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Preguntas frecuentes: reuniones virtuales e híbridas de la OMPI

En una reunión virtual, los delegados se conectan a la reunión a distancia mediante la plataforma para conferencias virtuales.

En una reunión híbrida se combinan las modalidades, es decir, los delegados están presentes físicamente en la sala o participan a distancia a través de la plataforma para conferencias virtuales. Las señales audiovisuales procedentes de la plataforma y de la sala de conferencias quedan incorporadas a la transmisión, que se puede ver en tiempo real en el lugar de la reunión presencial y en el entorno virtual.

La invitación (convocación), el proceso de acreditacióny la inscripción de los delegados para participar en reuniones virtuales e híbridas de la OMPI siguen teniendo lugar con normalidad mediante nuestro sistema de inscripción habitual.

En el formulario de inscripción se pide indicar si los delegados estarán presentes físicamente en la reunión o si participarán a distancia.

Una vez efectuada la inscripción, los delegados que participen a distancia reciben un correo e acompañado de instrucciones, un enlace con el espacio de la reunión y un código de acceso. Cuando se conectan a la plataforma, reciben un código de autenticación exclusivo por medio del teléfono celular o del correo-e, que es necesario introducir para acceder a la reunión (se trata del equivalente de los pases de conferencia que han de mostrarse al acceder a una reunión presencial).

Le rogamos respete el plazo de inscripción estipulado en la circular de invitación para poder tener tiempo de ejecutar el proceso técnico de autenticación de doble factor y las sesiones individuales de adiestramiento previas a la reunión.

En reuniones en las que se presten servicios de interpretación completos, la plataforma Interprefy puede dar cabida hasta a un máximo de 3.000 participantes, entre ellos, 450 participantes designados para intervenir oralmente (modo de “participación activa”).

Los participantes pasivos (que no intervengan oralmente) podrán seguir las deliberaciones y acceder al “chat de la reunión”, pero no podrán solicitar la palabra ni tener acceso a las funciones del chat privado. Sin embargo, sus nombres figurarán en la lista oficial de participantes en la reunión.

En lugar de los pases de conferencia, se utiliza un proceso de autenticación de dos factores para verificar y autorizar el acceso de cada persona a la reunión por Internet:

  • Se verifica la dirección de correo-e para que concuerde con la del correo-e proporcionado por el participante en el formulario de inscripción;
  • el participante recibe un código exclusivo de autenticación de un único uso por medio del teléfono celular o por correo-e para poder acceder a la reunión.

Sí. La difusión en directo por Internet funciona como de costumbre, y actualmente se ofrece en seis idiomas. Las grabaciones de las reuniones virtuales e híbridas también pueden visualizarse en forma de video a la carta. La difusión en directo por Internet sirve para que quienes no intervengan oralmente puedan seguir fácilmente los debates en tiempo real desde el exterior sin tener que inscribirse o ejecutar los procedimientos de autenticación de la plataforma virtual. (Los nombres de las personas que siguen una reunión únicamente mediante la difusión por Internet figuran en la lista de participantes definitiva que se publica.)

El horario habitual de reuniones físicas (dos bloques de tres horas al día durante varios días, y pausas prolongadas para el almuerzo) no resulta adecuado para las reuniones virtuales a las que asisten participantes desde todo el mundo.

A fin de dar cabida a distintos husos horarios, las reuniones virtuales de la OMPI tendrán lugar por lo general de 1 a 3 de la tarde, hora de Ginebra, (equivalente a las 8-10 de la mañana (hora del este) en Norteamérica y a las 9-11 de la noche en Asia oriental).

Los micrófonos de los delegados permanecerán cerrados al conectarse la reunión.

El presidente invitará a los delegados a que soliciten la palabra siguiendo el orden habitual, es decir: i) coordinadores de grupos regionales, ii) delegaciones de Estados miembros, iii) organizaciones observadoras.

Al recibir la invitación del presidente, los participantes de la categoría respectiva harán clic en el botón “levantar la mano” para solicitar la palabra. El equipo de Secretaría ayudará al presidente a controlar el orden de las intervenciones (además de la coordinación de las peticiones de palabra a distancia y presenciales en una reunión híbrida). La persona encargada del micrófono abrirá el micrófono de los oradores designados para que intervengan en el orden anunciado por el presidente.

Sí. Para ganar tiempo, se insta a las delegaciones a que presenten declaraciones por escrito, que formarán parte de las actas oficiales de la sesión. Si desean formular una declaración verbal, se insta a que proporcionen una copia del texto por adelantado a fin de prestar asistencia a los intérpretes, y en caso de que surjan problemas con la conexión.

Asimismo, las delegaciones podrán presentar una declaración grabada previamente en video, que se emitirá durante la reunión, en lugar de efectuar una intervención en vivo.

La plataforma ofrece funciones de chat privado y de chat de grupo (“chat de la reunión”), por escrito.

En una reunión oficial de comités de la OMPI no deberá utilizarse la función de chat de la reunión en lugar de las intervenciones orales o para que los delegados formulen comentarios o preguntas generales. Por lo general, esa función la utilizarán únicamente la Secretaría, la persona encargada del micrófono o los intérpretes para enviar comunicaciones a todos los participantes, si es necesario, por razones técnicas o prácticas.

Por lo general, los delegados únicamente harán uso de dicha función en una reunión oficial de comités para plantear una cuestión de orden, puesto que mediante la función de “levantar la mano” no se distinguiría una cuestión de orden de una petición de palabra.

El chat privado está disponible para los delegados designados que intervengan oralmente a distancia (en “modo activo”). Cabe utilizarlo para enviar mensajes privados entre los participantes, para comunicarse con el equipo de la Secretaría o para enviar mensajes al equipo de apoyo técnico (por medio del “chat del moderador”).

Antes de la reunión, se contactará con cada uno de los delegados inscritos para participar a distancia en una reunión virtual o híbrida para hacer una prueba de conectividad técnica y llevar a cabo una minisesión de información sobre la manera de usar la plataforma.

También se proporciona una sencilla guía del usuario en la que se explican todos los pasos PDF, User guide remote participation platform.

Las líneas directas del servicio de asistencia prestarán asistencia en caso de problemas técnicos antes de la reunión y durante su celebración.

Más información

Si no halla la respuesta a su pregunta en esta página o en la página de la OMPI para las reuniones virtuales e híbridas, no dude en ponerse en contacto con nosotros.