Modalités initiales de fonctionnement

Le Forum électronique du SCP s'est ouvert au début du mois d'août 1998 par la diffusion d'un avant-projet de document de travail établi pour la seconde partie de la première session du Comité permanent du droit des brevets (SCP), qui s'est tenue du 16 au 20 novembre 1998.

Pour chaque prochaine étape, il sera procédé comme suit :

Dès que le Bureau international aura terminé et traduit le projet de document de travail, ce document sera affiché sur l'Internet en trois langues (français, anglais et espagnol), dans trois formats techniques pour chaque langue (HTML, Adobe PDF et MS Word 2.0); il figurera sur une page occulte (non proposée au grand public) du site Web du SCP (portion réservée du site Web de l'OMPI).
En même temps, le Bureau international enverra une communication à chacun des participants au Forum électronique pour lui indiquer le titre et le numéro provisoire du document, le localisateur Internet (URL) des différentes versions du document et le délai imparti pour formuler des observations. Cette communication sera envoyée à chaque participant par le moyen indiqué dans son formulaire d'inscription pour la réception des communications (normalement par courrier électronique, à défaut par télécopie ou à défaut par la poste).
Les correspondants ayant indiqué dans leur formulaire d'inscription qu'ils disposent de l'accès à l'Internet consulteront simplement le document sur l'Internet, dans la langue et dans le format de leur choix. Les correspondants ayant indiqué n'avoir pas accès à l'Internet recevront le document, dans la langue qu'ils auront indiquée dans le formulaire d'inscription, par le moyen indiqué pour la réception des documents (normalement, par courrier électronique ou à défaut par la poste. Les documents de moins de 10 pages pourront être envoyés par télécopie si le correspondant dispose d'un télécopieur).
Les observations et les réponses à des observations concernant le projet de document pourront être soumises au Bureau international en français, en anglais ou en espagnol par courrier électronique, ou dans l'une quelconque des six langues officielles de l'OMPI par télécopie ou par voie postale. Un formulaire spécial de réponse par courrier électronique, facile d'emploi et comportant une fonction d'envoi de pièces jointes, sera mis à disposition sur le site Web du SCP. Les observations qui auront été communiquées par courrier électronique seront automatiquement affichées sur une page occulte du site Web du SCP et pourront être consultées par tous les correspondants ayant l'accès à l'Internet. À la discrétion du Bureau international, les observations communiquées par télécopie ou par la poste pourront être affichées sur le site Web pour consultation.
Les observations et les réponses à des observations qui parviendront avant l'expiration du délai imparti seront incorporées par le Bureau international, selon qu'il conviendra, dans une version finalisée du document. En fonction des circonstances et de la date de réception, le Bureau international pourra prendre en compte des observations ou des réponses à observations qui lui seront parvenues après l'expiration du délai imparti.
Le document finalisé sera diffusé via le Forum électronique du SCP de la manière décrite ci-dessus et communiqué sur papier de la manière habituelle à tous les membres et à toutes les organisations observatrices du SCP. Il sera également affiché sur une page publique du site Web du SCP.
L'URL du site Web du SCP et l'adresse électronique (ou le numéro de télécopieur ou l'adresse postale, selon le cas) où envoyer les observations seront communiquées à chaque participant en même temps que l'avis d'affichage du premier document.
Ces modalités de fonctionnement seront réexaminées à la lumière de l'expérience lors d'une prochaine réunion du SCP.