Часто задаваемые вопросы: заочные и гибридные заседания ВОИС

В случае заочного заседания, все делегаты принимают участие в дистанционном режиме с использованием платформы для заочных конференций.

Проведение заседания в гибридном формате подразумевает смешанное участие, то есть часть делегатов присутствует на нем физически, а часть – участвует в режиме онлайн с помощью платформы для заочных конференций. Аудиовизуальные трансляции хода заседания как в рамках платформы, так и непосредственно в зале заседаний, синхронизируются и передаются в режиме реального времени как в физической, так и в виртуальной среде.

Процедуры, связанные с приглашением (созывом заседания), аккредитацией и регистрацией делегатов для участия в заочных и гибридных заседаниях ВОИС, остаются без изменений и осуществляются в рамках нашей обычной системы регистрации.

При заполнении регистрационной анкеты следует указать, будете ли вы физически присутствовать на заседании или принимать в нем участие в дистанционном режиме.

После истечения срока регистрации каждый делегат, участвующий в заседании в дистанционном режиме, получает по электронной почте сообщение, содержащее инструкции по подключению к системе, ссылку на веб-страницу заседания и токен доступа. После подключения к платформе он получает на мобильный телефон или электронный адрес уникальный код авторизации, необходимый для участия в заседании (эквивалент пропуска в том случае, когда речь идет о физическом участии в заседании).

Просим соблюдать предельный срок регистрации, указанный в пригласительном циркулярном письме, с тем чтобы оставить достаточно времени для выполнения технических процедур, связанных с двухфакторной авторизацией, а также для индивидуального инструктажа до начала заседания.

В случае с заседаниями, на которых в полном объеме предоставляются услуги устного перевода, платформа Interprefy может обеспечить участие до 3000 человек, включая 450 выступающих (т.е. участвующих в заседании «в активном режиме»).

Пассивные (не берущие слово для выступления) участники смогут следить за ходом заседания и пользоваться доступом к общему чату, но не будут иметь возможности попросить слова или воспользоваться функциями приватного чата. Тем не менее их фамилии будут фигурировать в официальном списке участников заседания.

Процедуру физической выдачи пропусков заменит процедура двухфакторной авторизации, в ходе которой участники, пройдя необходимую проверку, получат возможность получить доступ на онлайн-заседание:

• адрес электронной почты будет проверяться на предмет соответствия адресу, указанному участником в регистрационной анкете;
• участники будут получать на мобильный телефон или электронный адрес уникальный одноразовый код авторизации, позволяющим им получить доступ на заседание.

Да. Как и обычно, обеспечивается прямая трансляция в формате веб-кастинга, доступная в настоящее время на шести языках. Записи заочных и гибридных заседаний также доступны в формате «видео по запросу». Прямая трансляция заседаний в режиме веб-кастинга предлагает участникам, не планирующим брать слово, удобный вариант наблюдения за ходом заседания извне в режиме реального времени без необходимости проходить процедуры авторизации в рамках платформы для заочных конференций. (Фамилии лиц, участвующих в заседании исключительно в формате веб-кастинга, фигурируют в итоговом публикуемом списке участников заседания).

Обычный график заседаний, проводимых в формате личного физического участия (два трехчасовых заседания в день в течение нескольких дней с длительными обеденными перерывами) не подходит для полностью заочных заседаний, в которых дистанционно участвуют делегаты со всего мира.

Для удобства участников, находящихся в различных часовых поясах, заочные заседания ВОИС, как правило, будут проводиться с 13:00 до 15:00 по женевскому времени (что соответствует 8:00 – 10:00 по Восточному поясному времени в Соединенных Штатах и 21:00 – 23:00 в странах Азии, расположенных на Дальнем Востоке).

В момент присоединения к заседанию микрофоны всех участников блокируются в централизованном порядке.

Председатель будет предлагать делегатам брать слово для выступления в обычном порядке, а именно: (i) координаторы региональных групп; (ii) делегации государств-членов; (iii) организации-наблюдатели.

После приглашения Председателя участники заседания, подпадающие под соответствующую категорию, получают возможность взять слово, нажав кнопку «поднять руку». Сотрудники Секретариата помогают Председателю следить за очередью делегатов, пожелавших взять слово (включая, в случае с гибридными заседаниями, координацию просьб о предоставлении возможности для выступления делегатам, участвующим в заседании в дистанционном формате и в формате физического присутствия). Сотрудник, управляющий пультом переключения микрофонов, включает микрофоны выступающих в порядке, объявленном Председателем.

Да. В целях экономии времени делегациям рекомендуется представлять письменные заявления, которые будут должным образом отражены в официальных отчетах о соответствующем заседании. Если же они пожелают выступить с устным заявлением, им рекомендуется заблаговременно предоставить его текст для удобства устных переводчиков, а также на тот случай, если возникнут проблемы со связью.

Делегации также могут представить видеозапись заявления, которая будет воспроизведена в ходе заседания вместо устного выступления.

В рамках платформы предусматривается функция приватного чата с обменом письменными сообщениями, а также общедоступного (или «общего») чата.

В ходе официальных заседаний комитетов ВОИС функция общего чата не должна использоваться вместо устного выступления, а также для поступающих от делегатов замечаний и вопросов общего характера. В большинстве случаев она используется исключительно сотрудниками Секретариата, оператором пульта управления микрофонами и устными переводчиками для связи со всеми участниками, если этого требуют соображения технического или практического характера.

В большинстве случаев использование делегатами функции общего чата в ходе официальных заседаний комитетов будет ограничиваться случаями, связанными с замечаниями по порядку ведения заседания, поскольку функция «поднятой руки» сама по себе не позволяет определить, желает ли делегат выступить по существу вопроса или по порядку ведения заседания.

Функцией приватного чата могут воспользоваться делегаты, участвующие в заседании в дистанционном формате и планирующие взять слово (т.е. делегаты, которые участвуют в заседании в «активном режиме»). Эта функция может использоваться для обмена личными сообщениями между участниками, связи с сотрудниками Секретариата, а также направления запросов в службу технической поддержки (через «чат с модератором»).

Со всеми делегатами, которые зарегистрировались для участия в том или ином заочном или гибридном заседании, заблаговременно свяжутся для проведения индивидуальной технической проверки связи и краткого инструктажа по вопросам пользования платформой.

Делегатам также предоставляется изложенное доступным языком пошаговое руководство по пользованию системой .

Работают «горячие линии» для оказания делегатам помощи в решении любых технических проблем как до заседания, так и во время него.