Instructions relatives au dépôt d’une demande d’expertise

• Comment introduire une demande d’expertise de l’OMPI?
• Comment déposer une réponse à la demande d’expertise?
• Protection des données personnelles
• Note sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans les procédures de règlement extrajudiciaire des litiges (procédures ADR) de l'OMPI

Le recours à la procédure d’expertise de l'OMPI est consensuel. Une telle procédure ne peut être introduite que si

Comment introduire une demande d’expertise de l’OMPI?

Une procédure d’expertise de l’OMPI commence lorsqu’une des parties soumet une demande d’expertise par écrit au Centre d’arbitrage et de médiation de l’OMPI. La demande d’expertise peut également être soumise conjointement par les parties.

• La demande d’expertise doit contenir:

1. une demande tendant à ce que le litige ou différend soit soumis à la procédure d’expertise conformément au règlement de la procédure d’expertise de l’OMPI;
2. les noms et les coordonnées complètes des parties et de tout représentant;
3. une copie de la convention d’expertise;
4. un exposé indiquant les droits en litige, ainsi que la nature de toute technologie en cause;
5. tout document que la partie estime pertinent pour l’expertise;
6. des observations sur l’étendue et le calendrier de la procédure d’expertise;
7. toutes requêtes ou observations relatives à la nomination de l’expert, y compris sur les qualifications attendues de celui-ci;
8. des informations sur toute autre procédure judiciaire ou procédure de règlement de litige qui a éventuellement été commencée ou menée à terme en rapport avec la question soumise à l’expertise
   
   (Règlement de la procédure d’expertise de l’OMPI, article 5)

• La demande d’expertise doit être envoyée par courrier postal exprès ou servie de courrier privé rapide ou transmise par télécopie ou e-mail à :

1. OMPI Centre d’arbitrage et de médiation
   34 chemin des Colombettes
   1211 Genève 20
   Suisse
   Tel: (+41 22) 338 8247
   Fax: (+41 22) 740 3700
   arbiter.mail@wipo.int
   
   Le Centre recommande, dans la mesure du possible, la soumission des demandes d’expertise à la fois en format papier et en format électronique. Les demandes en format papier doivent être accompagnées d'un nombre de copies correspondant au nombre envisagé d’experts, plus une copie pour le Centre.
2. L’autre partie (Règlement de la procédure d’expertise de l’OMPI, (articles 3, 5)

• La demande d’expertise est assujettie au paiement au Centre d'une taxe d'administration conformément aux articles 5(b)(ix) et 20 du règlement de la procédure d’expertise et au barème des taxes et coûts. Le Centre recommande au demandeur de faire mention de ce paiement dans la demande d’expertise. Les taxes payées seront prises en considération dans le décompte des frais et avances que soumettra le Centre en temps voulu.
• Sauf convention contraire des parties, la taxe d’administration, les honoraires de l’expert, les dépenses de l’expert et tous les autres frais nécessaires au déroulement de la procédure d’expertise sont répartis à égalité entre les parties (Règlement de la procédure d’expertise de l’OMPI, articles 22, 23)
• Le demandeur peut indiquer dans sa demande d’expertise son intention d'utiliser le système WIPO eADR. Le système WIPO eADR peut être utilisé si les deux parties y consentent.

Le Centre informe les parties par écrit de la réception de la demande d’expertise et de la date à laquelle la procédure d’expertise a été introduite (Règlement de la procédure d’expertise de l'OMPI, article 6)

Comment déposer une réponse à la demande d’expertise ?

Lorsque la demande d’expertise n’est pas soumise conjointement par les deux parties, la partie qui n’a pas soumis la demande peut adresser une réponse à la demande dans les 14 jours civils suivant la date d’introduction de la procédure d’expertise.

• La réponse à la demande d’expertise:

1. doit répondre aux éléments de la demande d’expertise ; et
2. doit être accompagnée de tout document supplémentaire et de toute autre information que la partie estime pertinente pour l’expertise
   
   (Règlement de la procédure d’expertise de l’OMPI, article 7)

• La réponse à la demande d’expertise doit être envoyée par courrier postal exprès ou servie de courrier privé rapide ou transmise par télécopie ou e-mail à :

1. OMPI Centre d’arbitrage et de médiation
   34 chemin des Colombettes
   1211 Genève 20
   Suisse
   Tel: (+41 22) 338 8247
   Fax: (+41 22) 740 3700
   arbiter.mail@wipo.int
   
   Le Centre recommande la soumission des demandes d’expertise à la fois en format papier et en format électronique. Les demandes en format papier doivent être accompagnées d'un nombre de copies correspondant au nombre envisagé d’experts, plus une copie pour le Centre.
2. L’autre partie (Règlement de la procédure d’expertise de l’OMPI, article 3)
3. L’expert, s’il a été nommé avant l’expiration du délai pour soumettre une réponse à la demande d’expertise

L’autre partie peut indiquer dans sa réponse son intention d'utiliser le système WIPO eADR. Le système WIPO eADR peut être utilisé si les deux parties y consentent.

Protection des données personnelles

Le Centre d’arbitrage et de médiation de l’OMPI (“Centre de l’OMPI”) rend disponible, à but non lucratif, des services de médiation, d’arbitrage, et de procédure d’expertise conformément aux règlements de médiation, d’arbitrage, d’arbitrage accéléré et de procédure d’expertise, ainsi que des services associés de règlement extrajudiciaire des litiges (“ADR”).

Le Centre de l’OMPI collecte, traite, partage et conserve les données personnelles des médiateurs, arbitres, experts, parties, leurs représentants légaux, témoins, et autres individus qui peuvent être indentifiés ou identifiables dans les informations soumises au Centre de l’OMPI dans le contexte de procédures ADR de l’OMPI (“participants aux procédures ADR de l’OMPI”) aux seules fins d’administrer des procédures soumises aux Règlements de l’OMPI, pendant qu’elles sont en cours et après leur conclusion, de façon conforme à son mandat. Les données personnelles traitées par le Centre de l‘OMPI ne seront pas utilisées à des fins autres que celles du mandat du Centre de l’OMPI sans votre consentement.

Quelles données personnelles sont collectées par le Centre de l’OMPI?

La conduite de procédures ADR de l’OMPI requiert que des données personnelles en lien avec les participants aux procédures ADR de l’OMPI soient traitées.

Le Centre de l’OMPI peut obtenir les informations suivantes ayant trait aux participants aux procédures ADR de l’OMPI:

• noms et coordonnées
• informations bancaires (y compris des coordonnées bancaires)
• autres données personnelles soumises au Centre de l’OMPI en lien avec des procédures ADR de l’OMPI, ou disponibles depuis des ressources publiques

Comment le Centre de l’OMPI utilise vos données personnelles?

Le Centre de l’OMPI s’engage à protéger vos données personnelles avec le degré de protection le plus élevé. Les données personnelles sont traitées par le Centre de l’OMPI en conformité avec l’Avis de l’OMPI relatif à la protection des données personnelles et les meilleures pratiques internationales, y compris les Principes sur la protection de données personnelles et de la vie privée des Nations Unies.

Le traitement des données personnelles collectées par le Centre de l‘OMPI est limité à ce qui est nécessaire en relation avec la conduite des procédures ADR de l’OMPI conformément aux Règlements de l’OMPI, prenant en compte les droits et intérêt pertinents. Les données personnelles sont traitées conformément aux exigences de confidentialité contenues dans les Règlements de l’OMPI.

Des mesures physiques et techniques appropriées sont mises en place par le Centre de l’OMPI afin de protéger les données personnelles sous forme électronique et physique, y compris contre des accès non-autorisés ou accidentels, dommage, ou perte. L’OMPI s’engage à ce que ses prestataires de services IT mettent en place la protection adéquate pour les données personnelles qui leur sont transmises.

Quels droits détenez-vous sur vos données personnelles?

Le Centre de l’OMPI garantit, selon qu’il convient, une politique de transparence quant au traitement des données personnelles. Les participants aux procédures ADR de l’OMPI peuvent avoir accès à des données personnelles traitées par le Centre de l’OMPI et peuvent se voir accorder la possibilité de les rectifier, d’objecter à leur traitement, ou demander leur suppression, dans la mesure où les fins pour lesquelles les données personnelles sont collectées ne sont pas contrariées.

Toute requête en lien avec le traietement des données personnelles par le Centre de l’OMPI peut être addressée par email à arbiter.mail@wipo.int, en précisant les raisons de cette requête.

Note sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans les procédures de règlement extrajudiciaire des litiges (procédures ADR) de l'OMPI

1. Principes généraux

Les participants aux procédures ADR de l’OMPI, y compris les médiateurs, les arbitres, les experts, les parties et leurs représentants autorisés, doivent veiller à ce que l’utilisation de l’IA

• soit conforme à tout accord entre les parties relativement à la procédure ;
• soit compatible avec les Règlements de l’OMPI applicables, en particulier les obligations en matière de confidentialité ;
• préserve l’intégrité, l’impartialité et l’indépendance de la procédure ;
• soit conforme aux Lignes directrices du Centre de l’OMPI sur la protection des données personnelles ;
• garantisse que le jugement et la prise de décision humains restent au cœur du règlement du litige et que les outils d’IA ne soient pas utilisés pour se substituer à l’exercice indépendant de leurs obligations professionnelles ; et
• tienne compte de toute obligation légale, loi, règle ou code de conduite professionnel auxquels un participant peut être soumis en rapport avec l’utilisation de l’IA ou de ses résultats.

2. Exactitude des résultats générés par l’IA

Les participants aux procédures ADR de l’OMPI peuvent utiliser des outils d’IA à titre d’appui, sans pour autant déléguer ni déroger à leurs responsabilités respectives dans le cadre de leur rôle au sein de la procédure. Ils doivent faire preuve de la diligence et du discernement requis concernant les outils d’IA qu’ils utilisent, notamment en ce qui concerne la conservation des informations destinées à l’entraînement des modèles d’IA et le respect de la législation applicable, et assumer l’entière responsabilité de toute confiance accordée aux résultats fournis par ces outils d’IA.

Les participants doivent noter que les outils d'IA peuvent parfois produire des informations inexactes, incomplètes ou obsolètes. Ils doivent également noter que les outils d'IA reflètent les données sur lesquelles ils ont été entraînés, lesquelles peuvent comporter des biais inhérents, manquer de transparence ou produire des résultats non reproductibles.

En conséquence, lorsqu'ils utilisent des outils d'IA, les participants aux procédures ADR de l'OMPI doivent veiller à ce que les résultats soient examinés et évalués de manière critique à la lumière de ces limites.

3. Responsabilité ; non-délégation de la responsabilité personnelle

Les communications relatives au dossier, les décisions procédurales, les décisions sur le fond, les écritures et tout document produit au nom des participants à une procédure ADR de l'OMPI demeurent sous leur responsabilité personnelle.

Les participants peuvent utiliser des outils d'IA à titre de soutien.

L’utilisation d’outils d’IA ne réduit en rien la pleine responsabilité de chaque participant quant à l’exactitude, l’intégrité, la légalité et le contenu final de tout document émis ou utilisé dans le cadre de la procédure.

4. Confidentialité

Conformément aux Règlements de l’OMPI, les informations relatives aux procédures ADR de l’OMPI, s’y rapportant ou soumises dans ce cadre sont confidentielles, sauf accord contraire des parties ou exigence du droit applicable.

Les outils d’IA devraient être considérés comme susceptibles de divulguer toute information saisie à des tiers, à moins que des garanties et mesures claires et vérifiables empêchant la conservation des informations et le partage des données d’entraînement ne soient en place.

En conséquence, à moins que de telles garanties et mesures ne soient établies, les informations confidentielles, sensibles ou non publiques relatives aux procédures ADR de l’OMPI, telles que les écritures, les éléments de preuve, les projets de décision, les délibérations, les informations financières, les données personnelles ou les communications relatives au dossier, ne devraient pas être saisies ou téléversées dans des outils d’IA sans que des garanties contractuelles, techniques et/ou organisationnelles adéquates soient assurées.

Les parties devraient faire preuve de prudence et s’abstenir de téléverser de telles informations lorsque les garanties de confidentialité offertes par l’outil d’IA sont incertaines ou n’ont pas été vérifiées.

5. Transparence dans l’utilisation des outils d’IA

Les médiateurs, arbitres et experts sont encouragés à divulguer et à consulter les participants aux procédures ADR de l’OMPI concernant l’utilisation d’outils d’IA, le cas échéant.

Les médiateurs, arbitres et experts peuvent demander aux parties et à leurs conseils de divulguer leur utilisation ou de leur intention d’utiliser des outils d’IA à tout moment de la procédure, et fournir des lignes directrices sur l’utilisation de ces outils par les participants tout au long de la procédure.

6. Contact

Les questions concernant l'utilisation responsable de l'IA dans les procédures ADR de l'OMPI peuvent être adressées au Centre d'arbitrage et de médiation de l'OMPI à l'adresse arbiter.mail@wipo.int.