Instructions relatives au dépôt d'une demande de médiation

Le recours à la procédure de médiation de l'OMPI est consensuel. Une telle procédure ne peut être introduite que si les deux parties en cause ont convenu de s'y soumettre, soit par l'inclusion d'une clause compromissoire de l’OMPI dans le contrat qui les lie, soit par la conclusion d'une convention ad hoc de l’OMPI à cet effet.

En l’absence de convention de médiation, une partie souhaitant soumettre un litige à médiation peut soumettre par écrit une demande unilatérale de médiation de l’OMPI au Centre d’arbitrage et de médiation de l’OMPI ainsi qu’à l’autre partie, en vertu de l'Article 4 du Règlement de médiation de l’OMPI. Le Centre de l’OMPI peut assister les parties dans le recours à une demande de médiation.

Comment introduire une demande de médiation de l'OMPI?
Protection des données personnelles
Note sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans les procédures de règlement extrajudiciaire des litiges (procédures ADR) de l'OMPI

Règlement de mediation de l’OMPI
Clauses compromissoires et conventions ad hoc recommandées
WIPO Clause Generator
Demande de médiation de l’OMPI
ou (en ligne)
Demande unilatérale de médiation de l’OMPI
ou (en ligne)
Barème des taxes, honoraires et frais d’une médiation OMPI
Fee Calculator
Médiateurs de l'OMPI
Outils d’administration de dossiers en ligne de l’OMPI (WIPO eADR)
Informations complémentaires relatives à la médiation de l’OMPI

Comment introduire une demande de médiation de l'OMPI?

La procédure de médiation est introduite par l'envoi, par écrit, au Centre de l'OMPI d'une demande de médiation par l'une des parties.

S’il y a une convention de médiation entre les parties (Article 3 du Règlement de médiation de l’OMPI)

Doivent figurer dans la demande de médiation ou y être joints:

la demande tendant à ce que le litige soit soumis à la médiation conformément au Règlement de médiation de l'OMPI
les noms et coordonnées des parties et de leurs représentants
une copie de la convention de médiation
une brève description du litige
s'il y a lieu, toute observation ayant trait à la nomination du médiateur, notamment relatives à ses qualifications professionnelles

(Règlement de médiation de l'OMPI, Articles 7-8)

Le requérant doit s'acquitter de la taxe d'administration au Centre de l'OMPI en vertu de l'Article 22 du Règlement de médiation de l'OMPI et du barème des taxes et honoraires du Centre de l'OMPI. Le Centre de l'OMPI recommande au requérant de faire mention de ce paiement lors de l'introduction de la demande de médiation au Centre de l'OMPI. Le paiement de la taxe sera pris en compte au moment de rendre compte des taxes et frais de la procédure de médiation, lesquels sont répartis à égalité entre les parties. (Article 24(d) du Règlement de médiation de l'OMPI).

À moins que les parties n’en conviennent autrement, la taxe d’administration, les honoraires du médiateur et tous autres frais de la procédure de médiation, y compris notamment les frais de déplacement nécessaires du médiateur sont répartis à égalité entre les parties. (Article 25 du Règlement de médiation de l'OMPI).

En absence de convention de médiation entre les parties (Article 4 du Règlement de médiation de l'OMPI)

Doivent figurer dans la demande unilaterale de médiation de l'OMPI ou y être joints :

la demande tendant à ce que le litige soit soumis à la médiation conformément au Règlement de médiation de l'OMPI
les noms et coordonnées des parties et de leurs représentants
une brève description du litige
s'il y a lieu, toute observation ayant trait à la nomination du médiateur, notamment relatives à ses qualifications professionnelles

(Règlement de médiation de l'OMPI, Articles 7-8)

Le requérant doit remplir les sections 1 et 2(a) de la demande unilatérale de médiation. Le Centre de l’OMPI invitera alors l’autre partie à compléter la section 2(b).

Le dépôt d’une demande de médiation en vertu de l’article 4 du Règlement de médiation de l’OMPI ne fait pas l’objet d’une taxe d’administration. Si les deux parties consentent à procéder à la médiation, la taxe d'administration au Centre de l'OMPI prévue à l'Article 22 du Règlement de médiation de l'OMPI et au barème des taxes et honoraires du Centre de l'OMPI devient exigible.

La demande de médiation doit être envoyée par courrier électronique ou par courrier postal ou service de messagerie, et être adressée au :

Centre d'arbitrage et de médiation de l'OMPI (Genève)
34, chemin des Colombettes
1211 Genève 20
Suisse
T +4122 338 8247
F +4122 740 3700
E arbiter.mail@wipo.int

Centre d’arbitrage et de médiation de l'OMPI (Singapour)
Maxwell Chambers
32 Maxwell Road #02-02
Singapore 069115
T +65 6225 2129
F +65 6225 3568
E arbiter.mail@wipo.int

Le Centre de l'OMPI recommande, le cas échéant, que le dépôt d'une demande de médiation s'effectue par voie électronique.

La demande de médiation doit aussi être envoyée à l'autre partie (Articles 3 et 4 du Règlement de médiation de l'OMPI).

Le Centre informe les parties par écrit de la réception de la demande de médiation et de la date à laquelle la procédure de médiation a été introduite (Règlement de médiation de l'OMPI, article 6).

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Protection des données personnelles

Le Centre de l’OMPI s’engage à protéger vos données personnelles avec le degré de protection le plus élevé. Les données personnelles sont traitées par le Centre de l’OMPI en conformité avec l’Avis de l’OMPI relatif à la protection des données personnelles et les meilleures pratiques internationales, y compris les Principes sur la protection de données personnelles et de la vie privée des Nations Unies.

Le Centre de l’OMPI collecte, traite, partage et conserve les données personnelles des médiateurs, arbitres, experts, parties, leurs représentants légaux, témoins, et autres individus qui peuvent être identifiés ou identifiables dans les informations soumises au Centre de l’OMPI dans le contexte de procédures ADR de l’OMPI (“participants aux procédures ADR de l’OMPI”) aux seules fins d’administrer des procédures soumises aux Règlements de l’OMPI, pendant qu’elles sont en cours et après leur conclusion, de façon conforme à son mandat. Les données personnelles traitées par le Centre de l‘OMPI ne seront pas utilisées à des fins autres que celles du mandat du Centre de l’OMPI sans votre consentement.

Quelles données personnelles sont collectées par le Centre de l’OMPI?

La conduite de procédures ADR de l’OMPI requiert que des données personnelles en lien avec les participants aux procédures ADR de l’OMPI soient traitées.

Le Centre de l’OMPI peut obtenir les informations suivantes ayant trait aux participants aux procédures ADR de l’OMPI:

noms et coordonnées
informations bancaires (y compris des coordonnées bancaires)
autres données personnelles soumises au Centre de l’OMPI en lien avec des procédures ADR de l’OMPI, ou disponibles depuis des ressources publiques

Comment le Centre de l’OMPI utilise vos données personnelles?

Le Centre de l’OMPI s’engage à protéger vos données personnelles avec le degré de protection le plus élevé. Les données personnelles sont traitées par le Centre de l’OMPI en conformité avec les meilleures pratiques, y compris les Principes sur la protection de données personnelles et de la vie privée, adoptés par le comité de haut niveau de gestion des Nations Unies lors de sa 36ème session en octobre 2018.

Le traitement des données personnelles collectées par le Centre de l‘OMPI est limité à ce qui est nécessaire en lien avec la conduite des procédures ADR de l’OMPI conformément aux Règlements de l’OMPI, prenant en compte les droits et intérêts pertinents. Les données personnelles sont traitées conformément aux exigences de confidentialité contenues dans les Règlements de l’OMPI.

Des mesures physiques et techniques appropriées sont mises en place par le Centre de l’OMPI afin de protéger les données personnelles sous forme électronique et physique, y compris contre des accès non-autorisés ou accidentels, dommage, ou perte. L’OMPI s’engage à ce que ses prestataires de services IT mettent en place la protection adéquate pour les données personnelles qui leur sont transmises.

Quels droits détenez-vous sur vos données personnelles?

Le Centre de l’OMPI garantit, selon qu’il convient, une politique de transparence quant au traitement des données personnelles. Les participants aux procédures ADR de l’OMPI peuvent avoir accès aux données personnelles traitées par le Centre de l’OMPI et peuvent se voir accorder la possibilité de les rectifier, d’objecter à leur traitement, ou demander leur suppression, dans la mesure où les fins pour lesquelles les données personnelles sont collectées ne sont pas contrariées.

Toute requête en lien avec le traitement des données personnelles par le Centre de l’OMPI peut être adressée par email à arbiter.mail@wipo.int, en précisant les raisons de cette requête.

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Note sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans les procédures de règlement extrajudiciaire des litiges (procédures ADR) de l'OMPI

Le Centre d’arbitrage et de médiation de l’OMPI (Centre de l’OMPI) reconnaît que les outils d’IA ont le potentiel d’améliorer l’efficacité des procédures de médiation, d’arbitrage, d’arbitrage accéléré et de d’expertise de l’OMPI. Toute utilisation de l’IA (y compris l’IA générative ou d’autres formes d’IA) doit être conforme aux Règlements de l’OMPI et aux principes généraux énoncés dans la présente note.

1. Principes généraux

Les participants aux procédures ADR de l’OMPI, y compris les médiateurs, les arbitres, les experts, les parties et leurs représentants autorisés, doivent veiller à ce que l’utilisation de l’IA

• soit conforme à tout accord entre les parties relativement à la procédure ;
• soit compatible avec les Règlements de l’OMPI applicables, en particulier les obligations en matière de confidentialité ;
• préserve l’intégrité, l’impartialité et l’indépendance de la procédure ;
• soit conforme aux Lignes directrices du Centre de l’OMPI sur la protection des données personnelles ;
• garantisse que le jugement et la prise de décision humains restent au cœur du règlement du litige et que les outils d’IA ne soient pas utilisés pour se substituer à l’exercice indépendant de leurs obligations professionnelles ; et
• tienne compte de toute obligation légale, loi, règle ou code de conduite professionnel auxquels un participant peut être soumis en rapport avec l’utilisation de l’IA ou de ses résultats.

2. Exactitude des résultats générés par l’IA

Les participants aux procédures ADR de l’OMPI peuvent utiliser des outils d’IA à titre d’appui, sans pour autant déléguer ni déroger à leurs responsabilités respectives dans le cadre de leur rôle au sein de la procédure. Ils doivent faire preuve de la diligence et du discernement requis concernant les outils d’IA qu’ils utilisent, notamment en ce qui concerne la conservation des informations destinées à l’entraînement des modèles d’IA et le respect de la législation applicable, et assumer l’entière responsabilité de toute confiance accordée aux résultats fournis par ces outils d’IA.

Les participants doivent noter que les outils d'IA peuvent parfois produire des informations inexactes, incomplètes ou obsolètes. Ils doivent également noter que les outils d'IA reflètent les données sur lesquelles ils ont été entraînés, lesquelles peuvent comporter des biais inhérents, manquer de transparence ou produire des résultats non reproductibles.

En conséquence, lorsqu'ils utilisent des outils d'IA, les participants aux procédures ADR de l'OMPI doivent veiller à ce que les résultats soient examinés et évalués de manière critique à la lumière de ces limites.

3. Responsabilité ; non-délégation de la responsabilité personnelle

Les communications relatives au dossier, les décisions procédurales, les décisions sur le fond, les écritures et tout document produit au nom des participants à une procédure ADR de l'OMPI demeurent sous leur responsabilité personnelle.

Les participants peuvent utiliser des outils d'IA à titre de soutien.

L’utilisation d’outils d’IA ne réduit en rien la pleine responsabilité de chaque participant quant à l’exactitude, l’intégrité, la légalité et le contenu final de tout document émis ou utilisé dans le cadre de la procédure.

4. Confidentialité

Conformément aux Règlements de l’OMPI, les informations relatives aux procédures ADR de l’OMPI, s’y rapportant ou soumises dans ce cadre sont confidentielles, sauf accord contraire des parties ou exigence du droit applicable.

Les outils d’IA devraient être considérés comme susceptibles de divulguer toute information saisie à des tiers, à moins que des garanties et mesures claires et vérifiables empêchant la conservation des informations et le partage des données d’entraînement ne soient en place.

En conséquence, à moins que de telles garanties et mesures ne soient établies, les informations confidentielles, sensibles ou non publiques relatives aux procédures ADR de l’OMPI, telles que les écritures, les éléments de preuve, les projets de décision, les délibérations, les informations financières, les données personnelles ou les communications relatives au dossier, ne devraient pas être saisies ou téléversées dans des outils d’IA sans que des garanties contractuelles, techniques et/ou organisationnelles adéquates soient assurées.

Les parties devraient faire preuve de prudence et s’abstenir de téléverser de telles informations lorsque les garanties de confidentialité offertes par l’outil d’IA sont incertaines ou n’ont pas été vérifiées.

5. Transparence dans l’utilisation des outils d’IA

Les médiateurs, arbitres et experts sont encouragés à divulguer et à consulter les participants aux procédures ADR de l’OMPI concernant l’utilisation d’outils d’IA, le cas échéant.

Les médiateurs, arbitres et experts peuvent demander aux parties et à leurs conseils de divulguer leur utilisation ou de leur intention d’utiliser des outils d’IA à tout moment de la procédure, et fournir des lignes directrices sur l’utilisation de ces outils par les participants tout au long de la procédure.

6. Contact

Les questions concernant l'utilisation responsable de l'IA dans les procédures ADR de l'OMPI peuvent être adressées au Centre d'arbitrage et de médiation de l'OMPI à l'adresse arbiter.mail@wipo.int.