Gestion de la propriété intellectuelle en cas de sous-traitance à l'étranger : Comment Shinetech Software Inc. se différencie de ses concurrents
Shinetech Software Inc. est une société de sous-traitance de services professionnels à l'étranger qui a son siège à Beijing (Chine). Elle a pour spécialité d'aider les sociétés européennes et américaines à réduire leurs coûts de développement.
Depuis sa création, en 2001, elle a mené à bien plus de 100 projets de développement, dans les domaines de l'e-commerce, de l'e-gouvernement, de l'éducation, des finances, des industries manufacturières et des services-conseil. Elle a des clients en Amérique, en Europe, en Asie, tels que les Etats-Unis, l'Irlande, la Finlande, la Belgique, la Norvège, la Malaisie, etc.
En 2004, la société a reçu l'autorisation du Programme Torch de faire partie du deuxième groupe d'entreprises d'expérimentation du Projet chinois d'études de logiciel à l'étranger (China Offshore Software Engineering Project (COSEP)), qui est la principale source d'exportation et de sous-traitance de logiciel de la Chine. Au début de 2005, elle a acquis le statut de Partenaire certifié de Microsoft, dans le cadre du Programme de partenariat de Microsoft, avec spécialisation dans les solutions intégrées d'e-commerce, confirmant sa compétence et son impact sur le marché de la technologie.
La protection de la propriété intellectuelle contribue de façon cruciale à motiver et à attirer les clients de Shinetech, et a déjà joué un rôle essentiel dans la stratégie de développement à long terme de la société. Pour Shinetech, la propriété intellectuelle ne signifie pas seulement les brevets, les marques de fabrique et les droits d'auteur, mais aussi les procédés, les techniques, la méthodologie et les talents. Shinetech prône une forte protection de la propriété intellectuelle et comprend l'importance vitale de celle-ci pour le développement des activités de ses clients. La politique de protection de la propriété intellectuelle de Shinetech porte sur cinq principaux domaines, dont chacun est régulièrement validé par son programme d'audit interne et d'audit par des tiers.
Les cinq principaux domaines couverts par cette politique sont :
Les accords de non divulgation
La première disposition que prend Shinetech pour assurer ses clients de sa détermination à protéger leur propriété intellectuelle est la conclusion d'un Accord de non divulgation (AND). Pour assurer ses clients qu'elle traitera leur propriété intellectuelle avec le plus grand soin, Shinetech a pour règle de signer un AND avec tous ses clients dès l'établissement de leur relation d'affaires. Cet accord fixe les règles et les responsabilités à respecter par chacune des parties, et il est strictement appliqué par tous les employés de Shinetech. En outre, les modalités de cet accord propres à assurer la protection de la propriété intellectuelle sont également précisées dans le contrat.
Protection de la propriété intellectuelle liée à un projet
Tout au long du cycle du projet, Shinetech protège la propriété intellectuelle de ses clients sous ses formes physiques et électroniques.
Shinetech a un bureau spécial et protégé pour chaque client, avec une porte à système de sécurité avec accès par mot de passe, et seul le personnel pertinent est autorisé à pénétrer dans le(s) bureau(x) pertinent(s). Nul n'est autorisé à accéder à aucun matériel, à l'exception de l'administrateur du réseau. Les mesures de sécurité et les précautions sont en outre appliquées de façon systématique en dehors des heures de travail. Par exemple, les dispositifs de surveillance enregistrent tous les visiteurs. De plus, il est clairement indiqué dans la politique de la société qu'il est formellement interdit de parler d'informations concernant un projet, même en dehors des heures de travail.
Shinetech garantit un haut niveau de confidentialité et de sécurité à chaque projet afin de protéger les documents et prototypes du client. Toutes les informations fournies par le client restent strictement confidentielles par l'utilisation d'un Répertoire actif pour la gestion des autorisations des usagers. Les données ne peuvent être consultées que par le personnel autorisé, et tous les exemplaires ou éditions des données sont clairement enregistrés sur des registres que les clients peuvent vérifier à tout moment.
Shinetech place les informations de la base de données de sa clientèle sous haute sécurité. Cette base de données n'est utilisée qu'aux fins de développement. Shinetech n'en autorise l'accès à son personnel qu'en cas de besoin. Cette base de données est bien protégée pendant toute la durée du projet. L'intégrité du stockage et de la gestion de la base de données est assurée par le Contrôle des documents (CD), qui relève du Département d'assurance de la qualité (AQ). Shinetech entre toujours les données sensibles sur un serveur isolé placé sur un rayonnage bloqué. L'accès aux données sensible est limité uniquement à une personne clé.
Comme chaque employé de la société a son propre ordinateur avec un mot de passe, personne en dehors de l'administrateur du réseau ne peut avoir accès à un autre ordinateur que le sien. Shinetech impose des règles très strictes à l'administrateur du réseau qui lui interdisent de dévoiler le mot de passe de quiconque ou la moindre information contenue dans l'un quelconque des ordinateurs du personnel. La société a en place des systèmes qui lui permettent d'assurer qu'un employé qui démissionne est totalement rayé de ses effectifs et que toutes les autorisations d'accès au réseau informatique de la société lui sont retirées et invalidées. En outre, la société retire rapidement toute autorisation à tout employé qui cesse de faire partie de son personnel et ferme ses comptes inactifs et orphelins.
Shinetech n'utilise que des services postaux sûrs et durables pour ses livraisons; elle a signé des accords avec ces services pour protéger ses droits et ses intérêts. Lorsque des données doivent être transférées, elles sont livrées en toute sécurité par une personne désignée et à une personne désignée.
Les actifs de propriété intellectuelle créés conjointement ou ceux de ces actifs créés par Shinetech dans le cadre de services qu'elle fournit à un client appartiennent à ce client. En outre, tous les autres actifs de propriété intellectuelle, tels que brevets et droits d'auteur, utilisés dans le cadre de ses activités appartiennent à ses clients, conformément à l'accord signé avant le démarrage de tout projet. Toutes les données relatives au projet sont promptement transférées dans leur totalité au client lors de la livraison officielle du projet.
Contrôle des documents confidentiels (DC)
Shinetech a mis en place un processus rigoureux de gestion et de protection des documents confidentiels de ses clients. Chaque exemplaire de chaque document confidentiel est numéroté et suivi individuellement, et il n'est remis à un employé de Shinetech qu'en cas de besoin. Tous les exemplaires des documents confidentiels des clients sont régulièrement inventoriés, puis supprimés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Tous ces documents confidentiels sont retournés au client et éliminés par celui-ci.
Contrat de confidentialité signé par les employés
Pour donner une plus grande assurance qu'ils sont pleinement conscients de l'impérieuse nécessité de protéger les droits des clients et sensibles à cette nécessité, tous les employés de Shinetech signent un contrat de confidentialité en même temps que leur contrat d'engagement par Shinetech. Aux termes de ce contrat, l'employé affirme qu'il entend se conformer aux règlements de Shinetech en matière de protection de la propriété intellectuelle. Les employés assistent régulièrement à des séminaires conçus pour renforcer leur compréhension de l'importance des droits des clients en ce qui concerne les informations confidentielles.
Formation et éducation des employés
Shinetech a un Manuel de protection de la propriété intellectuelle et organise régulièrement des stages afin d'assurer l'application de sa politique dans ce domaine. Le Manuel de protection de la propriété intellectuelle présente cette politique d'une façon pratique, en accordant une attention particulière à la protection de la propriété intellectuelle liée à la conception de logiciels et à sa clientèle de l'étranger. Toutes les questions et les règles concernant la propriété intellectuelle sont expliquées de façon détaillée lors de la formation des nouveaux employés de la société. Pour assurer la bonne application de sa politique dans ce domaine, Shinetech organise régulièrement des stages de formation sur la propriété intellectuelle, qui sont animés par des experts en la matière, à l'intention de ses employés.
