Informations actualisées sur la mise en œuvre du nouveau système informatique de Madrid

Le 23 mars 2016, le Bureau international procédait à l’installation du système MIRIS (Madrid International Registrations Information System), une plateforme informatique moderne conçue pour répondre aux besoins opérationnels actuels du système de Madrid et pour renforcer son offre de services en ligne aux utilisateurs.  Il avait été initialement prévu que le passage au nouveau système n’aurait d’incidence que sur le fonctionnement du Service d’enregistrement de Madrid pendant quelques semaines et que son impact serait minimal pour les utilisateurs.  Toutefois, il apparaît clairement à présent que la période transitoire durera plus longtemps que prévu.  Cette période transitoire prolongée pourrait affecter les utilisateurs.

Les utilisateurs peuvent être assurés que tout est mis en œuvre afin que le Service d’enregistrement de Madrid redevienne pleinement opérationnel dans les meilleurs délais.

On trouvera ci-après des indications sur les problèmes les plus graves auxquels est confronté le système, sur leur impact probable sur les utilisateurs et sur les mesures prises par le Service d’enregistrement de Madrid pour préserver les intérêts des utilisateurs.

Délais d’examen

La capacité d’examen dans le cadre du Service d’enregistrement de Madrid est actuellement réduite, des efforts supplémentaires ayant été déployés afin de régler les problèmes en suspens découlant de l’installation du système MIRIS.  Des améliorations devraient être apportées d’ici quelques semaines pour ce qui concerne l’essentiel de la charge de travail.  Toutefois, il faudra plus de temps pour régler certains problèmes relatifs aux opérations plus complexes.

L’état d’avancement d’une demande en instance peut être vérifié au moyen du Madrid Real-Time Status.

Transmission des notifications de refus provisoires

La transmission des notifications de refus provisoires a été suspendue durant plusieurs semaines après le passage au système MIRIS, pendant que des procédures spéciales de contrôle de qualité étaient appliquées.  Toutefois, tous les problèmes connus ont été à présent réglés et la plupart des transmissions des notifications de refus sont à nouveau effectuées normalement.

Le Service d’enregistrement de Madrid a veillé tout particulièrement à ce que les notifications de refus provisoires soient transmises aux titulaires avec le moins de retard possible, compte tenu des délais de réponse fixés par les parties contractantes désignées.  Les utilisateurs ayant reçu tardivement des notifications de refus provisoire et qui pourraient, de ce fait, ne pas être en mesure de respecter les délais de réponse fixés par les parties contractantes désignées sont invités à prendre contact avec le Service d’enregistrement de Madrid dès que possible.

Lettres signalant des irrégularités concernant des demandes internationales, désignations postérieures, modifications apportées à des enregistrements internationaux et renouvellements

Des procédures de contrôle de qualité ont également été appliquées récemment à l’égard des lettres signalant des irrégularités, l’accent ayant été mis initialement sur les notifications.  Dès lors, aucune lettre signalant des irrégularités n’a été envoyée depuis le 17 mars 2016.  Les problèmes étant en passe d’être réglés, les lettres signalant des irrégularités devraient progressivement commencer à être envoyées au cours des prochaines semaines.

Les délais de réponse aux lettres signalant des irrégularités sont calculés à compter de la date de la communication des lettres en question.  Leur communication tardive n’a dès lors aucune incidence sur le délai de réponse prévu.

Services en ligne

Bien que les services en ligne offerts dans le cadre du système de Madrid soient restés disponibles lors du passage au système MIRIS, une certaine instabilité des services a été enregistrée par les utilisateurs.  Les services en ligne retrouvent progressivement leur stabilité et devraient fonctionner normalement au cours des prochaines semaines.

Stratégie de rétablissement de la pleine capacité opérationnelle

Une attention urgente est portée au plus haut niveau au sein de l’OMPI à la question du retour à la normale des résultats opérationnels.  La stratégie appliquée afin de régler le problème dans les meilleurs délais comporte deux étapes.  Premièrement, il est prévu de réduire le temps nécessaire pour régler les problèmes en suspens en augmentant rapidement le niveau des ressources en matière de développement technique.  Et, deuxièmement, les ressources en matière d’examen seront renforcées en vue de réduire le retard accumulé dès que le système MIRIS aura été stabilisé.

Des communications similaires seront régulièrement diffusées afin de rendre compte des progrès réalisés.

Service d’assistance à la clientèle

Les délais de réponse aux demandes par téléphone ou courriel peuvent être plus longs qu’à l’ordinaire, compte tenu d’une augmentation du nombre de demandes.  Dans la mesure du possible, le Service d’enregistrement de Madrid augmentera les ressources allouées aux services d’assistance à la clientèle.

D’autres questions?

Le Service à la clientèle du système de Madrid répond à vos questions.