un derecho no es viable, lo que permite adaptar el proyecto desde el inicio para mitigar el riesgo sin que ello afecte posteriormente a los plazos ni al presupuesto.
Si alguno de los riesgos —identificados o no— no se elimina o mitiga antes de que se finalicen el guion y el storyboard, podría llegar a incorporarse a las escenas ya rodadas. Es posible que esas escenas representen un riesgo tan significativo para la producción que, por su impacto presupuestario y artístico, no sea factible incluirlas en el montaje final. Cuanto más tarde se proceda a la verificación y obtención de autorizaciones, más costosa resultará y más tiempo llevará mitigar los riesgos.
Obtención de autorizaciones durante la fase de producción
La obtención de autorizaciones es un proceso continuo (véase el gráfico 3). Aunque se recomienda comenzar lo antes posible, se considera que el inicio de la preproducción es el punto límite para elaborar un informe de verificación y obtención de autorizaciones. Puede que esta sea la última oportunidad para obtener las correspondientes autorizaciones sobre los materiales antes de que se utilicen en la producción, con los riesgos y consecuencias que ello conlleva para la cadena de titularidad y los seguros.
En la fase de producción, la principal diferencia es que el guion está finalizado y se elabora un storyboard, o incluso el guion técnico. A medida que el proyecto entra en la fase de rodaje y montaje de las escenas, el proceso de verificación y obtención de autorizaciones podría comprender lo siguiente:
Revisión de los acuerdos relativos al contenido identificado en la fase de desarrollo
Examen de los materiales que se han incluido para sustituir a aquellos identificados como riesgos
Examen de los nuevos materiales incluidos en las nuevas versiones del guion, el storyboard y el guion técnico
Revisión de las escenas para confirmar las medidas que hay que tomar para obtener las autorizaciones necesarias
¿Cómo llevar un control de la verificación y autorización para el uso de derechos en el guion?
A medida que avanza la producción, es posible que se adapten partes del guion, se incluyan nuevas escenas o se prueben nuevas ideas sobre la marcha. Lo ideal sería que los productores contaran con un experto jurídico para responder a las preguntas habituales y proporcionar orientación sobre la inclusión de materiales. En la práctica, lo cierto es que no se lleva a cabo por razones logísticas y de presupuesto. Aunque durante el proyecto siempre se necesita asesoramiento jurídico, los productores tienden a reducir el número de consultas y los honorarios de los expertos jurídicos.
Muchas de las tareas que requieren mucho tiempo relacionadas con la verificación y obtención de autorizaciones pueden ser realizadas por el productor y su equipo, especialmente si se siguen las buenas prácticas. No obstante, en algún momento será necesario contar con asesoramiento jurídico, e incluso como requisito establecido por el proveedor del seguro de errores y omisiones.
Uno de los principales retos durante el proyecto es mantener un control del contenido ya autorizado y del contenido nuevo, o de aquel respecto al cual no se ha realizado ninguna verificación ni se ha solicitado autorización, a medida que surgen nuevas versiones del guion, el storyboard, el guion técnico, etcétera.
Aquí es donde las anotaciones en los guiones pueden desempeñar un papel importante, sobre todo para evitar que se incluya contenido de alto riesgo y que este solo se identifique cuando ya sea "demasiado tarde" para mitigarlo. Los guionistas deberían incluir anotaciones en los guiones para documentar la fuente de su creatividad. Lo ideal es que las anotaciones incluyan:
Fuente de inspiración: esto no se aplica a los elementos que son completamente ficticios y fruto de la creatividad del guionista.
Personajes, acontecimientos, escenarios y diálogos que guardan relación con materiales, contenidos, hechos, personas, etc. ya existentes.
Anexos o archivos independientes con el material de referencia utilizado en distintas partes del guion, incluido un índice de páginas y escenas.
Las anotaciones deben abarcar dos áreas principales del guion:
Personajes
¿Son reales, ficticios o una mezcla de ambos?
En el caso de personas reales, ¿están vivas o han fallecido ya? ¿Dónde se ha encontrado la información sobre esa persona?
En el caso de personajes que son una mezcla de varios, el nombre de la persona que inspiró al personaje y qué aspectos de esa persona se han utilizado.
Escenas: ¿Tienen alguna relación con un hecho real (un suceso que haya ocurrido realmente)? Si es así, hay que incluir los detalles pertinentes:
el libro (de no ficción) en el que se describe, incluido el número de página
artículo de prensa: datos de la fuente, el autor y la fecha
fuente de Internet: sitio web, autor, enlace y fecha de consulta
radio, pódcast, video de YouTube, etc.: fecha de acceso o emisión, enlace, canal o emisora, persona entrevistada o que interviene, cualquier otro detalle que pueda ser pertinente
Procedimientos judiciales: si se han mantenido bajo secreto de sumario o se han mantenido confidenciales, cómo se ha accedido a los detalles, los pormenores del caso y los elementos que han inspirado la escena.
Verificación y obtención de autorizaciones, y modelos de financiación
La decisión sobre el riesgo identificado durante el proceso de verificación y obtención de autorizaciones puede implicar a otras partes interesadas además del productor. Esto podría influir tanto en la manera en que se realiza dicho proceso como en los riesgos que el productor decida asumir o no. Desde el punto de vista del productor, es importante que el proyecto se ajuste a los procedimientos de verificación y obtención de autorizaciones o a las instrucciones facilitadas al respecto. A continuación se presentan los tres principales modelos de financiación y cómo influyen en el proceso de verificación y obtención de autorizaciones.
Producciones independientes
En las producciones independientes, el proceso de verificación y obtención de autorizaciones suele ser responsabilidad exclusiva del productor. El productor decidirá el riesgo que va a asumir tras recibir el correspondiente informe y, en la mayoría de los casos, los posibles elementos artísticos en caso de adaptación y los cambios resultantes del proceso de verificación y obtención de autorizaciones. Al mismo tiempo, el productor también asumirá la responsabilidad de las declaraciones exigidas por el seguro de errores y omisiones, de las obligaciones relacionadas con la cadena de titularidad y de cualquier infracción derivada del contenido.
Producciones por encargo y no independientes
Si un estudio, una cadena de televisión o una plataforma de streaming financia una producción —ya sea total o parcialmente— y el productor transfiere los derechos de autor, el contratista, en su calidad de titular de dichos derechos, asume la responsabilidad por cualquier riesgo legal relacionado con el uso de derechos de PI de terceros en la producción.
Sin embargo, en los contratos por encargo, las cláusulas suelen transferir la responsabilidad a los responsables de la producción. Esto se debe a que los contratos establecen que el contratista puede explotar la obra sin infringir derechos de terceros (cadena de titularidad) y que, en caso de incumplimiento de esa garantía, los productores deben indemnizar al contratista por las pérdidas ocasionadas.
Aunque son responsables de garantizar la cadena de titularidad, los productores pueden tener que aplicar las políticas y los procedimientos del financiador o de la entidad que encarga la producción. En muchos casos, el proceso de verificación y obtención de autorizaciones de los elementos fundamentales —ya sea por su riesgo o por sus implicaciones presupuestarias— también puede realizarse con la participación de la entidad que ha encargado la producción. Esto también podría establecerse claramente como un requisito en las cláusulas contractuales del acuerdo de servicios de producción, además de ser una condición previa para dar luz verde al proyecto o incluso para la aceptación del producto final.
Coproducciones internacionales
Los proyectos pueden contar con más de un productor en más de una ubicación. En las coproducciones internacionales, la verificación de derechos y la obtención de las autorizaciones necesarias para su uso puede ser responsabilidad de un único coproductor o de varios, dependiendo de las necesidades y características del proyecto. Durante el proceso de verificación y obtención de autorizaciones, normalmente se tendrán en cuenta varias jurisdicciones, especialmente si la producción está financiada por un país pero se lleva a cabo en otro.
Por ejemplo, cuando se adquiere la licencia de una obra artística original de uno de los países coproductores, la gestión de dicha licencia suele estar a cargo del coproductor local, quien podrá comunicarse más fácilmente con el titular de los derechos, al compartir idioma y tener mejor acceso. Si, por cualquier motivo, no es posible obtener la licencia, los expertos de ambas jurisdicciones suelen evaluar si pueden aplicarse limitaciones o excepciones al derecho de autor y, además, si el material se encuentra en el dominio público. Se recurre a expertos de ambas jurisdicciones porque el riesgo jurídico debe ser asumido por todos los coproductores, salvo que el contrato de coproducción lo atribuya expresamente a un único coproductor.
Políticas de verificación y obtención de autorizaciones
Como se ha mencionado anteriormente, en algunos modelos de financiación, es posible que el productor tenga que aplicar la política verificación y obtención de autorizaciones de un organismo de radiodifusión, una plataforma de streaming o un estudio que mantenga un estricto control sobre algunos elementos del proyecto (por ejemplo, la clasificación por edades o el nivel de riesgo aceptable). Estas empresas exigirán que se cumpla su política en todos los proyectos que encarguen o en los que inviertan. Al aplicar políticas predefinidas, los financiadores pueden uniformar las producciones en cuanto a las prácticas de verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso, además de facilitar la gestión de su catálogo respecto a los riesgos legales y a las condiciones que puedan afectar la explotación de los contenidos.
Una vez acordado el proyecto entre el productor y la entidad que lo encarga, el productor recibe una guía o un informe específico del proyecto que establece las políticas y los criterios en materia de verificación y obtención de autorizaciones. El cumplimiento de estas políticas, así como la presentación de informes específicos, suele constituir también una obligación contractual. A continuación se enumeran los principales elementos que pueden variar de una política a otra.
Uso de limitaciones y excepciones
Cada empresa está dispuesta a asumir distintos niveles de riesgo. Las políticas de verificación y obtención de autorizaciones reflejan el nivel de tolerancia al riesgo de la empresa. Las políticas pueden ser más flexibles o más restrictivas en función de si se ha obtenido una licencia por escrito y si el uso se basa en limitaciones y excepciones existentes. Estas instrucciones ofrecen un análisis previo del riesgo jurídico que los productores deben considerar; sin embargo, los productores deberán interpretarlas y aplicarlas a cada situación concreta, teniendo en cuenta la legislación vigente en el lugar donde se realice la producción, en contraste con la legislación mencionada en la política, que podría corresponder, por ejemplo, a Estados Unidos de América o Francia.
Ámbito territorial y temporal
Algunas empresas, como las plataformas mundiales de streaming, suelen estipular que el productor debe ceder los derechos sin restricciones territoriales, ya que las obras audiovisuales se mostrarán en los territorios en los que la plataforma presta servicios, posiblemente a nivel mundial.
Además, no deben existir límites temporales para la explotación de las obras en plataformas de streaming globales, y las licencias para dichas plataformas no deberían ser exclusivas, ya que cada vez es más habitual que las obras producidas para una plataforma también puedan verse en las plataformas de la competencia e incluso a través de otros canales de distribución, como las salas de cine (estreno en salas). Cuando las instrucciones incluyan tales condiciones, los productores deben respetarlas al conceder licencias de derechos y cumplir el procedimiento previsto, como la presentación de informes y/o la inclusión de la empresa contratante en la negociación.
Presentación de informes
Además de seguir las instrucciones, los productores deben elaborar informes de verificación y obtención de autorizaciones adaptados específicamente a cada canal o plataforma. Estos informes suelen incluir información sobre las decisiones —o propuestas— de no conceder licencias sobre determinados derechos de propiedad intelectual, así como los fundamentos jurídicos que las respaldan. En algunos casos, se exige que los productores presenten la decisión final sobre la concesión de licencias a la entidad que encarga la producción, actuando bajo su supervisión directa o, incluso, negociando directamente con los titulares de los derechos.
Cadena de titularidad
Cuando las obras se basen en hechos reales o en materiales ya existentes, los documentos de verificación de la cadena de titularidad deberán incluir un análisis de riesgos. En caso contrario, deberán recoger precedentes en los que se haya concedido la licencia de los derechos correspondientes. Esto se debe a la importancia de dichos documentos para el proyecto y a la existencia de un riesgo estructural. En otras palabras, los productores deben comprobar que todos los derechos que necesitan para explotar el contenido les hayan sido efectivamente cedidos. En las producciones por encargo, la plataforma o el canal examina la cadena de derechos antes de otorgar su visto bueno, lo que implica efectos directos sobre la disponibilidad de los fondos restantes y la activación de determinadas cláusulas contractuales.
Seguros
Hay entidades que imponen requisitos estrictos sobre los seguros que el productor debe contratar, lo que puede tener un impacto significativo en el presupuesto del proyecto. En relación con la gestión de derechos y la cadena de titularidad, la política podría requerir un seguro de errores y omisiones más amplio (véase la explicación más arriba). Este seguro no solo exige la presentación de un informe de verificación y obtención de autorizaciones, sino que también podría no cubrir los riesgos más elevados que el productor decida asumir.
Riesgos en el proyecto audiovisual y verificación y obtención de autorizaciones
Definición de riesgos
El riesgo es inherente a toda producción audiovisual. Por lo general, en un proyecto audiovisual concurren los siguientes riesgos:
Riesgos empresariales/legales
Riesgos externos/operativos
Riesgos de liquidez
Riesgos de mercado
Riesgos de crédito
La principal entidad o persona expuesta al riesgo es el productor. Cuando otras entidades participan en la producción, especialmente aportando financiación, el riesgo asumido por el productor también impacta en ellas y en su inversión. Por lo tanto, el nivel de riesgo suele estar condicionado por el financiador, que buscará minimizar su propia exposición. De ahí que la obtención de autorizaciones para el uso de derechos esté principalmente relacionada con el análisis de los riesgos legales y constituya, como ya se ha mencionado, el primer paso del proceso.
Asumir riesgos
Sería muy excepcional que se creara una obra audiovisual en la que todos los derechos de propiedad intelectual o los derechos de la personalidad de terceros estuvieran completamente autorizados por escrito. Un proyecto audiovisual sin riesgos no existe prácticamente, pues el riesgo es inherente a esa industria.
Los riesgos varían en función de los derechos afectados por el proyecto y de las características del contenido. Para determinar los riesgos de cada proyecto, es esencial comprender las características específicas de cada tipo de producción e identificar qué tipo de obra audiovisual se va a producir. Cada tipo de obra audiovisual presenta un nivel de riesgo diferente. El gráfico 4 muestra cómo varía el nivel de riesgo entre los distintos tipos de proyectos.
Mitigación de riesgos
Una vez identificados los riesgos, deben mitigarse o eliminarse. La mitigación deberá ajustarse al plan de producción, al modelo de negocio, al presupuesto y, por supuesto, a las opciones artísticas. A continuación se exponen algunas estrategias de mitigación.
Documentales
En los documentales, la verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso es especialmente importante debido a su finalidad y a su conexión con personas, lugares e historias reales. El riesgo jurídico puede mitigarse mediante una verificación minuciosa de los hechos y haciendo hincapié en el interés público que reviste la información que ya es de dominio público. Además, los documentales suelen incorporar obras preexistentes para las cuales, en ocasiones, aún no es posible obtener una licencia completa, dado que se desconoce la identidad de algunos autores o titulares de derechos. Lo cierto es que los documentales dependen en gran medida de las limitaciones y excepciones, y que, en general, implican asumir un mayor riesgo que otros tipos de contenidos.
Obras de ficción
La libertad creativa en las obras de ficción es casi total. La incorporación de material de terceros en este tipo de obras responde a decisiones creativas, lo que dificulta justificar su uso sin autorización, especialmente al no contar con el valor informativo que caracteriza a los documentales. Esto también se aplica al uso de materiales basado en limitaciones y excepciones en materia de derechos de autor. No obstante, gracias a la libertad que ofrecen las obras de ficción, el guion y las escenas podrían desarrollarse y adaptarse para reducir los riesgos observados en el proceso de verificación de derechos y obtención de las autorizaciones necesarias para su uso. Esto podría llevar a la modificación del guion, la banda sonora, la posición de la cámara, la decoración del plató y muchos otros aspectos del proyecto.
Obras inspiradas en acontecimientos de la vida real
Los contenidos audiovisuales basados en hechos reales deben adaptarse a la necesidad de emplear ciertos materiales o de recrear acontecimientos y personajes reales dentro de la narrativa. En muchos casos, precisamente, ese es el principal atractivo del proyecto. En cierto sentido, estos proyectos están condicionados por hechos y materiales preexistentes, lo que limita la capacidad de los creadores para modificar el guion o la escenografía con el fin de evitar la necesidad de obtener autorizaciones específicas para el uso de derechos. Las obras inspiradas en hechos reales presentan, por lo tanto, un mayor nivel de riesgo en comparación con las de ficción, ya que la representación de un hecho o una persona puede afectar a derechos ajenos sin posibilidad de mitigar los riesgos para el proyecto. Además, los proyectos inspirados en hechos reales pueden generar riesgos relacionados con los derechos de la personalidad, como el de difamación y daño a la reputación de las personas implicadas en los hechos reales. En otras palabras, la combinación de realidad y ficción debe abordarse con cautela, ya que puede afectar a las personas de un modo que derive en un riesgo considerable para el proyecto.
Por ejemplo, una producción sobre crímenes reales que narra la historia de un personaje conocido por cometer delitos mientras escuchaba discos de jazz. Para lograr un mayor efecto dramático, el guion modifica algunos delitos y ciertos perfiles de las víctimas, con el fin de desvincular a los personajes ficticios de las personas reales. Aun con estos cambios, el compositor de jazz o el sello discográfico podrían considerar que asociar la música con delitos reales afecta tanto a la obra musical como a la reputación y a los derechos morales del artista. El
Del mismo modo, si está previsto que el protagonista de una película lleve siempre la camiseta de un equipo o marca determinada al cometer un delito, puede resultar complicado para el productor obtener la licencia correspondiente de la marca.