OMPI

      WIPO logo

      A/32/5
      ORIGINAL:       Inglés
      FECHA: 20 de febrero de 1998

ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
GINEBRA

ASAMBLEAS DE LOS ESTADOS MIEMBROS DE LA OMPI

Trigésima segunda serie de reuniones
Ginebra, 25 a 27 de marzo de 1998

AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DEL PCT

Memorándum del Director General

Objetivos

1. La automatización del sistema del PCT es un proyecto mencionado en la Subpartida 13.2 del proyecto de Programa y Presupuesto para el bienio 1998-99 (véase el documento A/32/2 - WO/BC/18/2).Los objetivos de este proyecto, cuya realización tendrá una duración de tres a cuatro años, son los siguientes:

Antecedentes

2. Actualmente, el funcionamiento del sistema del PCT se basa principalmente en el papel. El número creciente de solicitudes internacionales exigirá, si el sistema continúa basándose en el papel, un aumento proporcional de personal para el manejo del mayor número de solicitudes internacionales presentadas, y de solicitudes de examen preliminar internacional. Habida cuenta de la situación actual, es prácticamente imposible desarrollar nuevas medidas destinadas a optimizar la tramitación de las solicitudes internacionales en la Oficina Internacional.

3. De mantenerse el actual método de funcionamiento, habría una dificultad cada vez mayor para administrar el PCT lo cual afectaría la calidad de la labor desempeñada. Además, es muy probable que el actual método de funcionamiento no pueda responder en forma adecuada a las necesidades de los solicitantes y a las de las oficinas que introduzcan su propia automatización.

4. Puesto que cada vez es mayor el número de solicitudes internacionales presentadas, es imperativo volver a diseñar la forma de presentar y tramitar las solicitudes internacionales, y utilizar tecnologías de la información para apoyar esos procedimientos rediseñados, teniendo debidamente en cuenta las mejoras que se están introduciendo en el sistema del PCT mediante enmiendas al Reglamento del PCT.

Principales características del proyecto

5. En 1997, la empresa de consultoría Deloitte & Touche Consulting/Praxis plc., realizó un estudio de las complejas necesidades de gestión de la información y los documentos del sistema del PCT, y elaboraron recomendaciones para la puesta a punto de un sistema informatizado para la gestión de la información y los documentos. El estudio proponía la automatización de las operaciones del PCT que realiza la Oficina Internacional mediante la introducción de un sistema electrónico de gestión de los documentos para apoyar los procedimientos rediseñados con el fin de gestionar el número creciente de solicitudes internacionales, recibidas tanto en forma electrónica como en papel. Las solicitudes internacionales recibidas en papel se convertirían a un formato electrónico para ser luego almacenadas y tramitadas utilizando ese sistema electrónico de gestión de documentos.

6. Con el fin de permitir que los solicitantes presenten solicitudes internacionales con mayor facilidad y evitarles errores, se continuaría desarrollando e instalando el soporte lógico de presentación electrónica (PCT-EASY). También se desarrollarían subsistemas para las Oficinas receptoras a fin de que puedan recibir solicitudes internacionales en forma electrónica, efectuar controles automatizados en cuanto a la forma y transmitir en forma electrónica los ejemplares originales a la Oficina Internacional y las copias para la búsqueda a las administraciones encargadas de la búsqueda internacional. La considerable reducción del examen en cuanto a la forma y la eliminación de la gestión manual de las solicitudes presentadas mediante el soporte lógico PCT-EASY, permitirán una tramitación más eficaz por parte de las Oficinas receptoras y de la Oficina Internacional.

7. La automatización del sistema del PCT hará posible que la Oficina Internacional comunique a las Oficinas designadas y elegidas las copias de las solicitudes internacionales, los documentos de prioridad, el informe de búsqueda internacional y el de examen preliminar internacional, así como todas las notificaciones previstas por el PCT y su Reglamento, tanto en forma electrónica como en papel. Asimismo, permitirá efectuar esas comunicaciones previa petición, de forma que las Oficinas nacionales y regionales reciban, para la fase nacional, únicamente la información que necesitan cuando sea necesaria.

8. Se emplearán las normas existentes para la presentación electrónica, la codificación y la transmisión de datos y, cuando se necesario, se desarrollarán normas de esa índole sobre la base de lo acordado a nivel internacional y en el sector comercial, a fin de asegurar la compatibilidad total del sistema utilizado en la Oficina Internacional con los que utilicen las Oficinas nacionales y regionales.

9. Además, el sistema automatizado del PCT se transformará en un proveedor significativo de información para la red mundial de información (véase la Partida principal 12, Subpartida 12.1). Por consiguiente, habrá una coordinación total entre la realización del proyecto de automatización del PCT y el de la red mundial de información. La red desempeñará un papel fundamental en la transmisión y comunicación de documentos, notificaciones e información en forma electrónica entre las Oficinas del PCT y la Oficina Internacional. Por ejemplo, se presentarán las solicitudes internacionales en forma electrónica ante las Oficinas receptoras; se transmitirán por medios electrónicos a través de la red los ejemplares originales y las copias para la búsqueda, así como las copias de los documentos de prioridad (cuando estén disponibles en forma electrónica), a la Oficina Internacional y a la Administración encargada de la búsqueda internacional; se podrá acceder por conducto de la red de información a las solicitudes internacionales publicadas en forma electrónica, y también podrán ser comunicadas por dicho conducto; las Oficinas nacionales y regionales podrán solicitar a la Oficina Internacional, a través de la red, el envío de cualquier documento que necesiten y si lo desean en forma electrónica; los informes de búsqueda internacional y los del examen preliminar internacional podrán ser puestos a disposición en la red, etc.

Beneficios previstos

10. El nuevo sistema beneficiaría a los solicitantes permitiéndoles presentar solicitudes internacionales en forma electrónica, evitar errores en sus solicitudes y pagar una cuantía inferior en concepto de tasas. Beneficiaría también a las Oficinas receptoras permitiéndoles tramitar las solicitudes internacionales que reciben en forma electrónica, incluyendo los controles automáticos en cuanto a la forma, y transmitir electrónicamente solicitudes internacionales a las Administraciones encargadas de la búsqueda internacional, así como ejemplares originales y documentos de prioridad a la Oficina Internacional. Beneficiaría a la Oficina Internacional permitiéndole la tramitación electrónica de solicitudes internacionales, incluyendo su publicación, de forma automatizada, mediante la recepción por medios electrónicos de los informes de búsqueda internacional y del examen preliminar internacional, y posibilitando la transmisión automática a las Oficinas designadas y elegidas de toda la información y los documentos necesarios para la tramitación nacional de una solicitud internacional ya sea en papel o en forma electrónica, tras la recepción de un petitorio (que también podría transmitirse en forma electrónica a través de la red mundial de información). Esto último beneficiaría enormemente a todas las Oficinas de los Estados contratantes del PCT, o que actúen en su nombre, puesto que estarían en una mejor posición para hacer frente de forma más económica a la enorme carga de trabajo resultante del número cada vez mayor de solicitudes internacionales.

11. La introducción de un sistema automatizado y de una mayor utilización de los datos en forma electrónica permitirá que la Oficina Internacional pase de un funcionamiento basado en el papel a un funcionamiento en el que se manejen documentos en forma electrónica, lo que reduciría la necesidad de personal para efectuar el examen en cuanto a la forma y la publicación, el espacio necesario para almacenaje de los expedientes en papel de las solicitudes internacionales, así como el costo de publicación de las solicitudes internacionales. Al hacer posible que la Oficina Internacional transmita a las Oficinas designadas y elegidas los documentos exigidos, previa petición, en forma electrónica o en papel, en función de las necesidades y de los medios de la Oficina en cuestión, se reducirán los gastos de imprenta, papel y franqueo. Las economías en personal y espacio para almacenaje tendría como consecuencia para la Oficina del PCT una necesidad de superficie de locales adicionales menor de la que hubiera habido sin automatización. (Véase el párrafo 17.)

12. Habida cuenta de que el estado de la técnica contenido en las solicitudes internacionales es sumamente valioso en tanto que recurso de información técnica, el público en general debería tener acceso a la información relativa al PCT que se encuentre en forma electrónica y donde sea posible realizar búsquedas. La puesta en aplicación del sistema de automatización del PCT también permitiría que la publicación y divulgación de información contenida en publicaciones internacionales mediante la utilización de, por ejemplo, CD-ROM e Internet, sea más rentable y eficiente.

Estimación presupuestaria

13. Sobre la base del estudio mencionado en el párrafo 5, se estima que el presupuesto para el proyecto no excederá de 40 millones de francos suizos. Tal como se indica en la Subpartida 13.2 del Programa y Presupuesto para el bienio 1998-99, el nuevo sistema automatizado se financiaría con cargo al Fondo especial de reserva para locales adicionales e informatización.

14. Cabe señalar que no se incurrirá en gastos únicamente durante el bienio 1998-99. Se incurrirá en una parte considerable de los gastos en el bienio 2000-2001 y el resto en el bienio 2002-2003.

15. No es posible ofrecer un desglose de los costos habida cuenta de la intención de subcontratar el desarrollo del sistema sobre la base de una licitación internacional (véase el párrafo 18), pero esos costos deberían cubrir lo siguiente:

16. La automatización indispensable del PCT exige una inversión considerable pero digna de ser efectuada. Con arreglo a las conclusiones del estudio mencionado en el párrafo 5, las economías que se deriven de la automatización permitirán la recuperación de los costos de la inversión propuesta para el nuevo sistema en cuatro años aproximadamente, a partir del comienzo del desarrollo del sistema.

17. Se ha previsto una recuperación de los costos debido a que pueden efectuarse economías en dos áreas principales: 1) en gastos del personal, puesto que de otro modo las operaciones hubieran exigido una gran utilización de mano de obra, y 2) en suministros y gastos generales de funcionamiento, particularmente en lo que respecta al papel, la imprenta y el franqueo. En particular, se han previsto economías de personal (cerca de 60 puestos, lo que corresponde a unos 10 millones de francos suizos) y economías distintas de personal (que también corresponden a unos 10 millones de francos suizos) que se efectuarán en el año de terminación del proyecto. Las economías que resulten de la instalación del nuevo sistema continuarán acumulándose a partir de entonces. Como ejemplo, en el año en que el número de solicitudes internacionales recibidas sea el doble del número de solicitudes internacionales recibidas en 1997 (54.400), el incremento del personal necesario será inferior en 100 puestos al que hubiera habido si no se hubiese ejecutado el proyecto de automatización, lo que supondría unas economías en gastos de personal de 20 millones de francos suizos en ese año únicamente.

Plan de acción propuesto

18. Se tiene previsto subcontratar el desarrollo de la automatización del sistema del PCT, sobre la base de una licitación internacional. Los pliegos de la licitación se prepararían con ayuda de consultores independientes. El procedimiento para la licitación tendría lugar en el verano de 1998. Se estima que el desarrollo y la realización de la automatización del sistema del PCT durará entre tres y cuatro años una vez comenzado, tras la finalización del procedimiento de licitación internacional.

19. Se tiene previsto dar publicidad al proyecto de automatización, a fin de suscitar interés por participar en la licitación, en varios periódicos de circulación mundial e informar a todos los Estados miembros de la OMPI acerca de la publicación de dicho anuncio para permitirles señalar este proyecto a la atención de empresas calificadas. Se publicará en el sitio Web de la OMPI, en Internet, un esbozo del proyecto y un cuestionario para evaluar si la empresa que ha demostrado interés posee las calificaciones necesarias para realizar este proyecto importante de alta tecnología. Las compañías con experiencia demostrada en el desarrollo e instalación de complejos sistemas de gestión electrónica de documentos, con capacidad para manejar grandes volúmenes de documentos, serán admitidas a presentar ofertas.

20. En cuanto a la ejecución del proyecto, se ha previsto, en una primera fase, el desarrollo y ensayo de prototipos de elementos de sistema de automatización antes de incurrir en gastos importantes para la automatización. Se crearán equipos con personal de la Oficina del PCT para asistir, en calidad de futuros usuarios representativos, en el desarrollo y ensayo de dichos prototipos. A esta primera fase seguirá el desarrollo y la realización propiamente dichos.

21. Se contratarán consultores, también sobre la base de licitación internacional, para asistir a la Oficina Internacional en el control del desarrollo y aplicación del sistema (garantía y verificación independientes de la calidad).

22. La Oficina Internacional tiene previsto consultar, siempre que sea apropiado durante el desarrollo del sistema, a las Oficinas interesadas para, en particular, asegurar el interfaz y la interoperabilidad de las operaciones de la Oficina Internacional con los sistemas automatizados de las Oficinas interesadas. Cabe señalar que, en diciembre de 1997, la Oficina Internacional presentó el estudio mencionado en el párrafo 5 a los representantes de Oficinas nacionales y regionales con experiencia en automatización y sistemas informatizados para la tramitación de solicitudes de patentes, incluidas las Oficinas de países en desarrollo, a fin de sacar partido, en la mayor medida posible, de la experiencia adquirida por esas Oficinas. La Oficina Internacional recibió varios comentarios de esas Oficinas que serán tenidos en cuenta en el desarrollo del sistema.

23. Se concederá especial atención a las necesidades de las Oficinas más pequeñas, en particular las de los países en desarrollo, a fin de asegurar que se beneficiarán en el mayor grado posible de la automatización del PCT.

24. Se mantendrá informada a la Asamblea de la Unión del PCT sobre el desarrollo del sistema mediante informes sobre la marcha de los trabajos, con el fin de que todos los Estados contratantes del PCT expresen sus opiniones sobre el desarrollo del sistema.