La prestación de servicios en línea de propiedad intelectual en Moldova

Septiembre de 2015

Por Lilia Bolocan, Directora General y Vitale Rusanovschi, Coordinador Especialista de la División de Tecnologías de la Información y Transformación Digital de la Agencia Estatal de Propiedad Intelectual de la República de Moldova (AGEPI)

La disponibilidad de herramientas digitales cada vez más potentes sigue transformando la manera en que las empresas desarrollan su actividad.  La Agencia Estatal de Propiedad Intelectual de la República de Moldova (AGEPI) no es una excepción en este sentido.  De acuerdo con la estrategia nacional "Digital Moldova 2020", aprobada en 2013, la AGEPI está haciendo importantes progresos en la digitalización de sus actividades y en asegurarse de que los usuarios se benefician de servicios más eficaces y fáciles de usar.

Una estrategia nacional para la era de la información

Con la entrada en funcionamiento del nuevo servicio de presentación
electrónica, la Agencia Estatal de Propiedad Intelectual de Moldova (AGEPI)
está elevando su nivel de prestación de servicios a una dimensión
completamente nueva (fotografía: Tatiana Nasirov, AGEPI).

El desarrollo de la sociedad de la información en Moldova ya está en marcha.  En términos de velocidad de acceso a Internet, el país se encuentra entre los primeros 20 del mundo.  Uno de cada dos ciudadanos es usuario de Internet, y más del 50% de los hogares se benefician de acceso a Internet de banda ancha.  La contribución de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) al crecimiento económico se sitúa entre el 8% y el 10%. 

En 2010, el gobierno estableció un Centro Electrónico Gubernamental para promover y apoyar la modernización y la transformación digital de las instituciones públicas, a fin de aumentar la eficacia, la transparencia y el contacto del gobierno con la ciudadanía.  En este contexto, y siguiendo el ejemplo de la OMPI, la AGEPI está implantando nuevos sistemas basados en las tecnologías de la información para facilitar el registro y la gestión de los derechos de propiedad intelectual. 

A principios de 2014, pusimos en marcha nuestro nuevo servicio electrónico para la presentación en línea de solicitudes relativas a la propiedad intelectual.  Nuestro servicio, denominado e-AGEPI, ofrece a los solicitantes, los titulares de derechos, sus representantes y otras partes interesadas acceso a un medio moderno, eficaz y rentable de presentar sus solicitudes de patentes, marcas y diseños.  Con una interfaz en Internet fácil de usar, e‑AGEPI presta apoyo en una serie de tareas fundamentales relacionadas con la presentación de solicitudes, desde la redacción y verificación a la presentación electrónica y el pago de tasas. 

El nuevo servicio en línea de la AGEPI fácil de usar

En el centro del nuevo sistema informático de la AGEPI se encuentra una interfaz de usuario segura, el Escritorio Personal, al que los solicitantes pueden acceder mediante la creación de una cuenta a través de la página web de la AGEPI.

El sistema está diseñado para proporcionar un alto nivel de seguridad de la información y reducir al mínimo el tiempo necesario para presentar la solicitud y los documentos conexos. 

Para registrar su propiedad intelectual, el solicitante comienza por rellenar el formulario normalizado para la categoría correspondiente de propiedad intelectual.  El formulario se rellena automáticamente con los datos personales que han quedado guardados en el sistema al crearse la cuenta.  A continuación, se le pide que introduzca el resto de la información requerida, y el sistema verifica que todos los campos se han completado con entradas válidas antes de presentar la solicitud.  El sistema dispone de orientaciones en tres idiomas:  rumano, ruso e inglés. 

Una vez que se han introducido todos los datos correctamente, la solicitud se firma mediante firma digital, móvil o electrónica e-AGEPI y se presenta a la AGEPI, donde se le asigna un número y queda registrada automáticamente.  En este punto, se envía al solicitante a través de su Escritorio Personal y de correo electrónico una notificación de confirmación de recepción de la solicitud, el número y la fecha de presentación.  Todas las comunicaciones posteriores relativas a la solicitud también se envían a través del Escritorio Personal con una copia por correo electrónico. 

De acuerdo con la estrategia nacional "Digital Moldova 2020", aprobada en 2013, la AGEPI está haciendo importantes progresos en la digitalización de sus actividades y en asegurarse de que los usuarios se benefician de servicios más eficaces y fáciles de usar (fotografía: Victoria Moccanu, AGEPI).

El sistema también está conectado al servicio gubernamental de Moldova de pagos electrónicos, Mpay, lo que significa que los solicitantes pueden pagar de forma segura en línea con tarjeta de crédito, banca por Internet o incluso en efectivo a través de un terminal de pago o la ventanilla de un banco.

Beneficios para los solicitantes y para la AGEPI

El nuevo sistema ofrece muchas ventajas a nuestros usuarios del servicio.  Les proporciona un sistema seguro para presentar sus solicitudes;  un canal rápido de comunicación con la Agencia;  acceso durante las 24 horas del día a información actualizada sobre el estado de sus registros de propiedad intelectual;  una rápida notificación de cualquier novedad;  y la posibilidad de pagar en línea la totalidad de las tasas sin recargo adicional. 

Los solicitantes ya están aprovechando estas ventajas.  El 17,5% de las 3.491 solicitudes de marcas presentadas entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de mayo de 2015 se presentaron en línea, junto con alrededor de 400 documentos conexos. 

Esta transformación digital también brinda a la AGEPI muchos beneficios.  Con la información almacenada electrónicamente, podemos automatizar y optimizar nuestros procesos y con ello mejorar la prestación de servicios.  El sistema puede hacer un seguimiento de los plazos del procedimiento, y disparar una alerta cuando se acerca el vencimiento;  permite gestionar con eficacia la correspondencia y los documentos;  y pueden vigilarse y controlarse las cuentas de usuario y los pagos. 

Para obtener estos beneficios, en 2015 se inició un nuevo proyecto para digitalizar nuestro flujo de información.  Los documentos en papel se escanean y se cargan en línea para crear un archivo electrónico que permita realizar búsquedas.  Cuando finalice este proceso, también podrá mejorarse la gestión de los procedimientos de examen de las solicitudes presentadas.  Nuestro objetivo es crear un sistema de funcionamiento completamente exento de papel. 

Asegurar el futuro digital

En todo esto, la seguridad es primordial.  El registro y la gestión de la propiedad intelectual afecta a una gran cantidad de información confidencial, y la AGEPI ha invertido mucho para asegurarse de que solo pueden acceder a ella quienes tienen derecho a ello.  Nuestra solución unificada de gestión de amenazas de última generación incluye un sistema de cortafuegos y prevención de intrusiones de próxima generación para proteger contra virus, correo basura y otras amenazas externas. 

También llevamos a cabo copias de seguridad incrementales a diario, además de una copia de seguridad completa cada mes.  La realización de copias de seguridad en cinta magnética cada trimestre usando el formato lineal de cinta abierta garantiza la existencia de una copia duradera de los datos recientes. 

Para la AGEPI, la era de la información significa transformar nuestros procesos económicos, financieros y de gestión, no solo nuestra tecnología.  Pero al hacer de las tecnologías de la información y la comunicación una prioridad, elevamos nuestro nivel de prestación de servicios a una dimensión completamente nueva. 

El propósito de OMPI Revista es fomentar los conocimientos del público respecto de la propiedad intelectual y la labor que realiza la OMPI, y no constituye un documento oficial de la Organización. Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no entrañan, de parte de la OMPI, juicio alguno sobre la condición jurídica de ninguno de los países, territorios o zonas citados o de sus autoridades, ni respecto de la delimitación de sus fronteras o límites. La presente publicación no refleja el punto de vista de los Estados miembros ni el de la Secretaría de la OMPI. Cualquier mención de empresas o productos concretos no implica en ningún caso que la OMPI los apruebe o recomiende con respecto a otros de naturaleza similar que no se mencionen.