Mise à jour de juillet concernant le nouveau système informatique de Madrid

Depuis la dernière mise à jour concernant la mise en œuvre du système MIRIS (Madrid International Registrations Information System), un certain nombre de mesures ont été prises en vue d’assurer que le Service d’enregistrement de Madrid redevienne pleinement opérationnel dans les meilleurs délais, tout en continuant de préserver les intérêts des utilisateurs et des offices régionaux et nationaux de propriété intellectuelle.

Ces mesures s’inscrivent dans le cadre d’une stratégie en trois volets visant à résoudre les problèmes en suspens découlant de l’installation du système MIRIS.  La première s’attache à régler les éléments du système qui ne fonctionnent pas comme prévu et la deuxième à améliorer la performance et la facilité d’utilisation du système.  La troisième partie de la stratégie comprendra une évaluation externe de la configuration actuelle du système MIRIS afin de déterminer la viabilité à long terme de la plateforme.

On trouvera ci‑après des informations actualisées sur les problèmes importants auxquels est confronté le système.

Délais d’examen

La capacité d’examen dans le cadre du Service d’enregistrement de Madrid n’a pas encore retrouvé son niveau d’avant l’installation du système MIRIS.  Un plan est toutefois en place pour un retour à la normale des niveaux de production au premier trimestre 2016.  D’ici là, des retards se seront accumulés dans toutes les catégories de transactions (demandes internationales, renouvellements, désignations postérieures, décisions, modifications et corrections), induisant une augmentation des délais d’examen.  Cela se répercutera sur la moyenne glissante à six mois publiée sur le site Web (veuillez noter que les taux actuellement publiés ne reflètent pas encore totalement l’incidence des problèmes découlant de l’installation du système MIRIS). Notre objectif est de rétablir les délais d’instruction d’avant le passage à MIRIS au cours des 12 prochains mois, à mesure que les retards seront progressivement résorbés.

Rappelons que l’état d’avancement d’une demande en instance peut être vérifié au moyen du Madrid Real-Time Status.

Lettres signalant des irrégularités et notifications de refus provisoires

Exception faite d’un petit nombre de cas, les lettres signalant des irrégularités et les notifications de refus provisoires sont désormais envoyées normalement.  Dans quelques cas, suite à une erreur technique, les titulaires auront peut‑être reçu la même notification plusieurs fois.  Dans ce cas, c’est la première notification qui doit être prise en compte.

La réception tardive de refus provisoires a compromis la capacité de certains titulaires à répondre dans les délais.  Dans ces cas, l’OMPI a pris contact avec les offices concernés des parties contractantes désignées afin de trouver une solution.  Dans l’ensemble, les offices ont fait preuve d’une grande compréhension et flexibilité et ont trouvé des solutions pour aider les titulaires dans la mesure de leurs possibilités.

Les titulaires sont toujours invités à prendre contact avec l’OMPI en cas de souci pour respecter les délais de réponse fixés par les parties contractantes désignées.

Corrections

Le processus relatif aux corrections dans MIRIS ne fonctionne toujours pas comme il devrait et nous sommes en train de régler ce problème. En parallèle, l’OMPI souhaite élaborer et mettre en œuvre un processus de correction entièrement nouveau après l’été, qui nous permettra de traiter plus rapidement les demandes de correction. Dans l’intervalle, si vous devez prouver qu’une demande de correction a été formulée, vous pouvez vous adresser au Groupe des archives clients, pour demander une attestation à cet effet.

Services en ligne

Les services en ligne retrouvent progressivement une situation stable. Le problème de cohérence des données constaté du 27 au 30 juin 2016 a été réglé.

Service d’assistance à la clientèle

Les délais de réponse aux demandes par téléphone ou courriel sont actuellement plus longs qu’à l’ordinaire. Cela résulte d’une augmentation de 10% du nombre de demandes de clients depuis janvier 2016 et d’une hausse de 35% des appels reçus en juin 2016, qui peuvent être liées à l’introduction de MIRIS. Pour faire face à cette multiplication des demandes, le Service d’enregistrement de Madrid augmente les ressources allouées aux services d’assistance à la clientèle.

D’autres questions?

Le Service à la clientèle du système de Madrid répond à vos questions.