WO/BC/19/2 - WO/PC/9/2

ANNEXE 4

WO/BC/19/2-WO/PC/9/2

ANNEXE 4

Réponses aux questions relatives aux locaux
posées par la Mission permanente des États-Unis d'Amérique

Les questions ci-après figuraient en annexe d'une lettre adressée par M. George E. Moose, Ambassadeur, représentant permanent des États-Unis d'Amérique auprès de l'Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève, à M. Kamil Idris, directeur général de l'Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle. Dans le présent document, les questions sont numérotées, alors qu'elles ne l'étaient pas dans l'annexe de la lettre, et sont imprimées en italique pour plus de commodité.

Questions relatives aux effectifs :

Question n° 1 : Quelles sont les projections de l'OMPI en termes d'effectifs pour les dix prochaines années?

Réponse à la question n° 1 : Les projections de l'OMPI en termes d'effectifs pour les dix prochaines années sont les suivantes1 :

On trouvera une explication détaillée des critères sur la base desquels ces prévisions ont été réalisées à l'annexe I, qui contient un document intitulé "Base des prévisions des effectifs de l'OMPI contenues dans les paragraphes 16 à 21 du document WO/GA/22/1".

Ces chiffres ne comprennent pas les consultants, le personnel à court terme, les traducteurs travaillant au titre de contrats de louage de services, le personnel financé par des fonds fiduciaires, les sous-traitants qui travaillent dans les bâtiments de l'OMPI (y compris les entreprises de développement informatique, le personnel de l'entreprise de restauration qui gère la cafétéria, le personnel de l'agence de voyages située au siège, le personnel de nettoyage, etc.), les vérificateurs externes, les stagiaires, le personnel du Bureau de l'Union internationale pour la protection des obtentions végétales (UPOV). Comme l'indique le paragraphe 15 du document WO/GA/22/1 de l'OMPI, un coefficient de +20% a été appliqué aux prévisions relatives à l'effectif total afin de tenir compte des places de travail à prévoir pour les personnes susmentionnées. De plus, un coefficient de +5% a été appliqué pour donner la marge de réserve nécessaire en permanence en termes de places de travail. C'est sur cette base que les prévisions des besoins en places de travail, qui figurent au tableau 3 du document WO/GA/22/1 de l'OMPI, ont été réalisées.

On pourrait penser que ces prévisions sont faibles au regard de l'augmentation annuelle de 16,1% du nombre de demandes internationales déposées dans le cadre du système du PCT, constatée au cours des trois derniers exercices biennaux. De fait, la progression de l'utilisation du système du PCT au cours des trois premiers mois de 1998 est encore plus importante que prévu, puisque 16 437 demandes internationales ont été déposées au cours de cette période. Cela représente une augmentation de 36,5% par rapport aux 12 042 demandes internationales déposées au cours des trois mois correspondants de 1997. On s'attend par conséquent à ce que le nombre de demandes internationales soit nettement supérieur aux 59 000 demandes inscrites au budget pour 1998.

Les prévisions tiennent dûment compte des économies qui devraient être réalisées grâce à la mise en _uvre des techniques de l'information. Comme expliqué plus loin, en réponse à la question n° 5, les économies escomptées, notamment dans le cadre du système du PCT, soutiennent la comparaison avec les économies réalisées ou prévues au sein de l'Office japonais des brevets et de l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique. De plus, les prévisions tiennent également compte des économies escomptées en cas de regroupement des installations actuellement dispersées de l'OMPI. À cet égard les économies attendues rejoignent la conclusion d'une étude commandée par l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique selon laquelle "la manière la plus rentable de répondre aux besoins de l'office consisterait à regrouper ses éléments disparates en un complexe unique".

Question n° 2 : Ces estimations tiennent-elles compte des gains d'efficacité prévus suite à l'amélioration de l'automatisation et du traitement des documents?

Réponse à la question n° 2 : Oui. La façon dont il a été tenu compte de cet élément est expliquée dans les paragraphes 3 à 8 du document qui figure à l'annexe I. De plus, les réponses aux questions n° 4, 5, 6 et 7 relatives à l'automatisation contiennent d'autres renseignements sur les gains d'efficacité résultant d'une amélioration de l'automatisation et du traitement des documents.

Question n° 3 : Quelles sont les limites supérieure et inférieure de ces projections en termes d'effectifs? Dans quelle mesure pourrait-on réduire les incertitudes à l'origine de l'importance des écarts entre ces limites supérieure et inférieure en réexaminant les diverses options au cours des années à venir (dans deux ans, dans quatre ans, etc.)?

Réponse à la question n° 3 : Pour chacune des années 2000 à 2008, les projections en termes d'effectifs qui figurent dans le tableau présenté en réponse à la question n° 1 comportent une limite inférieure et une limite supérieure. Ainsi peut-on constater, à la lecture de ce tableau, que ces limites supérieure et inférieure sont respectivement de 763 et 822 pour 2000 et de 963 et 1191 pour 2008.

Explication supplémentaire concernant la réponse à la question n° 3 : Les incertitudes inhérentes aux prévisions de croissance données ci-dessus, qui expliquent les limites inférieure et supérieure données pour chaque année, découlent d'un certain nombre de facteurs parmi lesquels, notamment (comme l'indique le paragraphe 14 du document WO/GA/22/1), le développement à venir de l'utilisation des systèmes du PCT, de Madrid et de La Haye (qui va dépendre de la conjoncture économique mondiale future, des adhésions de nouveaux États membres et de caractéristiques nouvelles de ces systèmes) et le développement d'autres activités de l'OMPI, dont, notamment, la coopération pour le développement et l'Académie mondiale de l'OMPI. De plus, l'impact des techniques de l'information, et plus particulièrement des techniques qui n'ont pas encore atteint le stade commercial de leur développement, est par définition incertain.

Questions relatives à l'automatisation :

Question n° 4 : Comment l'OMPI a-t-elle tenu compte, dans ses projections en termes d'effectifs, de l'expérience acquise par l'Office canadien des brevets, l'Office japonais des brevets et l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique en matière d'automatisation des procédures?

Réponse à la question n°4 : L'OMPI a tenu compte de l'expérience acquise par l'Office de la propriété intellectuelle du Canada, l'Office japonais des brevets, et l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique, dont elle a eu connaissance grâce à des contacts bilatéraux et multilatéraux avec ces offices ainsi qu'à des études réalisées pour son compte sur l'automatisation interne, dans lesquelles les données d'expérience relatives à l'automatisation au sein de ces offices ont été prises en considération.

Explication supplémentaire concernant la réponse à la question n° 4 : Depuis plusieurs années, la question de l'automatisation des offices de propriété intellectuelle, et de l'OMPI, est examinée sur le plan international. L'OMPI, qui a à c_ur de tirer profit des nouvelles techniques de l'information, a participé activement à ces discussions. De plus, elle a eu de nombreux contacts bilatéraux et multilatéraux avec des offices nationaux de propriété intellectuelle, dont les trois offices cités dans la question n° 4, dans le cadre desquels il a été tenu compte de l'automatisation des offices et des projections en termes d'effectifs.

Plus concrètement, une réunion technique sur le PCT a été organisée à La Haye en juillet 1997 afin de permettre aux offices participants d'échanger des informations sur l'expérience acquise dans le domaine de l'automatisation. Les offices susmentionnés ont participé à cette réunion. Une copie du rapport de cette réunion est jointe en annexe II. À la suite de cette réunion, une étude a été réalisée par le cabinet de consultants Deloitte et Touche sur les besoins du secteur

Le 12 décembre 1997, l'OMPI a organisé une réunion au cours de laquelle les résultats de l'étude réalisée par Deloitte et Touche ont été présentés. Les trois offices mentionnés dans la question n° 4 ont participé à cette réunion et ont tous présenté des observations orales et écrites. Une copie des observations écrites des États-Unis d'Amérique, du Japon et du Canada figure en annexe III. Deloitte et Touche ont tenu compte de ces observations et apporté des modifications à l'étude, notamment dans le chapitre relatif aux projections en termes d'effectifs. À cet égard, un document portant sur les avantages qualitatifs et quantitatifs, intitulé Qualitative and Quantitative Benefits, a été établi par Deloitte et Touche (référence S.P0565.40.13) et figure en annexe IV. Ce document a été adressé sous forme électronique à la Mission permanente des États-Unis d'Amérique. Comme indiqué dans son résumé, celui-ci examine et analyse les avantages qualitatifs et quantitatifs susceptibles de résulter de la mise en _uvre de divers aspects de la gestion de l'information et de l'automatisation. L'analyse quantitative se fonde sur une estimation des coûts et des économies en termes de personnel et dans d'autres domaines, et comporte des projections détaillées. C'est sur la base de ces projections détaillées et de cette analyse quantitative que les projections en termes d'effectif qui figurent à l'alinéa 20.i) du document WO/GA/22/1 de l'OMPI ont été réalisées.

On trouvera une comparaison concrète des expériences respectives de l'OMPI, de l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique, de l'Office japonais des brevets et de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada dans la réponse à la question n° 5.

Question n° 5 : Quelles sont les conclusions de l'OMPI en ce qui concerne l'évolution du volume de travail pendant et après l'automatisation?

Réponse à la question n° 5 : Cette question, et notamment l'expression "volume de travail", semble présenter deux aspects. Premièrement, "volume de travail" pourrait s'entendre du volume de travail accompli par chaque personne au sein de l'OMPI. Cet aspect de la question a trait à l'efficacité du personnel de l'Organisation. Deuxièmement, "volume de travail" pourrait s'entendre du volume de travail accompli globalement par l'OMPI, mesuré par exemple en termes de demandes reçues dans le cadre des systèmes du PCT, de Madrid et de La Haye, ou de demandes de formation et d'assistance technique émanant de pays en développement.

S'agissant du premier aspect de la question, on s'attend à ce que l'automatisation augmente l'efficacité du personnel de l'OMPI - en particulier celle de certaines catégories d'employés chargés des systèmes mondiaux de protection, tels le PCT. S'agissant du deuxième aspect de la question, on s'attend à une augmentation du volume de travail dans le secteur des techniques de l'information au cours du processus d'automatisation. Cette augmentation tient surtout au fait qu'il faudra recruter du personnel supplémentaire pour assurer la mise en _uvre de l'automatisation prévue, la maintenance des systèmes d'automatisation mis en place, et pour dispenser la formation liée à l'utilisation du nouveau matériel et des nouveaux systèmes. De plus, l'automatisation des systèmes mondiaux de protection (PCT, Madrid et La Haye) rendra ces derniers plus faciles à utiliser, moins onéreux et par conséquent plus attractifs. On peut donc s'attendre à ce que le nombre de demandes déposées dans le cadre de ces systèmes augmente - sans qu'il soit pour autant facile de quantifier cette augmentation - et donc à ce que le volume de travail augmente également.

Explication supplémentaire concernant la réponse à la question n° 5 : Les activités liées au développement de l'automatisation de l'OMPI devraient augmenter la charge de travail à court terme. Ainsi, au cours de l'automatisation et, dans une certaine mesure, après celle-ci, il sera nécessaire de faire appel aux services d'agents temporaires et de consultants pour mettre en _uvre les projets d'automatisation et en assurer le suivi. De fait, il est prévu, à la page 24 de l'annexe IV (étude Deloitte et Touche) de faire appel à du personnel supplémentaire spécialisé dans les techniques de l'information pendant et après l'automatisation du système du PCT. Ces prévisions concordent avec l'évolution observée au sein de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada.

À l'issue de l'automatisation, on s'attend à ce que les besoins de personnel appartenant à certaines catégories (secrétaires essentiellement) diminuent dans certains secteurs de l'OMPI (par exemple, dans celui des systèmes mondiaux de protection). Ainsi, en ce qui concerne le système du PCT, comme on peut le constater à la lecture des chiffres donnés à l'alinéa 20.i) du document WO/GA/22/1 (qui se fonde sur l'étude Deloitte et Touche jointe en annexe IV), on prévoit une amélioration sensible de la productivité. On passerait de 227,5 fonctionnaires pour traiter 54 422 demandes internationales en 1997(R), soit une productivité globale de 239 demandes internationales traitées par fonctionnaire, à 254,5 fonctionnaires pour traiter 64 000 demandes internationales en 1999, soit 251 demandes internationales traitées par fonctionnaire. Dans le scénario de faible croissance, un nombre moins élevé de fonctionnaires (249) traiterait 79 000 demandes internationales en 2002, soit une productivité globale de 317 demandes internationales traitées par fonctionnaire, et 297 fonctionnaires traiteraient 109 000 demandes internationales en 2008, soit une productivité globale de 367 demandes internationales traitées par fonctionnaire (ce qui implique, d'après les prévisions, une augmentation de productivité de plus de 50% en 2008 par rapport à 1997(R)). Des gains de productivité comparables pourraient être constatés dans le scénario de forte croissance.

Les économies projetées au sein de l'OMPI, particulièrement en ce qui concerne les opérations du PCT, soutiennent la comparaison avec les économies réalisées au sein de l'Office japonais des brevets (JPO). En 1984, cet office a lancé son projet de "système sans papier". En 1985, le système de recherche des documents de brevet était opérationnel et en 1990 et 1993, respectivement, les première et deuxième versions du système sans papier pour les demandes de brevet en ligne étaient mises en _uvre. Selon le rapport annuel 1996 de l'Office japonais des brevets (annexe V, page 97), l'effectif total de cet office se montait, en 1985, à 2329 personnes, dont 865 examinateurs de brevets et de modèles d'utilité et 1000 secrétaires. Cette année-là, le JPO a reçu 302 995 demandes de brevet et 204 815 demandes de modèle d'utilité, soit un total de 507 810 demandes. En 1996, l'effectif total et le nombre d'examinateurs de brevets et de modèles d'utilité avaient augmenté pour atteindre respectivement 2521 et 1073, le nombre de secrétaires ayant diminué pour passer à 914.

Cette année-là, le JPO a reçu 376 615 demandes de brevet ainsi qu'un total de 14 082 demandes de modèle d'utilité, en vertu tant de l'ancienne que de la nouvelle législation, soit un total de 390 697 demandes, en diminution d'environ 23% par rapport à 1985.

Au cours de ces 11 années, le nombre de secrétaires au sein du JPO a diminué d'environ 9% mais l'effectif total a augmenté d'environ 8%. Les projections en termes d'effectif, compte tenu des économies dues à l'automatisation du Bureau du PCT, soutiennent largement la comparaison avec l'évolution observée au sein de l'Office japonais des brevets. Ainsi, selon les prévisions du tableau joint à l'annexe I et intitulé "PCT : Hypothèse basse", il faudrait 380 fonctionnaires en 2002, si l'on ne tient pas compte des économies dues à l'automatisation, contre 305 si l'on en tient compte. Il s'agit d'une économie de 75 postes, soit 20%. La plupart de ces économies seront réalisées dans le secteur des travaux de secrétariat. Il y aura cependant aussi des économies dans le secteur de l'examen, lorsque l'utilisation du dépôt électronique se généralisera, ce qui entraînera une diminution du nombre de données erronées contenues dans les demandes internationales et donc du temps nécessaire pour les faire corriger par les examinateurs.

Les projections en termes d'économies de personnel au sein du Bureau du PCT soutiennent également la comparaison avec les projections en termes de gains d'efficacité attribuables à la réorganisation de l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique. En mars 1998, l'inspection générale du Département du commerce des États-Unis d'Amérique a publié un rapport concluant au bien-fondé des justifications fournies par l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique à l'appui d'une location visant à regrouper ses services sur un seul site (United States Department of Commerce, Office of Inspector general, Inspection Report N° IPE-9724, ci-après dénommé "rapport IG"). Un projet d'analyse des résultats, réalisé par un consultant en techniques de l'information et portant sur les économies susceptibles d'être réalisées grâce aux efforts de réorganisation, et notamment d'automatisation, dans le secteur des brevets est évoqué à la page 15 du rapport IG. On peut y lire ce qui suit concernant ce projet d'analyse des résultats :

Bien que l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique n'estime pas utile de définir une procédure ou un algorithme pour déterminer l'incidence de l'automatisation sur les projections en termes de personnel, le rapport IG cite, en s'en félicitant, une projection provenant du projet d'analyse des résultats selon laquelle, pour l'exercice budgétaire 2001, 5,4% d'économies de personnel pourraient être réalisées dans le secteur des brevets de l'office, suite à la mise en _uvre du processus de réorganisation de ce secteur. Les projections en termes d'effectif, compte tenu des économies réalisables à la suite de l'automatisation du Bureau du PCT, soutiennent la comparaison avec cette projection. Ainsi, selon les prévisions du tableau joint à l'annexe I et intitulé "PCT : Hypothèse basse", en 2001, il faudra

356 fonctionnaires si l'on ne tient pas compte des économies dues à l'automatisation contre 312 fonctionnaires si l'on en tient compte. Il s'agit d'une économie d'environ 44 postes, soit 12%.

Question n° 6 : Quelles sont les conclusions de l'OMPI concernant les changements en termes de locaux d'entreposage, de locaux administratifs et d'infrastructures nécessaires, à la suite de la mise en _uvre de l'automatisation, compte tenu de l'expérience acquise par les offices de brevets susmentionnés?

Réponse à la question n° 6 : En ce qui concerne les locaux d'entreposage, on compte que l'automatisation du système du PCT permettra, dans quelques années, de ne conserver que des fichiers électroniques. Par conséquent, et dans la logique des résultats qui se dégagent des projections des offices mentionnés dans la question n° 4, l'espace relativement limité où sont entreposés, dans les bâtiments OMPI et BIRPI, les dossiers relatifs aux demandes en cours de traitement dans le cadre du PCT devrait en grande partie être libéré. Cet élément est mentionné au paragraphe 14 du document WO/GA/22/1, dans lequel on estime qu'environ 20 places de travail supplémentaires pourraient ainsi devenir disponibles. Les dossiers des demandes déposées selon le PCT sont conservés dans un dépôt extérieur situé à Meyrin (Canton de Genève). Le remplacement des dossiers sur papier par des fichiers électroniques rendra inutile la location de dépôts supplémentaires; étant donné, cependant, l'obligation de conserver pendant 30 ans les dossiers des demandes selon le PCT, le dépôt extérieur situé à Meyrin devra être maintenu pour un certain nombre d'années mais pourra, en temps utile, être progressivement libéré.

L'automatisation du système du PCT et l'augmentation du pourcentage des demandes reçues sous forme électronique et faisant appel au système EASY devraient permettre à long terme de réduire l'effectif et donc de libérer des locaux administratifs. C'est ce qu'a conclu l'étude Deloitte et Touche qui figure à l'annexe IV; on pourra, à cet égard, se reporter notamment à la page 24 de l'étude. Ces économies de personnel seront principalement dues à une diminution du nombre des fonctionnaires chargés de saisir les données (suppression progressive de la saisie proprement dite), du nombre des examinateurs (élimination progressive d'un grand nombre de données erronées grâce à l'utilisation d'EASY), du nombre des fonctionnaires chargés des publications (suppression progressive de fonctions dans ce secteur), du nombre des fonctionnaires chargés de la reproduction (évolution vers l'impression en quelques exemplaires seulement des brochures du PCT sur papier), et du nombre des fonctionnaires appartenant à d'autres catégories (suite à de nouvelles améliorations en matière de traitement des demandes). Dans le même temps, il faudra disposer d'un peu d'espace supplémentaire pour installer le matériel informatique lié aux nouveaux systèmes à mettre en _uvre et pour accueillir les informaticiens supplémentaires requis afin de programmer et de gérer ces systèmes.

Question n ° 7 : Dans quelle mesure l'expérience acquise par les offices susmentionnés peut-elle ou non contribuer aux améliorations prévues par l'OMPI en matière d'automatisation?

Réponse à la question n° 7 : L'expérience acquise par les offices susmentionnés peut être appliquée au programme d'automatisation prévu par l'OMPI à deux égards. Premièrement, tous ces offices et l'OMPI mettent en place, pour l'essentiel, des systèmes électroniques de traitement des documents, couvrant la réception, le suivi, la manipulation, le stockage et la diffusion de documents. Deuxièmement, l'expérience acquise par ces offices dans le domaine de la gestion de l'effort d'automatisation peut être utilement exploitée dans le cadre de l'effort d'automatisation en cours au sein de l'OMPI. Les succès et les échecs rencontrés par les offices susmentionnés dans le cadre de leurs efforts d'automatisation sont riches d'enseignements pour l'OMPI. La coopération bilatérale et multilatérale dans le domaine de l'automatisation évoquée dans la réponse à la question n° 4 est précisément née de la prise de conscience d'une communauté d'intérêts.

L'expérience acquise par certains des offices susmentionnés peut ne pas être applicable à l'automatisation prévue à l'OMPI, dans la mesure où ces offices ont recours à des techniques fondées sur l'utilisation d'ordinateurs centraux, plus anciennes que celles qui sont disponibles à l'heure actuelle. L'OMPI a l'intention de mettre en place un système ouvert, fondé sur des normes, pour le dépôt des demandes dans le cadre du PCT. De plus, l'expérience acquise par les offices susmentionnés peut ne pas être applicable à l'automatisation prévue à l'OMPI dans la mesure où elle se fonde sur l'examen de fond des demandes de brevet. L'OMPI n'est pas chargée de l'examen de fond des demandes internationales déposées selon le PCT.

NOTE : Les réponses aux questions n° 4, 5, 6 et 7 ont trait, en particulier, à l'automatisation du système du PCT. En ce qui concerne le traitement des demandes d'enregistrement de marques dans le cadre du système de Madrid, les opérations réalisées au sein du Secrétariat sont pour l'essentiel effectuées sans support papier, ce qui montre à quel point ce système est automatisé. De nouvelles améliorations seront sans aucun doute apportées à l'avenir, grâce à une exploitation efficace des progrès accomplis dans les techniques de l'information et à l'expérience acquise par les offices de marques du monde entier, tant dans les États membres de l'Union de Madrid que dans d'autres pays.

Questions relatives à l'utilisation de l'espace :

Question n° 8 : Quels principes appliquez-vous en matière d'attribution des surfaces de bureau et de détermination de l'espace intérieur? Comment vos normes ont-elles été choisies?

Réponse à la question n° 8 : Les principes ou normes appliqués par l'OMPI pour l'attribution de surface de bureau par employé sont récapitulées à la page 9 de l'étude de STG-Coopers & Lybrand intitulée "Évaluation des possibilités du marché immobilier genevois en vue de faire face aux besoins de locaux futurs", qui fait l'objet de l'annexe du document WO/BC/XVI/2-WO/PC/VII/2 de l'OMPI. Ces normes sont les suivantes : personnel des services généraux (9 à 10,5 m2), administrateurs (12 à 14 m2), cadres (18 à 21 m2) et directeurs (27 à 28 m2). Pour plus de commodité, ces normes sont appliquées à l'échelon interne sur la base du nombre de fenêtres des bureaux. Ainsi, un administrateur de grade P 1 à P 4 dispose d'un bureau à deux fenêtres, un P 5 d'un bureau à trois fenêtres et un directeur d'un bureau à quatre fenêtres. Selon leurs fonctions, les agents de la catégorie des services généraux peuvent avoir un bureau à deux fenêtres, mais la plupart partagent un bureau à raison de deux fonctionnaires pour un bureau à trois fenêtres, trois fonctionnaires pour un bureau à quatre fenêtres et quatre fonctionnaires pour un bureau à cinq fenêtres. Ces normes ont été choisies et maintenues de manière à être comparables aux normes en vigueur dans les autres organisations du système des Nations Unies ainsi que dans d'autres organisations intergouvernementales, dont l'Office européen des brevets et la Banque mondiale. Dans un tableau figurant à la page 9 de son étude, STG-Coopers & Lybrand a comparé les normes de l'OMPI à celles d'autres organisations internationales, y compris à Genève, et en a conclu que "les normes de l'OMPI en matière de surface de bureau par employé sont raisonnables. Il ressort clairement qu'elles correspondent bien aux surfaces admises par l'usage et les textes, aussi bien qu'aux normes appliquées dans d'autres secteurs des Nations Unies."

Question n° 9 : Comment la restructuration du bâtiment OMM, ou sa rénovation majeure (si cette solution était retenue) aurait-elle une incidence sur les besoins en places de travail dans l'immédiat?

Réponse à la question n° 9 : La rénovation, la modernisation et l'agrandissement du bâtiment OMM permettront de répondre en grande partie aux besoins en places de travail dans l'immédiat. Une fois ces travaux achevés, toutefois, le bâtiment OMM agrandi ne permettra pas de satisfaire aux besoins prévus pour 2001 et au-delà (voir le tableau 8 du document WO/GA/22/1).

Question n° 10 : Les données émanant de l'OMPI laissent entendre qu'avec une rénovation majeure du bâtiment OMM les besoins en places de travail supplémentaires en 2001 seront inférieurs à 50 places. Quels sont les avantages et coûts du report d'une décision d'acquisition de locaux ou de construction supplémentaire jusqu'en 1999 ou 2000?

Réponse à la question n° 10 : Le report d'une décision d'acquisition de locaux ou de construction supplémentaire jusqu'en 1999 ou 2000 présente deux avantages. Premièrement, le montant du fonds de réserve spécial pour les locaux supplémentaires et l'informatisation serait laissé en dépôt auprès de la Banque nationale suisse de la Confédération suisse, ce qui rapporterait des intérêts (actuellement au taux de 3,25% par an). Deuxièmement, cela permettrait de lever les incertitudes à court terme liées à la croissance de l'OMPI, notamment en ce qui concerne les systèmes du PCT, de Madrid et de La Haye, ainsi que celles concernant les techniques de l'information naissantes mais non encore commercialisées. D'autres options pourraient donc être examinées s'il apparaissait que les besoins en locaux de l'OMPI pour l'année ou les deux années à venir augmentent moins vite que ce qui est actuellement prévu.

L'inconvénient le plus important du report d'une telle décision est que les options actuellement offertes ne le resteront peut-être pas jusqu'en 1999 ou 2000, or il n'est guère envisageable que l'OMPI puisse trouver d'autres locaux aussi proches de son îlot actuel. À cet égard, il convient de noter que les offices nationaux de propriété intellectuelle, notamment tous ceux qui sont énumérés dans la question n° 4, reconnaissent les nombreux avantages que procurerait, sur le plan économique et sur celui de l'efficacité, un regroupement des opérations. En outre, le report d'une solution permanente pour faire face aux besoins de locaux de l'OMPI rendrait nécessaire le recours à d'autres moyens plus coûteux, à savoir la location de bureaux. Qui plus est, étant donné qu'il a été prévu que les locaux non immédiatement nécessaires seraient donnés en location à des tiers jusqu'à ce qu'ils deviennent nécessaires, cela procurerait des recettes (supérieures à l'intérêt mentionné ci-dessus pour les fonds en dépôt auprès de la Banque nationale suisse).

Question n° 11 : Certains éléments des effectifs de l'OMPI (par exemple le personnel travaillant dans le cadre du Traité de coopération en matière de brevets) pourraient-ils être plus facilement séparés du lieu de travail principal que d'autres? Combien de personnes pourrait-on affecter dans des locaux distincts du bâtiment OMM, mais situés dans les environs de Genève?

Réponse à la question n° 11 : Certains éléments des effectifs de l'OMPI peuvent être plus facilement séparés du lieu de travail principal que d'autres. La preuve en est que certaines unités du Secrétariat, plutôt que d'autres, ont été déplacées vers des locaux loués situés à distance des bâtiments OMPI/BIRPI I/BIRPI II, à savoir les bâtiments CAM et OIM, l'annexe P&G, le bâtiment IBM et le bâtiment UC/HCR. Le choix des unités à déplacer vers des locaux loués distants du complexe OMPI/BIRPI I/BIRPI II a causé, et continue de causer, des difficultés considérables.

Bien que cette dispersion soit possible, elle occasionne des coûts économiques et autres. Il est révélateur, à cet égard, que sur les offices mentionnés dans la question n° 4 seul l'Office des brevets et des marques des États-Unis d'Amérique n'est pas implanté sur un seul site. Cet office prévoit cependant de changer la situation.

Dans son rapport de mars 1998 mentionné sous la réponse à la question n° 5, l'Inspection générale du Département du commerce des États-Unis d'Amérique a conclu au bien-fondé des justifications fournies par l'Office des brevets et des marques à l'appui d'une location visant à regrouper ses services sur un seul site. Elle a considéré que l'office devait poursuivre son effort de regroupement. À cet égard, les pages 2 et 3 du rapport indiquent que la principale justification d'un nouveau bâtiment pour cet office est une étude de 1991 qui a conclu que "la manière la plus rentable de répondre aux besoins de l'office consisterait à regrouper ses éléments disparates en un complexe unique". L'OMPI souscrit à cette conclusion. Elle pourrait elle aussi, notamment, retirer des avantages d'un regroupement, par comparaison avec une dispersion de ses unités et installations sur des sites éloignés. Les coûts de cette dispersion sont recensés ci-après, en réponse aux questions nos 12 et 13.

Question n° 12 : Une ou plusieurs fonctions peuvent-elles être séparées du complexe principal sans coût ni difficulté excessifs en matière de gestion?

Réponse à la question n° 12 : Comme indiqué dans la réponse à la question n° 11, une ou plusieurs fonctions peuvent être déplacées vers des sites éloignés du complexe principal de l'OMPI. Cela ne pourra se faire, toutefois, sans coût ni difficulté excessifs.

Explication supplémentaire concernant la réponse à la question n° 12 : La localisation d'unités en dehors du complexe principal induit des coûts excessifs - qui peuvent être évités si le personnel est regroupé - et des problèmes de gestion connexes. Ces coûts comprennent des coûts de gestion et de sécurité supplémentaires, ainsi que des coûts sous forme de temps passé en déplacements entre des locaux distants les uns des autres. La question fondamentale qui se pose alors est celle de la rentabilité et de l'efficacité des opérations du Secrétariat, car on peut faire valoir que presque toutes les fonctions ou unités sont séparables du complexe principal. L'expérience de l'OMPI (et, comme indiqué plus haut en réponse à la question n° 11, celle des offices nationaux de propriété intellectuelle) est que la dispersion du personnel dans différents locaux présente des inconvénients considérables, et son regroupement des avantages considérables.

Question n° 13 : Le surcoût de 33 millions de francs suisses s'appliquerait-il à toutes les catégories d'employés situés dans des bâtiments éloignés?

Réponse à la question n° 13 : Oui. Le "surcoût" d'environ 33 millions de francs suisses est l'équivalent capitalisé des coûts supplémentaires de 1 337 000 francs par an, calculés par STG-Coopers & Lybrand, de la présence d'environ 600 fonctionnaires sur un site "satellite" à proximité de l'aéroport de Genève2. Ces coûts supplémentaires sont recensés dans le complément d'étude établi par STG-Coopers & Lybrand, dont il est question dans les paragraphes 74 à 77 du document WO/GA/22/1 de l'OMPI et qui est joint au présent document en tant qu'annexe VI. Cette étude est une mise à jour d'une étude antérieure consignée dans le document WO/BC/XVI/2-WO/PC/VII/2 de l'OMPI (voir, en particulier, les annexes 9 et 10).

Les coûts supplémentaires recensés par STG-Coopers & Lybrand comprenaient essentiellement deux éléments. Le premier était le coût du personnel supplémentaire (messagers, chauffeur de navette, réceptionniste, personnel d'entretien, technicien des bâtiments, personnel de sécurité) pour la fourniture de services de base à une implantation éloignée. Ce personnel supplémentaire est nécessaire quelle que soit la nature du travail accompli sur l'implantation éloignée. Le deuxième élément était le coût du temps perdu par le personnel en déplacements d'un bâtiment à l'autre, ainsi que le coût de la navette; STG-Coopers & Lybrand a estimé que pour 600 fonctionnaires, il y aurait en moyenne quelque 66 cas par jour de déplacement d'un fonctionnaire d'un site à l'autre, que ce soit pour se rendre à la réunion hebdomadaire d'information professionnelle de tous les administrateurs, pour se déplacer d'un bâtiment à l'autre en ce qui concerne les personnes affectées aux techniques de l'information, pour des questions de personnel ou pour divers autres contacts professionnels.

Les coûts afférents au personnel et au matériel supplémentaires, ainsi que la fréquence et la durée des déplacements (et la perte de temps qui s'ensuivrait) projetés dans l'étude susmentionnée sont conformes à l'expérience que l'OMPI a effectivement acquise en exploitant des bureaux satellites à Genève, notamment dans les bâtiments CAM et OIM situés à proximité de l'Organisation mondiale de la santé.

Questions relatives au choix du site :

Question n° 14 : Étant donné ce qui précède, quels sont les coûts-avantages comparatifs de toutes les options raisonnables dans la région de Genève? À notre avis, ces options sont les suivantes : i) agrandissement et extension supplémentaires du bâtiment OMM ou ii) d'autres bâtiments dont l'OMPI est propriétaire, iii) achat du bâtiment P&G, iv) achat de la parcelle Steiner et construction sur celle-ci , v) nouvel agrandissement des bâtiments dont l'OMPI est propriétaire, et vi) achat de bâtiments ou de terrain pour une implantation dans les environs de Genève, vii) y compris (si cela est réalisable) implantation d'un bâtiment au-delà de la frontière genevoise, en France3.

Réponse à la question n° 14 :

Question n° 15 : Quelle est la position du Gouvernement suisse concernant un appui fédéral ou cantonal à l'achat de bâtiments ou de terrain dans le canton de Genève? Si appui il y a, celui-ci variera-t-il en fonction du type et de la localisation des bâtiments ou du terrain en question?

L'État de Genève (République et Canton de Genève) a, dans le passé, offert de mettre à la disposition de l'OMPI en franchise de droit de superficie, soit la parcelle Steiner (que l'Organisation achèterait à l'entreprise Steiner) soit une autre parcelle dont l'État de Genève serait déjà propriétaire ou qui serait acquise (à condition que le prix d'achat puisse être justifié). Le Secrétariat présume que cela a été la pratique habituelle, quoique non immuable, de l'État de Genève à l'égard des organisations internationales. L'OMPI bénéficie en effet d'une exemption de droit de superficie pour le terrain sur lequel sont situés les bâtiments OMPI, BIRPI I et BIRPI II, et elle bénéficiera bientôt de la même exemption à l'égard du bâtiment OMM. La position que l'État de Genève peut maintenant adopter en relation avec tout terrain sur lequel l'OMPI souhaiterait construire ne peut être connue tant que les États membres de l'Organisation n'auront pas pris de décision quant à l'option retenue.

Les positions, exposées ci-dessus, des autorités fédérales suisses et de l'État de Genève ont été confirmées par la Mission permanente de la Suisse près les organisations internationales à Genève, le 24 avril 1998.

Question n° 16 : Quels sont les obstacles d'ordre matériel et juridique à un nouvel agrandissement du bâtiment OMPI ou d'autres bâtiments situés sur le terrain de l'OMPI?

Réponse à la question n° 16 : Il existe des obstacles d'ordre matériel et juridique à tout nouvel agrandissement du bâtiment OMPI ou d'autres bâtiments situés sur le terrain de l'Organisation. Les obstacles d'ordre matériel, comme indiqué ci-après dans la réponse à la question n° 17, sont surmontables dans une certaine mesure, à condition qu'il soit décidé de dépenser les fonds nécessaires. Par exemple, les fondations et l'ossature du bâtiment principal de l'OMPI et des bâtiments BIRPI I et BIRPI II ont été prévues de manière à supporter un certain poids. Si l'on souhaitait surélever ces bâtiments au-delà d'une certaine limite, il pourrait s'avérer nécessaire de renforcer en conséquence les fondations et la superstructure, ce qui accroîtrait notablement le coût de construction.

Les obstacles sont aussi d'ordre juridique. Il existe, pour chaque zone de la ville de Genève, un "plan localisé de quartier" (ci-après dénommé "PLQ"), y compris pour l'îlot sur lequel est implantée l'OMPI. Le PLQ décrit les voies publiques, les bâtiments (existants et prévus), les espaces verts, les aires de stationnement, ainsi que les équipements publics existants. Il donne certaines directives générales quant à l'étendue de toute nouvelle construction autorisée en vertu de ce même PLQ. Si une nouvelle construction est souhaitée dans cette zone, les plans doivent en être communiqués aux autorités genevoises et examinés avec elles. Prennent part à cet examen des représentants de la personne qui propose la construction (l'OMPI et son architecte, par exemple) et les autorités genevoises. L'examen peut aboutir à deux procédures différentes. La première, qui est la moins longue et la moins onéreuse, consiste à obtenir l'autorisation de construire auprès du Département de l'aménagement, de l'équipement et du logement de la République et Canton de Genève. Cette autorisation n'est délivrée que si la construction proposée est compatible avec le PLQ. Si, en revanche, le plan de construction est plus ambitieux, une deuxième solution consiste à demander et à obtenir un nouveau PLQ. La procédure de demande et d'obtention d'un nouveau PLQ peut prendre une année ou plus, y compris un délai d'enquête publique pour observations et oppositions, ce qui rajoute un coût et une incertitude considérables au projet.

La décision du Département de l'aménagement, de l'équipement et du logement dépend en grande partie de la mesure dans laquelle la construction proposée s'écarte du PLQ. L'examen est axé sur les bâtiments ou améliorations existant dans le PLQ, ainsi que sur toute nouvelle construction envisagée, et il vise à faire en sorte que les changements soient conformes au PLQ. Autrement dit, l'objectif est de veiller à ce que toute construction proposée ne bouleverse pas le statu quo, qui constitue ce que l'on peut considérer comme étant la norme de facto. Par conséquent, les bâtiments existants ou prévus dans le voisinage de l'OMPI et qui sont mentionnés dans le PLQ peuvent être considérés par toutes les parties en présence comme une norme à ne pas transgresser. Pour la zone dans laquelle l'OMPI est située, la norme de facto relative à la hauteur de toute nouvelle construction est de 21 mètres au-dessus du sol. Compte tenu, par conséquent, de la pente du terrain sur laquelle un bâtiment est construit, celui-ci peut comporter cinq ou six étages au-dessus du sol. Le coefficient d'occupation (rapport entre la surface au sol d'un bâtiment et la surface de la parcelle sur laquelle celui-ci est implanté) se situe en principe entre 1,2 et 1,5, même si cela n'est pas expressément indiqué dans le PLQ. En outre, il existe une norme de facto pour ce qui est de déterminer la distance entre les bâtiments, cette distance étant fonction de leur hauteur. Il est à noter que les récents travaux de construction réalisés au voisinage de l'OMPI, dont le bâtiment en construction de l'UIT, sont compatibles avec les normes précitées.

Il est probable, également, que des restrictions pourront être imposées à toute modification du bâtiment principal de l'OMPI, de manière à maintenir l'intégrité architecturale de celui-ci. Il est à noter, à cet égard, que la démolition prévue du garage (station service) situé en face des nouveaux locaux du HCR a été arrêtée parce que ce garage avait été conçu par un membre de la famille Braillard, parent de M. Pierre Braillard, l'architecte du bâtiment principal de l'OMPI.

Question n° 17 : Y a-t-il, en matière de construction ou d'urbanisme, des règles ou contraintes applicables à une extension ou modification importante du bâtiment OMM?

Réponse à la question n° 17 : Il est possible, techniquement, d'ajouter au bâtiment OMM des étages en sus de celui qui est déjà prévu, mais cela serait très coûteux et peu rentable. En effet, selon M. Stefani, architecte consultant auquel l'OMPI s'est adressée, la construction de deux ou plusieurs étages supplémentaires nécessiterait une modification et un renforcement importants et onéreux du bâtiment existant.

Il est à noter cependant qu'en raison de la proximité immédiate du bâtiment BIRPI II, l'adjonction d'un étage au bâtiment OMM n'est possible que par dérogation au PLQ. En effet, par lettre en date du 10 février 1998 (annexe VIII du présent document), le Département a fait observer que l'adjonction d'un étage au bâtiment OMM contreviendrait aux normes relatives à la distance entre ce bâtiment et le bâtiment BIRPI II. En l'espèce, il a indiqué que le bâtiment BIRPI II est déjà trop proche, de 5,5 mètres, du bâtiment OMM, et qu'étant donné la hauteur du bâtiment OMM une fois la surélévation (d'un étage) achevée, le bâtiment BIRPI II serait trop proche de 8,5 mètres du bâtiment OMM. Le Département a toutefois émis l'avis de principe selon lequel cette situation pourrait être exceptionnellement admise.

En outre, le Département a indiqué que la proposition de construction d'une passerelle de liaison entre le bâtiment BIRPI II et le bâtiment OMM avait des chances raisonnables d'être acceptée. Quant à la création d'une liaison piétonne souterraine entre le bâtiment OMPI et le bâtiment OMM, elle est possible sous la réserve expresse de préserver les grands arbres existants.

Question n° 18 : Dans l'affirmative, le Secrétariat s'est-il entretenu avec les autorités genevoises ou suisses d'une éventuelle modification des textes ou d'une dérogation à ces derniers?

Réponse à la question n° 18 : Oui. Comme indiqué plus haut, le Département de l'aménagement, de l'équipement et du logement a émis un avis de principe selon lequel la surélévation d'un étage du bâtiment OMM peut être autorisée par dérogation aux normes en vigueur dans le cadre du PLQ.

En outre, le 17 mars 1998, des représentants de l'OMPI et de ce Département se sont rencontrés pour examiner l'éventualité d'une nouvelle dérogation aux normes de facto afin de permettre une modification supplémentaire du bâtiment OMM ou une construction supplémentaire sur la propriété de l'OMPI. En particulier, la proposition a été faite d'ajouter plusieurs étages au bâtiment OMM ou un bâtiment supplémentaire (en sus de la nouvelle tour contiguë au bâtiment OMM), par exemple au sud du bâtiment BIRPI I. Le Département a émis une réponse négative, faisant observer qu'un certain écart en termes de hauteur du bâtiment OMM avait déjà été provisoirement signalé. Le Département a indiqué que toute proposition de construction supplémentaire serait bloquée par l'État de Genève, que ce soit dans le cadre d'une requête en autorisation de construire au titre du PLQ existant ou d'une demande de nouveau PLQ.

Question n° 19 : Si un site acceptable est retenu, par quel mécanisme les membres du Comité des locaux exerceront-ils un contrôle sur les négociations d'achat, le concours d'architecture et la passation des marchés concernant l'architecture et la construction?

Réponse à la question n° 19 : Les États membres exerceront évidemment un contrôle. Il leur appartient de déterminer la portée de ce contrôle et la manière de l'exercer. La question pourrait être abordée lors de la session commune du Comité du budget et du Comité des locaux, les 4 et 5 juin 1998, car cela semble relever de la décision que l'Assemblée générale de l'OMPI a demandé à ces comités de prendre (voir le paragraphe 9 du document WO/GA/22/2 de l'OMPI).

Question n° 20 : Tous les membres du Comité des locaux pourront-ils participer à ce contrôle?

Réponse à la question n° 20 : Il n'existe aucun obstacle juridique à ce que certains ou la totalité des membres du Comité des locaux participent au contrôle décrit dans la question n° 19.

Question n° 21 : Les décisions nécessiteront-elles l'approbation finale des organes directeurs?

Réponse à la question n° 21 : C'est aux États membres de l'OMPI qu'il appartient de se prononcer, conformément à la Convention instituant l'Organisation, sur les décisions à prendre, la manière de les prendre, ainsi que les entités qui pourront les prendre.

Annexe I - Base des prévisions des effectifs de l'OMPI contenues dans les paragraphes 16 à 21 du document WO/GA/22/1

Annexe II - Rapport de la réunion technique sur le PCT, tenue à La Haye du 9 au 11 juillet 1997

Annexe III - Observations des États-Unis d'Amérique, du Japon et du Canada concernant l'étude sur les besoins du secteur du PCT en matière de gestion de l'information et des documents, établie par Deloitte et Touche

Annexe IV - Document intitulé "Qualitative and Quantitative Benefits", établi par Deloitte et Touche. Ce document a trait à la gestion de l'information et à l'automatisation du Bureau du PCT.

Annexe V - Rapport annuel 1996, Office japonais des brevets, page 97

Annexe VI - Évaluation des possibilités du marché immobilier genevois en vue de faire face aux besoins de locaux futurs (1997-2006) (étude complémentaire) établie par Coopers & Lybrand

Annexe VII - Mémorandum du Département de l'aménagement, de l'équipement et du logement de la République et Canton de Genève, daté du 23 décembre 1997

Annexe VIII - Lettre du Département de l'aménagement, de l'équipement et du logement relative à l'extension de l'OMPI, y compris le bâtiment OMM, datée du 10 février 1998

1. Source : tableau 3 du document WO/GA/22/1 de l'OMPI.

2. Comme indiqué au paragraphe 77 du document WO/GA/22/1, un taux d'actualisation de 4% par an (correspondant au taux de rémunération supposé des fonds de l'OMPI) a été appliqué pour ce calcul. Le coût supplémentaire annuel du site "satellite" (estimé à 1 337 000 francs) a été divisé par 0,04 pour aboutir à l'équivalent capitalisé de 33 425 000 francs suisses. Par comparaison, en prenant pour hypothèse un taux d'actualisation de 3,25% par an (taux d'intérêt auquel sont actuellement placés les fonds en dépôt auprès de la Banque nationale suisse) l'équivalent capitalisé serait de 41 138 461 francs suisses.

3. La numérotation i) à vii) a été ajoutée pour des raisons de commodité.

4. À cause de la réorganisation du Secrétariat pendant l'exercice biennal 1998-1999, beaucoup des projections contenues dans le rapport Sugden ne sont cependant plus directement utilisables.