Didacticiel sur le dépôt électronique dans le cadre du système de La Haye (version 2.3)

Pour déposer en ligne une demande d’enregistrement international de dessins ou modèles, il vous faut créer un compte utilisateur OMPI. Ce compte vous donnera accès à un service dénommé “E-Filing Portfolio Manager”, grâce auquel vous pourrez créer et gérer vos demandes selon le système de La Haye. L’interface de dépôt électronique, avec le formulaire de demande à remplir, correspond à la deuxième étape.

  • Le E Filing Portfolio Manager : point d’accès pour le dépôt et la gestion des demandes | Vidéo Video
  • L’interface de dépôt électronique : le formulaire de demande à proprement parler
  • Communications E‑Filing : Répondre à une invitation à corriger des irrégularités en ligne

    • Si vous avez besoin d’aide pour créer ou valider votre compte utilisateur, ou encore pour retrouver votre mot de passe, veuillez consulter la page consacrée à l’assistance aux utilisateurs.
    • Assurez-vous de bien utiliser la dernière version des navigateurs les plus fréquemment employés (pour Internet Explorer, la version 8 ou une version plus récente).
    • Assurez-vous que le logiciel Acrobat Reader (ou un programme permettant de lire les fichiers PDF) est installé pour lire l’accusé de réception en format PDF.
    • Si vous effectuez le dépôt en tant que mandataire du titulaire ou du déposant, convertissez le pouvoir attribué, ou le formulaire DM/7 en format PDF pour téléchargement.
    • Évitez d’utiliser les fonctions “Back” (Précédent) et “Forward” (Suivant) de votre navigateur lorsque vous travaillez sur la demande.


    Le E-Filing Portfolio Manager : point d’accès pour le dépôt et la gestion des demandes

    Le E-Filing Portfolio Manager vous aide à créer de nouvelles demandes selon le système de La Haye et à gérer vos demandes existantes (envoyées ou non envoyées). À l’avenir, ce service vous permettra de gérer toutes les étapes du cycle de vie de votre enregistrement selon le système de La Haye, de son dépôt à son expiration.

    Vidéo: Introduction au E-Filing Portfolio Manager (N.B. La vidéo ci-dessus concerne la version 2.1 du service E-Filing – elle est en cours de mise à jour pour correspondre à la version 2.2).

    Remplissez vos formulaires de demande à votre rythme

    Vos demandes sont automatiquement conservées et enregistrées en temps réel, et peuvent donc être complétées plus tard.

     

    Principales fonctions

    Screenshot of Hague E-Filing

    (1) État du portfolio

    Cette rubrique contient des informations sur le nombre de demandes internationales que vous avez envoyées pour examen et le nombre de demandes non finalisées qui sont enregistrées et toujours en attente.

    (2) Gestion des demandes

    À l’aide des trois onglets situés en haut de la boîte de dialogue principale, vous pouvez créer de nouvelles demandes (“Déposer une demande internationale”), visualiser les demandes déjà envoyées (“Demande(s) envoyée(s)”) ou modifier et gérer les demandes non finalisées qui ont été enregistrées (“Demande(s) non envoyée(s)”).

    On trouvera dans la section suivante une description détaillée des fonctions associées à ces trois onglets.

    (3) Déconnexion

    Pour garantir que personne ne puisse accéder à votre compte, n’oubliez pas de vous déconnecter lorsque vous aurez terminé. Cette étape est particulièrement importante si vous utilisez un ordinateur commun ou public.

    Langue

    Pour choisir votre langue, cliquez sur le lien correspondant, situé en haut à droite de l’interface. Veuillez noter que la langue d’une nouvelle demande internationale est déterminée par la langue du Portfolio Manager.

     

    Créer une nouvelle demande (onglet “Déposer une demande internationale”)

    Screenshot of Hague E-Filing

    Créer une demande à partir de zéro

    L’option “En utilisant un formulaire vierge” est sélectionnée par défaut. Pour créer une nouvelle demande internationale, il vous suffit de maintenir cette sélection puis de cliquer sur “Confirmer”.

    Première demande

    S’agit-il de la première demande internationale que vous déposez au moyen du service “E-Filing Portfolio Manager”? Assurez-vous d’avoir bien sélectionné l’option “En utilisant un formulaire vierge”, cliquez sur “Confirmer” puis passez à la section de ce didacticiel consacrée à l’interface E-filing.

    Créer une demande en utilisant un modèle

    Si vous avez déjà créé au moins une demande internationale, gagnez du temps en réutilisant les données de vos précédentes demandes. Il vous suffit de préciser si vous souhaitez utiliser les données d’une demande précédente (envoyée ou non envoyée), puis de sélectionner un numéro de référence et les éléments de la demande que vous souhaitez réutiliser. Cliquez ensuite sur “Confirmer”.

    Screenshot of Hague E-Filing

     

    Visualiser les demandes envoyées (onglet “Demandes envoyées”)

    L’onglet “Demandes envoyées” vous permet de visualiser et de consulter toutes les demandes en ligne que vous avez précédemment envoyées au moyen de l’interface de dépôt électronique.

    Screenshot of Hague E-Filing

    Accéder à une demande particulière

    Si un grand nombre de demandes ont été envoyées, retrouver une demande particulière peut s’avérer difficile. Afin de bien localiser la demande que vous recherchez, vous pouvez utiliser les cinq critères suivants pour trier et filtrer les demandes : “Référence OMPI”, “Date de création”, “Déposant(s)”, “Classe de Locarno” et “Désignation(s)”.

    Pour trier les demandes à l’aide d’un champ particulier, cliquez sur un critère de tri. Un premier clic permettra de trier les données dans l’ordre croissant (ordre numérique ou alphabétique selon le cas). Un deuxième clic permettra de trier les données dans l’ordre décroissant. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche et saisir des caractères dans le champ du filtre de recherche pour affiner votre recherche.

    Télécharger l’accusé de réception

    Sous l’onglet “Demandes envoyées”, cliquez sur le bouton PDF () correspondant à votre demande pour télécharger un accusé de réception de l’OMPI.

    Modifier des demandes en cours (onglet “Demandes non envoyées”)

    L’onglet “Demandes non envoyées” vous donne accès aux demandes non finalisées qui ont été enregistrées.

    Si un grand nombre de demandes ont été créées, retrouver une demande particulière peut s’avérer difficile. Afin de bien localiser la demande que vous recherchez, vous pouvez utiliser les cinq critères suivants pour trier et filtrer les demandes : “Référence OMPI”, “Date de création”, “Déposant(s)”, “Classe de Locarno” et “Désignation(s)”.

    Pour trier les demandes à l’aide d’un champ particulier, cliquez sur un critère de tri. Un premier clic permettra de trier les données dans l’ordre croissant (ordre numérique ou alphabétique selon le cas). Un deuxième clic permettra de trier les données dans l’ordre décroissant. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche et saisir des caractères dans le champ du filtre de recherche pour affiner votre recherche.

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    Pour supprimer une demande non envoyée, cliquez sur l’icône “Supprimer” (). Notez que cette opération a un effet définitif et ne peut pas être annulée.

    Cliquez sur l’icône “Modifier” () pour poursuivre la modification d’une demande enregistrée. Vous serez dirigé vers l’interface de dépôt électronique et votre demande s’ouvrira sous l’onglet “Déposant(s)”.

    L’interface de dépôt électronique : le formulaire de demande à proprement parler

    Cette partie porte sur l’interface de dépôt électronique et les diverses sections à remplir.

    Comprendre l’interface

    Vidéo: L'interface de dépôt électronique et les diverses sections à remplir.

     

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    (1) Référence OMPI

    La référence OMPI apparaît toujours en haut à gauche de l’écran. Ce chiffre désigne votre demande dans le système et doit être indiqué dans toutes les communications avec l’OMPI.

    (2) Aide contextuelle ()

    Si vous avez besoin d’aide pour remplir les diverses sections de votre demande, cliquez sur l’icône     () , en haut à droite de chaque section.

    (3) Informations relatives à la saisie

    Pour vous guider tout au long du processus, la section “Informations relatives à la saisie” contient des informations (messages d’aide, conseils, avertissements) qui vous aideront à remplir les diverses sections de votre demande, ainsi que des messages d’erreur.

    Champs obligatoires (*)

    Veuillez noter la présence d’un astérisque rouge indiquant les champs qu’il est obligatoire de remplir pour valider une section.

    Navigation

    À gauche, le menu principal comprend plusieurs onglets. Utilisez ces onglets pour naviguer entre les diverses sections de votre demande. Les sections désignées par les divers onglets feront l’objet d’explications plus détaillées par la suite.

    Certains onglets sont accompagnés d’un symbole, tandis que d’autres ne le sont pas (sections facultatives) :

    • — section essentielle qui n’a pas été correctement remplie. Vous ne pouvez pas envoyer une demande internationale lorsque ce symbole apparaît à côté d’un onglet.
    • — section relative à une désignation particulière. Il s’agit probablement d’éléments obligatoires nécessaires pour éviter une irrégularité.
    • — section remplie.
    N’oubliez pas :

    Vous devez remplir correctement au moins les trois premières sections principales, l’une après l’autre, pour terminer la première étape de votre dépôt de demande.

    Il existe six sections principales au total. Les trois premiers onglets (Déposant(s), Désignation(s) et Dessin(s)) correspondent à des éléments fondamentaux de la demande et doivent être validés pour que vous puissiez remplir les autres sections. Les trois derniers onglets (Publication, Signature et Paiement) sont également obligatoires.

    Pour quitter votre demande, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Retour au e-filing manager”. Rappelez-vous que votre demande est automatiquement enregistrée pour être complétée plus tard.

     

    Sections essentielles communes à toutes les demandes selon le système de La Haye

    Vidéo: Les six sections essentielles communes à toutes les demandes.

    Déposant(s)

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    Veillez à bien remplir les champs obligatoires de la première section (nom, adresse, etc.). Nous vous conseillons également d’indiquer une adresse électronique.

    Ensuite, grâce au menu déroulant, indiquez au moins une habilitation pour le déposant.

    Sélectionnez la partie contractante du déposant (PCD) si nécessaire.

    Habilitations et partie contractante

    Rappelez-vous que si vous avez besoin d’aide pour comprendre les concepts juridiques d’“habilitation” ou de “partie contractante”, vous pouvez cliquer sur l’icône ().

    Lorsque vous serez satisfait des informations saisies, cliquez sur “Enregistrer”. Veuillez noter que les informations enregistrées sur chaque déposant apparaissent dans le tableau en bas de l’écran intitulé “Déposant(s) enregistré(s)”.

    Utilisez la fonction “Modifier"() pour corriger les informations enregistrées relatives à un déposant.

    Vous pouvez également “Supprimer”() un déposant de la liste.

    Lorsqu’au moins un déposant aura été enregistré, une coche verte () apparaîtra sur l’onglet “Déposant(s)”. Vous pouvez à présent passer à l’onglet “Désignation(s)”.

    Désignations (Parties contractantes désignées)

    La section “Désignation(s)” vous permet d’indiquer dans quelle(s) partie(s) contractante(s) vous souhaitez obtenir la protection pour vos dessins ou modèles.

    Cliquez sur le nom d’une partie contractante pour la sélectionner. Toutes les parties contractantes que vous sélectionnez apparaîtront en gras.

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    Cliquez sur l’icône () pour déterminer l’effet qu’aura la désignation de la partie contractante sélectionnée sur les données à saisir.

    Lorsqu’au moins une désignation aura été sélectionnée, une coche verte () apparaîtra et vous pourrez passer à l’onglet “Dessin(s)”.

    Dessin(s)

    La section “Dessin(s)” est divisée en trois sous-sections.

    (1) Informations générales et classe selon l’Arrangement de Locarno

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    Dans la première sous-section, vous pouvez préciser une classe selon l’Arrangement de Locarno pour votre demande. Pour ce faire, il vous suffit d’utiliser le menu déroulant “Classe de Locarno”.

    (2) Dessins ou modèles

    Pour commencer, cliquez sur “Ajouter un dessin ou un modèle”.

    Vous serez invité à préciser la sous-classe de Locarno (facultatif) ainsi qu’une indication produit (obligatoire) pour chaque dessin ou modèle.

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    Si plusieurs de vos dessins ou modèles appartiennent à la même sous-classe de Locarno et correspondent à la même indication produit, cliquez sur “Dupliquer” pour ne pas avoir à saisir plusieurs fois les mêmes informations.

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    Pour modifier l’ordre des dessins ou modèles ajoutés, sélectionnez un dessin ou modèle puis, à l’aide des flèches ascendantes () et descendantes () situées à droite, déplacez le dessin ou modèle sélectionné vers le haut ou le bas jusqu’à atteindre l’ordre souhaité.

    Pour apporter une quelconque modification à la sous-classe de Locarno ou à l’indication produit utilisez la fonction “Modifier” ()

    Une fois que vos dessins ou modèles auront été ajoutés, vous pourrez télécharger les reproductions correspondantes. Veuillez noter que vous ne pourrez pas aller plus loin avant d’avoir téléchargé au moins une reproduction pour chaque dessin ou modèle.

    Pour un aperçu de la présentation de vos reproductions en version imprimée, cliquez sur le bouton “Prévisualiser les reproductions”.

    (3) Reproductions

    Pour télécharger des reproductions, cliquez sur e bouton “Télécharger des reproductions”. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez vos fichiers d’images. Vous pouvez télécharger simultanément plusieurs reproductions. Cette opération donnera lieu à deux vérifications.

    1. Premièrement, le système fera automatiquement en sorte que vos reproductions répondent aux exigences en matière de format de fichier et de taille.

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    Une fois que vos fichiers auront été acceptés par le système, cliquez sur “Vérifier” pour passer à la deuxième vérification.

    2. Deuxièmement, le système fera en sorte que la résolution et les dimensions de vos images (hauteur, largeur) répondent aux spécifications relatives aux communications électroniques. Par exemple, si l’image est trop large, le système la redimensionnera automatiquement et vous demandera d’accepter ou de refuser la modification. Pour accepter, sélectionnez “Accepter” puis cliquez sur “Enregistrer”. Pour soumettre de nouvelles reproductions, sélectionnez “Refuser” et “Enregistrer” ou cliquez sur “Annuler”.

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    Reproduction : avec l’aimable autorisation de Audi AG, enregistrement DM/083 775

    Comme pour les dessins et modèles, vous pouvez changer l’ordre dans lequel les reproductions ont été soumises en sélectionnant une reproduction et en utilisant les flèches ascendantes et descendantes.

    Screenshot of Hague E-Filing
    Reproduction : avec l’aimable autorisation de Audi AG, enregistrement DM/083 775

    Pour un aperçu de votre fichier d’image avant qu’il parvienne aux examinateurs de l’OMPI, cliquez sur la vue miniature de votre reproduction.

    Vous pouvez également insérer une légende pour préciser le type de vue correspondant à la reproduction que vous avez fournie (face, derrière, etc.). Cliquez sur le menu déroulant sous la colonne “Légende” (facultatif) et sélectionnez la vue correspondante. Si le menu déroulant ne propose aucune vue appropriée, sélectionnez “Autres” dans la liste et entrez manuellement le type de vue qui vous convient (50 caractères au maximum). Veuillez noter que les légendes sont enregistrées automatiquement lorsqu’elles sont saisies.

    Lorsqu’au moins une reproduction aura été téléchargée pour chaque dessin ou modèle, une coche verte () apparaîtra sur l’onglet “Dessin(s)”. Vous pouvez maintenant naviguer d’un bout à l’autre de votre demande.

    Publication

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    Dans la partie “Date de la publication”, cochez la case correspondant à votre date de publication souhaitée. Le choix des parties contractantes que vous avez précédemment désignées dans votre demande influera sur les possibilités d’ajournement dont vous disposez. Si certaines options ne sont pas disponibles, veuillez consulter les informations relatives à la saisie dans la boîte située en haut de la page, ainsi que l’aide contextuelle ().

    Signature

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    Pour indiquer la personne qui signera votre demande, cliquez sur le nom de la personne puis sur “Enregistrer”.

    Si la demande est signée par un mandataire, cliquez sur “Charger PDF” pour joindre à la demande un pouvoir en format PDF.

    Notez que si vous n’avez pas encore indiqué d’adresse électronique, vous serez invité à indiquer le nom et l’adresse électronique de la personne à contacter.

    Paiement/validation

    Avant d’envoyer votre demande, veuillez vous assurer qu’elle est correctement remplie. Vous pouvez le faire dans la section “Résumé”. N’oubliez pas que lorsqu’elle aura été envoyée, votre demande ne pourra plus être modifiée.

    Veuillez noter que le détail des taxes présente les coûts un par un, ainsi que le montant total à régler au moment du dépôt.

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    Pour procéder au paiement et envoyer votre demande, sélectionnez l’un des quatre modes de paiement.

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    Pour un paiement au moyen d’un compte courant ouvert à l’OMPI, veuillez indiquer votre identifiant d’utilisateur ainsi que votre mot de passe, puis cliquez sur “Validation”. Veuillez noter que votre compte courant ouvert à l’OMPI n’est pas votre compte utilisateur OMPI.

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    Pour un paiement par carte bancaire, veuillez indiquer votre numéro de carte de crédit et cliquer sur “Confirmer”.

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    Pour un versement sur le compte bancaire ou le compte de chèques postaux de l’OMPI, vous trouverez les informations requises dans l’encadré “Détails du paiement”.

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    Avant que votre paiement soit enregistré dans le système, vous serez invité à revoir votre demande une dernière fois et à confirmer que vous êtes satisfaits des informations communiquées.

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    Une fois que vous aurez cliqué sur “Validation” et envoyé votre demande, celle-ci sera transmise à l’OMPI pour examen.

    Une fois votre demande envoyée, vous serez redirigé vers le E-Filing Portfolio Manager sous l’onglet “Demandes envoyées”, où vous pourrez télécharger un accusé de réception de votre demande en format PDF.

     

    Sections relatives à des désignations particulières

    Vidéo: Sections relatives à des désignations particulières.

    Cette partie du didacticiel porte sur les sections de votre demande liées à la désignation de certaines parties contractantes. En fonction des parties contractantes que vous désignez, vous serez amené à communiquer des données supplémentaires (obligatoires ou facultatives).

    En cas de désignation des États-Unis d'Amérique

    Si vous désignez les États-Unis d’Amérique, vous devrez soumettre un serment ou une attestation du créateur dans la section “Créateur(s)”. En outre, deux nouveaux onglets apparaîtront dans le menu : “Revendication” et “Contenu facultatif supplémentaire”.

    Serment ou attestation du créateur – dans la section “Créateur(s)”, vous serez invité à soumettre un serment ou une attestation pour chaque créateur désigné. Pour ce faire, vous pouvez soit joindre un document PDF en sélectionnant “Joindre une attestation existante (en PDF)” et en cliquant sur le bouton “Télécharger le PDF”, soit créer une attestation en ligne en sélectionnant “Créer une nouvelle attestation” et en cliquant sur le bouton “Créer une attestation”.

    Lorsque vous avez cliqué sur “Créer une attestation”, le texte de l’attestation apparaît à l’écran. Le créateur doit saisir sa signature entre les deux barres obliques et cliquer sur “Je déclare”.

    Lorsque vous cliquez sur “Enregistrer”, l’attestation et les informations relatives au créateur sont enregistrées.

    Revendication – cet onglet vous permet de présenter une revendication. Pour ce faire, indiquez un article dans l’espace prévu à cet effet et cliquez sur “Enregistrer”.

    Contenu facultatif supplémentaire : Indication du statut économique – dans cette section, vous pouvez indiquer un statut économique pour bénéficier d’une réduction de la taxe de désignation individuelle des États-Unis d’Amérique. Sélectionnez le statut économique qui s’applique. Si vous sélectionnez le statut de micro-entité, vous serez invité à joindre la certification correspondante au format PDF.

    Contenu facultatif supplémentaire : Conditions requises pour bénéficier d’une protection – dans cette section, vous pouvez soumettre une déclaration de divulgation d’informations (Information Disclosure Statement). Pour ce faire, cliquez sur le bouton “Sélection” et choisissez votre fichier. Répétez l’opération si vous souhaitez soumettre plusieurs documents.

    En cas de désignation de la République de Corée ou du Japon

    Si vous désignez la République de Corée'ou le Japon, deux nouveaux onglets apparaîtront dans le menu : “Dessin ou modèle connexe” et “Contenu facultatif supplémentaire”.

    Dessin ou modèle connexe – cet onglet vous permettra d’indiquer une relation avec un dessin ou modèle principal. Pour ce faire, sélectionnez la partie contractante concernée. Ensuite, dans le menu déroulant, sélectionnez les dessins ou modèles que vous souhaitez enregistrer en tant que dessins ou modèles connexes. Enfin, indiquez le dessin ou modèle principal en remplissant les trois derniers champs (“Type de référence”, “Référence” et “Dessin ou modèle principal”).

    Screenshot of Hague E-Filing

    Contenu facultatif supplémentaire – sous cet onglet, vous pourrez remplir une “Déclaration concernant une exception au défaut de nouveauté”. Sélectionnez d’abord les dessins ou modèles auxquels s’appliquera votre déclaration. Cliquez ensuite sur la partie contractante concernée et téléchargez, si vous le souhaitez, un document justificatif en format PDF.

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    Sections applicables à un grand nombre de désignations

    Description – si la partie contractante que vous désignez exige une description des éléments caractéristiques de votre dessin ou modèle, un signe d’avertissement jaune () apparaîtra à côté de l’onglet “Description”. Cela sera également le cas pour les parties contractantes auxquelles l’OMPI vous recommande de transmettre une description.

    Screenshot of Hague E-Filing

    Dans la section “Description”, donnez votre description puis cliquez sur “Enregistrer”.

    Veuillez noter qu’un nombre de mots est indiqué en dessous de l’encadré. Ce chiffre correspond au nombre de mots au-dessus de la limite des 100 mots (au-delà de laquelle une taxe supplémentaire est prévue).

    Créateur(s) – si la partie contractante que vous désignez exige que l’identité du créateur soit indiquée, ou qu’une déclaration relative au créateur soit transmise, un signe d’avertissement jaune     () apparaîtra à côté de l’onglet “Créateur(s)”.

    Indiquez le nom et l’adresse du créateur, ainsi que les dessins et modèles qu’il a créés.

    Comme pour les demandes, tous les créateurs enregistrés apparaîtront dans un tableau en bas de l’écran.

    Screenshot of Hague E-Filing

     

    Autres sections (facultatives dans tous les cas)

    Vidéo: Autres sections (facultatives dans tous les cas) (N.B. La vidéo ci-dessus concerne la version 2.1 du service E-Filing – elle est en cours de mise à jour pour correspondre à la version 2.2).

    Les sections “Description” et “Créateur(s)”, décrites dans la partie du didacticiel consacrée à des désignations particulières, peuvent toujours être remplies. Elles le sont à titre facultatif si elles ne sont pas exigées par une partie contractante.

    Mandataire

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    Pour constituer un mandataire, indiquez le nom, l’adresse (y compris la ville et le pays) ainsi que l’adresse électronique du mandataire. Cliquez sur “Enregistrer”.

    Lorsque les informations auront été enregistrées, une coche verte () apparaîtra sur l’onglet “Mandataire”.

    Correspondence

    Screenshot of Hague E-Filing

    S’agissant de l’adresse pour la correspondance, indiquez le nom, l’adresse (y compris la ville et le pays) ainsi que l’adresse électronique à utiliser pour la correspondance. Cliquez sur “Enregistrer”.

    Lorsque les informations auront été enregistrées, une coche verte () apparaîtra sur l’onglet “Correspondance”.

    Priorité(s)

    Screenshot of Hague E-Filing

    Si vous souhaitez revendiquer la priorité d’un dépôt antérieur au titre de la Convention de Paris, , remplissez la section “Priorité(s)”. Cliquez sur “Enregistrer”.

    Les revendications de priorité enregistrées s’afficheront dans un tableau en bas de l’écran, et une coche verte () apparaîtra sur l’onglet “Priorité(s)”.

    Exposition(s)

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    Si vous souhaitez revendiquer la protection temporaire de dessins ou modèles industriels présentés dans une exposition internationale, remplissez la section “Exposition(s)”.

    Les expositions internationales enregistrées s’afficheront dans un tableau en bas de l’écran, et une coche verte () apparaîtra sur l’onglet “Exposition(s)”.

    Communications E‑Filing : Répondre à une invitation à corriger des irrégularit


    Après le dépôt d’une demande internationale au moyen du système E‑Filing, si l’examinateur du Bureau international de l’OMPI constate une irrégularité, il adresse une invitation à la corriger. Les examinateurs peuvent également adresser d’autres types de communication durant l’examen, par exemple des observations pour lesquelles aucune réponse n’est requise.


    Ces communications sont toujours adressées par voie postale. Si la demande a été initialement déposée au moyen du E‑Filing Portfolio Manager, la communication est immédiatement disponible dans le système. En outre, le déposant reçoit une alerte par courrier électronique chaque fois qu’une nouvelle communication est disponible dans le E‑Filing Portfolio Manager.


    Par mesure de sécurité, aucun lien ne figure dans l’alerte électronique.

    Screenshot of Hague E-Filing

    Après réception d’une alerte par courrier électronique, connectez‑vous au E‑Filing Portfolio Manager et repérez le lien “Communications E‑Filing” dans le menu situé à gauche de l’écran.

    L’interface “Communications E‑Filing” permet de visualiser les communications adressées par le Bureau international concernant des demandes et d’y répondre. Elle comporte trois onglets:

    1. “Action requise” pour répondre à une invitation à corriger des irrégularités
    2. “Aucune action requise” pour visualiser des observations et des lettres d’abandon
    3. “Archives” pour visualiser des notifications antérieures

    Screenshot of Hague E-Filing
    Le nombre entre parenthèses dans l’onglet indique le nombre de notifications non lues.

    Action requise : Répondre à une invitation à corriger des irrégularités

    Pour repérer une invitation à corriger des irrégularités, vérifiez que l’onglet “Action requise” est activé.  Dans le cas contraire, cliquez dessus.Dans l’onglet “Action requise”, vous trouverez une liste d’invitations à corriger des irrégularités parfois mineures pour lesquelles une action est attendue.Vous pouvez télécharger la notification en cliquant sur l’icône PDF dans la colonne “Lettre”.Dans la colonne “Action(s)”, des boutons contextuels vous permettent d’accomplir diverses actions :

    1. “Répondre” ouvre le formulaire permettant de répondre à l’invitation à corriger certaines régularités parfois mineures en ligne;
    2. Revoir l’historique des communications pour chaque demande internationale;
    3. “Payer en ligne” les taxes requises lorsque le paiement est dû.


    Screenshot of Hague E-Filing

    Formulaire de réponse

    Note – Le formulaire de réponse est utilisé pour envoyer une réponse qui sera conservée dans le dossier de la demande : veillez à rédiger votre réponse avec soin et à la revoir attentivement avant de l’envoyer. Pour toute question, prière de contacter l’examinateur chargé du dossier à l’adresse électronique ou au numéro de téléphone indiqués dans la notification.

    Dans le formulaire de réponse, vous pouvez :

    1. saisir votre réponse dans le champ texte;

    2. joindre des documents en format PDF (pouvoir/déclaration de l’inventeur/formulaire de certification du statut de micro‑entité/autres documents);

    3. joindre des reproductions en indiquant le numéro du dessin ou modèle et celui de la reproduction (par exemple, 2.3 = numéro de dessin ou modèle 2, numéro de reproduction 3) et en transférant des images en format JPG ou TIF.

    Veillez à bien cliquer sur le bouton “Enregistrer” après avoir transféré un document ou une image.

    Lorsque toutes les actions requises ont été effectuées, cliquez sur “Envoyer votre réponse”.


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    Aucune action requise


    Dans cet onglet figurent les lettres d’observations et les notifications d’abandon de demandes internationales. Le nombre de communications non lues apparaît entre parenthèses. Ces communications ne requièrent aucune action.

    Les communications sont conservées dans l’onglet “Aucune action requise” pendant 30 jours après avoir été lues. Passé ce délai, elles sont automatiquement transférées à la section “Archives”.


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    Archives

    Cette section regroupe les communications relatives aux demandes internationales qui sont enregistrées ou abandonnées et qui ne peuvent donc pas faire l’objet d’une réponse ou d’un autre type de communication. Vous trouverez également dans cette section des communications pour lesquelles aucune action n’est requise. Ces communications sont transférées à la section “Archives” 30 jours après avoir été lues.

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