Office national des brevets et de l'enregistrement en Finlande : projet PME

Cadre général du projet de coopération

Le cadre général dans lequel s'inscrira ce projet est à l'étude entre M. Kamil Idris, directeur général de l'OMPI, et M. Martti Enäjärvi, directeur général de l'Office national des brevets et de l'enregistrement en Finlande, qui ont commencé à discuter de ce projet à l'automne 2003. Peu à peu, celui-ci a pris forme et depuis l'été 2004, il est en régime de croisière. Il doit se poursuivre jusqu'à l'été 2006 et, bien entendu, les pratiques optimales qui auront été élaborées pendant ce temps resteront en usage au-delà de cette période.

Objectif

Ce projet a pour but d'identifier des activités pertinentes aux niveaux national et régional qui sont censées promouvoir l'esprit d'entreprise et accélérer le démarrage des entreprises naissantes, et de réduire les risques liés à la gestion d'activités commerciales par les PME et, après cela, de déterminer les points d'intervention où des composantes de propriété intellectuelle pourraient être introduites.

Il vise à créer des pratiques optimales destinées à amener les PME à utiliser le système de la propriété intellectuelle et ses services.

Ses objectifs sont les suivants :

démontrer l'importance et l'efficacité du système de propriété intellectuelle lorsqu'il s'agit de promouvoir l'esprit d'entreprise et le développement de PME;
créer des services d'appui appropriés pour les groupes cibles;
souligner l'importance de la créativité, de la propriété intellectuelle et de l'innovation comme moyens de promouvoir le bien-être et la prospérité;
abolir le mythe de la propriété intellectuelle et pallier le manque d'information, de manière à combattre les préjugés à l'égard de la propriété intellectuelle.

Pour ce faire, il nous faut faire ressortir et illustrer de façon concrète les avantages que la propriété intellectuelle procure aux entreprises. Nous devons examiner les problèmes qui freinent son utilisation et les supprimer par des moyens appropriés.

Il nous faut aussi présenter les principes fondamentaux et l'objet de la propriété intellectuelle d'une façon compréhensible. Il nous faut montrer que la propriété intellectuelle est un système créé il y a des siècles pour donner précisément les moyens de concevoir et de commercialiser les produits et d'assurer une coopération par l'établissement de réseaux. Ce dernier aspect a pris une place très importante dans les récents pourparlers entre les parties.

Enfin, nous devons relier concrètement le système de propriété intellectuelle aux procédés employés par les PME et présenter à celles-ci un modèle simple et clair de la façon d'utiliser ce système et les outils nécessaires.

Le système de propriété intellectuelle

Le système de propriété intellectuelle doit être perçu globalement comme un élément essentiel de l'activité de l'entreprise tout au long de son cycle de vie. C'est un système solide et créatif qui a pour but de soutenir l'activité économique du début à la fin, à partir de la notion de marché, tant comme protection que comme source d'information.

Généralités

Pour montrer l'importance du système de propriété intellectuelle en tant que moyen de promouvoir le bien-être et la prospérité, il nous faut comprendre que derrière chaque lieu de travail, il y a une innovation qui engendre la croissance qui est elle-même source d'emploi.

Le système de propriété intellectuelle est au coeur du contexte de l'innovation

D'après l'étude consacrée en 2004 à l'esprit d'entreprise, le plus gros obstacle à l'initiative privée en Finlande est la peur du risque, la peur de ne pas réussir en affaires. C'est pourquoi il nous faut un contexte favorable à l'innovation afin de réduire le risque que comporte la gestion d'entreprise.

Qu'est-ce qu'un contexte favorable à l'innovation? Par cela, il faut entendre favorable à la création d'entreprise.

Dans le contexte actuel, il existe de nombreux éléments familiers aux PME, tels que les services de financement public et les services-conseil. En Finlande, nous avons environ 200 différents instruments de financement et de services-conseil pour PME et quelque 4500 personnes chargées de prêter ces services. Nous avons aussi le savoir-faire et un réseau d'experts à la disposition des PME, sous la forme de pépinières d'entreprises, de technopoles, de consultants, d'universités, d'écoles professionnelles, etc.

À ce contexte, il nous faut ajouter des moyens de protection et des sources d'information de manière à réduire les risques de mal orienter nos entreprises ou de laisser nos concurrents ou, pire encore, nos partenaires commerciaux s'emparer de notre savoir-faire.

Les Parties au projet

Comme nous avons une si large audience pour ce projet, nous devons veiller à ce que nos mesures soient largement acceptées et nous avons également besoin d'excellents circuits pour diffuser et mettre en oeuvre toutes les pratiques que nous créons dans le cadre de ce projet. Outre les liens avec le secteur public, nous avons constaté qu'il était très important d'avoir des rapports avec les associations d'entreprises.

Grâce aux relations que nous entretenons avec les trois principales associations d'entreprises finlandaises, nous pouvons atteindre environ 90% des sociétés finlandaises à travers leurs réseaux d'information et utiliser leurs programmes de formation pour diffuser les pratiques optimales.

Groupes cibles

Pour que l'intervention soit ciblée, il nous faut définir soigneusement le groupe visé et comprendre sa façon de planifier ses activités et d'assurer la conception, la commercialisation et l'internationalisation de ses produits.

Il est également essentiel d'identifier les lacunes concernant la connaissance du système de propriété intellectuelle, des moyens d'y accéder et de la façon de l'utiliser si l'on veut promouvoir une bonne utilisation des outils de ce système par les PME.

Les PME ont été choisies comme groupe cible. La Commission de l'UE définit la taille des PME comme ne dépassant pas 250 employés. En Finlande, c'est également la taille que nous avons choisie pour ce type d'entreprises. Si nous nous en tenons à cette taille, toutes catégories confondues, le nombre d'entreprises du groupe cible se limite à de très petites entreprises.

La façon de planifier de ces entreprises, de même que leur aptitude à accepter de nouvelles informations et de nouvelles façons de procéder, sont totalement différentes de celles des entreprises plus grandes.

C'est là une caractéristique qu'il est essentiel que nous comprenions lorsque nous concevons nos outils, nos procédés d'utilisation des systèmes de propriété intellectuelle et nos programmes de formation.

Les facteurs critiques pour le succès

Pour que ce projet réussisse et pour amorcer un processus qui permette de poursuivre la diffusion après le projet, il nous faut prendre un certain nombre de dispositions :

premièrement, nous avons besoin de bonnes études du contexte afin de bien connaître notre groupe-cible, et nous devons comprendre le cadre dans lequel ces entreprises fonctionnent;deuxièmement, nous devons leur faire comprendre l'impact favorable que peuvent avoir les systèmes de propriété intellectuelle sur leurs activités et le fait que ces systèmes sont un élément naturel et inséparable de leurs procédés;troisièmement, il nous faut créer des outils faciles à utiliser et des méthodes compréhensibles pour guider les PME dans l'utilisation de moyens de protection et d'information;quatrièmement, nous devons créer des moyens d'accéder aux services des systèmes de propriété intellectuelle – des services de conseil et d'information.

IdeaPilot

Le projet IdeaPilot a été conçu sur la base de ces éléments.

Études du contexte : utilisateurs potentiels de la propriété intellectuelle

Après avoir défini le groupe cible et le nombre d'entreprises qu'il comprend, environ 25 000, nous avons absolument besoin de le fragmenter et de comprendre comment ces entreprises opèrent.

Nous avons effectué la fragmentation en nous fondant sur les usagers actuels du système de propriété intellectuelle. Nous avons téléchargé la liste des clients de tous les usagers de la propriété intellectuelle figurant sur nos registres et avons comparé cette liste à la base de données commerciales couvrant toutes les entreprises établies en Finlande afin de déterminer l'identification officielle de ces entreprises ainsi que certains éléments de classification. Ce processus de comparaison nous a donné un profil des usagers potentiels du système de propriété intellectuelle ainsi que plusieurs éléments de classification, à savoir :

la classification industrielle type des industries;
la taille;
la région, le code postal;
le cycle d'activité économique des entreprises (information exclusive sur la situation économique de l'entreprise).

Sur la base de ces informations, nous avons pu organiser 27 000 entreprises selon un ordre qui nous permet d'identifier les principaux usagers potentiels de la propriété intellectuelle par le nom des entreprises, celui de leur chef, et si nous ajoutons à cela…

Cadre général : activités de R&D dans les différentes régions du pays

… les informations sur les régions qui sont les plus actives dans le domaine de la R&D en Finlande, nous pouvons aborder les PME d'une façon fragmentée, et étudier le groupe cible d'une façon organisée.

Cadre général : l'état de sensibilisation au système de propriété intellectuelle et d'utilisation de ce système

Pour mieux connaître la situation, nous avons établi un questionnaire sur l'état de sensibilisation au système de propriété intellectuelle et d'utilisation de ses divers éléments. Pour obtenir une information fiable et susceptible d'être développée de manière à décrire l'ensemble des PME, nous avons effectué une enquête en collaboration avec Statistics Finland, dont les résultats sont encore à l'étude.

Par exemple, nous voyons l'importance des droits d'auteur pour les PME de différentes tailles et la façon dont elles utilisent les droits d'auteur comme moyen stratégique, et nous pouvons déterminer si ces entreprises les utilisent ou non.

Après quelques années, nous refaisons l'enquête pour voir si la situation a changé.

Cadre général : L'état de la planification des PME

En ce qui concerne la façon de planifier des PME et leur aptitude à accepter de nouvelles informations, nous avons fait les constatations suivantes :

le savoir-faire de l'entrepreneur est essentiel;
au lieu de parler d'innovation, les PME parlent plus volontiers de développement, et le processus de passage d'une idée au développement, à la mise en oeuvre et à l'information en retour est simple;
le point de départ du développement est généralement l'information émanant d'un client et le développement lui-même consiste en de petites modifications apportées à un produit ou un procédé. Les innovations apportées à la production visent souvent des possibilités de croissance décelées sur le marché;
l'interaction entre les clients et les fournisseurs est très importante pour le développement. Le développement proprement dit intervient généralement dans le cadre des opérations commerciales.

Cadre général : l'utilisation de services d'experts dans les sociétés qui accèdent au marché international

Il s'agit là d'un exemple de planification que l'on trouve dans les sociétés qui prennent ou envisagent de prendre une envergure internationale. Les sociétés qui ont une telle ambition figurent probablement parmi l'élite des PME, c'est-à-dire parmi celles qui offrent le meilleur potentiel. Même à ce niveau, les pratiques de planification laissent à désirer.

C'est pourquoi il importe de conserver des pratiques optimales qui soient très simples et faciles à adopter.

Cadre général : projets de coopération, réseaux, intégration

En étudiant le domaine où nous allons opérer et en cherchant à prévoir comment diffuser au mieux les pratiques optimales, nous avons appris un MOT CLÉ très important : INTÉGRER.

Nous avons un grand nombre d'organismes publics qui aident les PME en leur offrant un financement et en leur prêtant des services conseils et des services d'experts. Dans l'ensemble, nous avons constaté que quelque 4500 personnes travaillent au service des PME dans leurs rapports avec leur clientèle, dont 3000 offrent des services liés à la conception, la commercialisation et l'internationalisation des produits.

Nous avons également constaté qu'il existe un grand nombre de projets de développement en Finlande, dont la plupart sont financés par la Commission européenne et visent à créer de meilleurs services à offrir aux PME.

Nous avons donc cherché à choisir les organisations et les projets offrant les meilleures perspectives et à les intégrer, plutôt que d'ajouter de nouveaux projets à la multitude de ceux qui existent déjà en Finlande, et à définir des moyens simples et modestes d'agir d'une nouvelle façon qui tienne compte des questions de propriété intellectuelle pertinentes.

Nous suivons donc deux approches différentes. L'une consiste à aborder directement les PME, et la seconde, à les influencer indirectement, par le biais d'organismes intermédiaires.

Études de contexte : les PME vues directement à travers les associations d'entreprises

Il existe trois grandes associations d'entreprises en Finlande :

La Confédération des industries finlandaises (The Confederation of Finnish Industries), qui compte ****** membres, grandes et moyennes entreprises,

Les industries technologiques de Finlande (Technology Industries in Finland), qui compte ******* membres, petites et moyennes entreprises.

Et la Fédération des entreprises finlandaises (The Federation for Finnish Enterprises), qui compte ****** membres, principalement de petites entreprises.

Ces associations s'intéressent vivement à ce projet. Elles voient l'importance du système de propriété intellectuelle et son impact sur la compétitivité des entreprises. Elles voient aussi que la pratique actuelle du travail en réseau et de la coopération entre les entreprises est beaucoup plus facile à appliquer si l'entreprise a des moyens de protéger son propre savoir-faire.

Nous avons donc accès aux moyens d'information et de formation de ces associations, et celles-ci couvrent environ 90% des entreprises finlandaises. En outre, notre coopération avec ces associations nous donne plus de crédibilité auprès des PME.

Études de contexte : les organisations intermédiaires

Comme je l'ai indiqué précédemment, nous avons environ 200 différents moyens de financement et de conseil pour les PME et quelque 4500 personnes pour offrir ces services. Nous avons également un cadre de savoir-faire auquel les PME ont accès – pépinières d'entreprises, technopoles, consultants, universités, écoles professionnelles, etc.

Pour utiliser efficacement ces organisations intermédiaires, nous les avons analysées et nous nous sommes entretenus avec elles, et nous avons repéré plusieurs organisations pertinentes avec lesquelles nous restons en contact.

Notre principal but est d'intégrer le système de propriété intellectuelle dans la mesure appropriée à leurs procédés et à leurs systèmes d'assurance de la qualité. Ainsi, lorsqu'une entreprise traite avec une organisation intermédiaire, celle-ci lui pose les questions pertinentes concernant la protection et les recherches qui l'intéressent. Elle lui offre aussi des conseils sur la façon de procéder pour effectuer les opérations pertinentes. Cela devrait être traité comme une condition essentielle par les PME qui veulent faire appel à des services publics.

À cet égard, les organisations pertinentes sont les suivantes :

Tekes, l'Agence nationale de technologie, est le principal organisme public de financement de la recherche-développement en Finlande; elle traite environ 6000 affaires par an.
La Fondation pour les inventions finlandaises appuie et aide les particuliers et les petites entreprises de Finlande à élaborer et exploiter des propositions d'invention. Elle traite environ 3000 affaires par an.
Le réseau emplois et société s'occupe principalement de dispenser des conseils aux entreprises naissantes; il brasse quelque 12 000 idées par an, qui donnent naissance à quelque 4700 nouvelles entreprises.
Nous avons 22 centres de technologie, qui regroupent environ 1600 entreprises et offrent :

des services de formation et de conseil pour

les entreprises naissantes

la gestion d'entreprise

le financement

l'expansion internationale

les droits de propriété intellectuelle et la loi

les communications et la commercialisation

des services de pépinière pour les entreprises naissantes

des compétences commerciales pour la commercialisation des innovations

Le programme du “Centre for Expertise” met en réseau d'éminents experts des universités, des instituts polytechniques, de l'industrie et du secteur public pour la réalisation de projets conjoints de création de nouveaux produits et services et pour promouvoir l'initiative privée et l'emploi afin de renforcer la compétitivité des régions de la Finlande. Ce programme regroupe environ 3000 entreprises.

Les Centres TE régionaux : 15 organismes publics offrant divers services de financement et de conseil dispensés par quelque 500 conseillers.

Les points régionaux de service aux entreprises : 50 conseillers pour entreprises naissantes, qui orientent les intéressés vers les services appropriés.

Les réseaux de R&D, projet national d'établissement de réseaux régionaux de R&D, qui sont tous reliés les uns aux autres à travers une organisation nationale d'aide.

Les universités, les écoles professionnelles : nous sommes en pourparlers avec le Centre d'innovation de l'Université de technologie d'Helsinki pour l'établissement d'un procédé d'utilisation du système de propriété intellectuelle dans la recherche et les transferts de technologie.

Les institutions financières régionales et les sociétés de développement

Les consultants en gestion d'entreprise : à travers des accords conclus avec le Ministère du commerce et de l'industrie, nous avons accès à quelque 150 consultants en gestion d'entreprise.

Grâce à ces organisations et opérateurs intermédiaires, nous pouvons atteindre environ 40% des entreprises de Finlande qui peuvent utiliser le système de propriété intellectuelle.

[Il faut comprendre que ce changement prendra du temps. Ce projet n'est que l'amorce d'une nouvelle façon de penser, mais il nous donne un excellent point de départ.]

Objectif visé : production de brochures et de guides

Bien entendu, pour pouvoir apporter tous ces changements dans la façon de procéder, nous avons besoin de matériels pour convaincre les destinataires visés et pour donner les conseils nécessaires. Les brochures et guides que nous produisons seront très simples, très pratiques et fortement axés sur les besoins des entreprises. Ces matériels seront testés sur un groupe de PME de référence, pour garantir qu'ils sont écrits dans un langage compréhensible.

Objectif visé : éliminer 30 à 50% des travaux de R&D

Les PME posent un problème sérieux dont nous devons vraiment tenir compte.

Trente à cinquante pour cent (30 à 50%) des travaux de R&D sont redondants, et en Finlande, cela coûte entre 1,5 et 2,5 milliards d'euros par an. On pourrait améliorer sensiblement l'efficacité de cet investissement en utilisant les informations sur les brevets. Le fait qu'il permette de bien orienter ces investissements donne certainement de l'attrait au système de propriété intellectuelle. Pour ce faire, il offre des outils à utiliser.

Objectif visé : description des pratiques de gestion des connaissances

Dans les grandes entreprises, les services d'information sur les brevets peuvent effectuer des recherches sur brevets et diffuser les informations nécessaires à la conception d'un produit, mais pour les PME, il faut poursuivre les recherches afin de déterminer comment l'utilisation d'informations sur les brevets peut être intégrée et utilisée pour la création de nouveaux produits. C'est pourquoi nous avons lancé une étude avec l'Université de technologie d'Helsinki sur les pratiques de gestion des connaissances dans les PME, en particulier en ce qui concerne la création de nouveaux produits et le rôle et les possibilités de l'utilisation des informations sur les brevets comme source de connaissances nouvelles.

Objectifs de l'étude

La recherche consiste à procéder à un examen détaillé des écrits sur la gestion des informations et des connaissances en vue de la création de nouveaux produits et des résultats d'une étude empirique effectuée sur 14 petites et moyennes entreprises et sur leurs pratiques en matière de création de nouveaux produits du point de vue de la gestion des connaissances. Il s'agit de voir comment les informations et les connaissances sont gérées dans les processus de création de nouveaux produits des PME, afin de déterminer le rôle des brevets et d'offrir des directives pratiques sur la façon dont ces processus pourraient être conçus de manière à tirer pleinement profit des informations disponibles sur les brevets. Les questions à poser sont les suivantes :

Quel type de modèle de gestion des connaissances générales des processus de création de nouveaux produits peut-on identifier dans les PME?
Comment les informations sur les brevets sont-elles utilisées dans les modèles de gestion des connaissances des processus de création de nouveaux produits dans les PME?
Comment les informations sur les brevets pourraient-elles être intégrées et utilisées plus efficacement dans les modèles de gestion des connaissances des processus de création de nouveaux produits?

Facilité d'utilisation : création d'un manuel pour définir une stratégie d'utilisation de la propriété intellectuelle, faciliter la recherche d'informations et en utiliser les résultats

Une fois convaincue de l'utilité du système de propriété intellectuelle, l'entreprise a besoin de pouvoir en utiliser facilement les services. Pour ce faire, il lui faut intégrer une approche pratique du système de propriété intellectuelle à ses méthodes de fonctionnement. C'est pourquoi nous sommes en train de concevoir un manuel qui passe en revue les méthodes de fonctionnement des PME et, à certains points précis, pose les questions pertinentes. En répondant à ces questions simples, l'entreprise dispose déjà d'une première approche pour sa stratégie en matière de propriété intellectuelle. Dans la version Internet de ce manuel, les usagers peuvent trouver les voies à suivre pour accéder à certains services précis, soit sur l'Internet, soit auprès du service le plus proche, par exemple, un agent d'innovation du Centre TE ou une marche à suivre détaillée pour l'extraction d'informations.

Accessibilité

L'accessibilité accrue des services du système de propriété intellectuelle est due à la mise en réseau.
Nous travaillons en collaboration avec les associations de PME et utilisons leurs circuits de diffusion d'informations et leurs moyens de formation.
Nous nous employons à intégrer la sensibilisation à la propriété intellectuelle aux systèmes de maintien de la qualité de nombreuses organisations intermédiaires, afin qu'ils exigent de leurs clients qu'ils prennent des décisions en connaissance de cause en ce qui concerne les questions de propriété intellectuelle et l'utilisation, par exemple, d'informations sur les brevets.
Avec les universités et les écoles professionnelles, notre approche à ce stade est fondée sur ce que nous appelons la “Venture Cup”.

Venture Cup Finland est une compétition en trois temps à laquelle participent des sociétés en expansion. La compétition est conçue principalement pour les chercheurs, les enseignants et les étudiants, mais elle est ouverte à tous. Au cours de ses trois phases, les équipes participantes passent par un difficile processus d'éducation, d'encadrement et de sélection, passant d'une idée à un plan d'activité complet aux objectifs clairement définis. La Venture Cup est organisée par des universités, des instituts polytechniques, des pépinières d'entreprises et des centres de technologie.

Quatre éléments distincts complètent la compétition elle-même : l'acquisition de connaissances, l'encadrement, l'information en retour et l'appui à la création d'un réseau. La Venture Cup offre une série de conférences spécialement adaptées aux différentes phases de la compétition et au développement des idées de l'entreprise. Ces conférences sont gratuites et ouvertes à tous. Elles portent sur les questions fondamentales, telles que celle de savoir comment rédiger un plan d'entreprise, ainsi que sur des questions plus spécifiques portant notamment sur les services du système de propriété intellectuelle. Elles ont lieu pendant toute la durée de la compétition. Les sujets traités sont d'actualité et ouvrent des perspectives, et en même temps, ils offrent des possibilités d'établissement de réseau avec les animateurs et d'autres intéressés.

Les principaux promoteurs sont le Ministère du commerce et de l'industrie, Tekes et McKinsey&Company. Nous serons partenaires avec la Venture Cup et aurons donc la possibilité d'intégrer au processus toutes les questions de propriété intellectuelle nécessaires, de manière à présenter aux participants et à l'ensemble du réseau un tableau complet et précis de la propriété intellectuelle.

Avec les Centres de développement de l'économie et de l'emploi (EED Centres), nous sommes en train d'élaborer un concept de formation directement à l'intention des PME. Ce concept commence par un entretien entre l'agent d'innovation et l'entreprise. Dans un premier temps, la PME reçoit le manuel avec lequel elle peut commencer à travailler. La formation comprend d'abord deux journées de formation sur des thèmes différents, et entre ces journées, l'entreprise travaille elle-même avec le manuel. Pendant la seconde journée de formation, elle peut interroger l'expert du bureau par vidéoconférence. Après cette formation, l'entreprise peut avoir une demi-journée de consultation avec l'agent d'innovation et le Centre EED. Enfin, s'il y a lieu, l'entreprise peut avoir une consultation appelée ProductStart à un tarif subventionné qui vise à aider à commercialiser des idées de produit et de service.

Après cela, les PME ont encore besoin de conseils sur la question de savoir comment agir selon sa stratégie de propriété intellectuelle, et nous leur offrons des guides très importants qui leur permettent d'avancer pas à pas tout au long de leur processus d'activité.

Nous pensons qu'une fois que nous leur en aurons donné le goût, les décideurs seront en mesure d'avancer d'eux-mêmes dans la jungle de la propriété intellectuelle.

Si nous pouvons présenter des méthodes simples, décrites dans un langage compréhensible, et si nous faisons appel à des organismes intermédiaires pour diffuser les informations sur la propriété intellectuelle aux PME qui sont prêtes à les recevoir, nous serons bien engagés sur la voie du succès.