| OMPI |
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A/32/5 |
ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
GENÈVE
ASSEMBLÉES DES ÉTATS MEMBRES DE L'OMPI
Trente-deuxième série de réunions
Genève, 25 - 27 1998AUTOMATISATION DU SYSTÈME DU PCT
Mémorandum du Directeur général
Objectifs
1. L'automatisation du système du PCT est un projet mentionné dans le sous-programme 13.2 du projet de programme et budget pour l'exercice biennal 1998-1999 (voir le document A/32/2-WO/BC/18/2). Les objectifs de ce projet, dont la mise en œuvre devrait prendre trois ou quatre ans, sont les suivants :
- rationaliser les procédures de travail et rendre plus efficace et économique l'administration du PCT grâce à la mise en œuvre d'un système automatisé de gestion de l'information et des documents pour le Bureau du PCT, et contribuer par là même à réduire pour l'avenir la nécessité d'accroître les effectifs et les crédits budgétaires;
- créer et mettre à la disposition des offices récepteurs et des déposants du PCT un logiciel de dépôt électronique;
- améliorer les services offerts aux offices nationaux et régionaux et mettre en place des solutions globales pour les échanges de données électroniques entre le Bureau du PCT et les offices nationaux et régionaux ainsi que les administrations chargées de la recherche internationale et de l'examen préliminaire international, y compris la publication électronique et la diffusion de l'information liée au PCT;
- développer et améliorer les services offerts aux déposants du PCT;
- préparer le terrain en vue d'une future diminution des taxes grâce à la réduction des frais de fonctionnement du système du PCT.
Rappel
2. À l'heure actuelle, le fonctionnement du système du PCT repose sur des procédures qui se déroulent essentiellement sur papier. Si cela reste le cas, l'accroissement du nombre des demandes internationales devra s'accompagner d'un accroissement proportionnel de l'effectif du personnel pour qu'il soit possible de faire face à la multiplication des dépôts et des demandes d'examen préliminaire international. Il n'existe plus beaucoup de possibilités d'améliorer le traitement des demandes internationales au Bureau international dans les conditions actuelles.
3. Si le mode de fonctionnement actuel est maintenu, le PCT deviendra de plus en plus difficile à gérer et cela pourrait avoir une incidence sur la qualité du travail. En outre, il est possible que ce mode de fonctionnement ne soit plus adapté aux besoins des déposants et des offices qui ont eux-mêmes recours à l'automatisation.
4. Eu égard à l'accroissement du nombre des demandes internationales, une réorganisation des procédures de dépôt et d'instruction de ces demandes s'impose; pour ce faire, il convient de recourir à l'informatique, tout en tenant compte des améliorations apportées au système du PCT grâce à la modification en cours du règlement d'exécution du traité.
Principales caractéristiques du projet
5. Une étude détaillée des besoins complexes en matière de gestion de l'information et des documents du système du PCT a été menée en 1997 par les consultants Deloitte & Touche Consulting/Praxis plc., qui ont formulé des recommandations pour la mise en œuvre d'un système informatique de gestion de l'information et des documents. Dans cette étude, il est proposé d'automatiser les opérations du PCT au sein du Bureau international en mettant en place, à l'appui du processus de réorganisation, un système électronique de gestion des documents qui permette de faire face à l'accroissement du nombre des demandes internationales, qu'elles parviennent sous forme électronique ou sur papier. Les demandes internationales reçues sur papier seraient converties sous forme électronique puis stockées et traitées à l'aide de ce système de gestion électronique des documents.
6. Pour faciliter le dépôt des demandes internationales et éviter les erreurs de la part des déposants, le logiciel de dépôt électronique (PCT-EASY) serait développé et plus largement diffusé. Des sous-systèmes seraient élaborés à l'intention des offices récepteurs, pour leur permettre de recevoir les demandes internationales sous forme électronique, d'automatiser les procédures de vérification quant à la forme et de transmettre les exemplaires originaux au Bureau international, ainsi que les copies de recherche aux administrations chargées de la recherche internationale, sous forme électronique. Cela renforcerait l'efficacité du traitement des demandes par les offices récepteurs et le Bureau international, en limitant considérablement les vérifications à opérer quant à la forme et en éliminant le traitement manuel des demandes déposées à l'aide du logiciel PCT-EASY.
7. L'automatisation du système du PCT permettrait au Bureau international de communiquer aux offices désignés et élus des copies des demandes internationales, des documents de priorité ainsi que des rapports de recherche internationale et d'examen préliminaire international, et de procéder à toutes les notifications prévues par le PCT et son règlement d'exécution, aussi bien sous forme électronique que sur papier. Elle permettrait aussi d'effectuer ces communications sur demande, de sorte que les offices nationaux et régionaux ne reçoivent, pour la phase nationale, que les informations qui leur sont nécessaires, au moment où ils en ont besoin.
8. Les normes régissant actuellement le dépôt, le codage et la transmission électroniques des données seraient appliquées et, au besoin, de nouvelles normes seraient élaborées d'après celles qui prévalent sur le plan international ou au sein de l'industrie, afin d'assurer l'entière compatibilité du système utilisé par le Bureau international avec ceux des offices nationaux et régionaux.
9. Le système automatisé du PCT deviendrait en outre une source importante d'information pour le réseau mondial d'information (voir le programme principal 12, sous-programme 12.1). Par conséquent, la mise en œuvre du projet d'automatisation du PCT et celle du projet de réseau mondial d'information seraient en tous points coordonnées. Ce réseau jouerait un rôle essentiel pour la transmission et la communication de documents, de notifications et d'informations sous forme électronique entre les offices du PCT et le Bureau international. Par exemple, les demandes internationales seraient déposées sous forme électronique auprès des offices récepteurs; les exemplaires originaux et les copies de recherche ainsi que les copies des documents de priorité (lorsqu'ils sont disponibles sous forme électronique) seraient transmis électroniquement, par le réseau, au Bureau international et à l'administration chargée de la recherche internationale; les demandes internationales publiées sous forme électronique pourraient être consultées ou communiquées par l'intermédiaire du réseau d'information; les offices nationaux et régionaux pourraient demander au Bureau international, par ce même réseau, de leur envoyer tel ou tel document lorsqu'ils en ont besoin et, le cas échéant, sous forme électronique; les rapports de recherche internationale et d'examen préliminaire international seraient mis à disposition par l'intermédiaire du réseau, etc.
Avantages escomptés
10. Le nouveau système présenterait des avantages pour les déposants, qui pourraient déposer leurs demandes internationales sous forme électronique, sans risque d'erreurs, et qui paieraient des taxes moins élevées. Il présenterait également des avantages pour les offices récepteurs, qui pourraient traiter électroniquement les demandes internationales qui leur parviennent, les vérifications quant à la forme étant effectuées automatiquement, et transmettre électroniquement les demandes internationales aux administrations chargées de la recherche internationale ainsi que les exemplaires originaux et les documents de priorité au Bureau international. Il offrirait des avantages pour le Bureau international, à qui il permettrait d'automatiser le traitement électronique des demandes internationales, y compris leur publication, de recevoir par des moyens électroniques les rapports de recherche internationale et d'examen préliminaire international et de communiquer automatiquement aux offices désignés et élus, sur papier ou sous forme électronique, toutes les informations et tous les documents nécessaires pour la phase nationale de l'instruction de la demande internationale, et ce dès réception d'une requête en ce sens (qui pourrait elle aussi être transmise sous forme électronique par l'intermédiaire du réseau mondial d'information). Ce dernier avantage serait extrêmement utile pour tous les offices des États contractants du PCT ou agissant pour le compte de ces États, qui seraient ainsi mieux à même de faire face, à moindre coût, à la charge de travail résultant de l'accroissement du nombre des demandes internationales.
11. La mise en place du système automatisé et l'utilisation accrue de données sous forme électronique permettrait au Bureau international de passer du support papier au traitement des documents sous forme électronique, ce qui permettrait de réduire les besoins en personnel pour l'examen quant à la forme et la publication, l'espace nécessaire pour le stockage des dossiers des demandes internationales sur papier ainsi que les coûts de publication des demandes internationales. En permettant au Bureau international de communiquer aux offices désignés et élus les documents qu'ils demandent sous forme électronique ou sur papier, selon les besoins et les moyens de l'office intéressé, l'automatisation contribuerait à réduire les frais d'impression, de papier et d'expédition. Les économies de personnel et le gain de place qui en résulteraient se traduirait par un moindre besoin de locaux supplémentaires pour le Bureau du PCT que ce ne serait le cas en l'absence de l'automatisation. (Voir aussi le paragraphe 17.)
12. Les demandes internationales étant du plus haut intérêt comme source d'information sur l'état de la technique, le grand public devrait avoir accès à l'information liée au PCT sous une forme électronique se prêtant à la recherche. L'automatisation du système du PCT permettrait aussi de rationaliser au meilleur coût la publication et la diffusion de l'information contenue dans les publications internationales en ayant recours, par exemple, aux disques compacts ROM et à l'Internet.
Prévisions budgétaires
13. D'après l'étude mentionnée au paragraphe 5, le budget du projet ne devrait pas dépasser 40 millions de francs suisses. Comme il est indiqué dans le sous-programme 13.2 du projet de programme et budget pour l'exercice biennal 1998-1999, le nouveau système d'automatisation serait financé par le fonds de réserve spécial pour les locaux supplémentaires et l'informatisation.
14. Il convient de noter que les frais du projet ne devraient pas être engagés exclusivement au cours de l'exercice biennal 1998-1999. Une bonne part des dépenses seraient supportées au cours de l'exercice biennal 2000-2001 et le solde au cours de l'exercice biennal 2002-2003.
15. Il n'est pas possible d'avancer de chiffres précis car il est prévu de confier la mise au point du système à une entreprise extérieure, à la suite d'un appel d'offres international (voir le paragraphe 18), mais les crédits à prévoir devraient permettre de financer les éléments suivants :
- conception du système global et de prototypes de sous-systèmes particuliers, notamment pour la gestion électronique des documents, la saisie et le stockage des images, la publication, etc.;
- acquisition du matériel et du logiciel nécessaires pour le nouveau système, y compris l'extension du réseau interne;
- élaboration détaillée du système général d'automatisation, à savoir programmation, configuration des systèmes et création de la base de données;
- expérimentation poussée du nouveau système, avec la participation active des utilisateurs;
- gestion de l'élaboration et de la mise en œuvre du nouveau système;
- réorganisation de la procédure d'instruction des demandes internationales et mise en œuvre du nouveau système, y compris formation et, éventuellement, nouvelle répartition du personnel;
- modification du cahier des charges initial au fur et à mesure de l'élaboration et de l'expérimentation du système, ainsi qu'en fonction d'autres besoins imprévus;
- dépenses de personnel liées au projet dans le cadre de l'OMPI, y compris la création de trois postes d'administrateurs et le recrutement de personnel à court terme pour assurer le suivi des opérations du PCT et compenser une baisse temporaire de productivité pendant que le personnel du PCT sera associé à l'expérimentation du système et recevra une formation;
- recrutement de consultants pour aider le personnel du PCT au cours de la réalisation du projet;
- procédure indépendante d'assurance et de vérification de la qualité;
- missions de fonctionnaires et voyages de tiers liés au projet.
16. L'automatisation indispensable du PCT exige un investissement lourd mais rentable. D'après les conclusions de l'étude mentionnée au paragraphe 5, les économies résultant de l'automatisation permettraient d'amortir les sommes qu'il est envisagé d'investir dans le nouveau système en quatre ans environ à compter du début de l'élaboration du système.
17. Cet amortissement devrait être rendu possible grâce aux économies réalisées dans deux domaines principaux : 1) sur les dépenses de personnel, par rapport à des opérations qui, sinon, demanderaient de plus en plus de ressources humaines et 2) sur les fournitures et dépenses générales de fonctionnement, notamment sur des postes tels que papier, impression et expédition. Plus précisément, on compte que des économies de personnel (une soixantaine de postes, représentant environ 10 millions de francs suisses) et autres (représentant aussi environ 10 millions de francs suisses) seront réalisées au cours de l'année de l'achèvement du projet. L'intérêt du nouveau système comme source d'économies ne ferait que se confirmer par la suite. À titre d'exemple, l'année où le nombre de dépôts de demandes internationales devrait doubler par rapport à 1997 (54 000), l'augmentation nécessaire des effectifs serait inférieure de plus de 100 postes à ce qu'elle devrait être en l'absence du projet d'automatisation, et cela représentera pour cette seule année une économie de 20 millions de francs suisses sur les dépenses de personnel.
Plan d'action proposé
18. Il est envisagé de sous-traiter, à la suite d'un appel d'offres international, l'exécution du projet d'automatisation du système du PCT. Il est prévu de constituer le dossier d'appel d'offres avec l'aide de consultants indépendants. L'appel d'offres devrait être lancé au cours de l'été 1998. La réalisation et la mise en œuvre de l'automatisation du système du PCT devrait prendre trois ou quatre ans, après l'adjudication faisant suite à l'appel d'offres international.
19. Il est prévu de faire paraître des annonces au sujet du projet d'automatisation, et d'inviter les intéressés à se faire connaître, dans plusieurs journaux de diffusion mondiale et d'en informer tous les États membres de l'OMPI pour qu'ils puissent porter le projet à l'attention d'entreprises qualifiées. Un descriptif du projet et un questionnaire permettant de déterminer si une société désirant faire acte de candidature a les qualifications nécessaires pour mener à bien ce projet majeur de haute technicité seraient publiés sur le site Web de l'OMPI sur l'Internet. Les sociétés ayant une expérience confirmée de l'élaboration et de l'application de systèmes complexes de gestion électronique des documents, capables de traiter un volume très important de documents, seraient admises à soumissionner.
20. Pour la mise en application du projet, il est prévu d'attendre, dans un premier temps, la mise au point et l'expérimentation de prototypes d'éléments du système d'automatisation avant d'investir massivement dans l'automatisation. Des équipes représentatives des futurs utilisateurs seraient créées au sein du personnel du Bureau du PCT pour participer à l'élaboration et à l'expérimentation de ces prototypes. Le projet serait ensuite parachevé et intégralement mis en œuvre.
21. Des consultants seraient engagés, également à la suite d'un appel d'offres international, pour aider le Bureau international à contrôler l'élaboration et la mise en œuvre du système, (procédure indépendante d'assurance et de vérification de la qualité).
22. Le Bureau international a l'intention de consulter les offices intéressés chaque fois que ce sera approprié au cours de l'élaboration du système, afin notamment d'assurer la liaison et l'interfonctionnement de ses propres opérations avec les systèmes automatisés de ces offices. Il y a lieu de noter qu'en décembre 1997 le Bureau international a présenté l'étude mentionnée au paragraphe 5 aux représentants d'offices nationaux et régionaux, y compris des offices de pays en développement, ayant l'expérience de l'automatisation et des systèmes informatiques d'instruction des demandes de brevet, afin de pouvoir profiter au maximum de leur expérience. Il a reçu de précieuses observations de leur part, dont il sera tenu compte dans l'élaboration du système.
23. Les besoins des petits offices, notamment de pays en développement, retiendront particulièrement l'attention afin de veiller à ce qu'ils bénéficient au maximum de l'automatisation du PCT.
24. L'Assemblée de l'Union du PCT sera tenue informée de la progression des travaux d'élaboration du système par des rapports d'activité qui permettront à tous les États contractants du PCT d'exprimer leur point de vue à ce sujet.
25. Les assemblées des États membres sont invitées à approuver le projet d'automatisation décrit dans le présent document, à autoriser le financement de ce projet par le fonds de réserve spécial pour les locaux supplémentaires et l'informatisation et à assigner à cet effet un montant s'élevant jusqu'à 40 millions de francs suisses.
[Fin du document]