(obowiązujący od 1 stycznia 2016 r.)
Objaśnienia terminów
Artykuł 1
W niniejszym Regulaminie:
„Porozumienie o mediacji” oznacza porozumienie stron dotyczące przekazania wszelkich lub wybranych sporów toczących się lub mogących wystąpić między stronami pod rozstrzygnięcie w drodze mediacji; porozumienie o mediacji może przybrać formę klauzuli mediacyjnej lub formę osobnej umowy pomiędzy stronami;
„Mediator” oznacza osobę wyznaczoną do pełnienia roli mediatora w sporze, lub osoby, w przypadku, gdy wyznaczono więcej niż jednego mediatora;
„WIPO” oznacza Światową Organizację Własności Intelektualnej;
„Centrum” oznacza Centrum Arbitrażu i Mediacji Światowej Organizacji Własności Intelektualnej.
W zależności od kontekstu, wyrażenia w liczbie pojedynczej należy rozumieć w liczbie mnogiej i odwrotnie.
Zakres stosowania Regulaminu
Artykuł 2
W przypadku, gdy porozumienie o mediacji przewiduje mediację zgodnie z Regulaminem Mediacji WIPO, Regulamin uznaje się za część porozumienia o mediacji. Postanowienia Regulaminu mają zastosowanie od momentu rozpoczęcia mediacji, o ile strony nie postanowiły inaczej.
Rozpoczęcie postępowania mediacyjnego
Artykuł 3
(a) Strona porozumienia o mediacji, która chce rozpocząć mediację składa pisemny wniosek o mediację do Centrum. Jednocześnie strona wysyła kopię wniosku do drugiej strony sporu.
(b) Wniosek o mediację zawiera następujące informacje/do wniosku o mediację dołącza się:
(i) nazwiska, adresy, numery telefonu, adresy e-mail lub inne dane umożliwiające komunikację ze stronami sporu, a także dane przedstawiciela strony, która składa wniosek o mediację;
(ii) kopię porozumienia o mediacji; oraz
(iii) zwięzłe oświadczenie o istocie sporu.
Artykuł 4
(a) W przypadku, gdy strony nie zawarły między sobą porozumienia o mediacji, strona, która chce zaproponować przekazanie sporu pod rozstrzygnięcie w drodze mediacji, składa pisemny wniosek o mediację do Centrum. Jednocześnie strona wysyła kopię wniosku do drugiej strony sporu. Wniosek o mediację zawiera dane wyszczególnione w Artykule 3(b)(i) oraz (iii) Regulaminu. Centrum może udzielić stronom wsparcia przy rozważaniu wniosku o mediację.
(b) Na wniosek strony Centrum może powołać osobę bezstronną, która zapewni stronom wsparcie w rozważaniu wniosku o mediację. Za zgodą stron osoba bezstronna powołana przez Centrum może także pełnić rolę mediatora w sporze. Artykuły 15-18 stosuje się odpowiednio.
Artykuł 5
Za datę rozpoczęcia mediacji uznaje się datę wpłynięcia do Centrum wniosku o mediację.
Artykuł 6
Centrum niezwłocznie zawiadamia strony na piśmie o wpłynięciu wniosku oraz o dacie rozpoczęcia mediacji.
Powołanie mediatora
Artykuł 7
(a) O ile strony nie dokonały między sobą ustaleń co do powołania mediatora lub nie zdecydowały się na powołanie mediatora w innym trybie, procedura powołania mediatora przebiega następująco:
(i) Centrum przesyła wszystkim stronom tę samą listę kandydatów. Lista zawiera zazwyczaj nazwiska co najmniej trzech kandydatów w kolejności alfabetycznej. Do listy dołącza się opis kwalifikacji każdego z kandydatów. W przypadku, gdy strony wyszczególniły kwalifikacje, jakie powinien posiadać mediator, lista zawiera nazwiska kandydatów spełniających te kryteria.
(ii) Każda ze stron ma prawo usunąć z listy kandydata lub kandydatów, co do którego/których zgłasza zastrzeżenia, a pozostałych kandydatów strony uszeregowują w kolejności własnych preferencji.
(iii) Każda ze stron odsyła skorygowaną w powyższy sposób listę kandydatów do Centrum w ciągu siedmiu dni od daty jej doręczenia. Uznaje się, że lista została zatwierdzona przez stronę bez żadnych zmian, jeśli strona nie odeśle do Centrum skorygowanej listy kandydatów w wyżej wymienionym terminie.
(iv) Niezwłocznie po otrzymaniu skorygowanych list od każdej ze stron (lub nieotrzymaniu list) i po upływie terminu określonego w Artykuł 7 (a)(iii), Centrum, biorąc pod uwagę preferencje i zastrzeżenia stron, powołuje osobę z listy na mediatora w sporze.
(v) Centrum ma prawo wyboru i powołania mediatora w przypadku, gdy skorygowane przez strony listy kandydatów nie zawierają nazwiska kandydata akceptowanego przez obie strony. Centrum ma prawo wyboru i powołania mediatora także w przypadku, gdy osoba pierwotnie wyznaczona nie może lub nie chce brać udziału w mediacji, lub gdy występują inne powody uniemożliwiające tej osobie pełnienie roli mediatora, i gdy jednocześnie skorygowane przez strony listy nie zawierają nazwiska osoby akceptowanej przez obie strony sporu.
(b) Niezależnie od procedury opisanej w ust. (a), Centrum zastrzega sobie prawo do powołania mediatora w innym trybie w przypadku uznania, że procedura opisana powyżej nie powinna mieć zastosowania w danej sprawie.
(c) Przyjmując powołanie mediator musi poczynić odpowiednie starania w celu poświęcenia mediacji wystarczającej ilości czasu umożliwiającej przeprowadzenie jej w sposób szybki i sprawny.
Artykuł 8
Mediator jest neutralny, bezstronny i niezawisły.
Przedstawiciele stron i uczestnictwo w spotkaniach
Artykuł 9
(a) Strony mogą powołać przedstawicieli, którzy będą występowali w ich imieniu lub wskazać osoby, które będą towarzyszyć im podczas spotkań z mediatorem.
(b) Niezwłocznie po powołaniu mediatora, strona przekazuje drugiej stronie, mediatorowi oraz Centrum nazwiska i adresy przedstawicieli stron upoważnionych do występowania w imieniu strony, lub nazwiska i funkcje osób, które będą brały udział w spotkaniach z mediatorem w imieniu strony.
Przeprowadzanie mediacji
Artykuł 10
Mediację przeprowadza się w sposób uzgodniony wspólnie przez strony. W przypadku, gdy strony nie dokonały takich uzgodnień, sposób prowadzenia mediacji określa mediator w myśl niniejszego Regulaminu.
Artykuł 11
Działając w dobrej wierze, strony współpracują z mediatorem w celu jak najszybszego rozstrzygnięcia sporu w drodze mediacji.
Artykuł 12
Mediator ma prawo przeprowadzać indywidualne spotkania i prowadzić rozmowy osobno z każdą ze stron, pod warunkiem, że wszelkie informacje przekazane przez stronę podczas takich spotkań i rozmów nie zostaną ujawnione drugiej stronie bez wyraźnej zgody strony przekazującej takie informacje.
Artykuł 13
(a) Niezwłocznie po swoim powołaniu i po konsultacji ze stronami, mediator wyznacza stronom terminy na przedstawienie przez stronę mediatorowi oraz drugiej stronie oświadczenia na temat zarysu sytuacji spornej, własnych roszczeń, przedmiotu sporu, a także aktualnej sytuacji. Strona dołącza także inne informacje i materiały, jakie uzna za niezbędne do przedstawienia drugiej stronie i mediatorowi w toczącym się sporze, a w szczególności takie informacje i materiały, które pozwolą na zidentyfikowanie istotnych kwestii spornych.
(b) Mediator może poprosić stronę o przedstawienie koniecznych według niego dodatkowych informacji i materiałów w dowolnym momencie mediacji.
(c) Każda ze stron ma prawo przedstawienia mediatorowi do jego wyłącznego wglądu dodatkowych informacji i materiałów w formie pisemnej, jeśli uzna, że mają one charakter poufny. Mediator nie może ujawniać takich informacji lub materiałów drugiej stronie bez pisemnej zgody strony przedstawiającej takie informacje lub materiały.
Rola mediatora
Artykuł 14
(a) Mediator wspiera rozwiązanie kwestii spornych pomiędzy stronami na wszelkie sposoby, jakie uzna za stosowne, ale nie może narzucać stronom rozwiązania.
(b) W przypadku, gdy zdaniem mediatora rozwiązanie pewnych kwestii spornych nie będzie możliwe w drodze mediacji, mediator może zasugerować stronom alternatywne procedury lub środki, które jego zdaniem mają największą szansę przyczynić się do najbardziej efektywnego oraz najmniej kosztownego rozwiązania, mając na uwadze okoliczności sporu oraz relacje biznesowe pomiędzy stronami. Mediator może zasugerować w szczególności:
(i) rozstrzygnięcie jednej lub więcej szczególnych kwestii spornych przez biegłego;
(ii) arbitraż;
(iii) przedstawienie przez strony swoich ostatecznych propozycji oraz, w przypadku nierozwiązania sporu w drodze mediacji, arbitraż przeprowadzany na podstawie tych ostatecznych propozycji, zgodnie z procedurą arbitrażową; sąd arbitrażowy ma wówczas za zadanie wskazać, która z tych ostatecznych propozycji ma będzie wiążąca.
Poufność
Artykuł 15
Spotkania mediatora ze stronami nie mogą być nagrywane.
Artykuł 16
Wszystkie osoby biorące udział w mediacji (a w szczególności: mediator, strony, ich przedstawiciele i doradcy, niezależni biegli i wszelkie inne osoby obecne na spotkaniach stron z mediatorem) zobowiązane są do zachowania poufności. Ujawnianie osobom postronnym informacji dotyczących mediacji, lub uzyskanych w toku mediacji, jest niedozwolone, o ile strony i mediator nie postanowiły inaczej. Wszystkie osoby biorące udział w mediacji podpisują zobowiązanie o zachowaniu poufności przed rozpoczęciem mediacji.
Artykuł 17
O ile strony nie postanowiły inaczej, wszystkie osoby biorące udział w mediacji muszą po jej zakończeniu zwrócić stronie/stronom wszelkie dokumenty i inne materiały uzyskane od stron(y), nie zachowując przy tym żadnych ich kopii. Notatki dotyczące spotkań stron z mediatorem należy zniszczyć z chwilą zakończenia mediacji.
Artykuł 18
O ile strony nie postanowiły inaczej, mediator i strony nie mogą przedstawiać jako dowodu lub w jakikolwiek inny sposób w sądowym postępowaniu sądowym lub postępowaniu arbitrażowym żadnej z poniższych kwestii:
(i) wyrażone przez stronę w trakcie mediacji poglądy lub propozycje dotyczące ewentualnego rozwiązania sporu;
(ii) oświadczenia lub przyznania się strony w toku mediacji;
(iii) propozycje lub poglądy mediatora;
(iv) fakt wyrażenia przez stronę gotowości przyjęcia lub odrzucenia propozycji mediatora lub drugiej strony w sprawie rozwiązania sporu.
Zakończenie mediacji
Artykuł 19
Mediację kończy się w następujących sytuacjach:
(i) po podpisaniu przez strony ugody obejmującej niektóre lub wszystkie kwestie sporne występujące pomiędzy stronami;
(ii) po wydaniu decyzji przez mediatora w przypadku stwierdzenia przez niego, że jest mało prawdopodobne, iż dalsze prowadzenie mediacji przyniesie rozwiązanie sporu; lub
(iii) po deklaracji jednej ze stron złożonej, w dowolnym momencie mediacji, uprzedzonym rozmową stron z mediatorem.
Artykuł 20
(a) Po zakończeniu mediacji mediator niezwłocznie przesyła do Centrum pisemne zawiadomienie o zakończeniu mediacji ze wskazaniem daty zakończenia oraz z informacją o tym, czy mediacja zakończyła rozwiązaniem sporu, a jeśli tak to częściowym czy całkowitym. Kopię zawiadomienia skierowanego do Centrum mediator przesyła także stronom.
(b) Zawiadomienie otrzymane przez Centrum pozostaje poufne, a fakt prowadzenia mediacji lub jego rezultat nie mogą być ujawniane osobom postronnym bez pisemnej zgody stron.
(c) Centrum może jednak zawrzeć informacje dotyczące mediacji w formie zagregowanych danych statystycznych publikowanych przez Centrum, pod warunkiem, że informacje takie nie ujawniają tożsamości stron i nie umożliwiają zidentyfikowania okoliczności występujących w przedmiotowym sporze.
Artykuł 21
Mediator nie może występować w jakimkolwiek charakterze innym niż w charakterze mediatora we wszelkich toczących się lub przyszłych postępowaniach sądowych, arbitrażowych lub innych dotyczących istoty sporu, o ile nie zobowiązał go do tego sąd lub nie upoważniły go do tego strony w formie pisemnej.
Opłata administracyjna
Artykuł 22
(a) Wniosek o mediację zostanie rozpatrzony po uiszczeniu opłaty administracyjnej należnej Centrum. Wysokość opłaty jest ustalona zgodnie z obowiązującym w dniu złożenia wniosku o mediację wykazem opłat.
(b) Opłata administracyjna jest bezzwrotna.
(c) Centrum nie podejmuje żadnych działań w związku z otrzymanym wnioskiem o mediację do momentu otrzymania należnej opłaty administracyjnej.
(d) W przypadku nie uiszczenia opłaty administracyjnej przez stronę składającą wniosek w ciągu 15 dni od dnia otrzymania od Centrum pisemnego upomnienia, wniosek uważa się za wycofany.
Honorarium mediatora
Artykuł 23
(a) W porozumieniu z mediatorem i stronami, Centrum ustala wysokość honorarium mediatora, walutę, w jakiej będzie ono wypłacone, a także sposób i termin płatności.
(b) O ile strony i mediator nie postanowiły inaczej, wysokość honorarium oblicza się na podstawie stawki godzinowej, lub, w stosownych przypadkach, stawki dziennej ustalonej w wykazie opłat obowiązującym w dniu złożenia wniosku o mediację. Przy ustalaniu honorarium bierze się pod uwagę takie czynniki, jak wartość przedmiotu sporu, zawiłość kwestii spornych i wszelkie inne znaczące okoliczności.
Zaliczka
Artykuł 24
(a) W momencie powołania mediatora, Centrum może zobowiązać każdą ze stron do wpłacenia zaliczki na poczet kosztów mediacji, a w szczególności na poczet szacowanego honorarium mediatora oraz innych wydatków związanych z prowadzeniem mediacji. Wysokość zaliczki wpłacana przez każdą ze stron jest równa. Centrum ustala wysokość zaliczki.
(b) Centrum może zobowiązać strony do wpłacenia dodatkowej zaliczki.
(c) W przypadku nie wpłacenia wymaganej zaliczki przez stronę w ciągu 15 dni od dnia otrzymania od Centrum pisemnego upomnienia, mediację uznaje się za zakończoną. W takim wypadku Centrum zawiadamia strony i mediatora na piśmie o dacie zakończenia mediacji.
(d) Po zakończeniu mediacji Centrum przedstawia stronom rozliczenie wpłaconej zaliczki i na jego podstawie dokonuje zwrotu niewykorzystanych środków lub zobowiązuje strony do wpłacenia należnych kwot.
Koszty
Artykuł 25
O ile strony nie postanowiły inaczej, strony pokrywają w równej wysokości następujące koszty związane z mediacją: opłata administracyjna, honorarium mediatora, oraz wszelkie inne wydatki poniesione w toku mediacji, w szczególności koszty podróży poniesione przez mediatora i wszelkie inne wydatki związanie z uzyskaniem opinii biegłych.
Wyłączenie odpowiedzialności
Artykuł 26
Z wyłączeniem przypadków umyślnego wykroczenia, mediator, WIPO i Centrum nie ponoszą odpowiedzialności wobec żadnej ze stron za żadne działanie lub zaniechanie w związku z mediacją przeprowadzoną zgodnie z niniejszym Regulaminem.
Zrzeczenie się prawa do dochodzenia roszczeń z tytułu zniesławienia
Artykuł 27
Strony oraz mediator (w momencie przyjęcia powołania) zrzekają się prawa do użycia jakichkolwiek oświadczeń lub komentarzy, własnych lub użytych przez przedstawicieli w procesie przygotowawczym lub w toku mediacji, w formie zarówno pisemnej, jak i ustnej, w celu dochodzenia roszczeń z tytułu zniesławienia, oszczerstwa lub pomówienia lub złożenia innej związanej z tym skargi. Można powołać się na niniejszy artykuł w celu umorzenia takich postępowań.
Wstrzymanie biegu terminu przedawnienia wynikającego z przepisów o przedawnieniu
Artykuł 28
Strony wyrażają zgodę, że w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, bieg okresu przedawnienia, wynikającego z obowiązujących przepisów o przedawnieniu lub innych przepisów, zostaje wstrzymany w związku ze sporem będącym przedmiotem mediacji. Bieg terminu przedawnienia zostaje zawieszony od dnia rozpoczęcia mediacji do dnia zakończenia mediacji.