La conférence est ouverte aux délégations gouvernementales, aux représentants des organisations intergouvernementales et non gouvernementales et aux autres participants invités à la conférence (Pour plus de détails, voir l’article 2 du projet de règlement intérieur de la conférence diplomatique).
Les représentants des États membres devront être munis de lettres de créance et, pour la signature du nouvel Acte de l’Arrangement de Lisbonne sur les appellations d’origine et les indications géographiques, de pleins pouvoirs (voir l’article 6 du projet de règlement intérieur de la conférence diplomatique). Les pleins pouvoirs devront être signés par le chef de l’État, le chef du gouvernement ou le ministre des affaires étrangères.
Les représentants des organisations intergouvernementales et organisations non gouvernementales devront être munis de lettres de désignation (voir l’article 7 du projet de règlement intérieur de la conférence diplomatique). Les lettres de désignation devront être signées par le chef du secrétariat de l’organisation qu’ils représentent.
Avant de remplir ce formulaire, les délégués doivent s’assurer qu’ils disposent de l’autorisation officielle du gouvernement ou de l’organisation concernée. Il serait souhaitable qu’un fonctionnaire remplisse les formulaires de tous les membres de la délégation, dès que la composition de cette dernière sera définitivement établie (se référer à ‘Obtention des lettres de créance et lettres de désignation’).
Les champs accompagnés de la mention (obligatoire) doivent être remplis. Plus d'informations sur cette réunion.
Le photographe de l'OMPI sera présent au cours de la manifestation pour prendre des photographies des participants. Les photographies pourront être publiées sur la page Flickr, le site Web et les réseaux sociaux de l'OMPI ainsi que sur d'autres ressources numériques (telles que Wikipédia) sous la licence Creative Commons appropriée. Les participants qui ne souhaitent pas être photographiés peuvent l'indiquer au photographe durant la manifestation ou à l'avance, par écrit, à l'adresse photos@wipo.int.